办公自动化概述
办公自动化技能教程
通过计算机网络和数据库等技术手段，实现 了信息的共享和协同工作。
办公自动化的发展趋势
云计算技术的应用
大数据分析与智能化
随着云计算技术的发展，越来越多的企业 将办公自动化系统迁移到云端，以提高数 据安全性和可维护性。
通过对大量数据的分析，实现智能化决策 和预测，提高办公效率。
移动化与社交化
THANKS
感谢观看
提高数据处理效率。
办公软件的快捷键
Word常用快捷键
Excel常用快捷键
PowerPoint常用快捷键
Outlook常用快捷键
Ctrl+C（复制）、Ctrl+V（粘 贴）、Ctrl+A（全选）、 Ctrl+B（加粗）、Ctrl+I（斜体） 等。
Ctrl+C（复制）、Ctrl+V（粘 贴）、Ctrl+F（查找）、 Ctrl+H（替换）、Ctrl+D（向 下填充）等。
插入图片与表格
了解如何在文档中插入图 片和表格，以增强文档的 表达效果和信息展示能力。
文档的打印技巧
打印预览
打印成本的估算
学会如何使用打印预览功能，以检查 文档的打印效果是否符合预期。
掌握如何估算打印文档所需的成本， 包括纸张、墨粉等耗材的费用。
选择打印机与打印参数
了解如何选择合适的打印机，以及如 何设置打印参数，如纸张大小、双面 打印等。
办公软件的使用技巧
快捷键
掌握常用快捷键，如Ctrl+C（复 制）、Ctrl+V（粘贴）、Ctrl+A
（全选）等，提高工作效率。
自定义设置
根据自己的使用习惯，自定义 工具栏、菜单栏和快捷键，提 高工作效率。
1办公自动化概论
激光打印机 打印效果非常好，几乎没噪音，价格较贵。分辨
率是衡量打印机质量好坏的标准，分辨率通常以 DPI为单位。现在国内市场的打印机分辨率以 300DPI、400DPI和600DPI为主。分辨率高，打印质 量好，价格也越昂贵。用户可以根据自己的实际需 要选择一种打印机质量和价格适当的激光打印机。
3.3复印机
办公自动化的主要内容 现代办公表现在两个方面：一是处理办公信
息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要 包括文字、报表、语言、图形图象等。
办公自动化的主要内容包括利用现代信息技 术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数 值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信 息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。
办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比， 有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主 要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要 大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机 替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。
现代办公自动化的主要特点有： 1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单 位、企业内部的知识资源和技能。 2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、 科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流 失。 3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件 通讯平台和网上培训基地，不仅方便 交流，而且实现了 资源的充分运用、反馈信息的及时收集。
现代彩色复印机与数码复印机的出现把复印技 术应用提高到一个崭新的领域。目前的复印机从基 本技术来讲，主要可以分为模拟复印机、数码复印 机两大类。
数码复印机由于采用了数字图像处理技术，使 其可以进行复杂的图文编辑，大大提高了复印机的 生产能力、复印质量，降低了使用中的故障率，其 主要优点在于：一次扫描，多次复印；更加整洁、 清晰的复印质量；能够进行电子分页；无废粉、低 臭氧、自动关机节能，更加的环保；具有强大的图 像编辑功能；复印速度更快。
办公自动化的发展及发展趋向
办公自动化的发展及发展趋向办公自动化的发展及发展趋向（一）、办公自动化的概述办公自动化是20世纪代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。
我国的办公自动化技术经过从代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。
主要就是通过信息技术把我们的办公过程通过采用各种新技术、新机器、新设备和各种个样的机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等这些硬设备，以及计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等使我们的办公过程电子化、数字化，从而创造一个集成的办公环境，让所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起进行工作。
所以办公自动化系统是一种人机信息系统，它具有一般信息系统的共性。
建立办公自动化系统的目的并不单纯是提高办公效率或减少办公人员，而首先是为了提高办公质量，在提高办公质量和办公效率的基础上，通过各种决策模型及时提供辅助决策的信息，以实现科学管理和科学决策。
（二）、由于社会环境因素，国内外办公自动化的不同的发展概况办公自动化系统是一个开放式的系统。
在设计和建立系统时，应充分考虑和社会环境的连接。
例如在不同的国家办公自动化技术的发展则经历了不同的阶段。
下面我们从不同的国家去了解国内外办公自动化的发展状况。
1.美国美国政府高度重视办公自动化技术的发展和应用。
所以美国的办公自动化改革跟新快，发展也快，因而它的应用普遍广泛并且有很高的水平，而目前美国办公自动化总的发展水平是采用系统综合设备，实现办公业务综合管理自动化。
2.日本我们知道日本的发展不管在什么方面其发展都比较晚，但是由于日本的国情它的发展并不落后于美国。
日本是个工业国家也是一个外贸大国，这些都推动了日本办公自动化的迅速发展。
3.中国我国的办公自动化虽然起步较晚，但自代开始发展，到21世纪初期大致经历了三个阶段且近年来发展非常迅速，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。
2024版办公自动化完整ppt课件
移动化办公
随着移动互联网的普及，办公自动化将更加注重移动化办公的发展， 实现随时随地的办公。
智能化办公
人工智能、机器学习等技术的不断发展，将推动办公自动化向智能 化办公迈进。
协同化办公
协同办公可以提高工作效率和团队协作能力，因此协同化办公是办公 自动化发展的重要趋势。
办公自动化保密管理
保密意识教育
加强员工保密意识教育，提高员工对保密工 作的重视程度。
保密技术防护
采用加密技术、数据脱敏等技术手段，对涉 密信息进行保护。
保密制度建设
建立完善的保密制度，规范涉密信息的处理、 传输和存储等环节。
监督检查与追责
定期对保密工作进行监督检查，发现问题及 时整改并追究相关责任人的责任。
根据员工的需求和兴趣，主动推送相关知识，提 高员工的知识水平。
05
办公自动化安全与保密
办公自动化面临的安全威胁
黑客攻击
利用系统漏洞或恶意软件，非法入侵办公系统，窃取或篡改数据。
病毒传播
通过电子邮件、恶意网站等途径传播病毒，破坏办公系统正常运行。
拒绝服务攻击
通过大量无效请求占用系统资源，使办公系统无法提供正常服务。
公式与函数
允许用户使用公式和函数对数据进行计算和 分析，提高数据处理效率。
数据排序与筛选
提供数据排序和筛选功能，方便用户查找和 整理数据。
图表与可视化
支持创建多种图表类型，将数据以直观的方 式展现出来。
演示文稿制作系统
幻灯片创建与编辑
01
允许用户创建和编辑幻灯片，添加文本、图片、视频等多媒体
元素。
办公自动化在协同办公中的应用
在线协作
通过协同办公平台，实现多人在 线协作，提高团队协作效率。
办公自动化基础教程(全套课件)
传真机、投影仪等设备的使用与维护
01
传真机的日常使用与保养
02
传真机的故障排除与维修
03
投影仪的使用与维护
传真机、投影仪等设备的使用与维护
01
投影仪的类型与选 择
02
投影仪的安装与连 接
03
投影仪的日常使用 与保养
04
投影仪的故障排除 与维修
办公设备的常见故障及排除方法
打印质量差
清洗打印头、更换墨盒等
无法打印
检查打印机连接、重启打印机等
办公设备的常见故障及排除方法
卡纸
清除卡纸、调整纸张位置等
复印质量差
清洗扫描器、更换硒鼓等
办公设备的常见故障及排除方法
无法复印
检查复印机连接、重启复印机等
卡纸
清除卡纸、调整纸张位置等
办公设备的常见故障及排除方法
01
02
03
扫描质量差
清洗扫描器、调整分辨率 等
无法扫描
政务信息系统
整合政府内部各类信息资源，提供统一的信息发布、查询和共享 平台。
企业单位办公自动化系统应用实例
办公自动化平台
提供企业日常办公所需的各项功能，如文档管理、流程审批、任务管理等。
协同办公系统
支持多人在线协作，实现团队间的实时沟通和任务协同。
企业资源计划系统（ERP）
整合企业内外部资源，实现生产、销售、采购等业务流程的自动化管理。
办公自动化基础教程(全套课件)
目录
• 办公自动化概述 • 计算机基础知识 • 办公软件应用 • 办公设备使用与维护 • 办公自动化系统安全与防护 • 办公自动化系统应用实例
01
办公自动化概述
Chapter
办公自动化第1章-基础知识
计算机基础知识
计算机的组成与分类
计算机的组成
计成。
计算机的分类
根据运算速度、规模、价格等因 素，计算机可分为巨型机、大型 机、小型机、微型机等。
计算机的工作原理
冯·诺依曼体系结构
计算机采用存储程序控制方式，由运 算器、控制器、存储器、输入设备和 输出设备五大基本部件组成。
非关系型数据库（NoSQL）
不遵循关系模型的数据库，适用于超大规模和高并发的数据场景。特点包括扩展性强、灵 活性高、性能优越等。
分布式数据库
将数据分散到多个物理位置进行存储和处理的数据库系统。特点包括高可用性、可扩展性 、数据一致性等。
数据库的基本操作与维护
数据库的基本操作
包括创建数据库、创建表、插入数据、查询数据、更新数据和删除数据等。
降低办公成本
通过减少人力、物力和时间 的投入，降低办公成本，提
高企业的经济效益。
提高决策水平
通过提供准确、及时的信息 和数据支持，帮助决策者做 出更加科学、合理的决策。
办公自动化的应用领域
政务领域
企业领域
政府机关的办公自动化系统可以实现公文 管理、会议管理、信息管理等功能，提高 政府工作效率和透明度。
网络设备简介
网络设备指的是网络组成部分中的关键硬件，包括服务器、交换机、路由器、 防火墙等。
网络安全与防护措施
网络安全
网络安全是指网络系统的硬件、软件及其系统中的数据受到 保护，不因偶然的或者恶意的原因而遭受到破坏、更改、泄 露，系统连续可靠正常地运行，网络服务不中断。
防护措施
网络安全的防护措施包括物理安全策略、访问控制策略、信 息加密策略、网络安全管理策略等。同时，使用防火墙、入 侵检测系统、安全审计等安全设备和技术也是保障网络安全 的重要手段。
办公自动化全套教案
办公自动化全套教案•办公自动化概述•办公自动化硬件设备•办公自动化软件应用•办公自动化网络应用目录•办公自动化安全与保密•办公自动化实践案例01办公自动化概述•办公自动化的定义：办公自动化（Office Automation，简称OA）是指利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。
•第一阶段：以数据处理为中心的办公自动化系统，主要完成文件处理、文字处理、表格处理、数据处理、事务处理等业务。
•第二阶段：以信息处理为中心的办公自动化系统，主要完成信息收集、整理、加工、存储、传递等业务。
•第三阶段：以知识处理为中心的办公自动化系统，主要完成知识的获取、表示、推理、学习等业务。
提高办公效率优化办公流程降低办公成本加强信息沟通通过自动化处理大量重复性、繁琐性的工作，减少人工操作，提高办公效率。
通过减少人力、物力等资源的投入，降低办公成本，提高企业的经济效益。
通过规范化、标准化的流程设计，优化办公流程，提高办公质量。
通过实现信息的快速传递和共享，加强企业内部各部门之间的信息沟通，提高企业的整体运营效率。
办公自动化的组成办公自动化系统通常由硬件设备、软件系统和通信网络三部分组成。
其中硬件设备包括计算机、打印机、扫描仪等；软件系统包括操作系统、办公软件、数据库管理系统等；通信网络包括局域网、广域网等。
办公自动化的分类根据办公自动化的应用范围和实现方式，可以将其分为以下几类：事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统、决策支持型办公自动化系统等。
02办公自动化硬件设备计算机设备笔记本电脑台式电脑便携性强，适合移动办公和出差。
用于日常办公、文档处理、上网等任务。
平板电脑触控操作，适合简单办公任务和会议记录。
连接局域网和广域网，实现网络互通。
路由器交换机调制解调器扩展网络端口，提高网络传输效率。
将数字信号转换为模拟信号，以便通过电话线传输数据。
2024版办公自动化(全套课件)
包括菜单栏、工具栏、幻灯 片窗格、备注窗格等。
新建、打开、保存、关闭演 输入与编辑文本内容，插入 示文稿，添加、删除幻灯片。 图片、图表、声音和视频等
对象，设置幻灯片背景和主 题。
为幻灯片中的对象添加动画 效果，设置幻灯片切换方式 和时间间隔。
放映演示文稿，控制放映过 程，输出为不同格式的文件 或打印演示文稿。
讲解扫描仪的种类、工作原理、基本操作、常见问题解决及保养 方法。
2024/1/25
16
传真机、电话机等通信设备的使用与维护
传真机的使用与维护
介绍传真机的类型、工作原理、基本 操作、常见故障排除及日常保养方法。
电话机的使用与维护
阐述电话机的结构、工作原理、使用技 巧、常见故障排除及保养方法。
2024/1/25
2024/1/25
21
办公自动化系统实施步骤与注意事项
实施步骤
按照系统设计和开发计划，逐步完成 系统的开发、测试、部署和上线等工 作。
培训与推广
针对新系统，组织相关人员进行培训， 提高他们对新系统的认知和使用技能。 同时，积极推广新系统的优势和功能， 鼓励更多人使用。
2024/1/25
数据迁移与备份
提高网络安全意识。
10
03
办公软件应用
2024/1/25
11
文字处理软件Word
文档基本操作
新建、打开、保存、关闭文档 等。
插入对象
插入图片、表格、图表、超链 接等对象。
Word界面介绍
包括菜单栏、工具栏、编辑区、 状态栏等。
2024/1/25
文本编辑与排版
输入、修改、删除文本，设置 字体、字号、颜色、段落格式 等。
2024/1/25
办公自动化基础知识
图1.2.4 3种不同类型的传真机
虽然传真机有多种类型，但真正决定传真机性能好坏的 技术指标包括3项，分别为发送时间、灰度级别和清晰度。 （1）发送时间。发送时间又称之为发送速度，是指传真 发送一张标准A4稿件所花费的时间。该时间越短，传送效率 就越高，一般应使用发送时间不超过15 s的传真机。
断、思维、学习、记忆与积累的能力，从而可以代替人脑
更多的功能。 （5）办公自动化。计算机的内部操作是按照人们事先 编好的程序自动进行的。只要将程序输入计算机，它就会 自动按照程序规定的步骤来完成预定的任务，而不需要人
工干预，而且通用性很强，是现代化、自动化、信息化的
基本技术手段。
（6）可靠性强。随着科学技术的不断发展，电子技术 也发生着很大的变化，电子器件的可靠性也越来越高。在
查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能，减轻后勤工作 者的负担。 （6）系统管理模块：可用于管理本系统的工作人员、 用户组、权限以及系统维护等工作。
第二节 常用办公自动化硬件设备
在现代化办公活动中，离不开计算机、打印机、复印机、
传真机、扫描仪、数码相机等办公设备的使用，借助于这些 设备，可在减轻工作强度的同时较大地提高工作效率。 一、计算机 计算机的出现，使科学技术得到了飞跃性的发展。在现
计算机的设计过程中，通过采用新的结构可以使其具有更
高的可靠性。 正因为计算机具有以上众多特点，所以被广泛应用于 科学计算、数据处理、自动控制、辅助设计、网络通信以 及人工智能等领域。如图1.2.1所示即为常见的台式机和笔 记本电脑。
图1.2.1 台式机和笔记本电脑
二、打印机
打印机是计算机最重要的外设之一，它也是办公活动 中使用较频繁的设备之一。打印机有多种类型，目前常用 的包括针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种类型，如 图1.2.2所示。
名词解释办公自动化
名词解释办公自动化
办公自动化(Office Automation)是指计算机技术和通信技术相结合,使企业内部的行政管理和办公流程更为高效、便捷和智能化的过程。
办公自动化可以有效地减少人工干预,提高行政效率和生产力,同时也可以降低企业的人力成本和环境污染。
办公自动化包括但不限于以下几个方面:
1. 电子邮件:使用电子邮件进行信息交流和文件传输已经成为现代办公的基本技能。
2. 文档处理:使用计算机处理文档、表格、演示文稿等文件已经成为常规操作。
3. 视频会议:使用视频会议系统进行沟通和协作已经成为常态。
4. 自动化流程:使用自动化工具,如自动化表单、自动化流程程序等,实现办公流程的自动化。
5. 智能手机和移动应用:使用智能手机和移动应用程序,可以实现随时随地的办公自动化。
办公自动化对企业的行政管理、团队合作、信息交流和生产力的提高都具有重要的意义。
办公自动化概述
▪ 拨号盘式电话机
▪ 按键式电话机 ▪ 扬声电话机
可视电话
▪ 免提电话机
▪ 录音电话机
▪ 可视电话机
▪ 投币电话机
▪ 磁卡电话
▪ 书写电话
拨盘电话 录音电话
办公自动化的支持技术-通信技术
▪ 移动通信：移动体的通信，即移动点与固定点、
移动点与移动点之间的通信，它是借助于无线电波 实现通信的，因而具有方便灵活的特点
▪ 现代办公系统向着数字化、智能化、无纸化和 综合化方向发展
▪ 通信技术和设备在现代办公中起更大作用 ▪ 现代办公设备将会更加符合人机工程的设计标
准，使用户能够在充满友好和情感的现代办公 设备与环境中愉快地进行办公活动
1.2 办公自动化系统的功能与规划
▪ 现代办公系统的功能体现在三个层次上：
▪ 办公日常事务的处理 ▪ 信息处理：收集、筛选和处理所关心的信息，
▪ 我国办公自动化的发展概况
▪ 开创期 ▪ 试点推广期 ▪ 高速发展期
现代办公设备的类别及发展趋势
▪ 现代办公设备的类别
▪ 信息处理设备：对文字、数据、图形、图像、声音等信
息进行加工处理可远距
离通信等特点
▪ 信息复印和复制设备：扫描仪、高速数码一体化油印
网卡
集线器
调制解调器
传输介质——双绞线
办公自动化的支持技术-计算机技术
▪ 网络设备：网络接口卡及通信介质（二）
单心光缆结构图
同轴电缆
光导纤维
多心光缆结构图
办公自动化的支持技术-计算机技术
▪ 网络设备：网络接口卡及通信介质（三）
无线信道
办公自动化的支持技术-通信技术
▪ 常用电话机的功能及特点
▪ 磁石电话与共电式电话
《办公自动化概述》PPT课件
教育行业：在线学习、远程教育和资源共享
在线学习
通过在线教育平台，为学生提供 丰富的学习资源和在线辅导，打 破地域和时间限制，提高学习效
率和便捷性。
远程教育
运用网络技术，实现异地教师和 学生之间的实时互动和教学，为 偏远地区和特殊群体提供平等的
教育机会。
资源共享
通过教育资源公共服务平台，实 现优质教育资源的共享和交换， 促进教育公平和提高教育质量。
硬件设备及配置要求
计算机
高性能CPU、大容量内 存和硬盘，支持多任务
处理和高效率运算。
打印机
支持多种纸张类型和打 印精度，满足日常文档
输出需求。
扫描仪
网络设备
高分辨率、快速扫描， 可将纸质文档转化为电
子文档。
高速路由器、交换机等， 确保数据传输速度和稳
定性。
软件系统架构与模块划分
01
02
03
04
培训员工，提升技能水平
制定培训计划
针对员工的不同岗位和技能水平，制定个性化的培训计划，确保 员工能够熟练掌握所需的办公自动化技能。
开展培训课程
通过线上或线下的方式，开展培训课程，向员工传授办公自动化 相关知识和技能。
实践操作与指导
鼓励员工在实际工作中运用所学技能，并提供必要的指导和支持， 帮助员工更好地适应新的工作方式。
加强信息安全管理和保障措施
数据加密
对重要数据进行加密处理， 确保数据传输和存储过程 中的安全性。
访问控制
设置权限和身份验证机制， 防止未经授权的人员访问 敏感信息。
备份与恢复
定期备份数据，并制定灾 难恢复计划，确保数据安 全可靠。
应对新技术变革，持续创新发展
第一章办公自动化概述
第1章 办公自动化概述
Intranet
第二代办公自动化
综合信息应用
通用办公自动化
人
信
信
信
业
公
息
息
息
务
文
共
人
议
档
子
集
管
发
讨
管
信
信
管
案
邮
成
理
布
论
理
息
息
理
管
件
理
图1-2 第二代办公自动化系统的框架
第1章 办公自动化概述
1.1.3 第三代办公自动化 第三代办公自动化是以网络
(Internet/Intranet/Extranet)为中心，以数据、信息所提 炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。
第1章 办公自动化概述
办公自动化
公 文 起 草 、 打 印
公 文 管 理 与 发 送
公 共 信 息 查 询
人 事 档 案 管 理
会 议 安 排 与 管 理
传 真 服 务 与 管 理
计 划 制 定 与 管 理
财 政 预 算 与 管 理
资 产 增 添 与 管 理
组 织 机 构 与 管 理
图1-1 第一代办公自动化的框架
第1章 办公自动化概述
(1) 直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应 用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制 和管理；
(2) 在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件； (3) 在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离 设备； (4) 对重要信息的传输采用加密技术。
第1章 办公自动化概述
3) 决策型办公自动化系统(DSS，Decision Supporting System)
办公自动化系统
办公自动化系统一、引言办公自动化系统是指利用计算机技术和信息管理技术，对办公室各项工作进行自动化处理和管理的系统。
它可以提高工作效率、降低成本、提升工作质量，并为企业提供更加便捷和高效的办公环境。
本文将详细介绍办公自动化系统的定义、特点、功能以及实施步骤。
二、定义办公自动化系统是指利用计算机技术和信息管理技术，对办公室各项工作进行自动化处理和管理的系统。
它通过集成各种办公软件和硬件设备，实现办公流程的自动化、信息的共享和协同办公，为企业提供高效、便捷的办公环境。
三、特点1. 集成性：办公自动化系统集成了多种办公软件和硬件设备，如办公文档处理软件、电子邮件、会议系统等，实现了不同工作环节的无缝连接和协同办公。
2. 自动化：办公自动化系统能够自动完成一些重复性、繁琐的办公任务，如文件归档、会议安排等，提高工作效率和减少人力成本。
3. 信息共享：办公自动化系统实现了信息的集中存储和共享，员工可以随时随地访问和共享办公文件和数据，提高工作效率和协同办公能力。
4. 安全性：办公自动化系统具备严格的权限管理和数据安全保护机制，确保办公文件和数据的安全性和保密性。
5. 可扩展性：办公自动化系统可以根据企业的需求进行定制和扩展，适应不同规模和行业的企业需求。
四、功能1. 办公文档处理：办公自动化系统提供了一系列的文档处理功能，如文字处理、表格处理、演示文稿等，方便员工进行文档的创建、编辑和共享。
2. 电子邮件管理：办公自动化系统集成了电子邮件管理功能，员工可以通过系统发送和接收邮件，并进行邮件的分类、归档和搜索。
3. 日程管理：办公自动化系统提供了日程管理功能，员工可以通过系统安排和管理自己的日程安排，包括会议安排、任务分配等。
4. 会议管理：办公自动化系统实现了会议管理功能，包括会议室预定、会议通知、会议议程管理等，提高会议的效率和管理水平。
5. 协同办公：办公自动化系统实现了协同办公功能，员工可以通过系统共享文件、讨论问题、协同编辑等，提高团队合作和工作效率。
办公自动化基础知识
允许用户通过网络进行实时文本、语音或视频通信，如 微信、QQ等。
云计算服务
提供计算资源、存储资源和应用程序的按需访问和使用 ，如AWS、Azure和Google Cloud等。
05
信息安全与保密措施
信息安全概念及重要性
信息安全是指保护信息系统不受未经 授权的访问、使用、泄露、破坏和篡 改，确保信息的机密性、完整性和可 用性。
广域网（WAN）
覆盖较大地理范围的计算机网络，可能跨越城市、国家甚至全球。广域网通常通过公共网 络（如互联网）或专用网络进行连接，具有较高的延迟和较低的数据传输速率。
互联网（Internet）
全球最大的计算机网络，由无数个局域网和广域网互联而成。互联网使用TCP/IP协议族进 行通信，提供了丰富的信息资源和各种网络服务。
硬盘（HDD/SSD）
永久存储数据的设备，容量和读写 速度是关键指标。
显卡（GPU）
处理图形图像数据，影响计算机的图 形处理能力和游戏性能。
主板
连接和管理计算机内部所有部件的 中心平台。
电源
为计算机提供稳定可靠的电力供应 。
常见硬件设备及其功能
键盘和鼠标
输入设备，用于向计算机输入 指令和数据。
扫描仪
的检索和共享。
促进企业信息化
办公自动化是企业信息化 的重要组成部分，有助于 推动企业信息化建设。
02
计算机硬件基础知识
计算机基本构成与原理
中央处理器（CPU）
执行计算机指令和处理数据的核心 部件，直接影响计算机性能。
内存（RAM）
用于暂时存储和访问数据，容量越 大，计算机处理多任务的能力越强 。
办公自动化基础知识
目录
• 办公自动化概述 • 计算机硬件基础知识 • 计算机软件基础知识 • 网络通信与互联网应用 • 信息安全与保密措施 • 办公自动化实践操作技能培养
办公自动化介绍
办公自动化介绍办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。
办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为OA。
办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。
所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。
领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。
这些都需要办公自动化的辅助。
人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。
技术设备，计算机是另一因素。
设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。
而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。
显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。
而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。
第1章 办公自动化概述
1.1.2 国外办公自动化的发展概况
1. 以数据处理为中心的传统办公系统阶 段（1977年以前），即以单机设备完成单 项办公业务的自动化。 2. 以工作流为中心的办公自动化系统阶 段（1977年—1982年），采用部分综合设 备。 3. 以知识管理为核心的办公自动化系统 阶段（1983年—至今）
1.1.3 我国办公自动化的发展
1.4 办公自动化系统的功能
办公自动化系统的基本功能如下： 文字处理 数据处理 语音处理 图形和图像处理 通信功能 文件处理 电子日程管理 电子行文办理 视频会议
1.5 办公自动化系统的层次模型
办公管理信息系统的层次可分为三级结构， 即事务型OA系统、管理型OA系统、决策型OA系 统。 事务型OA系统包括基本的办公事务处理系统 和机关行政事务处理系统两大部分。 管理型OA系统除了具有事务型OA系统的全 部功能外，主要增加了管理信息系统(MIS)的功能。 决策型OA系统(DSS)除了应具有前两种模式 的功能外，还具备决策或辅助决策功能。
1.6 办公软件概述
在我国较具代表性的办公软件有3个， 分别是微软公司的Office、金山公司的WPS 和IBM旗下Lotus公司的Smartsuite。
1.6.1 Office2003和Office2007
1.6.2 WPS Office2009 1.6.3 Smartsuite
1.1 办公自动化的发展状况
1.1.1 人类办公活动的发展 人类办公活动是随着人类的生产活动产生和 发展的。 随着生产力和科学技术的发展，人类办公活 动经历了三次变革，办公工具也从人类正式办公 活动开始的农业时代使用的“老三件”（纸、笔 和算盘），发展到第二次工业革命时代使用的 “老三机”（打字机、电话机和电传机），第三 次工业革命时代使用的“新三机”（复印机、传 真机和微缩设备）；再到如今信息时代的以计算 机、各种通信设备，以及功能强大的智能化办公 设备。
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化
最近曾打开过的文档名
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5. 文件的新建与打开
计
算
“文件”菜单
机
“窗口”菜单
高
级
已“打开”
办
的文件
公
自
动
化
曾经“打开”过的文件
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6. 文件管理
计
算 文件查找：在“打开”对话框中选择“工
机
具”/“查找”命令
级
课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视
办
频等信息。
公 自
Visio：绘图软件。功能十分专业，适合不同
动
领域、不同行业用户使用。
化
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5. 文件的新建与打开
计
算 单击“常用工具栏”的“新建”按钮：直接
机
新建一个空白的文档窗口
高 选择“文件”/“新建”命令：显示“新建文档”
高 WPS：金山公司，包括WPS文字、WPS表格、
级
WPS演示。
办 永中Office：无锡永中公司，集成了文字处理、电
公
子表格和简报制作三大应用，可以在Windows、
自
Linux和Mac OS下运行。
动 Open Office：Sun公司，主要有文书、简报、表
化
格、绘图、公式和数据库管理。
化
管理电子邮件、日历、联系人和任务等。
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4. Office 2003组成
计
算 Publisher：创建和设计出版物软件，比
机
Word更强调设计。可添加文本、图形、表格、
高
艺术字等，并可产生PDF格式。
级 办
InfoPath：信息收集管理程序，用于创建表
高 分辨率DPI：每一英
级
寸长度的点数。
办 公 自
色彩位数：共可表示
颜色数目。
感光元件：使用CCD
能达到较高分辨率
手持式扫描仪
动 接口：SCSI、EPP和
化
USB
平板式扫描仪
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OA硬件 — 传真机
计
算 类型
机
热敏纸传真机
高
(也称为卷筒纸传真机)
高
级
办
公
自
动
化
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7. 多窗口显示文件窗口的排列
计
算 多窗口显示文件：选择“窗口”/“拆分”命令
机
高
往下 拖动
级
办
公
自
动
化
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7. 多窗口显示文件窗口的排列
计 算 窗口的排列：选择“窗口”/“全部重排”命令 机 高 级 办 公 自 动 化
计
算 数据仓库技术：集成各种数据库并转换成
机
面向科目的格式，便于用户访问、分析，最
高
后作出战略决策。
级 多媒体技术：档案库中照片、领导批示字迹
办
保存、发声电子词典、视频会议等。
公 自 动
电子邮件技术：除了简单的电子邮件发送
功能外，更重要的功能是实现用于复合文档 的分布、文档的传递或审批等工作流程，以
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4. Office 2003组成
计
算 Word：文字处理
机 高
Excel：电子表格
级 PowerPoint：演示文稿
办 Access：数据库管理
公 自
FrontPage：网页制作
动 Outlook：个人信息管理器和通信程序。如
化
及在线讨论。
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2. 现代办公自动化系统
计
算 (2) 新型办公室
机 高
网络化办公室：将各种办公设备连成局域
级
网，进而通过公用网或专用网联成广域网。
办 无纸化办公室：在无纸办公环境下，计算
公
机、应用软件、通信网络是三个最基本的要
自
素。大量电子文件的产生，就是无纸办公的
动
主要标志。
化
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(2) 新型办公室
计
算 虚拟办公室：把传统办公室变成时间上全天
机
候，空间上是办公人员所能达到的一切场所
高
的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种
级
各样的信息网络。
办 公
无人办公。如无人售货、自动存取款、传真及电
子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等
办
频端口齐全，适合播放 电影和高清晰电视
公
商用数据型：主要显
自
示微机输出的信号，用 来商务演示办公和日常
动
教学，功能全面，对于
化
图像和文本以及视频都 可以演示
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2. 现代办公自动化系统
计
算 (1) 办公自动化所需技术
机 高
网络技术：主要采用Intranet，设置防火墙，
公
单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调
自
查表、保险单等，并可连接到数据库、Web
动
服务等。
化
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4. Office 2003组成
计
算 OneNote：信息管理工具。综合电子笔记本
机
和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并
高
可对输入信息进行组织和管理。如会议记录、
自 动
移动办公。人们可使用便携办公设备，通过网络
完成信息交换、传达指令、汇报工作等。
化
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3. 办公自动化通用软件
计
算 Office：Microsoft公司，主要有Word、Excel、
机
PowerPoint、Access、FrontPage等。
1
1. 办公自动化系统的组成
计
算 (1) 办公自动化定义
机 美国麻省理工学院季思曼教授的定义：将计算机技术、
高
通信技术、系统科学与行为科学应用于传统数据处理
级
技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些
办
业务上的一项综合技术。
公 1985年，我国的专家学者在全国第一次办公自动化
自
规划会议上，将办公自动化定义为：利用先进的科学 技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，
级
热转印式普通纸传真机
办
激光式普通纸传真机
公
(也称为激光一体机)
自
喷墨式普通纸传真机
动
(也称为喷墨一体机)
化
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OA硬件 — 投影仪
计
算 类型
机
家用视频型：亮度在
高
1000流明左右，对比度 较高，投影的画面宽高
级
比多为16：9，各种视
机
类型”选择为“网页”
高
级
办
公
自
动
化
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上机要求
计
算 申请电子书包
机
进入”现代教育技术中心”主页
高
单击”电子书包”
级
单击”注册”
办 实验4的1-2
公
自
动
化
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8. Office共享发布网页
计 算 Office共享：选择“插入”/“对象”命令 机 高 级 办 公 自 动 化
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8. Office共享发布网页
计
算 保存为网页文件：“另存为”对话框的“保存
高
级
文本 内容
办
公
自
动
化
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6. 文件管理
计 算 文件属性：选择“文件”/“属性”命令 机 高 级 办 公 自 动 化
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6. 文件管理
计
算 文件加密：在“另存为”对话框中单击“工
机
具”按钮，并选择“安全措施选项”命令
级
任务窗格
办
公
自
动
化
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5. 文件的新建与打开
计
算 1. “我的电脑”窗口中双击Word文档文件 机 高 2. “文件”/“打开”命令
级 3. 单击“常用工具栏”的“打开”按钮
办 公 自
4. “文件”菜单底部选择最近曾打开过的文档 名
动 5. “开始工作”任务窗格的“打开”区域选择
第一讲 办公自动化概述
计
算 1. 办公自动化系统的组成