绘制合理的工作流程图

绘制合理的工作流程

一流程绘制背景

感您选择新资源应急管理系统，它将帮助您实现业务处理信息化和无纸化办公，加强各部门之间的联系和沟通，更好地完成各项工作。

软件平台的实施是一项复杂工程，其中流程绘制是核心；合理的工作流程会大大提高工作效率，增强组织部沟通，减少无谓的操作。

常见的不合理流程缺点如下：

⏹流程步骤粒度过于细致，操作繁琐；

⏹流程步骤粒度过于粗放，不能体现工作运行状况；

⏹流程分支应用（判定/并行/或/阅示）不合理，运行不顺畅；

⏹权限分配不合理，责任不清；

⏹公文指派及其权限不合理，导致公文丢失或操作无效；

⏹子流程应用不合理；

⏹自动步骤应用不合理；

⏹流程和现实脱节；

⏹过分专注技术，忽视企业文化；

二流程绘制原则

1达成运行目标

工作流程的运行并不能替代职员完成某项实际工作，它实际上是对现实工作的一个记录，严格的描述了工作完成的轨迹和容；所以绘制流程图一定要遵循现实情况，适应现实工作，脱离现实会在使用BBEA时造成困惑，无法真正应用系

统。

2实用

不必强求绘制复杂，看起来好看的流程图，现实工作往往更加简单。如果一个步骤就可以完成，就避免使用并行，判断，或等等复杂分支；如果步骤很少，就不必分离出子流程；如果人工可以完成，就避免自动节点。。。

实用、简单的工作流程在实际运行过程中操作更顺畅，更简单，更合理。

3正确识别独立流程

一个完整的流程图应该覆盖一件相对独立的事务的全过程，如果人为地分为若干个独立流程，也可以分别运行，最终完成工作，但是其间的数据共享，自动流转都成为空谈。例如：一个申请递交给领导后，应该有反馈行为，同意怎么办，不同意怎么办，而不是把递交申请和下发指示分割开来。

当然，机械地把不相干的事务揉和在一起，建立某种无意义的关联，也会影响实际工作中的事务处理。

一个完整的流程应该具有以下特点：

⏹独立运行

⏹完成一件或几件相关联的有意义的任务

⏹包含了当前任务在系统覆盖围的主要相关容和特性

⏹可以某个职员单独完成，也可以多部门多人配合，协作完成

⏹由父流程和0-N个子流程组合而成

⏹可以多次重复运行

4把握粒度：简化，完整，准确

工作流分析是一个简化工作的过程，并不是实施前期手工绘制的原始流程需

要全部照搬进电脑，这里需要掌握一个原则：那些有数据需要共享，有判断分支，有消耗需要统计，或者是作为监控点等等，有具体的涵义的步骤才录入电脑流程，真正地纳入运转流程。

任何一个简单的工作，都需要一系列复杂的操作才能完成；必须剔除其中无意义，不增值的环节，做合并或忽略处理。例如：

就可以简化为：；如果再次合并：，就会造成粒度过粗，责任混淆，实际工作中无法运作。

满足以下因素的工作项可以划分为不同的步骤：

⏹责任人不同

⏹需要作为一个里程碑记录任务处理过程

⏹有判断分支/并行分支等

⏹有共享数据（公文/附件）需要处理，或者需要划分不同权限

⏹需要单独统计消耗项

⏹需要独立统计花费时间

⏹需要重点监控或者审核

⏹优先级较高的工作项

⏹需要的工作项

定时自动启动的工作项

同时，描述一个流程和步骤的时候尽量做到完整和准确，仔细填写各项属性，不能有任何遗漏，也不能含糊其词，描述不明确，以免造成实际运行中的错误。5灵活使用各种步骤类型和分支

BBEA支持各种步骤类型和分支类型：标准，判定，阅示，自动，子流程；条件分支，并行分支，或分支，合并分支，循环分支等等。

绘制流程图之前，一定要仔细了解各种步骤/分支的涵义，灵活应用；详细容请参看文档《BBEA流程绘制标准》。

举例说明：

可以修改为：，抄送财务部这个步骤就不占用时间，可以更加及时地执行计划。

子流程是非常实用的选择，一组相关的步骤可以作为一个子流程相对独立存在，既保持了主流程的整洁，也可以独立变化，同时应用于多个场景。

6数据共享

各种形式的公文流转支持是BBEA的一大特色，绘制流程图过程中需要仔细的设计公文个数和权限，满足实际工作需要。

首先，BBEA支持运行中增加附件，区别于公文，附件是可以随时添加，不限个数的；一些不确定的文档可以利用附件功能，只有预先确定，例行公事的文

档才使用公文功能，加入到流程图当中。

其次，公文的权限需要仔细设计，有些文档，如果设计不当，就会造成泄密。

公文权限分为：创建，修改，只读。

另外，还有公文类型，是否痕迹保留等等选项需要仔细设定。

三业务流程优化和重组

绘制工作流的过程本身就是一个改进流程，改进工作机制的良好机会。

业务重组（BPR）的一般过程如下：

整体设计—〉现有流程诊断—〉设计新流程—〉实施新流程—〉评估和改善。

可以看出，BBEA的整体实施过程基本涵盖了以上容，关键就是如何诊断现有流程的弊病，有针对性地设计更加合理的工作流程。

传统业务流程具有以下弊端：

⏹面向职能分割运营模块，各部门各自为政；

⏹串行方式导致效率低下，造成很多不必要的等待；

⏹多点接触影响效率，一件事情需要通过很多个部门办理；

找到关键路径，发现流程瓶颈，重新划分职责。。。，通过一系列方法，新资源可以协助用户实现业务重组和再造，达到优化流程和提高效率，提高管理水平的目的。

需要强调的是，优化过程中必须考虑企业文化，忽视企业文化的流程重组必定失败。