《办公室管理制度》word版

办公室管理规定
为了保证公司办公室正常的工作和经营秩序,维护公司整体形象和全体员工的权益, 控制办公用品费用开支，强化公司的文件资料管理，保障和促进公司各项管理工作达到程序化、规范化，高效化、安全化，特制定此规定。

1 员工行为准则及行为规范
1-1公司员工必须忠诚公司，在思想上和行动上与公司总体利益保持一致，树立正确的价值观和道德观，具有高度的责任感和使命感；必须树立严肃的工作作风和生活作风，遵守公司各项规章制度，秉公行事，下级服从上级，个人服从组织；
1-2公司员工必须勤奋努力，团结协作，优质高效地完成拟定任务和上级临时指定工作，做到：事事有计划、事事有结果、事事有追踪、事事有协调，并根据经营需求保证今日事今日毕；
1-3 公司员工必须讲文明、懂礼貌、重形象、言行规范、良好沟通，每天保持所属工作场地和生活场地的整洁和卫生,上班提前5分钟整理自己办公台面,下班前检查电器设备是否关闭；
1-4公司员工必须保守公司机密，不准玩忽职守，不准对外兼职，不准泄露公司技术、经济、管理等情报，不准越权获取上述情报和动用他人电脑等信息工具；
1-5凡公司员工必须和睦相处，互相尊重，互相帮助，不准拉帮结派，滋事殆工，不准在公司内有打牌赌博/吵架/打架等不良行为，不准在社会上违规范禁，损坏公司形象；
1-6公司员工必须加强自学和参与公司培训，积极参与管理，发扬主人翁精神，通过合理途径提出意见和合理化建议，配合公司提高管理素质；
1-7公司员工必须爱护公司财物，保护公司财物和个人安全，凡进出工作、生活等场地时，应做到防止不安全情况发生；公司配置给员工的生活与工作设施设备,一律实行财产登记,如有故意或失职而造成公司财物受损,公司将根据情况要求赔偿;
1-8凡公司员工必须廉洁自律，绝不允许利用工作之便损公肥私，对工作中一切
不正之风应予以批露和抵制，进出公司时应按公司相关规定办理手续；
1-9在办公室内服装要整齐，不得穿背心、内裤、拖鞋。

使用电话、传真机、复印机、空调、灯光、电脑其它电器用品应按规定使用。

中午休息时，不得横卧在椅子或者是桌子上；非休息时间不得在办公室闲聊与大声喧哗，不准在办公室内下棋、玩纸牌及其他消遣活动；
1-10不能随地吐痰、乱扔瓜皮、废纸、剩饭等，易燃、易爆等危险物品不得带入办公室内；
1-11办公桌上文具及文件应存放工整。

开完会或是离开自已的办公桌时，应将椅子放归原处或推入桌子下；
1-12有电话响时，被叫人不在的情况下，办公室内的其他同事应该代其接听电话，详细问清楚来电话号码及姓名，有何事情，做好记录，并及时通知被叫人。

接听电话时应该保持温柔的标准的普通话，不能大声辱骂对方；
1-13私人资料不得在单位打印、复印或用单位传真机传送，以免影响单位的正常工作。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员发送，或及时通知有关人员，不得延误；
1-14各部门（项目）办公室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或管理中须保密的事项透露给他人，不得截留领任何文件；
2、办公室办公用品管理
2-1综合办公室是办公用品管理的归口部门，负责公司办公用品采购计划的汇总与报批；负责办公用品的采购、保管、发放和使用控制；各部门每月25日前书面提出下月办公用品需求计划（即申购单），并经部门主管领导签字后报总经办统一汇总；
2-2综合办公室将各部门的需求计划汇总后编制采购计划报总经理审批。

由综合办公室采购人员按审批后的计划在次月5日前将办公用品一次性采购到位；特殊或紧急需要的办公用品，由使用人提出申请，由总经理审批同意后，交综合办公室执行；
2-3 办公用品分为消耗品：（铅笔、胶水、橡皮、大头针、回形针、钉书针、笔记本、信笺、便笺、圆珠笔芯、签字笔、透明胶、夹子、文件袋，文件盒）；管理消耗品：（圆珠笔、签字笔、钢笔、修正液、硬皮抄、电池）；管理用品：（计
算器、订书机、打孔机、打码机、文件架、文件夹、文件篓、印台、塑料文件袋、剪刀、裁纸刀、直尺、三角尺、丁字尺、笔筒、名片册）；部门办公用品：（传真纸、打印纸、复写纸、印泥、软盘、墨盒、印刷表格、白板笔、白板擦、账簿、键盘、鼠标）等；
2-4 综合办公室建立《办公用品领用登记表》，各部门员工领取办公用品时，须按要求在表上填写：
2-5 管理用品费用原则上每人每年不超过100元。

使用时间不得少于一年。

第一次领用后，必须以旧换新。

因工作调动或离开公司必须办理移交。

如人为故障或损坏，由领用人折价赔偿；
2-6 销耗品及管理消耗用品费用待定。

3 文件资料与档案管理
3-1 公司的文件统一由办公室负责立卷、归档、存放、借阅、销毁以及文件使用各环节中的管理。

各部门（项目）文件由部门负责人（或者指定专人）抓好文件与档案的管理工作；
3-2公司及部门（项目）应坚持平时随时收集文件资料进行归档，保证文件资料的完整；对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要留好底稿和正本；
3-3公司及各部门（项目）须按照不同文件的性质分成若干类别：如政府文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类；对外业务文件可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。

不需要办理的，作为阅知性文件存放，对分好类的文件按时间顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以便于文件资料查找、整理和保管；
3-4 文件装订成案定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订；
3-5 文件、档案移交时要有移交目录，双方清点后，应签字确认；
3-6 清退或文件、档案销毁时应该按以下要求：
3-6-1随时清退的文件：包括传阅件、会签件和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。

这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作；
3-6-2定期清退的文件：这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般每半年清退一次，也可年终一次性清退；
3-6-3对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有丢失和缺损。

3-7销毁文件时, 销毁文件名称统一填写在《文件、档案、借阅、销毁登记表》上。

上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁；
3-8 销毁重要文件、档案时应有上级指派的监销人在场，文件、档案销毁后，监销人也应在登记表上签字；
3-9总经办负责制定文件、档案借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面的具体事宜，在文件、档案借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是有利于企业的，而不是危害企业的；
3-10借阅文件、档案者应对文件、档案负责，不得丢失；不得翻印，不得裁剪和涂改；做好保密工作，不得转借他人；注意清洁，在规定时间内，阅后退还；
3-11公司的工作人员借阅业务性的一般文件，且在自己工作范围之内的，可以不经领导的审批。

但如借阅机密文件，尤其是在自己工作范围之外的，必经公司上级领导批准；
3-12外单位人员借阅文件、绝密档案，必须经总经理的特批后方能在指定地点借阅；
3-13公司文件、档案复印、传真管理由综合办公室统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到综合办公室，并应填写《文印申请单》，然后才能复印。

3-14一般文件资料、档案的复印，经部门领导签字同意，即可交办公室复印。

机密文件资料、档案的复印，须经公司分管的副总签字批准。

绝密文件资料、档案的复印，必须经董事长（总经理）签字批准；
3-15各部门办公室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或管理中须保密的事项透露给他人；
3-16凡违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款；屡教不改或给单位造成
不良的社会影响或较大经济损失的，视情节给以相应处罚直至辞退。

违反相关法规、法律，交送司法机关处理。

3-17公司印鉴及证照管理
3-17-1公司印鉴、证照由专人管理，财务专用章由经理管理；节假日休息，应将公章封存；
3-17-2使用公司公章、证照要填写《印章、证照使用、复印申请单》，经总经理批准后方可使用，部门印章由部门经理使用与管理；以公司名义印发的通报、总结、工作计划、报告、请示等，应经总经理审核批准方可加盖公章；
3-17-3严禁在空白介绍信或其它不合规定的凭证上盖章，对于不合法，不合乎规定手续的用印要求，掌印人员有权拒绝。

3-18《印章、证照使用、复印申请单》按年度装订交档案室保管。

3-19妥善保管公章，不准随意带入公共场所，家中或随身携带，不经公司领导批准，不准随意交给他人代行职责，确因工作需工交接时，要登记备案，以便明确责任。

此规定的解释权归公司有限公司综合办公室。

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