浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设

摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。

关键词：浅谈档案管理信息化建设

一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性

（一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。

（二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。

二、分公司档案建设管理中存在的问题

（一）观念问题

1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。

2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

（二）技术层面的问题

1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

录入资料的安全性，这些都阻碍了档案信息化建设发展的步伐；

2.标准的制定在档案系统的应用及档案室的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的着录标准、全文数据库的标准、具体档案室的摆放标准等还没有形成规范；

3.档案系统的运用，使档案建设信息化建设的不断加强，建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.各部门的档案管理人员仅仅是普通的岗位员工，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的计算机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

（三）其他方面的问题

1.目前，在**分公司，相应的设备设施方面的问题尚存在较大欠缺。随着公司的不断发展，各部门档案也越来越多，分公司没有专门的档案室，现有的办公区域已无法满足各部门实物档案归档存放的需要。

2.档案存储之后，利用使用效率较低，投入与产出不协调的问题。传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建

设面前很难解决的问题。

三、相关策略建议

（一）加快档案标准化制定和宣贯。推进档案信息化建设，标准要先行。尽快开展档案信息化标准的制定和宣贯工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

（二）安全性方面的建议。数字化的档案在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

（三）重视档案信息化人才队伍的建设。档案信息化建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案室人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长。

（四）探索实行文档一体化和归档双轨制。文档一体化是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（五）重视档案信息建设实用原则。成档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中应坚持实用的原则。根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，使信息具备"惟一性"，为利用者提供优质、高效的服务。

四、小结

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，不是某一部门的工作，也不是单靠几个技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。所以我们必须加快电子档案的现代化建设管理进程，统筹兼顾，抓住关键环节，为公司发展历程记录下每一笔，更好地为公司的长远发展服务。