纸质档案数字化工作流程与规范要求-精选版

实现作用
档案数据挖掘
自然语言理解 知识服务
档案资料保护 档案基础查询 档案全文检索 构建知识服务系 统
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档案数据挖掘
总体架构示意图
元数据 人物 时间 地点 事件 特点
展示 关联 网络 地图
文本 数据
挖掘算法
本体
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民间传说中，唐末，天下大乱，各路英雄争雄，逐鹿于中原。黄巢农民起 义异军突起，天秸元年(904)八月，朱全忠杀唐昭宗，第二年唐昭宗的遗腹子李 昌翼出生，在徽州婺源考水被一个叫胡三的人收为义子，改姓胡。昌翼长大后， 于五代后唐同光三年(925)中明经科及第，故其后裔称明经胡氏，因其是李姓后 裔，明经胡氏忌与李氏通婚。明经胡氏人才辈出，最著名的有二支，即宋元时 期的婺源胡炳文家族和近代绩溪胡适、胡雪岩家族。
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纸质档案数字化的意义
一、确保传统载体档案实体安全 档案数字化后，档案利用以数字资源（电子目录+扫描图像）为主， 档案实体可以少动或者不动，从而大大减少对档案实体的各种人为损害 或自然侵害。 二、提高档案现代化管理水平 档案数字化前，必须进行手工检索纸质目录，逐卷逐件查找档案内容， 数字化后，利用档案管理软件，可以实时检索档案电子目录，通过OCR技术， 可以实现档案的全文检索，档案的查全率查准率得到极大的提升。同时档案 数字化也可以带动档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善， 是档案管理水平得到全面提升。 三、降低工作强度，提升工作效率 档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需 要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理 工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封 存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代 久远，表面附着大量有毒有害灰尘，越老的档案有毒有害灰尘越多，档案封 存减少了与档案实体的接触，侧面保护了档案工作者的健康。 。
档案扫描 及文件级著录
著录
图像 数据库
档案资料保护 档案基础查询
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档案扫描及文件级著录
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档案全文识别处理
工艺流程
成果物
实现作用
பைடு நூலகம்
档案全文OCR
深度学习算法
图像 数据库 文字
档案资料保护 档案基础查询 档案全文检索
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档案全文识别处理
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档案数据挖掘
关键技术
成果物 图像 数据库 文字 知识库
档案全文识别处理
Step 3
档案扫描和文件级著录
Step 2
档案扫描和案卷级著录
Step 1
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档案扫描及案卷级著录
工艺流程
成果物
实现作用
档案扫描 及案卷级著录
整理 扫描 著录
图像
档案资料保护及 简单检索
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档案扫描及案卷级著录
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档案扫描及案卷级著录
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档案扫描及文件级著录
工艺流程
成果物
实现作用
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数字档案资源
数字档案资源
档案数字化 传统载体档案经过 数字化处理后形成 的数字图像。应保 证其一致性、完整 性、可用性。
电子档案 具有凭证、查考和 保存价值并归档保 存的电子文件。电 子档案应真实、可 靠、完整、可用。
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5
数字档案资源应用分类
室藏 档案 数字 化
档案前 处理
目录数 据建库
档案生 成数字 图像
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
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纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
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纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档 案均为纸质档案。
数据检 查及整 理挂接
数字化 成果接 收
归档数 据管理
电 子 档 案 发 布 利 用
电子文 件采集
生成电 子档案
数据检 查及整 理
实时归 档
归档数 据管理
档案数 据鉴定
发布利 用
数据挖 掘
(在线/离线)
数据分 级存储 管理
数据安 全防护
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馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。 2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》 （档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据 库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。 2010年 国家档案局印发《数字档案馆建设指南》，指出传统载体档案数字 化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当统筹规划，分步实施。 应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。如果对馆藏档案无法一次 性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则 分布实施。 2013年10月 时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推 进会上的讲话，要求数字档案馆（室）建设的首要任务，就是要把纸质档案、 音像档案等传统载体的档案数字化。不完成这项任务，档案馆（室）就不能实 现转型升级，就必然要在大数据时代落伍，就肯定不能跨进现代化的门槛。
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2005年
2015年
2017年
（DA/T31-2005）
国家档案局出台了《纸质 档案数字化技术规范》（ DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》 （征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
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档案数字化的四个层级
档案数据挖掘
Step 4