企业文档安全管理制度

企业集团管理制度公司档案安全管理制度

（2016初稿）

上海企业管理股份有限公司

公司档案安全管理制度

第一章总则

第一条目的

为了加强和规范集团本部及各公司的档案管理工作，有效地保护利用档案资源，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，提高档案的利用工作。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》等有关法律、法规，结合本司实际，特制定本办法。

第二条定义

公司档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载体的历史记录的总和。包括房地产开发、物业管理、建筑设计等各项业务活动中形成的档案。

第三条适用范围

本办法适用于集团本部及其所属各公司。各区域公司、地区公司须根据本办法的精神，结合所在地档案行政管理部门的档案规定及本司实际情况，进一步制定和完善各自的档案管理制度，保证档案管理制度的层次性、规范性和统一性。

第四条公司各部门在工作活动中形成的文书档案（含党群工作、行政管理、经营管理）、基本建设档案、声像档案、实物档案，法务类档案、审计档案、房产物业类(物业管理、租赁等)类目的档案由公司档案管理部或各公司及职能部门管理；人事档案、会计档案分别由人事部、财务部独立管理，以维护档案的完整和安全。

第五条档案工作是公司各项管理工作的基础之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。档案信息化是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。

第二章档案管理部门及其职责

第一条集团档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

（参见附件九）

第二条管理职责

1、集团、各公司专(兼职)档案管理人员应严格执行集团《档案管理办法》和各项管理制度，履行各自管理职责。

2、公司各部门指定一名人员作为专（兼职）档案管理人员，负责公司文件材料（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理并应做好文档管理和移交工作。

第三章文件材料的收集与归档

第一条文件材料形成和积累是档案工作的基础，必须将文件材料归档工作纳入公司各部门工作计划和有关档案工作人员的岗位职责。公司各部门在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应及时交本部门专（兼）职档案管理员统一整理进行管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

第二条集团本部、各公司、各部门，在日常工作中产生指导性文件材料必须及时收集、分类整理，立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴定等各个环节的工作，做好重要资料的保密工作。

第三条应以公司形成的文件材料为主，凡是反应公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。

第四条归档时间

1、文书档案：公司各部门办理完毕的文件材料，每年移交一次。各公司的档案于每年3月31日之前向其所在人事部办理移交。

2、声像档案、审计档案、法务档案、实物档案、楼盘销售、房产租赁等，在每项活动完成后三个月内归档。

3、计算机与互联网数据等电子档案。

4、涉及员工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料及公司生产经营、组织机构设立、重大投资决策、产权变动等文件材料办理完毕一周内整理后立即移交归档。

第四章档案的保管

第一条集团、各公司应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不得擅自进入档案库房或打开档案柜,以保证维护档案的完整性和安全性。

第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

第五章档案的分类与整理

第一条归档的文件材料，应参照国家和有关标准规范，充分考虑公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点。

第二条档案的分类分别为党群工作类、行政管理类、经营管理类、基本建设类、会计档案类、房产物业类、人事档案类、声像类、实物类、法务类、审计类等。

第三条根据国家档案管理局的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、30年、10年；基本建设类、声像类、法务类、审计类、实物类、楼盘销售类、房产租赁类分为永久、长期、短期，其中永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下；会计档案分为永久、定期，其中定期为3年、5年、10年、15年、25年。

第四条各公司人事部在接收各部门移交的档案后，应对移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。

第五条接收的移交档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。

第六条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。相关人员到档案管理员处借阅资料需办理借阅登记手续，（详见附表八《档案借（查）阅申请单》）。

第七条对超过保管期限的档案，由集团行政人事经理、文件所属职能部门负责人负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁。

第八条集团人事部每年定期对各公司档案进行年度审核、检查工作。

第九条所属公司对文件有留存的权力，员工在未经所属公司书面同意的情况下，不得将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众公开。

第六章法律责任

对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任：

1、将公司档案占为已有的行为；

2、在岗位调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为；

3、遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为；