会计师事务所业务档案管理暂行规定

会计师事务所

业务档案管理暂行规定

为规范本所业务档案管理，明确各方权利、责任与义务，根据《中国注册会计师法》及《中国注册会计师独立审计准则》，特制定本规定。

业务档案的管理主要包括：业务档案归档管理；业务档案借阅管理；业务档案的保管。

一、业务档案归档管理

1．业务档案归档前的整理

业务档案归档前，项目负责人应及时组织项目小组人员对业务档案进行整理，做到：

1）所有底稿内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确；

2）三级复核业已完成，各级复核人员业已签名：

3）重要的问题已经解决，重要的程序业已完成，重要的证据业已收集齐全；

4）永久性档案已及时更新，并与当期档案已适当分离；

5）所有底稿已按规定的目录编制索引并按索引顺序排放；

6）同一业务的档案超过一卷的，在第一卷已编制目录列明该档案总卷数，及每卷的内容；

2．业务档案的归档

1）业务完成后，项目小组应及时将整理后的档案归档。如无特殊原因,4月30日前出具报告的，档案最迟应在当年6月30日之前归档

完毕,其他档案亦应在审计报告出具后1个月内归档完毕;但验资报

告应于正式报告出具后一周内归档；

2）整好的档案归档前，根据业务情况，项目负责人应将档案交给相关人员复核：

a)一般业务，报总审或类似职能人员复核；

b) 证券相关业务或资产总额10亿以上的业务，还应再交主管合伙

人复核；

3）档案管理员收到档案时，应登记造册。对于尚未经复核的档案，档案管理员有权拒收；

4）永久性档案应根据情况确定如何装订：

a)一次性业务或以后不再续约的业务，可与当期档案一并装订；

b)较小规模企业，由项目负责人决定是否与当期档案一并装订；

c)上市公司、规模较大企业永久性档案应单独装订；

5）档案管理员归档时应在档案封面正面及侧面分别注明单位名称、业务类别、年度、编号，同一编号档案超过一卷的，还应标明总卷数及各卷序号；

6）分所以自己名义直接出具的报告，由分所按本办法自行归档保管，分所承办以总所名义出具的报告，分所负责将档案整理好后，应定期将档案交由总所统一归档；

3．业务档案的归档责任

1）项目负责人是该项目业务档案归档的主要责任人,项目小组的其他成员有义务协助项目负责人整理档案并归档;

2)档案管理员应定期检查档案的归档情况，对已出报告但尚未归档的

情况向部门经理汇报,由部门经理督促项目负责人将业务档案按时归档;

3)对于无正当理由，未按期将业务档案整理并归档的,从逾期当月起，

暂扣发该项目小组人员工资的10%,；

4)档案管理员未按规定，将未经复核的档案归档的，扣发工资的10%;

二、业务档案借阅管理

1. 业务档案借阅类别：

1)因本所业务人员工作需要借阅；

2)因行业协会、证券管理机关、财政机关、审计机关工作需要借阅；

3)因公、检、法、海关、外管、人民银行等机关部门办案需要借阅；

4)因客户单位工作需要借阅；

5)因其它会计师事务所或评估事务所或相关咨询机构工作需要借阅。

2. 业务档案借阅审批程序：

1)因本所业务人员工作需要借阅业务档案，由该项业务主管合伙人审

批；如该项业务需调阅其它业务档案，则由该合伙人与被调阅业务档案的主管合伙人共同审批；如因外勤工作需要携带业务档案出所，或因工作需要复印业务档案材料，则需所长或董事长审批；

2)因行业协会、证券管理机关、财政机关、审计机关工作需要借阅业

务档案，由所长或董事长审批；

3)因公、检、法、海关、外管、人民银行等机关部门办案需要借阅业

务档案，由董事长审批，同时向本所董事会成员报告情况，如案件涉及本所则向本所全体合伙人报告情况；

4)因客户单位工作需要借阅业务档案，由所长或董事长审批；

5)因其它会计师事务所或评估事务所或相关咨询机构工作需要借阅档

案，由董事长审批，但需有偿提供；

6)下列情况不得借阅本所业务档案：

a)本所业务人员非因工作需要的；

b)外单位未出具介绍信或法定代表人授权书的；

c)律师、专业银行职员或非本《规定》第一条所限定的其它公职人

员。

4．业务档案借阅手续

1)借阅本所业务档案，必须办理借阅审批、登记手续，填列《业务档

案借阅审批登记表》（见附件）；

2)行业协会、证券管理机关、财政机关、审计机关、公、检、法、海

关、外管、人民银行等机关借本所业务档案，需出具本人工作证、身份证和本单位介绍信，办理审批手续后方可借阅。档案专管员需将借阅人身份证复印件、工作证复印件及单位介绍信存入被借阅的档案中，不得遗漏。其它单位借阅本所业务档案，需出具本人身份证、企业营业执照附本原件、单位介绍信、法定代表人授权委托书，办理审批手续后方可借阅，档案专管员需将借阅人身份证复印件、企业营业执照附本复印件、单位介绍信原件、法定代表人授权委托

书原件存入被借阅档案中，不得遗漏。

3)业务档案一般只准借阅、不得复印。确因需要复印的，需经所长或

董事长审批，但需书面说明理由，并将书面说明存档。

4)业务档案借阅的一般在档案室或会议室查阅资料，不得私自外携，

确因工作需要外携的需所长或董事长审批。

5．业务档案借阅责任

1)档案专管员必须经按本《规定》办理业务档案借阅手续，否则，将

追究档案专管员的经济责任和行政责任；

2)各审批人员对其审批负责，如出现泄密文件，给被审计单位或本所

造成损失的，将追究审批人员的经济责任和行政责任（因行业主管

部门或财政、审计等机关质量检查，或公、检、法等部门因本所业

务质量问题，受到行政或经济处罚不在其列；

3)本所员工以借阅本所业务档案之机恶意或故意泄漏被审计单位商业

秘密者，本所除追究经济责任和行政责任外，将追究其刑事责任。

三、业务档案的保管

根据独立审计准则的要求建立业务档案保管制度，以确保业务档案的安全、完整。

1、档案管理员应对所有档案登记造册，按序存放，分类保管；

2、档案保管员应定期对所有档案（尤其是以前年度档案）进行检查，

做到不丢失、不毁损，必须保证业务工作的需要；

3、业务档案的法定保管年限如下：

1)当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年；

2)永久性档案应长期保存；

3)不再继续审计的被审计单位，与最近一年当期档案的保管年限相同。

4、对于法定保管期限届满的审计档案，在销毁适应履行必要的手续：

1) 销毁时业经授权批准；

2) 销毁时除档案管理员外，必须另有人员监督；

3) 对已销毁的档案，已登记造册，并由相关人员签字确认。