如何做人力报表及分析

如何做人力报表及分析？

在面对人力信息处理方面，HR管理与人事管理最大的区别是：HR管理会对人力信息进行分析，并且从中找到规律，发现异常，及时制定政策采取措施予以对应。人力信息是人力资源规划的基础材料，没有对人力信息进行有效收集及分析，就不可能进行正确的人力资源规划。有的公司HR做得很好，对HR 各项信息做了有效的分析，有的公司根本都没有这方面的想法。为什么同样是做HR，有的公司HR就能做得有声有色，有的就做得黯然无光呢? 为什么同样的公司，有的HR 主管就能深得上层器重，有的就只是一个高级杂工呢? 有的公司HR 部门已进入决策层战略部门，有的就只能永远停留在一个普通的职能部门呢?有一个很重要的原因就是HR是如何将公司的人力各方面信息统计分析，提供给上层作为决策参考的。在这里谈下HR如何对人力信息做日报及月报。

有些公司做得细，还做了周报，其实周报与月报在内容上基本相近。在做报表之前，每一个HR人员都要问自己三问: 我做的这个报表，能反映一个什么情况?如果这个报表让一个什么都不了解的人去看，他能不能看得懂? 这个报表哪些内容还可以简化掉?

做报表前先问自己这三个问题，就可以省去很多不必要的报表，也能提升报表的作用。

在人力资源管理中经常会用的两种报表有两种，即人力资源日报表和人力资源月报表。

(1) 人力资源日报表

要做一份人力资源日报表，你首先要知道我们哪些人力信息需要按日来统计和展现。如果这个信息没有,会有什么后果；如果有了，又有什么作用。作为人资源日报表每天需要反映的人力信息大致分为四大块:人员综合信息；招聘状况信息；出勤数据信息;离职信息。综合信息信息包含人员分布、人员的编制、在职人数、总人数；招聘方面要反映的信息是当日招聘人数、报到人数、部门分布、职位分布；出勤方面主要反映缺勤人数、缺勤类别、缺勤率等信息；离职方面主要反映的是离职方式、离职分布、离职原因。以上四块信息结合起来就构成了人力资源日报表的主要内容。

这些人力资源日报表其实不仅仅是HR 主管或经理要审批，还必须拿给高层审批。人力资源日报做得好,可以给上层甚至最高层提供决策参考的信息。你说HR重不重要呢? 人力资源日报一定要在第二天一早提报前一天的人力信息，如果拖到下午或拖了几天，那就不叫人力资源日报了。在小公司还不太能看出人力资源日报的作用，到了大公司人力资源日报就起到很大的作用，作为HR，一定要把你的人力资源日报表做得漂亮些、规范些、实用些。

(2) 人力资源月报

人力资源月报不仅仅是HR部门提交给上层的一个工作报告、工作总结，也是对公司当月人力信息统计分析，为公司人力策略的制定或调整提供依据。做得好，可以发现并避免很多问题，甚至可以帮助提升整个公司的人力资源水平。一般企业人力资源月报主要包括以下几部分：

1、人力概况

包括企业人数变化及在各部门的分布，不同职位的所占比例及各个职位人数每月变化趋势。

2、人力资源状况分析

人力资源状况分析的主要内容: 年资分析、学历结构比例、年龄结构比例、性别分析、省籍结构比例等。

3、人员动态分析

人员动态分析主要是人员招聘及离职相关分析，具体包括: 新进与离职人员对比、新进人员各部门分布图、新进人员招聘渠道分析、各部门离职人员分布及离职方式分析、离职人员年资分析、离职率变化分析等。

4、其他人力资源分析

其他人力资源分析主要是工时及奖惩方面的分析。比如工时分析、加班分析、缺勤、工伤等方面的分析。

以上是日报及月报的一些基本设计思路及内容,还有许多人力资源信息如考勤分析、请假分析、工资数据分析、培训分析、职务异动分析、奖惩分析、绩效分析等都可以通过以上方法做统计分析，当然也可以采用其他表现方式。这些报表提报上去还没有把工作做完，还要分析异常，然后提出你的对策及建议案。

什么是异常? 如果公司的生产或经营没有发生大的变化。这个月的数据与上个月对比却发生了大的变化，再与去年或前年同期作对比仍然有大的变化.这就是异常。一定要分析异常产生的原因，然后调查了解，提出对策，这样的HR 才是专业的HR。日报可使用Word或Excell 来制作，月报可以用幻灯片的形式来做。

人力资源规划把以上分析作为基础材料，可以测试预估人员需求数量、人员供给数量，进而决定采用什么样招聘政策。离职人员过多，在调查了解情况后及时调整各项人力政策，根据企业的人才现状，不断优化企业的人才结构，采用合适的人力资源开发政策。根据工时的分析，及时地比对出货状况，控制加班成本等。做好人力报表及分析，是做好人力资源规划工作的保障。希望大家平时多注意人力资源信息的收集，做到确保信息的及时、有效、准确及全面，做到信息的统计口径一致，从而保证人力资源分析的准确性及有效性。