集团公司人事档案管理办法

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公司人事档案管理办法规章制度（5篇）

公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。

____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

公司员工人事档案管理办法

XXXX公司员工人事档案管理办法（修订）第一章总则第一条为进一步加强公司人事档案管理工作，规范集团员工人事档案管理，根据国家相关规定，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司本部。

第二章权责第三条公司本部员工人事档案的建立、管理工作由人力资源部指定专人负责。

下属企业人员人事档案由各单位人事部门负责建立和管理。

第四条借调人员、编制在原单位者，其个人原始档案由所属单位管理。

第三章人事档案的调（转）入第五条公司本部员工原则上在通过试用期转正之日起2个月内将个人原始人事档案调（转）入集团，人力资源部人事档案专管员协助开具《员工人事调档函》（附件1），办理人事档案调（转）入手续。

对于新进无试用期的员工（含人才引进），其人事档案应在半个月内调（转）入集团，人力资源部人事档案专管员协助员工办理人事档案调（转）入手续。

第四章人事档案（非原始档案）的建立第六条人力资源部应在员工转正后一个月内对其人事档案资料进行审核，发现有人事资料不完整的及时向其追索，以确保人事档案的真实与完整。

第七条人事档案收集后，人事档案专管员应在档案袋(盒)上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类按目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名及最后一次整档时间。

第八条人事档案材料收集范围（一）各种履历材料；（二）自传及属于自传性质的材料；（三）各类鉴定（含自我鉴定）、考核、考察材料；（四）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；（五）政审材料；（六）参加党团组织及其他社会组织的材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）录（聘）用、任免、出国（境）、转业、工资、待遇、退职材料及各种代表会等材料；（十）其他可供组织参考的材料。

第五章人事档案的更新和保存第九条员工考核、任免、奖惩、教育培训、职务变动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料归档。

第十条人力资源部按规定建立专用人事档案室，统一管理员工人事档案，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作，严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

公司人事档案管理制度

XXXX公司人事档案管理制度一、总则（一）为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。

（二）本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。

二、档案管理人员工作职责（一）综合办公室安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作，原则上管理人员档案资料终身保存，普通员工档案至少保留两年；（二）集团人事档案管理人员工作职责：L严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；2.根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;3.收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。

及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息；4•积极主动地去发现人事档案工作的新情况、新问题，并定期向部门领导请示报告工作；5.积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。

（三）未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。

三、纸质资料管理（一）收集综合办公室档案专管员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1.人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、辅助档案资料、离职档案资料三大类；其中基础档案资料和辅助档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基础档案资料入职基本资料资料，包括但不限于姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，工作履历等；员工入职相关审批文件资料，包括但不限于入职审批表、员工薪酬说明书、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；员工各类证件资料，包括但不限于身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；员工各类在职资料，包括但不限于转正申请书、试用期员工转正定级考核表、每年度工作总结等；（2）辅助档案资料①辅助档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

集团人事档案管理制度

第一章总则第一条为规范集团人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合集团实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团各级单位、各部门及全体员工的人事档案管理。

第三条集团人事档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格执行国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法性、真实性、完整性。

2. 安全保密：加强档案的安全保护，确保档案不遗失、不损坏、不泄密。

3. 规范有序：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、科学化。

4. 便捷高效：提高档案管理水平，为集团各项工作提供便捷、高效的服务。

第二章组织机构与职责第四条集团设立人事档案管理办公室，负责集团人事档案的统一管理。

第五条人事档案管理办公室的主要职责：1. 制定和修订集团人事档案管理制度，并组织实施。

2. 负责集团人事档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用等工作。

3. 指导、监督各部门的人事档案管理工作。

4. 处理人事档案的查询、借阅、移交等事项。

第六条各部门应指定专人负责本部门的人事档案管理工作，其主要职责：1. 负责本部门人事档案的收集、整理、归档、保管等工作。

2. 协助人事档案管理办公室开展人事档案管理工作。

3. 及时向人事档案管理办公室报送人事档案相关资料。

第三章档案管理内容第七条人事档案管理内容包括：1. 员工基本情况：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、职称、技术等级等。

2. 员工工作经历：入职时间、离职时间、工作单位、职务、工作业绩等。

3. 员工培训、考核、奖惩情况：培训内容、考核结果、奖惩情况等。

4. 员工劳动合同、协议、证明材料等。

5. 员工离职、退休、病退、死亡等相关资料。

第八条人事档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改、销毁。

第四章档案收集与归档第九条人事档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集档案材料应全面、系统，确保档案的完整性。

某集团人事档案管理制度

一、目的为加强集团人事档案管理工作，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，规范人事档案的管理流程，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于集团所有员工的人事档案及管理资讯。

三、管理职责1. 人力资源部负责制定和组织实施本制度，对人事档案管理工作进行监督和检查。

2. 各部门负责人负责本部门人事档案的归集、整理和上报，确保档案的完整性和准确性。

3. 各部门员工负责将个人档案资料按时提交给部门负责人，并配合人力资源部进行档案管理。

四、档案管理内容及程序1. 档案资料收集（1）员工入职时，提交以下资料：身份证、户口簿、学历证书、资格证书、劳动合同等。

（2）员工离职时，提交以下资料：辞职申请、离职证明、离职交接清单等。

2. 档案整理（1）将收集到的档案资料按照类别、时间顺序进行分类整理。

（2）对档案资料进行编号，建立档案目录。

3. 档案保管（1）所有档案资料应存放在安全、防火、防潮、防虫蛀的档案柜中。

（2）档案柜应设置密码，确保档案资料的安全性。

4. 档案查阅（1）查阅档案需经部门负责人同意，并填写查阅申请表。

（2）查阅档案时，应遵守保密原则，不得泄露档案内容。

5. 档案归档（1）员工离职后，将档案资料归档至退档库。

（2）档案资料归档后，应及时更新档案目录。

五、工作要求1. 严格执行本制度，确保人事档案的机密性、完整性和准确性。

2. 各部门负责人应加强对本部门人事档案管理的监督和检查，确保档案资料的真实、准确、完整。

3. 人力资源部应定期对人事档案管理工作进行评估，对存在的问题及时整改。

六、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

集团公司档案管理办法

集团公司档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范集团公司档案管理，实现档案管理的规范化、标准化、制度化、现代化，有效地保护和开发利用档案，促进档案工作更好地为公司生产经营和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案工作规范》和集团关于档案管理的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本规定所指的公司档案是公司在各项经营管理和业务工作中形成的具有保存备查价值的文字、图表、声像及其他各种形式、各种载体记载的历史记录。

第三条公司应加强对档案工作的领导，全体职工应树立档案管理意识，把档案工作纳入公司发展规划和年度工作计划，纳入公司管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务经费，配备必要的档案工作设施设备，保证档案工作持续健康发展。

第四条公司档案工作实行“统一领导、分类管理，分级负责”的原则。

公司的档案按照国家有关规定，实行集中统一管理的原则，档案部门统一管理除人事档案以外的全部档案。

第五条公司全体员工有保护档案、维护档案完整与安全的义务和责任。

任何单位和个人，不得将档案材料以任何理由据为己有或由个人保存；不得任意转移、转让、拆分、损毁公司档案材料。

一经发现并查实此违规违纪的行为，根据《档案法》规定，依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二章档案工作机构及职责第六条公司成立档案工作领导小组，组长由公司分管行政工作的领导担任，其成员由各部门（单位）负责人担任。

档案工作领导小组负责最终审批公司各项档案管理规章制度的颁布、修订、废除；确认公司大事标准；集体负责最终审批拟销毁档案的鉴定意见等。

第七条公司综合管理部是档案工作的主管部门，也是档案工作领导小组的常设办事机构，对公司档案工作实行统一管理，统筹规划，组织协调，检查指导。

具体职责是：（一）负责主管公司档案管理的日常工作；（二）负责公司档案工作的统筹规划、组织协调工作；（三）负责制定、修订及具体解释公司有关档案工作的各项规章制度；（四）负责对公司各单位的档案工作开展业务指导、检查和考评；（五）负责对公司档案业务的工作协调和档案信息资源配置；（六）负责对各部门兼职档案人员的选派、撤换进行建议，同时负责对公司专兼职档案人员的培训。

集团人事档案管理办法与规定

1 目的加强人事档案管理,规范人事档案管理工作流程,有效保护和利用好人事档案信息,提高人事档案管理水平。

2 适用范围集团公司及所属单位。

3 编制依据3.1 《中华人民共和国档案法》,1987年9月5日,全国人大常委会;3.2 《干部档案工作条例》,1991年4月2日,中共中央组织部/国家档案局;3.3 《企业员工档案管理工作规定》,1992年6月9日,劳动部/国家档案局;3.4 《中国海洋石油总公司档案管理办法》。

4 释义4.1 集团公司指山东海化集团有限公司。

4.2 所属单位指集团公司所属的各分公司、全资子公司、控股子公司及其他有实际控制权的单位。

4.3 人力资源部指山东海化集团有限公司人力资源部4.4 人事档案管理部门指负责员工人事档案管理的部门,其中:集团公司滨海片企业人事档案由人力资源部统一管理。

4.5 人事档案指企业在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察员工的依据,是国家档案的组成部分。

5 职责分工5.1 人力资源部负责集团公司滨海片企业人事档案的建档、保管、整理补充、维护、转移等工作,负责指导、督促所属单位做好人事档案管理和档案材料的收集工作。

5.2 所属单位人事档案管理部门负责本单位员工人事档案的建档、保管、整理补充、维护、转移等管理工作和人事档案材料的收集、整理和上报工作。

6 材料与分类a)履历材料,包括员工个人历年填写的个人简历、履历、登记表等;b)自传材料;c)工作总结、鉴定、考核、考察材料;d)评定职称、岗位技能和学历材料,包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘职称、职业技能资格、执业资格的考绩、审批等材料;e)政审材料,包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作、出国政审等干部审查材料和更改档案内容的审批材料;f)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;g)奖励材料,包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹等各种奖励、先进事迹材料;h)处分材料,包括甄别、处分、复查、取消处分等材料;i)招用、任免、劳动合同、调动、聘用、入伍、复员退伍、转业、工资待遇、保险福利待遇、因工伤残、劳动鉴定、医疗保健、出国、退休、退职、去世及各种代表会代表登记表等材料;j)其他可供组织参考的材料。

公司职工人事档案管理办法

公司职工人事档案管理办法一、目的与依据为进一步规范和加强公司职工人事档案管理，推进档案管理的规范化、制度化进程，提高管理水平，有效防止档案遗失、损毁，切实维护企业与职工利益，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

二、管理范围与内容（一）管理范围：本办法适用于公司范围内与公司形成劳动关系的职工档案，以及尚未移交至地方社区的公司离退休职工档案。

（二）档案内容：职工人事档案涵盖职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等基本信息材料，包括但不限于录用、调配、考核、培训、薪酬、保险、福利、选拔、任用等过程中形成的各类文件资料。

三、组织机构与职责（一）管理机构：公司及其所属单位的人力资源部门为职工人事档案的具体管理和经办机构，负责在属地人力资源和社会保障行政部门及档案行政管理部门的监督和指导下，集中管理和保管相关档案。

（二）人员配置：人力资源部门应设专人负责管理职工档案，确保档案管理工作的专业性和连续性。

（三）职责：管理机构需承担档案的收集、整理、保管、查询、借阅、转递、安全保护及信息化建设等职责，并确保档案材料的真实、准确、完整。

四、档案的收集与保管（一）收集：及时收集职工在工作中形成的各类材料，并进行认真鉴别，确保材料真实可靠。

经鉴别后的档案材料需经有关部门负责人和分管领导签字或盖章后方可归档。

（二）整理与保管：档案材料应按分类目录详细填写材料清单，分类装订，并注明收集人姓名。

档案管理人员需建立职工个人档案目录和档案管理台账，以便查询和管理。

（三）标准化管理：全公司范围内执行统一的档案标准样式，包括卷盒、卷皮、档案目录等，并采用钢笔或碳素笔填写，确保字迹清晰、规范。

五、档案的销毁与移交（一）销毁：需销毁的档案材料必须经公司主管档案工作的领导批准，并按规定程序组织进行。

特殊贡献的获省级以上模范人物称号的职工死亡后，其档案应直接向属地档案馆移交。

集团公司人事档案管理制度

集团公司人事档案管理制度一、制度目的本制度旨在规范集团公司人事档案管理的流程和方法，确保集团公司人事档案的完整性、真实性和保密性，加强人事管理，规范集团公司的行为，并为公司更好地开展日常工作提供有力的支持。

二、适用范围本制度适用于集团公司内的所有部门和员工，包括试用期、正式员工和离职员工。

三、制度内容1.人事档案的建立和管理（1）新员工加入集团公司后，由人事部门开具员工档案，并设置档案编号。

员工档案包括个人基本信息、入职材料、合同协议等。

（2）员工每年进行一次年度考核后，管理考核表和考核材料将存入员工档案中。

（3）员工辞职、退休或被解雇后，公司将在7个工作日之内完成员工档案的归档，档案内容应包括工作经历、培训记录、社会保险记录等信息。

员工在离职前应签署员工离职证明书并按照公司规定进行手续办理。

（4）对于敏感信息的员工，公司应根据相关规定归档其特定的信息，包括但不限于薪资水平、绩效表现、健康状况等敏感信息。

2.档案的保密（1）公司应根据相关规定，对员工档案内容进行保密。

员工档案应妥善保管，不得私自泄露或转移。

未经授权的人员不能查看、复制和摘抄员工档案。

（2）公司应制定安全保密措施，确保员工档案的安全。

公司应设置专人负责管理员工档案，并定期审核档案文件的进出情况。

（3）员工档案的转移应经过相关部门的批准，并确保信息的保密性。

3.档案的保存（1）员工档案应按照规定期限进行保存。

在保管期限内，员工档案应在专门的档案室内存储。

超过保管期限的员工档案应进行安全销毁。

（2）公司应根据相关法律法规制定档案保存的期限。

档案保存期限的规定应遵循最为严格的保管期限。

（3）员工档案应在公司合理的安排下，以妥善的方式进行电子化和备份。

4.员工档案查询和使用（1）员工可以向人事部门申请查阅自己的员工档案，查阅应经过相关部门的批准，并在规定时间内查阅、借阅员工档案。

（2）员工档案的使用应遵循公司的人事管理规定，并确保使用行为符合相关法律法规。

公司人事档案管理办法规章制度范文（二篇）

公司人事档案管理办法规章制度范文一、目的与依据为规范公司人事档案的管理，确保人事档案的完整、安全和可查询性，提高公司人事管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于公司内所有人事档案的管理，包括员工入职、调动、离职等各类人事变动的档案管理。

三、管理责任1. 公司人力资源部门负责人负责全面的人事档案管理工作，包括档案的整理、归档、存储和销毁等。

2. 各部门负责人负责本部门员工的人事档案管理，并确保档案的及时更新和准确完整。

四、档案存储与归档1. 人事档案存储的形式可以是纸质档案、电子档案或两者结合，根据具体情况进行选择。

2. 纸质档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类存储，并标明存放位置和责任人。

3. 电子档案应建立统一的命名规范和文件夹管理制度，确保档案的统一性和可检索性。

4. 所有人事档案必须通过授权的渠道进行存储和归档，未经许可禁止私自复制、转移档案。

五、档案的更新与维护1. 员工入职时，应按照规定的程序提交相关入职材料，包括身份证复印件、学历证明、就业协议等，并及时归档。

2. 员工调动、晋升等人事变动时，应及时更新档案中的信息，并保留原始材料以备查阅。

3. 员工离职时，应进行离职手续，并按照规定的程序进行档案的整理和归档工作。

4. 所有的档案更新和维护必须由专人负责，并确保及时性和准确性。

六、档案安全与保密1. 人事档案必须妥善保管，严禁私自带离档案房间或移交给其他人员，确保档案的完整性和安全性。

2. 纸质档案应存放在安全的档案柜中，电子档案应有专用的存储设备，并设置密码保护和权限管理。

3. 涉密档案应按照国家的相关规定和公司的保密制度进行管理，确保档案的机密性和保密性。

七、档案查询与利用1. 员工有权查阅自己的档案，提出合理的请求，并经过授权后进行查阅。

2. 其他人员查询档案时，应提出申请并说明查询的目的和理由，并经过授权后进行查阅。

(完整)人事档案管理制度

公司人事档案管理制度集团公司人事档案管理制度第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度.第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

（二）新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

（三）电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分（子）公司人资科管理.第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。

集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集范围由人力资源部门直接形成的材料：（一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。

求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效）等材料。

（二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称（学位等)审批材料。

（三)工资调整审批表。

(四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

（五）考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

（七）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

（八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

（九）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料.(十）各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

集团人事档案管理制度

集团人事档案管理制度1. 引言本制度旨在规范和管理集团旗下企业的人事档案，确保各项人事信息的完整性、保密性和准确性，为企业人力资源管理提供有效的支持和依据。

本制度适用于集团旗下各公司的人事档案管理工作。

2. 范围本制度适用于集团旗下所有员工的人事档案管理工作，包括入职档案、在职档案和离职档案等各类档案管理。

3. 定义•人事档案：指包括员工个人基本信息、劳动合同、履历、培训记录等在内的一套完整的员工人事信息。

•个人隐私：指员工的个人身份、财产状况、健康状况等与工作无关或不应公开的个人信息。

4. 管理标准4.1 档案建立与完善1.集团人事部门负责新员工档案的建立，包括个人基本信息采集、劳动合同签订和入职体检等环节。

2.各企业人事部门负责员工在职期间的档案管理，包括员工履历、奖惩记录、培训记录等信息的更新和完善。

3.员工提供的档案信息应具备真实性、准确性和完整性，员工需要如实提供信息并及时更新。

4.2 档案保管与存储1.集团人事部门负责统一建立和管理人事档案的电子存储系统。

各企业人事部门需确保电子存储系统的数据安全和备份工作。

2.所有人事档案均需妥善保管，并确保档案的机密性与完整性。

使用纸质档案的，应设立专门的保管区域，进行编号、分类和密封管理。

3.人事档案的借阅和查阅应由授权人员进行，必须记录借阅人员和时间，并确保档案的安全归还。

4.3 个人隐私保护1.所有员工人事档案的内容属于个人隐私，未经员工本人授权，禁止任何人以任何方式查阅、披露或泄露档案内容。

2.除法律规定的情况外，个人隐私不得用于非档案管理和企业员工管理之目的，禁止对员工个人隐私进行非法收集和使用。

4.4 档案保管期限1.鼓励将人事档案的管理方式由纸质档案向电子档案转变，优化存储和检索效率。

纸质档案的保管期限为5年，电子档案无限期保留。

2.离职员工的人事档案需保留5年，届时可归档或销毁。

归档或销毁操作需要经过合规程序，确保信息安全和隐私保护。