档案管理工作的信息化探讨

档案管理工作的信息化探讨

[摘要]随着档案资源利用的不断开放与深入，档案管理工作事业面临着严重挑战，如何实现档案管理工作的现代化已经成为档案管理工作的重点，要想更好的建设现代化的档案管理系统，各级档案部门只有解放思想，开拓前进，充分利用现代化管理设备，既要为档案资源的使用者提供工作的便利，又要积极的开创档案管理工作的新局面。这样才能满足社会和经济发展对档案信息的需求。本文就档案信息化建设过程中存在的一些问题进行探讨，以供参考借鉴。

[关键词]档案管理；信息化

中图分类号：g275.9 文献标识码：a 文章编号：1009-914x（2013）05-0147-01

前言

我国档案信，息化发展所经历的探索和发展，是紧随信息技术的发展而进行的，这个过程充满挑战，也充满机遇，同时档案管理人才在促进档案事业发展起到关键作用。我们需要做的是顺应时代潮流，客观分析技术利弊，管理必须同步配套跟进，才会推动档案事业不断旺盛发展。

一、档案信息化建设过程中的问题

（1）对档案信息化建设的认识方面存在的问题。当前，有的单位对档案信息化建设的认识仍不足，把档案信息化建设与档案数字化建设等同起来，过分追求纸质档案数字化；还有的认为档案信息

化建设就等同于馆藏档案信息数字化加这些数字化的档案信息上网。这些认识上的片面性势必影响档案信息化建设的进一步发展。（2）档案信息化建设投入方面存在的问题。一方面，我们对档案信息化建设的经费投入严重不足由于档案部门属文化事业中位，经费主要来源于政府拨款，然而，政府对档案部门的拨款又极其有限，档案部门自身也缺乏其他的筹款架道。囚此，档案}作资金相对紧张，在档案信息化建设投入上显得严重不足另一力面，小注重对档案信息化建设投入的效益有的档案部门在档案信息化建设中小注重投入的效益，信息化建设力案往往草率上马，其结果是既达小到信息化要求又造成小必要的浪费。

（3）档案开放的相关政策力面存在的问题。虽然《档案法》明确规定：封闭期满30年的档案应向社会开放。但有的本应该开放的档案提供利用时还是设置有“路障”，再加上档案信息化建设工作小配套，造成档案利用率小高。

二、档案信息管理创新的主要着力点

（1）以人为本。“以人为本”，就是要“以档案工作者为本”，要求尊重广大档案工作者的主体地位，重视档案工作者的全面发展。同时，从档案与档案工作的独特性出发，凝聚档案工作者的智慧和力量，造就具有责任感和使命感的档案管理人才。

（2）统筹兼顾。“统筹兼顾”，就是要善于运用辩证统一的科学方法，统筹协调解决档案信息化建设过程中的各种矛盾，在统筹中保持适度，在兼顾中把握平衡，从而实现档案信息化建设的全面、

协调、可持续发展。

（3）质量效益观。“质量效益观”，就是要追求高质量、高效益的发展，力争在各项档案工作中，用最少的人、财、物等“有形”资源和政策、法规、信息、时间等“无形”资源的投入，实现档案的最大利用价值。

三、推进档案信息化建设的对策

（1）树立现代档案观。所谓现代档案观，是指人们对于档案表现形式、档案价值及其意义所持有的具有时代特点的看法和认识。现代档案观具有丰富的内涵，包括社会记忆观、知识观、开放观、服务观、效益观等诸多方面。社会记忆观是指人们对于档案作为社会各项活动的原始记录而具有的构建人类社会记忆的作用和价值的基本认识；知识观强调档案的知识属性，档案是一种特定的系统化的人类信息的集合；开放观是指档案开放并不只是档案利用的开放，而是档案事业的全方位开放；服务观是指在档案工作中引入服务理念，并以“以人为本”理念为指导，充分应用现代信息技术手段，分析研究不同层次、不同对象的档案服务需求，拓展档案工作的范畴与领域；效益观则是要求档案系统的人、财，物等资源要素得以充分、合理、有效地利用。

档案的社会记忆观、知识观、开放观、服务观、效益观等理念的综合集成，架构起具有时代特点的现代档案观，有助于我们重新认识档案意义的本质之所在，重构档案资源体系；有助于我们从档案的知识属性出发，紧跟社会需求，充分应用现代信息技术开发档案

所蕴含的相对散乱的知识单元，构成知识体系，为社会提供档案知识服务，满足社会对于档案知识的需求；有助于档案利用工作突破服务空间与时间的束缚，拓展服务的广度和深度，实现档案工作服务理念、服务方式的重大变革；有助于我们树立现代档案工作的整体效益观，努力寻求档案管理效益、利用效益、服务效益的最大化。（2）强化档案行政管理部门的宏观调控职能。实现档案事业发展中的统筹兼顾，其关键在于强化各级档案行政管理部门的宏观调控职能，始终把握档案事业发展方向和重心，积极发挥其对于档案事业的统筹规划与协调发展作用。

强化宏观调控职能，特别需要从具有源头性意义的规划、标准、法规等体制、政策环节着手，在制定或完善有关档案管理业务、档案馆建设、档案教育、档案科研、档案宣传出版、档案交流合作等发展规划、标准、法规的过程中，融入以人为本、统筹兼顾、质量效益等理念。而在相关规划、标准、法规的执行与贯彻阶段，则必须严格按照协调发展的战略思路和规划蓝图进行推进，不能以领导人的政绩意识或对社会话语权有支配作用的一部分利益集团的意

识而转移，确保规划执行与协调发展在方向上的一致性。

（3）关注社会公众需求，加强档案资源建设。“以人为本”、“现代档案观”等的树立，对于传统档案资源建设模式具有革命性的影响。但随着档案职能、档案内涵等认识的深化，档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”，档案馆藏要反映“人

类生活的广阔领地”的理念已开始为大家所接受。为了“使馆藏内容在反映立档单位的职能活动及其历史作用，社会发展过程中的时代阶段，地方特色和人文现象，人们的血缘关系及社会关系错综复杂等方面，更加丰富多彩，从而更能满足人类世代利用需求”，档案资源建设模式应以社会转型进程中国家、社会关系的调节为契机，根据档案产生领域多元化、档案所有权多元化的客观实际，形成包括国有档案、新经济组织档案、社会基层组织档案、家庭档案、私人档案等在内的更具活力、更加开放、多层次、多样化的全面建设档案资源的新格局，确保“社会记忆”的完整。

（4）强化责任意识，加强档案干部队伍建设。档案事业是维护党和国家历史真实面貌的崇高事业，档案工作者以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”为指导，肩负着档案科学管理与有效利用的重要使命。但档案工作是平凡的、具体的，甚至是琐碎的，诸如档案的收集积累、系统整理、科学保管等，都与维护历史真迹有关，是档案工作者履行历史责任的具体表现。

在社会信息化的背景下，档案与档案工作的特殊性，决定了档案工作者的使命是绝对的、凝重的、恒定不变的。信息技术的应用并非取代档案管理人员，而是为广大档案工作者提供了一个自我审视、自我重塑、自我选择的契机，档案工作者的角色将逐步由档案实体保管员向社会记忆保管员、历史事实的维护者、科学文化的传播者、领导决策的参谋、社会工作的服务员等多重角色转变，档案管理人员作为桥梁、导航的作用将变得更为重要。