中职计算机录入与排版(主编梁泽键_北理工版)课件模块三_电子表格处理_3

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任务2数据统计

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(3)如果只想显示含有特定值的数据行，则单击含有待显示数据的字段名旁边的下三角按钮，出现如图3-41所示的下拉列表。 (4)单击需要显示的特定值，结果如图3-42所示。 (5)取消筛选。如果要取消对某一列进行的筛选，可以单击该列旁边的下三角按钮，从下拉列表中选择“全部”;如果要取消数据清单中的所有筛选，可以选择“数据”→“筛选”→“全部显示”命令。 (6)退出筛选。如果要退出自动筛选，可以选择“数据”→ 筛选”→“自动筛选”命令，清除该命令前面的复选标记。 2)自动筛选前10个记录
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图3-41选择要显示的数值
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图3-42显示含有特定值的数据行
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任务2数据统计

用户可以在不排序的情况下，迅速查看数据清单中最大或最小的几个记录。例如，要查看语文成绩排在前3位的记录，可以按照下述步骤进行操作。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”→“筛选"→“自动筛选”命令。 (3)单击要筛选字段名旁边的下三角按钮(例如，单击“语文” 旁边的下三角按钮)，从下拉列表中选择“前10个”选项，出现如图3-43所示的“自动筛选前10个”对话框。 (4)在此对话框的第一个列表框中选择“最大”或者“最小”，在第二个文本框中输入数值，在第三个列表框中选择 “项”或者“百分比”。例如，要显示总分最大的3个记录，则分别选择和输入“最大”、“3”、“项”。 (5)单击“确定”按钮，结果如图3-44所示。
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图3-49查找总成绩<420的记录
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任务2数据统计

3.2.9分类汇总
分类汇总是根据需要将数据库中某字段中的数据分门别类地归结在一起，然后按某种要求进行合计、统计、取平均数等操作，以便对数据库数据进行分析和总结。 1.创建分类汇总如果要创建数据清单的分类汇总，可以按照下述步骤进行操作。 (1)对需要分类汇总的字段进行排序。例如，本例中对“销售产品”进行排序，如图3-50所示。 (2)选定数据清单中的任意一个单元格。 (3)选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，出现如图351所示的“分类汇总”对话框。
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图3-43“自动筛选前10个”对话框
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图3-44显示“语文”在前3位的记录
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任务2数据统计

3)自定义自动筛选用户可以将复杂的条件用于自动筛选，例如，要显示“语文” 在70 ~ 85分之间的记录，可以按照下述步骤进行操作。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”一“筛选”一“自动筛选”命令。 (3)单击要筛选字段名旁边的下三角按钮(例如，单击“语文” 旁边的下三角按钮)，从下拉列表中选择“自定义”选项，出现如图3-45所示的“自定义自动筛选方式”对话框。 (4)从第一个下拉式列表中选择比较运算符(例如，选择“大于”)，然后在它右边的文本框中输入“70"。
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图3-46显示“语文”在70 ~ 85 之间的记录
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任务2数据统计

1)建立条件区域在使用高级筛选之前，用户需要建立一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。在条件区域的首行中包含的字段名必须与数据清单上面的字段名一样，但条件区域内不必包含数据清单中所有的字段名。条件区域的字段名下面至少有一行用来定义搜索条件。图3-47就是建立的条件区域。如果用户需要查找含有相似的文本的记录，可以使用通配符 “*”和“?”。例如，在“姓名”字段中的名字可能是“刘化”，可以输入“刘*”。 2)使用高级筛选查找数据建立条件区域后，就可以使用高级筛选来筛选记录，具体操作如下。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，出现如图 3-48所示的“高级筛选”对话框。
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图3-50对“销售产品”进行排序
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图3-51“分类汇总”对话框
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图3-45“自定义自动筛选方式”对话框
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任务2数据统计

(5)如果要定义两个筛选条件，并且要同时满足，则单击 “与”单选按钮;如果只需满足两个条件中的任意一个，则单击“或”单选按钮。本例中，单击“与”单选按钮。 (6)从第二个下拉列表中选择比较运算符(例如，选择“小于”)，然后在它右边的文本框中输入“85"。 (7)单击“确定”按钮，结果如图3-46所示。 2.高级筛选与“自动筛选”命令一样，“高级筛选”命令也是对数据清单进行筛选，但“高级筛选”命令不在字段名旁边显示用于条件选择的下三角按钮，而是在工作表的条件区域中输入条件。使用“高级筛选”命令时，可以设置更复杂的筛选条件。
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图3-47建立的条件区域
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图3-48“高级筛选”对话框
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任务2数据统计

(3)在“方式”选项组下，如果选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，则在工作表的数据清单中只能看到满足条件的记录;如果要将筛选的结果放到其他的位置，而不扰乱原来的数据，则选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，并在“复制到”框中指定筛选后的副本放置的起始单元格。 (4)在“数据区域”框中指定要筛选的数据区域。 (5)在“条件区域”框中指定条件区域。 (6)单击“确定”按钮。图3-49所示，就是查找总成绩 <420的记录。
任务2数据统计

3.2.8数据清单的筛选
筛选是指将不符合特定条件的记录暂时隐藏起来，而在数据库中只显示符合条件的记录，供用户使用和查询。Excel 2003提供了自动筛选和高级筛选两种工作方式。自动筛选是按简单条件进行查询，高级筛选是按多种条件组合进行查询。 1.自动筛选 1)基本操作方法自动筛选的操作方法如下。 (1)选定要筛选的数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。此时，每个字段名旁边出现一个下三角按钮。