有效会议管理

2．“倾听”小总结
如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以 经常使用“我也有相同的经历”“如果是我的话”这 两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到 你正在倾听。其实，这两句话的作用在于它可以使你 置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟 通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够 在会议主持中游刃有余。
2、必须开会的“五个如果”
必须把信息同 时传达给很多人 如果 要让别人参与决 策以集思广益
听取部门汇报工作
有些事情需要当 众表扬或批评
给小组委派任务
请你回答下列问题： 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一 名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导 致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取 下列哪种方式处理此事： A、一对一批评□ B、开会当众批评□ C、写检查处罚□ (2)你为什么这么做？
二、会议的目的
1、开展有效的沟通； 2、咨询传达； 3、监督员工的工作进展情况； 4、达成协议，解决问题； 5、决策和资源共享； 6、开发创意； 7、激励员工的士气。
三、会议种类
按人数分类
团体会议 一对一会
按开会方式 分类
面对面会议 电话会议
按开会目的分类 宣布人事安排、讲解 政策的会议 当众表扬或批评别人 的会议 临时处理突发事件的 会议 固定的团队会议 集思广益的会议
3、固定会议的流程规范
固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

一个中心
会议的开始，具体包括：阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、 相关规章制度；指定会议记录人。
进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。 具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动； 总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。
2、4种群体决策
权威决策
共识决策
少数服从多数决策
无异议决策
1．权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 2．少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 3．共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的 积极性，体现平等之风。 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。 4．无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的 结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。
有效会议管理
你喜欢开会吗？ 你讨厌开会吗？ 为什么？ 结合你参加的会议谈谈自己的看法。
算算看，你一月内总共
1、开了几个会？
2、为会议花掉多少时间？
3、因为开会达成几项共识？ 4、因为开会完成几个结论？ 5、因为开会耽误多少工作？
你如何看待“文山会海”现象？
第一部分：会议概述
一、会议的意义 二、会议的目的 三、会议的种类 四、会议的频率 五、会议的成本
第四部分：成功会议的五种策略
一、如何做开场白
二、如何分配发言时间 三、如何掌握议事进度 四、如何达成决议—决策方式 五、如何圆满结束会议
一、如何做开场白
1、定义：3－5分钟的谈话，系统、简洁及有 明确宗旨。 2、内容：开会目的，时间安排，议事方式， 纪律规则等。 3、开场白程序：概观会议进行程序；提供与 会议有关的资讯；规范议程；指定会议记 录者；征求对议程设计的意见。
三、5W


1H
why:会议的目的 what:讨论的话题 who：参加的人员（提前确认是否出席） when：开始时间及结束时间 where：会议地点 how：会议规则，规章制度
四、准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料
二、高效会议的八大特征 1、只有必要时才召集开会； 2、要经过好好的筹备； 3、拟定和告知了会议议程； 4、严格遵守时间（准时结束的前提是准时开始）； 5、一切都是按部就班； 6、请了最有经验的人出席； 7、结束时作出了评论和归纳总结；
8、记录了决定、建议和负责人。
三、会议规范
1、时间安排
2、会议本身

两个基本点
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟 踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关 键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工 作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪 计划，以及安排下次做汇报的人选等。
二、如何分配发言时间
主持人的发言时间应掌握在20%，要尽量保
证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动
的会议氛围。
三、如何掌握议事进度
1、语言方式

能说者，如需5分钟则给其3分钟发言时间；
将能说的人从一个问题带到另一个问题； 将这个能说者让过去。 眼神转向别人；
2、非语言方式

你说的很好，手势下压；
二、说话的技巧
1、展示。即主持人使用流利的话语把自己的想 法展示给大家。 2、探询。与会者面对主持人的展示发言会持有 许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询 式问话来了解与会者的意见，例如：“后来 呢？”“那结果怎么样呢？”“那你到底什么意思 呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？” 3、评论。与会者回答完主持人的探询问话之后， 主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你 的意思了”“我认为问题是.......”这样两者的 沟通就可以顺畅进行了。






有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜 所有参会人的开会时间。 超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 出席讨论和政策的会议人数以5-7人最佳。出席会议超过20人，只 能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告或信息沟通（比 如例会） 所有与会者都要准备在会上发言。 准时开始，准时结束。 所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规 则最重要，需特别注意。 意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 会议结束2-3天后，所有与会者应收到会议纪要（备忘）。 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
项 次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7） 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果 原因 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心 开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法 正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参 加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑， 无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退， 致使会议失败。 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成 效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明 确，致使会议毫无意义、宣告失败。
一、会议的意义
1．会议是一ຫໍສະໝຸດ Baidu集思广益的渠道
图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同 的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许 多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2、会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两 个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会 的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在 价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织 或部门的存在价值。
直接成本=会议设施费用+场地费+文件准备费等
3、效率损失成本
不能及时解决生产存在的问题带来的影响等。
第二部分：会议效率不高的原因
一、原因及预防 二、高效会议的八大特征 三、会议规范
一、会议效率不高的原因
会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原 因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警 惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及 会议的准备工作。
3、会议是一种群体沟通的方式
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种 群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来 越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式 进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何 其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最 直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
下笔，合上笔记本； 短暂的沉默。
四、如何达成决议—决策方式
1、彼德·德鲁克决议法：






用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识； 列举或图示各提案并开始讨论； 客观比较各提案的优劣，避免意气之争； 估计各提案之获益律； 估计有无采集更多参考资料的需要； 征求反对意见； 以中立角度检视正反意见； 寻求与会者对各题案之认同； 对提案做适当的休整与妥协； 确认议事结果； 组成或指定议案执行的监督单位。
二、准备工作的作用
当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究 竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用，才能有更 大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说，会 议的准备工作具有以上4种作用，它可以帮助你确定在会 议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过 充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议 的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良 好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少 会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成 效。
某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通。 谈话内容如下： 员工甲说：我想贷款买房，但是首付不够，所以很烦恼。 经理乙说：别太着急，大家可以帮你凑足首付，你还差多少 钱？ 员工甲说：不好意思，我还差很多钱。 经理乙说：没关系的，你说吧。 员工甲说：差80000元。 经理乙说：啊...... 员工甲听到经理乙的“啊......”之后，就此闭嘴不语。这 次沟通以失败告终。 请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误？在倾听中经理 乙以后应该注意什么问题？
第三部分：会议的准备工作
一、是否需要开会 二、准备工作的作用 三、5W 1H 四、准备工作核对单 五、支持人的准备工作
一、是否需要开会
1、无需开会的“五个如果”
已经按惯例每周聚会
没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟）
五、如何圆满结束会议
1、预留5-7分钟作总结 2、确定工作分配妥当 3、准时结束会议
第五部分：主持人技巧
一、聆听 二、说话的技巧
一、聆听
1．倾听的礼节
首先建议你学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整 的故事，而且最好能在听完别人完整的故事之后再发 言。只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角 度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人 当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯 下无法弥补的错误。倾听是有一定礼节的行为，一定 要充分重视。
议
视频会议


四、会议的频率
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
五、会议成本的计算
1、会议的时间成本
时间成本=参加会议人数*（与会者的准备时间+与会 者路途时间+纪要整理时间+其他时间） 注意： 如果时间成本不太直观，则转换为金钱成本。
2、直接的会议成本