浅谈文书工作对文书档案管理的重要性

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性

摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要

工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。

关键词：文书工作；文书档案管理；重要性

文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的

水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理

的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。

1文书工作的含义

文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、

文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在

公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与

管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工

作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。

2文书处理工作和档案管理之间的关系

文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档

案管理工作十分重要。

2.1文书工作是文书档案管理的基础

是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件

材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档

案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作

中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变

成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都

起着十分重要的档案依据查考作用。

2.2文书档案管理是文书工作的延续

简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、

鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工

作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收

集完整性就有了可靠的保证。

2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进

文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整

齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要

审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文

书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否

完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。

3目前文书档案管理工作中存在的问题

3.1文书与档案衔接渠道不畅通

一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，

有的有正文却没有附件，或者请示件和批复件没有放在一起，年终时人事工资审

批表、花名册、报表、会议记录等没有及时收集。拿照片档案来说，如果对照片

档案收集不够重视，逢庆典或大型活动需要时，缺少生动形象的照片，就会直接

影响宣传的质量和效果。二是归档不规范，主要表现在档号编制、卷内标题拟写、目录格式等不规范，有些案卷缺少卷内目录，分类随意，性质相同的文件分类结

果不同时有发生。三是归档文件范围界定标准不统一，经常将无须归档的文件进

行归档。如上级公司普发文件不需要本公司办理的，非本公司工作人员任免、奖

惩文件等。由此导致该归档的没归档，不该归档的随意归档，已归档的检索不到，档案价值实现不了。

3.2制度与实际脱节，档案人员专业水平不够

一是相关档案工作制度不完善，与实际脱节，操作性不强。二是档案人员专

业素质不够高，有些单位档案管理人员身兼多职，且岗位时常变动，认为档案谁

都能做，谁都能管，不能满足新时期开展档案工作的需要，文书与档案工作脱节，文书人员缺少档案意识，档案人员不了解文书工作。特别是进入信息化时代以来，熟悉档案管理，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

4加强文书工作与文书档案管理的措施

4.1建立健全文书档案管理制度

健全的管理制度是做好文书档案管理工作的基础和必要保障。若想做好文书

档案的管理制度建设并将其落实到工作实践之中，相关文书人员应当做好两个方

面的工作。首先，应当对当前单位文书档案管理情况进行全面的考察和了解，发

现其中不合理、不规范的地方，在此基础上，充分借鉴和吸收当前国内外先进的

管理策略和管理经验，从实际出发建立一套适合自身情况的管理制度，使文书档

案管理工作能够高效、顺利地开展。其次，制度建立之后，应当确保日常工作中

将这些制度落到实处。这就需要单位一方面加强宣传教育，规范档案管理部门员

工的行为，使其照章办事，另一方面应对当前的绩效考核体系进行必要的修改，

针对档案管理部门建立相应的评价机制，监督和约束文书档案管理人员的行为。

4.2提高档案人员的综合素质

通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的文书档案人员

建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。一是从硬件建

设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高文书档案人员业务技能。事实证明只

有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障文书档案人员素质随时代变化而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不

断扩大自己的交际面。运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和

文书档案人员的信息源和创新思维。

4.3充分利用网络信息技术改革管理方式

网络信息技术的发展给文书档案管理工作带来了新的机遇，因而在今后的文

书档案管理中，文书档案人员也应当应时代之需，逐步摒弃传统的手工工作方式，主动掌握网络信息管理技术，充分利用计算机多媒体技术辅助管理，通过这一方式，不断提高文书档案管理的效率和质量。此外，有条件的单位也可通过网络信

息技术将文书档案管理部门与单位其他部门联系起来，实现文书档案信息的共享，加强各部门之间彼此的合作与交流，提高文书档案信息服务的速度和质量，为单

位的发展决策提供有力的支持。