关于规范公司各类会议的通知

关于规范公司各类会议的

通知

各部门：

为规范公司各类会议管理，确保公司生产经营管理相关信息及时传递，及时发现、解决生产经营管理过程中存在的问题，现就公司各类会议相关事项通知如下：

一、适用范围

适用于公司总经理办公会、各部门例会、各类专题会议、生产交接班会议等。

二、会议安排

会议时长：原则上公司级会议每次不超过2小时，部门级会议/专题每次会议不超过1小时，交接班会议每次不超过15分钟。

三、会议纪要

1.由记录人整理会议纪要；

2.会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记；

3.工作安排需明确工作事项、责任部门/责任人、起止日期及工作举措，以“3W1H跟踪表”的形式发布；

4.如果是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况；

5.会议纪要格式要求统一规范，按规定格式编写。

四、会议决议督办

1.会议决议事项，由会议主持人指定人员负责落实、检查实施结果；

2.会议决议事项应由有关责任部门负责催办，并落实执行结果，需反馈的应及时向相关领导反馈。

五、会议要求

1.会议应按时召开，与会人员均应自觉遵守会议时间；

2.不能参加会议的人员应提前向主持人请假，主持人应将请假情况在会议开始时向记录员通报；

3.与会人员必须认真做好会议记录；

4.会场禁止喧哗，禁止随意走动，未经批准不得中途离开会场；

5.会议期间，与会人员需将手机调到静音或振动；

6.为提高会议效率，与会人员议事要简明扼要，抓住关键，提高会议质量和效率，节省时间；

7.各部门于每周五下班前，整理本部门上周工作总结及下周工作安排，以“部门工作汇报表（总结与计划）”的形式通过OA系统发到人事行政部，作为总经理办公会议汇报材料；

8.各部门将会议纪要以“3W1H跟踪表”形式，按“会议安排”要求发至相关人员。

六、违规处罚

（一）处罚原则：根据会议事项的重要程度及参会/违规人员的职务高低，对违规人员进行处罚，会议越重要，参会/违规人员职务越高，处罚额度越大。

（二）处罚标准

1.违反会议纪律，迟到、早退、随意走动、接打手机者每次罚款10-50元，无故不到者每次罚款50-200元；

2.未按规定编发会议纪要的，每次罚款50-200元；

3.对于落实不力或拒不执行会议决议的，每次罚款50-500元。

（三）处罚程序：由会议组织部门提出处理意见，报人事行政部，情节严重者，报公司研究后进行处理。

本通知自2017年8月14日开始执行。

特此通知。

附件：1.部门工作汇报表（总结与计划）

2. 3W1H跟踪表

人事行政部

2017年8月9日