Office一些使用技巧
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24
磨刀不废砍柴工
❖ 准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。
25
生成目录
26
手动和自动目录的对比
27
开始分节
前面我提到过 封面和声明一个文档 目录、摘要、前言、 正文一个文档 文献综述一个文档
中文摘要 前页“分节”
两个节
目录
页码：I、II、III
其他 页码：1、2、3
28
Abstract 当页“分节”
18
关于”节” ❖ 节：简单讲，在论文中，封面是一个节，目录是
一个节，正文是一个节，文献综述又是一个节。
❖ 节的编号形式，页码形式各有不同要求。
❖ 写毕业论文时，建议：封面和声明一个文档，目 录、摘要、前言、正文一个文档，文献综述一个 文档。
19
大纲级别和文档结构图
❖大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地位”， 如一级标题、二级标题、三级标题、正文。
在排版时敲个“TAB”就对齐了
15
制表位，更详细的设置
前导符
不用制表位的行 一定要“全部清除”
左对齐
中对齐
16
右对齐
查找替换的技巧 ❖ 转义字符，典型是回车：^p
非常多的 特殊字符
17
更BT的例子，字体格式
Word的“查找代换”是一个非常有意思的工具， 借助精心构造的表达式，
能完成一些看起来“不可能”的任务。
1
常见的错误
1
▪ 用Space Bar去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。
2
▪ 用回车去换页，结果是“删一行而动全文”。
3
▪ 手动去做“目录”，烦的要死，且不美观。
4
▪ 表格的标题、内容分成两页。
5
ห้องสมุดไป่ตู้
▪ 字体、大小乱七八糟。
2
20：80
只有20%的功能 常用，效率很低
剩下的80% 通往高效
3
先对Word作些调整
42
“条件格式”
43
巧用“选择性粘贴”和“替换”
A是分组 B、C、D是不同的数据 数据分组处理方式一样，源值不同
44
把“B”复制到“C”
还是“原始!B”
45
作柱状图
200
250
180
200
160
140
150
120
100
100
50
系列1
80
60
0
D
G
M
N
NG
Y
Z
40
20
0
D
G
M
N
NG
Y
Z
1、没有误差线 2、极不美观
开始制作页码 ❖ 要把节和节之间的页码联系给“打断” ❖在“摘要节” 的第一页和“正文节”第一页的页
码上双击，取消“链接到前一个”。
这样产生的页码 是1、2、3、4……
连下去的 和要求不一样
29
❖ 每个节的页码或删除 ❖ 或重新设置“数字格式”和“起始页码”。
30
更新页码
31
这就是”三位一体”
生物芯片北京国家工程研究中心 北京市昌平区生命科学院路18号
56
46
美观化
225500
220000
115500
110000
5500
00
DD
GG
MM
NN
NNGG
YY
ZZ
47
立体效果
250
200
150
100
50
0
D
G
M
N
NG
Y
Z
48
PPT的心得 ❖ 层次出现，突出重点，逐渐展开
❖ 文字要少，简洁有力 ❖ 配色技巧 ❖ 动画
49
这个PPT里的例子
严格控制位置和宽度 使每个图出现位置相同
38
相对引用和绝对引用
相对引用：公式考过去后， 两个作比较的列相对位置不变。
注意蓝框和绿框。
39
相对引用和绝对引用
绝对引用：公式考过去后， 固定和某个列作比较。 注意绿框里的“$”。
“$”是锁定绝对引用的关键
40
“自动筛选”功能 ❖ 在选出一些特征值时，非常有用
41
“自动筛选”结合函数挑特定行的例子
7
复杂符号输入的难点
上下标、分数 双行文字
1、操作比较烦琐 2、有不足之处
大量的化学符 比如CaSO4
不能输入
自动更正的 妙用
公式编辑器 EQ域
无框表格
8
双行合一 合并文字
CaSO4自动变成CaSO4 ❖ 利用”自动更正“
在文档中输入 正确的“CaSO4” 选中“CaSO4”之后 工具 自动更正选项 在前面那个“替换” 里输入你想输入的文字
5
分页符
在打印时是不会出现这些符号的
▪ 大段文字空白，又必须换页 ▪ 想放在一页上的图、表和文字
6
换行≠换段
1 缩进不同
“首行缩进”是对“段”的第一“行”起作用的，而全部“行”受“悬挂缩进”的影响。 Tips：可以由Tab来产生首行缩进两个字符的效果
2 自动编号
一个“段”可以由几个“行”组成，我们经常会碰到的自动编号，是对“段”起作用的 。
在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率
32
“自动编号”
❖ 参考文献的自动编号，用专门工具，如EndNote。 ❖ 图、表的编号，用插入“题注”的方法
复制到第二图
33
又是“自动更正”，生成带标题的图
自动生成编号的好处
34
交叉引用 ❖ 用交叉引用生成“见图X”，不会出错。
工具——自定义——选项
工具——选项——视图——格式标记
4
从最简单的开始，快捷键
❖ 最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+X，Ctrl+Z ❖ 不常用的对齐：Ctrl+L，Ctrl+E，Ctrl+R，Ctrl+J ❖ 非常有用：Ctrl+D(字体）、Ctrl+[](字号) ❖ 上、下标：Ctrl+Shift+=，Ctrl+=（如Ca2、O2） ❖ 视图大小：Ctrl+滚轮（Vista和Win7桌面也可以） ❖ 以及：Ctrl+Enter（分页），Shift+Enter（分行）
9
自动更正的妙用
❖ 化学符Ca2+、Mg2+、Na+、Cl-等 ❖ 一些常用的符号如△、α、β、γ、±、℃ ❖ 最有意思的是，连表格都能自动输入……
无框表格 特殊作用 等下提到
10
输入同时有上下标的符号
11
分数引发的文本行对齐的问题
1、“段落”-“中文版式”-“文本对齐方式”，设成基线对齐。
2、分数部分调速成合适字体大小。（Ctrl+[ ]) 3、分数所在行，行间距设成合适的固定值。
35
文字的“自动编号”
❖ 段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。
自动编号 有些时候 会有Bug 见仁见智 自我权衡
除了编号，其他和原来一样。
36
Word的模板 ❖ 模板的后缀名是dot，我已经做好两个。
37
锁定表头
Excel技巧
这里提一下，对我来说Excel>Word+PPT。 但是Excel太专业，函数比较复杂。 挑一些常见的技巧。
好
右键菜单
处
“大纲”选上
指 哪 跳 哪
20
样式和格式
每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等
21
三位一体的组合
在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率
22
以毕业论文为例
23
生成符合要求的样式
把文字格式设置好后，选中，点“新样式”。
12
麻烦? 非也! 严谨!
让题注和图表不分离
第一步，加题注
第二步，选中后，段落 里选中与下段同页
13
适用于图表的列对齐技巧 ❖ 还是无框表格
14
适用于文字和公式列对齐技巧
❖ 制表位：指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开 始的位置。
❖ 类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等
50
PPT的例子2
在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率
51
PPT的例子3
利 用 好 各 种 元 素
让它闪金光 让它更立体
52
一个旋转效果
53
良好的电脑使用习惯和技巧
54
两句话
书
学
山
海
有
无
路
涯
练
试
为
作
径
舟
55
Thank You
博奥生物有限公司
磨刀不废砍柴工
❖ 准备过程有点烦，最后，点点鼠标就搞定了。
25
生成目录
26
手动和自动目录的对比
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开始分节
前面我提到过 封面和声明一个文档 目录、摘要、前言、 正文一个文档 文献综述一个文档
中文摘要 前页“分节”
两个节
目录
页码：I、II、III
其他 页码：1、2、3
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Abstract 当页“分节”
18
关于”节” ❖ 节：简单讲，在论文中，封面是一个节，目录是
一个节，正文是一个节，文献综述又是一个节。
❖ 节的编号形式，页码形式各有不同要求。
❖ 写毕业论文时，建议：封面和声明一个文档，目 录、摘要、前言、正文一个文档，文献综述一个 文档。
19
大纲级别和文档结构图
❖大纲级别：是一段文字在整个文档中的 “地位”， 如一级标题、二级标题、三级标题、正文。
在排版时敲个“TAB”就对齐了
15
制表位，更详细的设置
前导符
不用制表位的行 一定要“全部清除”
左对齐
中对齐
16
右对齐
查找替换的技巧 ❖ 转义字符，典型是回车：^p
非常多的 特殊字符
17
更BT的例子，字体格式
Word的“查找代换”是一个非常有意思的工具， 借助精心构造的表达式，
能完成一些看起来“不可能”的任务。
1
常见的错误
1
▪ 用Space Bar去对齐或留空，如段前空两格和图片对齐。
2
▪ 用回车去换页，结果是“删一行而动全文”。
3
▪ 手动去做“目录”，烦的要死，且不美观。
4
▪ 表格的标题、内容分成两页。
5
ห้องสมุดไป่ตู้
▪ 字体、大小乱七八糟。
2
20：80
只有20%的功能 常用，效率很低
剩下的80% 通往高效
3
先对Word作些调整
42
“条件格式”
43
巧用“选择性粘贴”和“替换”
A是分组 B、C、D是不同的数据 数据分组处理方式一样，源值不同
44
把“B”复制到“C”
还是“原始!B”
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作柱状图
200
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系列1
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1、没有误差线 2、极不美观
开始制作页码 ❖ 要把节和节之间的页码联系给“打断” ❖在“摘要节” 的第一页和“正文节”第一页的页
码上双击，取消“链接到前一个”。
这样产生的页码 是1、2、3、4……
连下去的 和要求不一样
29
❖ 每个节的页码或删除 ❖ 或重新设置“数字格式”和“起始页码”。
30
更新页码
31
这就是”三位一体”
生物芯片北京国家工程研究中心 北京市昌平区生命科学院路18号
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美观化
225500
220000
115500
110000
5500
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立体效果
250
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150
100
50
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G
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PPT的心得 ❖ 层次出现，突出重点，逐渐展开
❖ 文字要少，简洁有力 ❖ 配色技巧 ❖ 动画
49
这个PPT里的例子
严格控制位置和宽度 使每个图出现位置相同
38
相对引用和绝对引用
相对引用：公式考过去后， 两个作比较的列相对位置不变。
注意蓝框和绿框。
39
相对引用和绝对引用
绝对引用：公式考过去后， 固定和某个列作比较。 注意绿框里的“$”。
“$”是锁定绝对引用的关键
40
“自动筛选”功能 ❖ 在选出一些特征值时，非常有用
41
“自动筛选”结合函数挑特定行的例子
7
复杂符号输入的难点
上下标、分数 双行文字
1、操作比较烦琐 2、有不足之处
大量的化学符 比如CaSO4
不能输入
自动更正的 妙用
公式编辑器 EQ域
无框表格
8
双行合一 合并文字
CaSO4自动变成CaSO4 ❖ 利用”自动更正“
在文档中输入 正确的“CaSO4” 选中“CaSO4”之后 工具 自动更正选项 在前面那个“替换” 里输入你想输入的文字
5
分页符
在打印时是不会出现这些符号的
▪ 大段文字空白，又必须换页 ▪ 想放在一页上的图、表和文字
6
换行≠换段
1 缩进不同
“首行缩进”是对“段”的第一“行”起作用的，而全部“行”受“悬挂缩进”的影响。 Tips：可以由Tab来产生首行缩进两个字符的效果
2 自动编号
一个“段”可以由几个“行”组成，我们经常会碰到的自动编号，是对“段”起作用的 。
在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率
32
“自动编号”
❖ 参考文献的自动编号，用专门工具，如EndNote。 ❖ 图、表的编号，用插入“题注”的方法
复制到第二图
33
又是“自动更正”，生成带标题的图
自动生成编号的好处
34
交叉引用 ❖ 用交叉引用生成“见图X”，不会出错。
工具——自定义——选项
工具——选项——视图——格式标记
4
从最简单的开始，快捷键
❖ 最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+X，Ctrl+Z ❖ 不常用的对齐：Ctrl+L，Ctrl+E，Ctrl+R，Ctrl+J ❖ 非常有用：Ctrl+D(字体）、Ctrl+[](字号) ❖ 上、下标：Ctrl+Shift+=，Ctrl+=（如Ca2、O2） ❖ 视图大小：Ctrl+滚轮（Vista和Win7桌面也可以） ❖ 以及：Ctrl+Enter（分页），Shift+Enter（分行）
9
自动更正的妙用
❖ 化学符Ca2+、Mg2+、Na+、Cl-等 ❖ 一些常用的符号如△、α、β、γ、±、℃ ❖ 最有意思的是，连表格都能自动输入……
无框表格 特殊作用 等下提到
10
输入同时有上下标的符号
11
分数引发的文本行对齐的问题
1、“段落”-“中文版式”-“文本对齐方式”，设成基线对齐。
2、分数部分调速成合适字体大小。（Ctrl+[ ]) 3、分数所在行，行间距设成合适的固定值。
35
文字的“自动编号”
❖ 段落的自动编号有时是很讨厌的，这是没设置好的缘故。
自动编号 有些时候 会有Bug 见仁见智 自我权衡
除了编号，其他和原来一样。
36
Word的模板 ❖ 模板的后缀名是dot，我已经做好两个。
37
锁定表头
Excel技巧
这里提一下，对我来说Excel>Word+PPT。 但是Excel太专业，函数比较复杂。 挑一些常见的技巧。
好
右键菜单
处
“大纲”选上
指 哪 跳 哪
20
样式和格式
每段文字：都有自己的格式，如字体、段落、制表位等
21
三位一体的组合
在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率
22
以毕业论文为例
23
生成符合要求的样式
把文字格式设置好后，选中，点“新样式”。
12
麻烦? 非也! 严谨!
让题注和图表不分离
第一步，加题注
第二步，选中后，段落 里选中与下段同页
13
适用于图表的列对齐技巧 ❖ 还是无框表格
14
适用于文字和公式列对齐技巧
❖ 制表位：指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开 始的位置。
❖ 类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等
50
PPT的例子2
在一段文字之中 利用好样式和格式 能快速设置文字格式 生成大纲和文档结构图 减少差错和提高写作效率
51
PPT的例子3
利 用 好 各 种 元 素
让它闪金光 让它更立体
52
一个旋转效果
53
良好的电脑使用习惯和技巧
54
两句话
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