浙江省档案登记备份工作规范——浙档发〔2013〕23号

浙江省档案登记备份工作规范浙档发〔2013〕23号第一章总则第一条为了加强档案管理，确保档案信息的真实、完整、有效，根据《浙江省档案登记备份管理办法》等规定，制定本规范。

第二条本规范主要适用于各级机关、人民团体、国有企事业单位及国家综合档案馆（以下简称“各单位”）的登记备份工作，其他单位和组织可参照执行。

第三条档案登记备份工作应遵循统一规划、分级管理，突出重点、强化监管，保障安全、实用高效的原则。

第四条省档案行政管理部门负责全省档案登记备份工作的统筹协调、宏观规划和监督管理，办理省级单位、省级重点建设项目建设单位的档案登记管理工作。

县级以上档案行政管理部门负责本行政区域内档案登记备份工作的组织实施，制定相关规划和方案，统筹协调、监督管理，办理本行政区域内的档案登记管理工作。

第五条国家综合档案馆根据《浙江省档案登记备份管理办法》，承担档案备份具体业务工作，负责做好备份数据的接收、检测、管理和维护等工作。

第六条各单位要根据本区域内档案行政管理部门的统一安排，加强对本单位档案登记备份工作的领导，成立领导（协调）小组，明确专门机构和人员，加大经费、软硬件设施等投入，确保本单位档案登记备份工作的顺利开展。

各单位应按照国家有关档案管理及灾难备份要求，采取必要的管理和技术措施，确保档案及其报备数据的真实性、完整性、有效性和安全性。

第二章范围和形式第七条县级以上档案行政管理部门应明确本级档案登记备份单位的范围，制定本行政区域内机关、团体、企业事业单位和重点建设项目建设单位档案登记备份单位名册。

纳入名册的单位应包括：（一）按照《档案法》和国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向同级国家综合档案馆移交档案的单位；（二）本条第一项规定之外承担行政监管、公共服务、基本建设、社会管理、产业发展、生态保护、文化事业等职能，涉及公共安全、公共利益以及个人权益的单位；（三）承担县级以上重点建设项目的建设单位；（四）其他根据国家和省的有关要求，需要登记备份的机关、国有企业、事业单位。

经同级档案行政管理部门认定，属于集体、个人所有的，对国家和社会具有保存价值的重要档案，在自愿基础上，鼓励所有者向当地档案行政管理部门进行登记备份。

第八条各单位应每年向本级档案行政管理部门登记报送本单位的档案管理情况，主要包括：（一）档案类别、总量、数据库名称及容量；（二）当年档案整理、归档的情况；（三）有否自行采取的档案备份措施；（四）其他事项。

第九条各单位应备份的档案范围应依据国家档案局8号令、10号令制定的文件材料归档范围和档案保管期限规定、《国家基本专业档案目录》和《浙江省重点建设项目档案登记备份管理办法》等规定确定。

主要包括：（一）依法应当保管30年以上的档案；（二）列入国家基本专业档案目录的档案；（三）由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；（四）其他应当进行备份的重要档案。

第十条档案备份的数据形式主要有：（一）档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。

（二）电子档案：指各单位在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，包括相关文档、元数据和机读目录等。

（三）电子业务档案：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的、列入国家基本专业档案目录的电子文件（一般以数据库形式保存）。

第三章工作流程第十一条档案登记备份包括档案登记和档案备份两个主要环节。

档案登记环节包括登记材料上报、登记受理、登记审核、反馈处置意见；档案备份环节包括制定备份方案、备份数据报送、备份数据检测与反馈。

第十二条登记材料上报：登记单位应于每年9月底前，向同级档案行政管理部门报送《档案管理情况登记表（表1-1）》（见附件1）和年度归档情况说明等材料，报告本单位的档案安全管理情况。

第十三条登记受理：档案行政管理部门应根据登记单位提交的报送材料，及时受理、记录其档案管理情况。

第十四条登记审核：档案行政管理部门应对登记单位报送的档案管理情况进行审核，并根据单位档案的价值和国家档案灾害防治要求，对单位档案的安全管理现状、保障体系进行评判。

第十五条处置意见：档案行政管理部门经审核，及时向登记单位反馈登记审核结果，填写《档案登记审核及备份处置意见表（表1-2）》（见附件1），提出实施档案备份的意见，对存在档案安全隐患的单位提出档案安全管理的相关建议，并及时督查落实情况。

登记单位有专门档案馆等设施，并已按相关标准规定的安全保障要求进行管理的，可以向档案行政管理部门提出自行备份的申请，经办理档案登记的档案行政管理部门审核同意，可以不再向国家综合档案馆进行备份。

第十六条制定备份方案：登记单位在向国家综合档案馆进行首次备份前，应根据档案行政管理部门提出的备份意见，会同国家综合档案馆就本单位的档案备份范围、形式、周期等制定具体备份方案。

第十七条备份数据报送：登记单位根据档案行政管理部门提出的备份处置意见和具体备份方案开展备份工作。

备份前，登记单位应对备份数据先行自行检测，首次备份前，也可申请国家综合档案馆对备份数据质量情况进行预检。

在报送备份数据时，各登记单位应填报《档案备份情况表（表2-1）》和《档案备份情况明细表（表2-2）》等材料（见附件2）。

第十八条备份数据检测与反馈：国家综合档案馆应对登记单位报送的备份数据进行检测，根据检测情况，填写《档案备份数据检验表（表2-3）》（见附件2），连同检测报告一并反馈给报送单位。

对于备份数据不符合要求的，登记单位应在收到反馈后及时整改，再按规定要求重新报送。

第四章备份工作要求第十九条国家综合档案馆应加强与登记单位的沟通，按照备份方案确定合理的业务技术路线，做好备份实施工作，并确保备份数据的可靠、完整、安全。

第二十条备份方案是国家综合档案馆和各登记单位实施备份的工作依据。

备份方案的内容主要包括：本单位的档案安全管理现状、背景及目标，拟备份的传统载体档案、电子档案及电子业务档案（系统）范围说明，拟采取的备份策略（如备份时间、周期、备份方式、备份数据传输技术手段等）、软硬件配置和保存使用要求（如备份数据最低保存年限、利用范围限制等），登记备份工作安排和实施步骤，其他条件保障等。

第二十一条传统载体档案每年进行一次备份，在每年10月底前完成前一年度形成的传统载体档案数字化成果的备份。

电子档案每年进行一次备份，在每年10月底前完成前一年度形成的电子档案的备份。

当采取灾难备份方式时，可参照电子业务档案的备份要求进行周期备份。

电子业务档案的备份周期应根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确定。

对数据变动频繁的，可每日、每周备份；对数据变动较少的，可按照变更周期进行每月、每季定期备份。

第二十二条在对电子档案、电子业务档案进行灾难备份时，应兼顾数据安全需求、数据容量、数据管理及恢复的便利性等因素，以数据级容灾为主，一般采取全备份与增量备份相结合的方式（如每周、每月进行一次全备，之后进行增量备份）。

备份数据应确保以“在线+脱机”、“本地+异地”等方式同时保存两套以上。

各登记单位应根据业务数据安全需求和业务工作特点，在与国家综合档案馆协商的基础上，合理确定备份数据保存时间。

备份数据的最长保存年限一般为5-10年，对于每日、每周备份的数据，最近30天内应全部保留；超过30天的数据，采取近2年内按月保存，近5年内按季保存，近10年内按年保存的备份淘汰策略（留存的备份数据应确保完整、可恢复）。

第二十三条各单位在开展登记备份工作前，应做好备份数据的转换导出、整理、封装打包等前处理工作。

（一）传统载体档案在备份前需做好数字化转换工作。

省直单位档案数字化转换依据《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》执行，纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以TIFF格式保存（采用LZW压缩或不压缩）。

市、县（市、区）档案数字化转换应符合本区域内档案行政管理部门相关标准规范要求，参照省直单位有关规定执行。

涉密档案数字化转换应按照《关于加强涉密档案登记备份和数字化管理的通知》（浙档发〔2012〕42号）执行。

（二）电子档案应按照《电子档案移交与接收办法》等要求，按件整理、封装。

有较高灾难备份需求的，可同时采取灾难备份的方式。

（三）电子业务档案一般采取数据库及信息系统整体打包备份的方式；已配置专业备份软件的单位，可直接报送经备份系统生成的原始备份数据。

为便于管理、传输和技术检测，应对备份数据进行封装打包并计算数字摘要校验码。

封装打包建议采用ZIP或RAR格式的压缩软件；有保密要求的，可对备份数据进行加密处理。

第二十四条各登记单位在脱机报送档案备份数据前，应按照纸质档案数字化、电子文件归档管理、磁性载体及光盘质量、灾难备份及恢复等国家和省有关标准规范要求，先行做好备份数据及载体的转换、整理和检测工作。

在线报送的备份数据，其数据检测可参照进行。

自检完成后，各单位应形成书面检测报告，并随同备份数据一起报送。

各登记单位备份数据质量检测的主要项目及指标：（一）备份载体质量是否符合要求，是否携带计算机病毒等；（二）备份数据的数字摘要码及其他技术指标是否与《档案备份情况明细表（表2-2）》的信息一致；（三）备份数据质量是否符合规范要求。

其中，档案数字化成果各项要求抽检合格率应达到95%以上（含95%）；电子档案，其内容真实、有效，结构和背景信息等要素齐全，符合有关电子档案的规范要求；电子业务档案或采取灾难备份方式的电子档案，其业务技术要求与备份方案一致，已经过模拟恢复测试。

（四）备份数据是否按照相关规范要求整理、存放到备份载体。

第二十五条备份数据报送可采取脱机载体报送、在线定期传输、在线实时传输等方式。

对于档案数字化成果，宜采用一次写入型光盘或磁带等脱机载体方式报送，脱机载体质量应符合DA/T 15 和DA/T 38的规定。

对于电子档案，可采取在线定期传输或脱机载体方式报送。

对于更新频繁的电子业务档案，宜采取定期或实时在线传输的方式报送；对于更新周期较长的电子业务档案，可采用脱机载体（如光盘、磁带等）方式报送。

涉密档案数据应与非涉密数据载体分开，按照国家和省有关保密规定进行报送。

涉密档案数据一般采取离线方式报送，采取在线报送方式时，其传输网络和软硬件管理系统应符合相应涉密等级要求。

第二十六条备份介质应尽量选择有国际或国家标准，载体内在性能稳定，耐久性得到公认，能较方便地进行保护的载体，可选择使用数据磁带、光盘、硬盘等。

在线存储介质建议使用磁盘阵列，并采用高性能、高可靠性、可扩展的存储构架（如SAN等）；近线存储介质可选择使用磁带库或虚拟磁带库、光盘库等；异质备份可选用缩微胶片等。

使用光盘作为脱机备份介质时，推荐采用JVC国际档案级光盘、SONY单盒装刻录光盘等符合规范要求的数据备份光盘。