车辆出入库流程管理(正式文件)

湖北恒信德龙

商品车出库、入库操作流程

方案时间：年7月16日

为规范销售基础流程管理、加强各汽车品牌公司销售环节的日常管控，特对销售部商品车入库、出库环节进行规范,具体内容如下:

一、商品车入库管理：

1、商品车验车管理

商品车（含试驾车）到达4S店时，车辆管理员依据《商品车入库检查表》(附件1)对商品车进行验收检查，办理收车手续。同时验车签收人员对车辆外观以及随车物品的齐备性负责，具体验收流程如下：

a. 与厂家物流公司进行车辆资料、钥匙及随车工具核收、外观检验后，完整填写《商品车入库检查表》；

b. 将《商品车入库检查表》详细资料，上报给车辆所属公司计划员进行车辆车型、颜色等资料核对；

2、商品车资料管理

销售内勤凭厂方或运输公司的《送车单》，在ERP系统中办理车辆入库手续，打印《入库单》；销售部需将《送车单》、《入库单》、《商品车合格证》或《海关单》、《商检单》原件统一与财务部交接，双方签字确认，并由财务部进行保管。《商品车入库检查表》由车辆管理员或销售内勤保管；

3、商品车钥匙管理

1）销售部仅保留一把钥匙做日常车辆管理使用，另一把钥匙交与财务部保管，车款全部结清后，财务部方可发放车钥匙和《商品车合格证》或《海关单》、《商检单》原件；

2）必须严格按照公司要求，办理钥匙领用手续（见附件2：《商品车/试驾车钥匙领用登记表》），由销售经理或指定委托人签字，车辆管理员凭销售经理或指定委托人签字确认后，发放车辆钥匙，车辆管理员为车辆钥匙保管第一责任人，需每日对车辆钥匙进行盘点，做好记录。

二、商品车出库管理：

1、客户档案管理

严格遵守销售流程，一车一档

档案必须包括：1.《购车合同》原件、2.《发票》复印件、3.《合格证》或

《商检单》《海关货物证明单》复印件、4.《客户交车确认表》（附件8）、5.《客户身份证》或《组织机构代码证》、6《精品装潢单》以及店外精品加装风险提示（客户签字）、7.《保单》复印件或店外购买保险的风险提示（客户签字）等其他相应品牌厂家要求留存的文件，其中以上7类单据为必须留档资料，汽车股份公司审计部或其他相关部门不定期抽检，在日常管理过程中，对于客户档案的齐备性可作为销售顾问绩效考核的必备要求之一，客户档案收集不完整，则该车辆

销售流程未完成，该车不计入绩效考核销量

2、购车合同管理

所有未盖章的空白《购车合同》(附件4)由销售经理指定专人保管（前台除外），原则上不得由销售顾问保管或随意分发，销售顾问发生业务时，由销售经理或指定的保管专人提供空白《购车合同》。销售顾问签订后的《购车合同》交由销售内勤统一保管，销售内勤注意废弃合同的回收、销毁工作；

3、签订合同要求

1）订单签订前，销售顾问应先与销售经理确定成交限价，由销售顾问与客户双方确认最终销售价格，若签订价格低于销售限价，必须上报至品牌事业部批准，批准后按照流程标准领取《购车合同》，再引导客户签字确认。

2）销售经理核对客户签订的《购车合同》核对车型、价格后在合同上签批。《购车合同》需加盖业务专用章，必须经销售经理签字同意。

3）各公司注意业务专用章的保管工作，业务专用章原则上由销售经理或销售经理指定委托人保管，一切由业务专用章引起的经营风险与纠纷，销售经理为第一责任人；

4）《购车合同》一式三联，客户一联，财务部一联，销售部一联。客户车辆交付后，销售顾问收回客户联及要求留存的资料交接至客服部建案备档；

5）合同签订注意事项：所有销售合同的签订时间，涉及精品打包销售方面均不允许出现“赠送”字眼，只能出现“含”以及“打包”字眼；

4、收款管理

1）定金管理：财务人员依据《购车合同》的订金金额收款，要求财务部必须开具定金收据；

2）分期购车：与公司合作的各类银行必须经汽车股份公司批复同意。销售

顾问确认银行分期付款通过审核以后，通知客户来店交付首付款。财务人员依据《购车合同》、银行下达的《放款通知书》、《开票通知单》（附件3）上的明细费用收款，注意收取客户尾款和委托代办的全部费用，此时需重点明确原则上需收到全款后才可放车；

3）全款购车：客户一次性付清全款，收银员直接按照《购车合同》及《开票通知单》明细收取全款；

4）收款与ERP录入：销售ERP录入中，实际销售金额为实收金额，财务人员需及时在ERP系统中进行核对确认。

5、精品安装管理：

1）发生精品销售时，以ERP系统打印《精品装潢单》为收款依据；

2）发生精品增配时，ERP系统打印的《精品装潢单》必须包含客户、销售顾问、销售经理、总经理签字，同时注明客户姓名、联系方式，详细填写增配的精品项目、金额等；

3）无论是精品的正常销售，还是随车打包销售；无论车价为多少，销售的精品毛利率不能低于26%，加价率不能低于35%。（详见附件7.《关于对整车毛利与精品赠送的管控规定》）

6、二级网点车辆管理

二级网点车辆必须严格遵守保证金制度以及车辆调拨出入库流程，车辆调拨需填写《二网车辆移交单》，并由二网经理、销售经理、财务经理、总经理签字确认。财务部按照《二网合作协议》要求，收取保证金，同时外调车辆必须反馈接车方

收条或签章，并将原件交由财务部保管，销售部保管复印件；（具体要求见附件5：《二级网点管理规定》）

三、商品车移动管理

商品车使用与移动需遵循以下要求：

1、各汽车品牌公司所有商品车调动必须先报OA 申请，并严格执行品牌事业部批复意见。

2、车展车辆的移动，原则上需联系专业运输公司使用板车调运车展车辆，也可找专业的代驾公司负责调运车展车辆。

3、如公司必须自行移动展示车辆，需报总经理签字同意后，且指派具有驾驶资格的专人负责驾驶移动车辆；异地调车高速公路时速不得超过80 公里/时。各汽车品牌公司务必严格管控，商品车行驶不准超过规定时速。

4、公司直营二级网点展示车辆的移动，原则上需联系专业运输公司使用板车调运，也可找专业的代驾公司负责调运车展车辆。

5、公司合作二级网点展示车辆的移动，必须由二级网点经销商自行提车，并对调拨途中的车辆安全负全责。

6、客户在二级网点签订订单后，在进行交车环节时，原则上由客户前往对应的4S 店自提所购车辆，可根据实际情况给予客户一定金额的补贴；如客户要求在二级网点交车，需按照上述二级网点的车辆调配规定执行。

7、为了确保商品车移动的安全，汽车股份公司要求商品车调动前必须对刹车系统、轮胎等部件进行全方位检查。

8、各公司车辆出库（含终端销售、二网、试乘试驾、车展移动、客户代办上牌等一系列车辆外移）时，必须遵循一车一次一门条制，所有车辆每次出库必须单独办理出门条并由销售经理、财务经理签章，有独立停车场与保安亭时，出门条交予保安确认后方可放行，车辆停放在店外时出门条需交予库管员或销售内勤确认并存档。

四、日常监控与规范

销售经理有权利与义务定期协同公司财务部进行业务款项核对，主要核对当月订单定金新增、退单，当月车辆成交全款以及精品、保险、分期业务的费用收取金额，以加强月内的过程管控，避免工作疏忽导致的销售顾问签错单、收错款、放错车等一系列经营风险。

以上要求自下发时日起开始执行，品牌事业部及汽车股份公司相应部门将不定期对各汽车品牌公司基础销售流程的标准性进行抽检。

附件

1：《商品车入库检查表》

2：《商品车/试驾车钥匙领用登记表》

3.《开票通知单》

4.《购车合同》

5.《二级网点管理规定》

6.《二网车辆移交单》

7.《关于对整车毛利与精品赠送的管控规定》