GMP文件编制指南
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• 同一问题在各相关文件中说法不一，标 准不一，频次不一，周期不一。
• 产生原因多为各部门分别起草，即便同 一人写，也会发生，必须系统协调、审 核。（甚至同一文件中前后提法都不一 致）
32
内容不规范
• 不符合国家标准：
– 药典对注射剂规定最低装量标准，灌装过程 控制仍低于国家标准。
• 用词不规范
– 如：纯化水→纯水× ；微生物限度→卫生学 ×；百万分之一→ppm× ；相对密度→比重 ×。
• 生产各步收率与最终产率不相吻合等等
33
线条太粗
• 过于简单，详略不适当， • 主次不分。缺少必要的过程要求描述， 参数不足。 • 质量标准中没有制定或体现内控标准。 • 文件与文件之间，文件与记录之间对应 不上。
– 如文件中提到某文件或记录，实际上却没有。
• 不具可操作性
34
编排、编码混乱
• 质量标准格式不规范：没有按药典或批 准的格式进行编制，采用表格形式。 • 笔误：打印错误 • 擅自修改不严格执行文件管理程序：
16
真实性
• 记录应及时填写，内容真实，字迹清晰， 易读，不易擦除。（第159条） • 应尽可能采用生产和检验设备自动打印 的记录、图谱和曲线图（第160条） • 记录不得撕毁和任意涂改。记录填写的 任何更改都应签注姓名和日期，并使原 有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明 更改的理由。记录如需重新撰写，则原 有记录不得销毁，应当作为重新撰写记 录的附件保存（第161条）
四、文件系统的内容
21
文件系统分类
• • • • • 质量手册（以“质量”为对象） 技术标准（以“ 物”为对象） 管理标准（以“ 事”为对象） 工作标准（以“ 人”为对象） 记录、凭证、档案等
22
文件系统分类
• 质量手册
– 是企业最高领导对本企业概况、目标、组织、 管理要素和实现目标方法的原则性论述。 – 不是一般性的技术标准，也不是具有可操作 性的执行文件。 – 包括企业概况、企业质量方针和质量目标、 企业组织机构质量管理体系
5
目的和意义
• 通过有效的文件管理，达到：一切行为 有标准；一切行为有记录；一切行为有 监控；一切行为可追溯。 • 品质管理观念的变革：检验出来的→生 产出来的→管理出来的→习惯出来的。 靠文件来管理,靠文件的培训、实施来养 成良好的决策习惯、工作（操作）习惯、 学习培训习惯和卫生习惯。
6
目的和意义
• 文字应确切、清晰、易懂，不能模棱两 可。（第155条）
– 标准应当量化， – 术语和法定计量单位准确。
• 原版文件复制时，不得产生任何差错； 复制的文件应当清晰可辨。（第157条） • 分发、使用的文件应当为批准的现行文 本，已撤销的或旧版文件除留档备查外， 不得在工作现场出现。（第158条）
15
• 健全的文件体系能避免任何由口头交流 或临时书面传递所可能引起的差错、错 误理解或解释，并保证批生产和质量控 制全过程的记录具有可追溯性。因此文 件是制药企业一切活动的基础、依据和 准绳。文件管理要做到有法可循、照章 办事、有据可查
4
目的和意义
• 文件体系建立、完善，实施的整个过程 体现了制药行业从口耳相传的作坊式生 产，转向现代生产的变革，体现了从 “ 人治”到“ 法制”的变革，依法制 药，依治管药－－文件就是企业的 “法”。是从管理者到每位员工的行为 准则,工作(操作)依据，监督管理标准。
稳 定 性 考 察
不 良 反 应
29
五、文件编制中易发生的问题
30
生搬硬套
• 不结合本企业实际，甚至闹出笑话，对 样本文件，缺少消化吸收。
• 部分确认、验证使用统一的样本文件， 删改的不彻底，文件中包含原有与本次 无关的内容。
• 按参考资料制定一些标准限度，不结合 本企业的具体情况
31
相互矛盾
• 记录、凭证、档案
– 与上述的技术标准、管理标准、工作标准相 对应，是上述要求执行过程的体现，是证明 文件。从中体现可追溯性。 – 上述文件的关键参数是记录、凭证、档案的 关键点、是核心/主要记录内容。 – 异常、偏差等偏离/背离文件规定的情况、 现象是另一类记录的关键点
27
文件系统图
质量手册
技术标准
• 真正使GMP成为每个员工“生产的生活方 式”，而不仅只是条规、戒律。 • 零缺陷：完善的文件系统管理将使可能 发生的污染、差错、混淆降到最低限度， 从而使药品品质达到预定用途和注册标 准，实现“零缺陷”的目标。
7
目的和意义
• 充分认识建立文件系统和使之严格实施 的长期性、艰定性
–硬件基本上是一次性投入，阶段性的；而软 件的建立、完善、更新、提高是持续不断的， 长期的。 –硬件投入相对而言是以资金投入为主（当然 也包含设计、施工的付出），而软件的投入 则是心血和智慧的投入，是观念、习惯的改 变，绝非一朝一夕之事。
11
系统性/唯一性
• 文件是质量管理体系的体现，因此要从 整体出发，涵盖影响药品质量的所有要 素及活动要求。形式要标准化、统一化。 • 如用电子数据处理系统、照相技术或其 他可靠方式记录数据资料，应有系统的 操作规程，记录的准确性应经过核对； 只有经授权的人员方可输入或更改数据， 更改和删除情况应有记录（第163条） • 厂房、设备、物料、文件和记录应当有 编号，确保编号的唯一性。（第182条）
25
文件系统分类
• 工作标准/操作标准
– 经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验 证、环境控制、取样和检验等药品生产活动 的通用性文件。 – 针对某一特定岗位或个人，对其工作范围、 职责权限以及工作内容及要求所规定的标准、 操作程序等书面要求。 – 跟在管理标准之后便于核对是否有遗漏重复
26
文件系统分类
38
应对方案
• 相关文件最好由同一部门或同一人起草。
– 工艺规程、岗位SOP、批记录等相关文件记 录成一系统。对关键项目比较敏感。
• 授权明确
– 各类文件审核职责、批准权限明确 – 谁起草的文件，谁负责培训，避免误解、误 读，造成文件执行误差，同时检查文件规定 的内容是否贯彻了起草人的思想，是否有可 操作性
17
三、文件的基本内容和要求
18
表头或扉页的内容及要求
• 题目：简洁明确，表明文件内容、性质 • 编号：文件编码应有唯一性，便于归类、 查找； • 版本号：体现系统性、连续性，可与编 号编在一起； • 制定人、审核人、批准人要亲笔签名， 并签署日期； • 要明确颁发部门、分发部门，生效日期 • 生效与批准时间之间应留出培训时间 • 变更历史； 19
12
动态性
• 持续改进的动态过程，依据验证、日常 监控结果、上级部门的检验、验收以及 国家政策、法规和标准的变化而不断修 订完善。变更的文件需写明变更历史 • 进行风险评估结果进行必要的文件修订 • 文件应定期审核、修订；文件修订后应 按照规定管理，防止旧版文件的误用。 （第158条）
13
适用性/可操作性
• 应根据本企业实际情况，按有效管理的 要求，制定出切实可行的文件。 • 记录应留有填写数据的足够空格。（第 159条） • 文件应分类存放、条理分明，便于查阅 （第156条） • 质量标准、工艺规程、批生产记录、批 包装记录以及操作规程和记录在规范中 均有其各自的要求。（第164-183条)
14
严密性/规范性
其 它
接下页 28
记录、报告
接上页
机 构 人 员
厂 房 设 施
设 备
物 料 与 产 品
确 认 与 验 证
文 件 管 理
生 产 管 理
质 量 控 制
质 量 保 证
与委 产 委 托 召品 托 生 回发 检产 运 查 与
自 检
档案、资料
人 事
培 训
健 康
厂 房 设 施
设 备
质 量
供 应 商
销 售
质 量 回 顾
23
文件系统分类
• 技术标准
– 是指药品生产技术活动中，由国家、地方、 行政及企业颁发和制定的技术性规范、准则、 规定、办法、规格标准、规程和程序等等书 面要求。 – 包括质量标准和产品工艺规程 – 质量标准的形式应参考中国药典，不能是汇 总表格的简单参数
24
文件系统分类
• 管理标准
– 是指由国家、地方或行政所颁发的有关法规、 制度或规定等文件以及企业为了行使生产计 划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、 规范化而制定的规章制度、规定、标准或办 法等书面要求。 – 应用范围涉及GMP的第二到第十三章，企业 最好按规范中的章节对文件进行分类，便于 认证检验各位检验老师审阅。
可追溯性
• 与本规范有关的每项活动均应有记录， 以保证产品生产、质量控制和质量保证 等活动可以追溯。（第159条） • 每批药品应有批记录，包括批生产记录、 批包装记录、批检验记录和药品放行审 核记录等与本批产品有关的记录，至少 保存至药品有效期后一年。 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定 性考察、确认、验证、变更等其它重要 文件应长期保存（第162条）
39
七、各类文件编制举例
40
技术标准：葡萄糖质量标准
管理标准：工艺规程编制管理规程
工作标准：称量配料岗位操作规程
岗位职责：质量部经理岗位职责
记
录：物料接收记录
41
谢谢
真心希望本次的培训 对诸位的今后工作 有一定的启发作用
42
37
应对方案
• 设计思路要清晰，基础信息要清楚准确
– 企业组织机构体系、管理职责划分、工序岗位划分 – 新建或改建厂房、设施、设备、仪器情况（包括库 房、化验室） – 厂房洁净等级要求 – 产品获准生产情况（批文、文号、标准、标签说明 书内容、其他备案资料） – 相关法律法规要求（药品管理法、计量法、GMP、 国家药品标准、相关国标等） – 其他
– 现场使用的记录，与批准的空白记录内容不 一致； – 编码文件中没有设计的编码形式
35
六、建议
36
应对方案
• 确定文件系统建立的领军人物，能系统 设计编排，全面审核、全面熟悉。
• 成立编制小组，由有一定资格，水平的 人员来做，会事半功倍。 • 质量手册中的关键项目、指标需要企业 负责人参与、决定。 • 文件编制小组要加强培训、交流与沟通
管理标准
工 艺 规 程
质 量 标 准
检 验 规 程
其 它
机 构 人 员
厂 房 设 施
设 备
物 料 与 产 品
确 认 与 验 证
文 件 管 理
生 产 管 理
质 量 控 制
质 量 保 证
与委 产 委 托 召品 托 生 回发 检产 运 查 与
自 检
工作标准
机 构 人 员
厂 房 设 施
设 备
卫 生
生 产
质 量
文件编制
北京秦脉医药咨询有限责任公司
1
一、建立文件系统的目的、意义
2
文件的基本概念
• 文件是指一切涉及药品生产和质量管理全过程 的书面标准和实施的记录。
• 文件是制药企业质量保证体系的基本要素，涉
及到GMP管理的一切方面。
• 包括质量标准、生产处方和工艺规程、操作规
程以及记录、报告等。
3Fra Baidu bibliotek
目的和意义
8
作用
• 指导药品生命周期全过程的依据； • 记录是证明药品生产、质量控制活动的 依据； • 考核和培训员工的依据； • 评价管理效能的依据； • 进行风险评估的依据；
9
二、文件编制的原则要求
10
合法性
• 文件体系的建立应符合本规范的要求。 • 文件的内容应与药品生产许可、药品注 册等相关要求一致。（第152条） • 企业应建立文件管理的操作规程，系统 地设计、制定、审核、批准和发放文件。 （第151条）
正文的内容及要求
• 编制目的、适用范围。 • 依据（尤其技术标准文件）要一一列清。 （简单时也可放在表头/扉页中） • 责任部门或责任人应明确。 • 内容应详略得当、文字简练、条理清楚、 用词确切，对操作有指导性可操作性强。 • 5W 3H （为何、何事、何处、何时、何 人、如何、何价、何果）。
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• 产生原因多为各部门分别起草，即便同 一人写，也会发生，必须系统协调、审 核。（甚至同一文件中前后提法都不一 致）
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内容不规范
• 不符合国家标准：
– 药典对注射剂规定最低装量标准，灌装过程 控制仍低于国家标准。
• 用词不规范
– 如：纯化水→纯水× ；微生物限度→卫生学 ×；百万分之一→ppm× ；相对密度→比重 ×。
• 生产各步收率与最终产率不相吻合等等
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线条太粗
• 过于简单，详略不适当， • 主次不分。缺少必要的过程要求描述， 参数不足。 • 质量标准中没有制定或体现内控标准。 • 文件与文件之间，文件与记录之间对应 不上。
– 如文件中提到某文件或记录，实际上却没有。
• 不具可操作性
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编排、编码混乱
• 质量标准格式不规范：没有按药典或批 准的格式进行编制，采用表格形式。 • 笔误：打印错误 • 擅自修改不严格执行文件管理程序：
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真实性
• 记录应及时填写，内容真实，字迹清晰， 易读，不易擦除。（第159条） • 应尽可能采用生产和检验设备自动打印 的记录、图谱和曲线图（第160条） • 记录不得撕毁和任意涂改。记录填写的 任何更改都应签注姓名和日期，并使原 有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明 更改的理由。记录如需重新撰写，则原 有记录不得销毁，应当作为重新撰写记 录的附件保存（第161条）
四、文件系统的内容
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文件系统分类
• • • • • 质量手册（以“质量”为对象） 技术标准（以“ 物”为对象） 管理标准（以“ 事”为对象） 工作标准（以“ 人”为对象） 记录、凭证、档案等
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文件系统分类
• 质量手册
– 是企业最高领导对本企业概况、目标、组织、 管理要素和实现目标方法的原则性论述。 – 不是一般性的技术标准，也不是具有可操作 性的执行文件。 – 包括企业概况、企业质量方针和质量目标、 企业组织机构质量管理体系
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目的和意义
• 通过有效的文件管理，达到：一切行为 有标准；一切行为有记录；一切行为有 监控；一切行为可追溯。 • 品质管理观念的变革：检验出来的→生 产出来的→管理出来的→习惯出来的。 靠文件来管理,靠文件的培训、实施来养 成良好的决策习惯、工作（操作）习惯、 学习培训习惯和卫生习惯。
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目的和意义
• 文字应确切、清晰、易懂，不能模棱两 可。（第155条）
– 标准应当量化， – 术语和法定计量单位准确。
• 原版文件复制时，不得产生任何差错； 复制的文件应当清晰可辨。（第157条） • 分发、使用的文件应当为批准的现行文 本，已撤销的或旧版文件除留档备查外， 不得在工作现场出现。（第158条）
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• 健全的文件体系能避免任何由口头交流 或临时书面传递所可能引起的差错、错 误理解或解释，并保证批生产和质量控 制全过程的记录具有可追溯性。因此文 件是制药企业一切活动的基础、依据和 准绳。文件管理要做到有法可循、照章 办事、有据可查
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目的和意义
• 文件体系建立、完善，实施的整个过程 体现了制药行业从口耳相传的作坊式生 产，转向现代生产的变革，体现了从 “ 人治”到“ 法制”的变革，依法制 药，依治管药－－文件就是企业的 “法”。是从管理者到每位员工的行为 准则,工作(操作)依据，监督管理标准。
稳 定 性 考 察
不 良 反 应
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五、文件编制中易发生的问题
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生搬硬套
• 不结合本企业实际，甚至闹出笑话，对 样本文件，缺少消化吸收。
• 部分确认、验证使用统一的样本文件， 删改的不彻底，文件中包含原有与本次 无关的内容。
• 按参考资料制定一些标准限度，不结合 本企业的具体情况
31
相互矛盾
• 记录、凭证、档案
– 与上述的技术标准、管理标准、工作标准相 对应，是上述要求执行过程的体现，是证明 文件。从中体现可追溯性。 – 上述文件的关键参数是记录、凭证、档案的 关键点、是核心/主要记录内容。 – 异常、偏差等偏离/背离文件规定的情况、 现象是另一类记录的关键点
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文件系统图
质量手册
技术标准
• 真正使GMP成为每个员工“生产的生活方 式”，而不仅只是条规、戒律。 • 零缺陷：完善的文件系统管理将使可能 发生的污染、差错、混淆降到最低限度， 从而使药品品质达到预定用途和注册标 准，实现“零缺陷”的目标。
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目的和意义
• 充分认识建立文件系统和使之严格实施 的长期性、艰定性
–硬件基本上是一次性投入，阶段性的；而软 件的建立、完善、更新、提高是持续不断的， 长期的。 –硬件投入相对而言是以资金投入为主（当然 也包含设计、施工的付出），而软件的投入 则是心血和智慧的投入，是观念、习惯的改 变，绝非一朝一夕之事。
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系统性/唯一性
• 文件是质量管理体系的体现，因此要从 整体出发，涵盖影响药品质量的所有要 素及活动要求。形式要标准化、统一化。 • 如用电子数据处理系统、照相技术或其 他可靠方式记录数据资料，应有系统的 操作规程，记录的准确性应经过核对； 只有经授权的人员方可输入或更改数据， 更改和删除情况应有记录（第163条） • 厂房、设备、物料、文件和记录应当有 编号，确保编号的唯一性。（第182条）
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文件系统分类
• 工作标准/操作标准
– 经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验 证、环境控制、取样和检验等药品生产活动 的通用性文件。 – 针对某一特定岗位或个人，对其工作范围、 职责权限以及工作内容及要求所规定的标准、 操作程序等书面要求。 – 跟在管理标准之后便于核对是否有遗漏重复
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文件系统分类
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应对方案
• 相关文件最好由同一部门或同一人起草。
– 工艺规程、岗位SOP、批记录等相关文件记 录成一系统。对关键项目比较敏感。
• 授权明确
– 各类文件审核职责、批准权限明确 – 谁起草的文件，谁负责培训，避免误解、误 读，造成文件执行误差，同时检查文件规定 的内容是否贯彻了起草人的思想，是否有可 操作性
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三、文件的基本内容和要求
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表头或扉页的内容及要求
• 题目：简洁明确，表明文件内容、性质 • 编号：文件编码应有唯一性，便于归类、 查找； • 版本号：体现系统性、连续性，可与编 号编在一起； • 制定人、审核人、批准人要亲笔签名， 并签署日期； • 要明确颁发部门、分发部门，生效日期 • 生效与批准时间之间应留出培训时间 • 变更历史； 19
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动态性
• 持续改进的动态过程，依据验证、日常 监控结果、上级部门的检验、验收以及 国家政策、法规和标准的变化而不断修 订完善。变更的文件需写明变更历史 • 进行风险评估结果进行必要的文件修订 • 文件应定期审核、修订；文件修订后应 按照规定管理，防止旧版文件的误用。 （第158条）
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适用性/可操作性
• 应根据本企业实际情况，按有效管理的 要求，制定出切实可行的文件。 • 记录应留有填写数据的足够空格。（第 159条） • 文件应分类存放、条理分明，便于查阅 （第156条） • 质量标准、工艺规程、批生产记录、批 包装记录以及操作规程和记录在规范中 均有其各自的要求。（第164-183条)
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严密性/规范性
其 它
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记录、报告
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机 构 人 员
厂 房 设 施
设 备
物 料 与 产 品
确 认 与 验 证
文 件 管 理
生 产 管 理
质 量 控 制
质 量 保 证
与委 产 委 托 召品 托 生 回发 检产 运 查 与
自 检
档案、资料
人 事
培 训
健 康
厂 房 设 施
设 备
质 量
供 应 商
销 售
质 量 回 顾
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文件系统分类
• 技术标准
– 是指药品生产技术活动中，由国家、地方、 行政及企业颁发和制定的技术性规范、准则、 规定、办法、规格标准、规程和程序等等书 面要求。 – 包括质量标准和产品工艺规程 – 质量标准的形式应参考中国药典，不能是汇 总表格的简单参数
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文件系统分类
• 管理标准
– 是指由国家、地方或行政所颁发的有关法规、 制度或规定等文件以及企业为了行使生产计 划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、 规范化而制定的规章制度、规定、标准或办 法等书面要求。 – 应用范围涉及GMP的第二到第十三章，企业 最好按规范中的章节对文件进行分类，便于 认证检验各位检验老师审阅。
可追溯性
• 与本规范有关的每项活动均应有记录， 以保证产品生产、质量控制和质量保证 等活动可以追溯。（第159条） • 每批药品应有批记录，包括批生产记录、 批包装记录、批检验记录和药品放行审 核记录等与本批产品有关的记录，至少 保存至药品有效期后一年。 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定 性考察、确认、验证、变更等其它重要 文件应长期保存（第162条）
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七、各类文件编制举例
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技术标准：葡萄糖质量标准
管理标准：工艺规程编制管理规程
工作标准：称量配料岗位操作规程
岗位职责：质量部经理岗位职责
记
录：物料接收记录
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谢谢
真心希望本次的培训 对诸位的今后工作 有一定的启发作用
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应对方案
• 设计思路要清晰，基础信息要清楚准确
– 企业组织机构体系、管理职责划分、工序岗位划分 – 新建或改建厂房、设施、设备、仪器情况（包括库 房、化验室） – 厂房洁净等级要求 – 产品获准生产情况（批文、文号、标准、标签说明 书内容、其他备案资料） – 相关法律法规要求（药品管理法、计量法、GMP、 国家药品标准、相关国标等） – 其他
– 现场使用的记录，与批准的空白记录内容不 一致； – 编码文件中没有设计的编码形式
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六、建议
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应对方案
• 确定文件系统建立的领军人物，能系统 设计编排，全面审核、全面熟悉。
• 成立编制小组，由有一定资格，水平的 人员来做，会事半功倍。 • 质量手册中的关键项目、指标需要企业 负责人参与、决定。 • 文件编制小组要加强培训、交流与沟通
管理标准
工 艺 规 程
质 量 标 准
检 验 规 程
其 它
机 构 人 员
厂 房 设 施
设 备
物 料 与 产 品
确 认 与 验 证
文 件 管 理
生 产 管 理
质 量 控 制
质 量 保 证
与委 产 委 托 召品 托 生 回发 检产 运 查 与
自 检
工作标准
机 构 人 员
厂 房 设 施
设 备
卫 生
生 产
质 量
文件编制
北京秦脉医药咨询有限责任公司
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一、建立文件系统的目的、意义
2
文件的基本概念
• 文件是指一切涉及药品生产和质量管理全过程 的书面标准和实施的记录。
• 文件是制药企业质量保证体系的基本要素，涉
及到GMP管理的一切方面。
• 包括质量标准、生产处方和工艺规程、操作规
程以及记录、报告等。
3Fra Baidu bibliotek
目的和意义
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作用
• 指导药品生命周期全过程的依据； • 记录是证明药品生产、质量控制活动的 依据； • 考核和培训员工的依据； • 评价管理效能的依据； • 进行风险评估的依据；
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二、文件编制的原则要求
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合法性
• 文件体系的建立应符合本规范的要求。 • 文件的内容应与药品生产许可、药品注 册等相关要求一致。（第152条） • 企业应建立文件管理的操作规程，系统 地设计、制定、审核、批准和发放文件。 （第151条）
正文的内容及要求
• 编制目的、适用范围。 • 依据（尤其技术标准文件）要一一列清。 （简单时也可放在表头/扉页中） • 责任部门或责任人应明确。 • 内容应详略得当、文字简练、条理清楚、 用词确切，对操作有指导性可操作性强。 • 5W 3H （为何、何事、何处、何时、何 人、如何、何价、何果）。
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