商务接待管理制度

商务接待管理制度

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商务接待管理制度

一、总则

为树立良好的企业形象,保障公司商务接待工作顺利、有序进行，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各种商务接待工作。

三、接待分类

1、业务接待：指营销运营中心相关推进业务发展方面的接待。

2、贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。

四、接待原则

(一) 坚持热情、周到、诚恳、节约的原则，严禁铺张浪费。

（二) 坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财产安全、交通安全等。

(三) 坚持请示汇报制度,凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。

(四)坚持规范化、标准化、制度化原则。

（五）按接待等级、各负其责、相互配合的原则;商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般、上下一致、

齐心协力,共同做好接待工作。

五、接待标准

按接待级别划分,商务接待大致分为一级接待、二级接待、三级接待。

(一)一级接待

项目名称说明

适合人员

政府部门领导、企事业高级领导、公司特邀人员、特邀领导、外

宾等；

交通标准按上级要求预定;

住宿标准公司总统套房或五星级以上酒店；

餐饮标准配套接待用餐;

接待陪同人员分管总监、负责人、院长、院长助理、董事长；

接待车辆高级商务车（奥迪A６、帕萨特等)

其它接待1、制定来宾接待方案，必要时安排公司客房内布置迎宾卡、鲜花、水果等;

２、公司显著位置布置迎宾条幅等;

3、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、餐桌配置鲜花、水果等;

4、安排公司领导与来宾合影并制作相框;必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像;

5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

6、必要时于来宾临行时赠送纪念品。

备注

（二）二级接待

项目名称说明

适合人员业务往来企事业单位中高层领导、负责人等;

交通标准按上级要求预定；

住宿标准公司标准套间或豪华套间或按上级要求预订酒店；餐饮标准配套接待用餐;

接待陪同人员接口业务人员、部门主管、分管总监;

接待车辆中级商务车（帕萨特、迈腾等)

其它接待１、必要时制作来宾接待方案；

2、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋(信笺纸、笔)、饮品(饮用水、茶、咖啡)等;

3、视情况经院长批准后安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

4、必要时于来宾临行时赠送纪念品。

备注

(三)三级接待

项目名称说明

适合人群企事业单位对应职能部门负责人等;

交通标准按上级要求预定；

住宿标准公司标间或按上级要求预订酒店；

餐饮标准配套接待用餐；

接待陪同人员接口业务人员、部门主管;

接待车辆普通商务车（桑塔纳、捷达、斯柯达等）;

其它接待

1、视情况安排相应饮品（饮用水、茶、咖啡）、营养餐;

２、必要时于来宾临行时赠送纪念品。

备注

六、接待住宿管理

接待住宿分为公司内客房住宿及外部订房住宿两种。

(一）公司内客房住宿

１、根据接待级别安排相应客房：

一级接待—总统套房;二级接待—豪华套房及标准套房;三级接待—标间;具体可根据实际情况，在请示上级领导批准后适当调整。

２、住宿由商务接待专员依据审批后的《商务接待申请表》安排。

（二）外部订房住宿

１、公司现有客房客满无法入住时,可安排外部订房住宿，由商务接待专员根据《商务接待申请表》级别预定相应星级酒店，并报上级领导审核批示。

2、住宿由商务接待专员依据审批后的《商务接待申请表》安排。

七、接待用车管理

接待时需用车要在《商务接待申请表》填写清楚用车数量、用车时间、用车地点及要求，批示后由商务接待专员负责联系安排。

八、接待方式

1、业务接待：由营销运营中心主办人员陪同,根据业务需求选择公司内部订餐或外出订餐，就餐时须有营销运营中心经办人或指派专员陪同;如有需求，可安排到本地主要景点游玩。

2、贵宾接待:由公司领导及相关部门负责人迎接,公司领导或指派专员陪同接待，根据领导要求以茶点、烟、果盘等方式招待，如须就餐根据领导指示可安排于公司或外出就餐;如有需求,可安排来宾到本地主要景点游玩。

九、商务接待工作流程

（一)商务接待审批流程

1、业务接待流程:申请部门至少提前一周填写《商务接待申请表》(包含住宿、就餐、体检、景点参观，详见附件1）经部门负责人签字—－交人力行政部审核—-院长批准完毕后，将申请表原件报商务接待专员,由商务接待专员按申请表审批时间统一安排接待先后次序，无特殊原因不接急单。(申请部门应在《商务接待申请表》内明确填写各项内容）

2、贵宾接待流程:由公司高层领导提前三天告知商务接待专员，由商务接待专员填写《商务接待申请表》-－－交人力行政部审核—-院长批准完毕后，由商务接待专员统一安排接待。

３.由于紧急原因来不及提前填写《商务接待审批表》的,应事先电话征询院长同意,由院长口头授意,接待工作结束后应在24小时内补齐审批手续。

（二)商务接待工作流程

1、商务接待专员在接到《商务接待申请表》后根据表中明确的相关接待标准进行通知需配合部门/人员。

2、申请接待部门在接待过程中需指派专人与商务接待