五会计档案整理
会计档案整理
谢谢大家！
❖ 执行标准： ❖ 《会计档案案卷格式》(DA/T39—2008） ❖ 《会计档案管理办法》（财会字
[1998]32号） ❖ 《湖北省会计档案管理实施办法》
会计档案的归档要求：
1、《会计档案管理办法》第六条：各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按 照归档要求，负责整理立卷，装订成册， 编制保管清册。
如：团风县档案局2010年1月份 会计凭证”； “团风县档案局2010 年总帐”；
案卷目录格式式样
四种会计档案类型案案卷目录，同以上 一种模式，除会计凭证外，其它类型可不要起 “凭证号”和“止凭证号”两栏。
目录在电脑上用电子表格制成并打印，装 订在目录夹内，存放在检索柜中。同时一并建 案卷目录数据库，要求还需著录分类与目录号、 全宗号、归档年度等项。
一、会计档案概述
会计档案的概念： 会计档案是指会计凭证、会计账
簿和财务报告等会计核算专业材料，是 记录和反映单位经济业务的重要史料和 证据。
误区：财务会计管理活动中形成的如计划总结、 请示批复、制度办法等不属于会计档案范畴。
会计核算材料类型包括:
1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、 经费凭证，其他会计凭证；
类别与目录号：会计档案用KJ表示， KJp 代表凭证， KJz 代表账簿，KJb代表财务报 告，KJq代表其他。
以前ZKz、ZKb、ZKq分别表示凭证、账簿、 财务报告、其他，现停止使用，也不作更改。
如T002- KJp 1-16, T002表示全宗号，KJp表示 类别号，1表示目录号（原则上案卷数达到一千要换 目录号），16表示案卷号。
15年
❖固定资产卡片：报废清理后 5年
❖ (3)财务报告类：
❖ 年度（决算）：永久
会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法一、文件准备在进行会计档案的整理与归档前，首先需要准备相关的文件和材料。
这些文件和材料包括财务报表、会计凭证、原始凭证、账簿册页、往来凭证、业务合同、备忘录等。
对于需要保留的文件，应该按照一定的分类标准进行整理和编目。
二、文件整理文件整理是指对准备好的文件进行分类和整理，以便于后续的归档和检索。
在进行文件整理时，可以按照不同的会计科目或业务类型进行分类，也可以按照不同的时间段进行归档。
文件整理的步骤包括：（1）按照类别或科目对文件进行分组。
将同一类别或科目的文件放在一起，如将财务报表放在一起，将会计凭证放在一起。
（2）将同一类别或科目的文件按照时间顺序进行排序。
将早期的文件放在前面，按照年度或月份进行排列。
（3）对于需要保留的重要文件，可以将其复印或扫描成电子档，并将原件和复印件放置在同一个文件夹中。
三、文件编目文件编目是指对整理好的文件进行编号和登记，以方便后续的查找和归档。
可以使用数字编号或字母编号的方法，将每个文件进行标识。
同时，需要建立一个文件目录或索引表，对不同的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件所属类别、文件的存放位置等信息。
四、文件归档文件归档是将整理和编目好的文件按照一定的存放位置进行存档。
可以使用文件夹、文件柜、存储盒等工具进行存放。
在进行文件归档时，需要注意以下几个方面：（1）不同的文件类别应该分开存放，避免混淆和错乱。
（2）需要进行防火和防潮处理，保证文件的安全和完整。
（3）可以根据文件的重要性和使用频率进行分级存储，将重要文件存放在易于取用的位置。
五、文件保管文件保管是指对归档好的文件进行保管和维护。
在文件保管过程中，需要注意以下几个方面：（1）定期检查文件的完整性和完好性，防止文件的遗失或损坏。
（2）对于电子档案，应建立良好的数据备份和恢复机制，防止数据丢失。
（3）定期清理和更新文件，对于过期、无用的文件进行清理和整理。
最后，需要强调的是，会计档案的整理与归档是一项非常重要的工作，直接关系到企业的财务信息的安全和有效管理。
会计档案整理标准
会计档案整理标准
会计档案整理标准是指制定一套规范的规定，用于指导会计人员进行会计档案的整理和管理。
主要内容包括以下方面：
1. 归档原则：按照会计期间、科目、性质、时间等原则进行归档。
2. 档案分类：按照会计科目、凭证种类、业务范围等分类建立档案。
3. 档案命名：依据规定的档案分类规则进行文件命名，确保易于查找和识别。
4. 档案保管：建立合理的档案室并制定档案保管制度，确保档案安全、完整、准确。
5. 档案审查：建立档案审查制度，定期对档案进行审查，发现问题及时处理。
6. 档案借阅：建立档案借阅制度，保证档案的合法提供和使用。
7. 档案保密：建立档案保密制度，保护公司业务、财务等重要信息的安全。
总之，会计档案整理标准是为了确保会计档案能够达到规范、统一、安全、保密的要求，保障公司业务的正常运作。
五、会计档案整理
五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj,分四个属类:kj1：会计报表(永久或长期）;kj2:会计帐簿(２5年);kj３:会计凭证(15年);ｋj4：其他(永久或长期）。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
４、编页号凭证类不需编页码;报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时,可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间+会计材料名称类别号=大类代字＋属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间＋会计材料名称”的模式著录。
８、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》,会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列:一般先分属类,再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：附表２：会计档案目录六、科技(基建)档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
成套性和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。
施工阶段:在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等;在工程施工中,主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。
会计档案的整理方法是什么
会计档案的整理方法是什么会计档案的整理方法是什么会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。
下面是店铺整理的会计档案的整理方法是什么，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
会计档案的整理方法对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。
（1）会计凭证的整理。
会计凭证是会计档案的重要组成部分。
《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。
会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。
整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。
记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。
根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。
其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。
再次，清除订书针、曲别针等金属物。
最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。
将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。
（2）会计凭证的归档。
首先，要认真填好会计凭证的封面。
封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。
其次，填好卷脊上的项目。
卷脊上一般应写上×年×月凭证和案卷号。
再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。
（3）会计账簿的`整理。
年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。
首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。
然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。
会计账簿封面的有关内容要写全。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。
所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。
会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。
因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、整理、分门别类，按序存放，集中保管。
整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。
应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。
下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。
（一）、会计档案的整理、立卷的总体要求会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。
会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。
凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。
1、会计档案整理、立卷使用的物品（1）、凭证封面凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。
会计档案整理步骤
会计档案整理步骤
一、准备工作
1.列出会计档案：列出会计档案，清楚表明档案所有者，档案号码，档案存放地点，以及其他重要信息。
2.收集所需材料：准备好存放档案的容器、档案盒和标签等，并收集所有的文书，并将其依循会计档案的法定规定分类整理。
二、档案整理
1.按照财务年度排列档案：将会计档案按照不同的财务年度进行分类整理，以便于档案的寻找。
2.根据业务性质排列档案：将同一财务年度的会计档案按业务性质进行细分，如财务账簿、收据、财务凭证、结转凭证等。
3.根据实物排列档案：将会计档案按实物性质分类存放，如固定资产、存货、应收账款等。
4.按照工具类别排列档案：将会计档案按工具类别分类存放，如报表、报告、记账凭证、发票等。
五、整理完成
1.归档会计档案：整理好的会计档案应根据分类结果依次归入档案盒，并使用标签标明档案所有者、档案存放地点等信息，以便便捷查询。
2.更新档案索引簿：将新归档的会计档案添加到档案索引簿，以便今后查询检索。
3.注意安全性：要将容器或档案盒的封口好，以防止湿气侵蚀和氧化。
会计档案的收集与整理
由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，可以在装订 线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责， 并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽 换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、 涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证 要单独装订，可与本年度的凭证一起编号，在 目录注明永久或长期保管期限。
卷内文件目录 案卷号：1
序 文件 号 编号 文件材料题名 责任 文件 页 备 者 日期 次 注
卷内文件目录必须打印一式三份，
一份随档案装订，一份由会计部门装订
成检索目录保管，一份向本单位综合档
案室移交。
注：账簿、凭证档案不用编制卷内
文件目录。
第五步：装订。采用“三孔一线”
方法左侧装订。
（二）归档时间
当年形成的会计材料，由会计部门
的专（兼）职人员在次年第一季度内按
立卷要求分类整理装订，在会计部门保
管一年后，由会计部门编制移交清册，
向本单位综合档案室移交统一保管。
（三）归档要求 1、各单位每年形成的会计档案，由会计 财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订 成册，编制会计档案保管清册。 2、月度、季度报表可以不按归档要求整 理，由财务部门自行保管至5年期满后编制清 册销毁。 3、银行存款余额调节表，银行对帐单等 按要求装订成册，保管期限为5年。 4、已开具的发票（或收据）存根联，整 本的不用装订，保管期限为5年。
2、会计账簿的组卷：
同一会计年度内会计账簿按账簿 种类组卷，一般一本账为一卷。
会计账簿分固定式、活页式和电 算式三种：
会计档案的整理要求有
会计档案的整理要求有1.材料准备：-确保所有相关会计文件和凭证的完整性和准确性，并根据相关法律法规的要求保存备查。
-确保会计档案的保密性，防止未经授权的人员获得敏感信息。
-按照时间顺序对文件和凭证进行编码和分类，以便于查阅和追溯。
2.文件归档：-将会计文件按照一定的规则和标准进行归档，例如按照年度、月份、科目等分类存放。
-使用专门的文件夹或盒子来存放会计文件，确保文件的保护和易于检索。
-标注文件的名称、日期和所属年度等重要信息，以便于查询和整理。
3.凭证整理：-按照会计凭证的种类和编号，将凭证进行排序和整理。
-检查凭证的填写准确性和完整性，确保没有漏填、错填或重复填写的情况。
-将凭证按照日期和科目进行归档，以便于日后查阅和审核。
4.账簿管理：-根据会计准则和要求，建立和维护各种账簿，如总账、明细账、日记账等。
-确保账簿记录的准确性和及时性，及时更新和调整账簿的内容。
-按照账簿的分类和编号，对账簿进行归档和整理，以便于查找和复核。
5.审计备查：-为了便于外部审计师对账簿和凭证的检查，需要整理并留存备查材料。
-将相关的账簿、凭证、报表等文件整理成一套完整的审计备查档案。
-按照审计要求，整理并编制备查材料清单，确保备查文件的完整性和可追溯性。
6.存档管理：-确保会计档案的长期保存和安全性，避免文件的遗失和损坏。
-选择适当的存储介质，如纸质档案、电子档案等，并进行定期的备份和更新。
-建立档案管理制度，明确档案的保管责任和权限，确保档案的合规性和安全性。
以上是会计档案整理的一些基本要求，可以根据具体的情况进行进一步的细化和补充。
会计档案整理步骤
会计档案整理步骤会计档案整理是会计工作中非常重要的一部分，科学有效地整理会计档案有助于企业开展正常的会计活动，提高工作效率，降低工作量，使会计活动更加便捷。
因此，下面将详细介绍会计档案整理的步骤及其要求，以便大家可以更好地理解和掌握。
一、确定会计档案的内容。
在确定会计档案的内容时，首先应确定会计档案的分类，这是会计档案整理的主要步骤。
根据会计活动的不同类型，会计档案可以分为财务会计、管理会计、税务会计以及审计会计等，具体分类可根据实际情况进行调整和修改。
二、统一会计档案的存放形式。
会计档案的存放形式一般有纸质版和电子版两种。
纸质会计档案应根据实际情况将不同类型的档案分门别类地进行存放，并采取管理措施防止被破坏或丢失。
电子会计档案则要实行完整性控制，有效地提升了会计档案的安全性，可以有效地防止档案泄露、被篡改等情况的发生。
三、设置使用者权限。
使用者权限是指归档档案的使用者可以进行的操作，一般由归档管理部门制定，对每类档案由专门的使用者权限管理员实行管理。
使用者权限的设置，使得档案的使用更加有效率，可以有效地防止档案的滥用。
四、建立归档系统。
归档系统是指对不同类型的会计档案进行全部整理、分类、检索的统一系统。
归档系统的建立，可使会计档案的保管和检索更加方便快捷，而且可以有效地防止因人为失误而导致的档案灭失或丢失。
五、推行归档安全服务归档安全服务就是采取有效的安全措施，有效地防止会计档案的泄露、被窃取或被篡改。
归档安全服务可以采取多重安全措施，如数据安全技术、安全储存设备、安全审计等，以保证归档安全。
以上就是会计档案整理的步骤和要求，希望本文的介绍可以给大家带来帮助，让大家更好地理解会计档案整理的重要性和必要性。
会计档案整理，不仅可以提高会计作业效率，而且还可以有效地防止档案泄露等问题，使得会计活动变得更加便捷。
会计档案整理与归档要求
会计档案整理与归档要求一、引言会计档案是公司财务管理不可或缺的重要组成部分。
它们记录了公司的财务活动和交易，包括收入、支出、资产、负债等。
为了确保财务信息的准确性和可靠性，会计档案的整理和归档显得尤为重要。
本文将介绍会计档案整理与归档的要求，以帮助公司进行高效的财务管理。
二、会计档案整理的步骤1. 文件分类将会计档案按照一定的分类规则进行划分。
常见的分类方式包括按照年度、月份、科目、项目等进行分类。
通过合理的分类，可以方便后期检索和查阅。
2. 文件筛选在分类的基础上，对文件进行筛选。
将与公司财务活动相关的文件保留，不相关或过时的文件予以清理和归档。
这样可以避免文件的冗余和混乱。
3. 文件编号给每个文件打上独特的编号，可以根据公司的需求选择不同的编号方法，如按照时间顺序、科目编码等。
编号的目的是为了方便对文件进行组织和查找。
4. 文件整理将筛选和编号后的文件进行整理，可选择使用文件夹、文件柜等工具进行存放。
在整理时，应按照分类规则将文件有序地摆放，确保档案的结构清晰。
5. 文件标注对于重要的文件，需要进行标注记录关键信息，如文件名称、编号、日期、摘要等。
这些标注信息可以帮助后期查找和分析财务数据。
6. 文件备份为了防止档案的意外丢失或损坏，应进行文件的备份工作。
可以使用硬盘、云存储等方式进行备份，确保文件的安全性和可靠性。
三、会计档案归档的要求1. 归档周期根据相关法规和公司的要求，确定会计档案的归档周期。
通常情况下，会计档案的归档周期为一年，即每年结束后进行归档处理。
但对于重要的财务文件，可以根据需要进行更频繁的归档。
2. 归档流程归档流程应该明确，包括文件筛选、整理、标注、归类等环节。
每个环节的责任人和时间都要明确，以确保整个归档过程的顺利进行。
3. 归档地点确定会计档案的归档地点，通常是公司内的专门区域或档案室。
归档地点应具备良好的环境条件，如通风、防潮等，以确保档案的保存质量。
4. 归档标准制定明确的归档标准，包括文件的命名规则、编号规则、归类规则等。
会计档案的整理和归档方法(2021整理)
会计档案的整理与回档方法一、会计档案含义料回档范围会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济治理和会计核算一系列活动中产生、通过整理回档保持起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合治理等材料。
二、会计档案材料回档范围依据财政部、国家档案局制发的?会计档案治理方法?中的有关，会计档案回档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合治理等会计核算专业材料。
而关于上级有关财务的普发性〔非指本单位〕不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应回档。
〔一〕会计凭证：会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：〔企业会计中还有汇总凭证〕１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证实，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。
自制凭证是由本单位填写的〔如验收单、领料单、借款单〕，外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。
如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。
２、记帐凭证是会计人员依据原始凭证加以回类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。
企业还有汇总凭证。
综上所述：会计凭证回档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。
〔二〕会计帐簿：会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。
会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。
帐簿要紧有下面几种：１、序时帐簿〔又称日记帐〕、出纳帐、银行帐；２、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种〔１〕总帐〔总分类帐〕，即按总分类帐户分类登记的帐簿；〔２〕明细帐〔明细分类帐〕，即按明细帐户分类登记的帐簿；３、辅助帐〔备查帐簿〕，还有固定资产明细帐〔卡片〕各种登记簿等都要回档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。
〔三〕会计报表：会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支方案情况的报告文件。
最新五、会计档案整理
五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间＋会计材料名称6、盖档号章、填档号全宗号类别年度案卷号*** kj3.1 2009 1类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。
8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009 案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数备考001 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第1册2009.01.01～1015年002 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第2册2009.01.11～2015年003 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第3册2009.01.21～3115年004 ＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证第1册2009.02.01～1315年………………………附表2：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数备考001 / 004＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证2009.01.01/2009.01.3115年4册005 / 007＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证2009.02.01/2009.02.2815年3册008 / 012＊＊镇＊＊中学2009年3月会计凭证2009.03.01/2009.03.3115年5册013 / 014＊＊镇＊＊中学2009年4月会计凭证2009.04.01/2009.04.3015年2册………………………六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
实训项目五、会计档案的整理
实训项目五、会计档案的整理一、实训目的通过实训，使学生了解会计档案的主要内容，熟悉《会计档案管理办法》的有关规定， 掌握会计凭证、会计账簿、会计报表等会计专业资料的分类、编号、立卷、装订成册的操作 技能。
二、实训项目指导：（一）实训目标整理会计凭证、会计账簿和会计报表，做到分类有序、装订整齐牢固、归档规范。
着重 把握分类、装订和归档三个主要环节。
重点是会计凭证的整理工作。
（二）会计专业资料整理的相关要求1．会计凭证的传递会计凭证的传递是指从凭证的取得或填制时起，经审核、记账到装订、归档保管的传递 过程。
会计凭证的传递，要根据各单位生产组织特点，经济业务内容的不同，人员分工情况 和经营管理要求来组织，并满足内部牵制制度的需要。
使传递程序合理有效，同时尽量节约 传递时间，减少传递工作量。
2．会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档存查工作。
会计凭证作为 记账的依据，是企业重要的会计档案，应妥善保管、防止丢失，并且不得任意销毁。
企业应 将会计凭证定期装订成册，要求装订成册的范围有：原始凭证、科目汇总表(记账凭证汇总 表)、银行对账单等，然后将装订成册的记账凭证加封面、封条保管，并记录凭证事项，防 止抽换凭证。
每年装订完成的会计凭证，在年度终了时可暂由单位财务部门保管一年，期满 后移交档案部门保管。
按现行《会计档案管理办法》规定，原始凭证、记账凭证和汇总凭证 保管 15 年，银行存款余额调节表，保管 5 年，保管期满的会计档案可按规定程序销毁，但 不得在任何人为指令下私自销毁。
3．会计凭证的装订根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，记账凭证登记完毕后，应当 按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。
为此，必须对会计凭证进行装订，其要求是： 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按 期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。
会计档案的整理与归档
• 一、会计档案概述
• • 1、何谓会计档案？
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• 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据。
• • 2、来源
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2•0213/5、/27制度
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• 二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限 • （一）分类
• 会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿 类、财务报告类和其他类。
• （二）立卷 • 1、整理立卷由会计机构负责
• 《会计档案管理办法》第六条中明确规定：“各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的要 求，负责整理立卷，装订成册。”
• 以核算单位为会计档案整理的单位，由会计按照归档 要求负责整理，装订成册。
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• 2、档案部门对于接收的会计档案，“原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构 应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清 责任。”（不需另加封面、卷内目录、备考表等）
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税收会计月、季度报表（票证月季报表） 10年
• 4、其他类
• 归档范围
保管期限
• （1）会计移交清册
15年
• （2）会计档案保管清册
永久
• （3）会计档案销毁清册
永久
• （4
5年
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• 三、会计档案的排列、编号和标签填法
• （一）排列
• 会计档案装订好之后，需进行系统排列，一般性的排 列方法是：把历年来的案卷材料先分类，即分为会计 凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类，然后再 将各类案卷依年代先后顺序排列。
• 5、填写卷内目录
会计档案整理步骤
会计档案整理步骤企业经营活动中，管理者要始终做到有效地收集、整理和存储会计档案，以便随时随地查询、审核、统计报表的开列和生成，完成企业信息的及时传递和易管理，这就要求会计档案的整理工作应该严格按照规定的标准走，以下就对会计档案的整理步骤及其原因，进行一个简要的介绍：一、收集资料在整理会计档案前，首先要收集各种财务资料，包括由其他部门传来的账簿、凭证、报表、票据、收入成本、费用等单据，以及来自其他科室的资料，这些资料要按照时间顺序和科目整理，以便后续的整理和归档。
二、分类归档整理会计档案要按照财务会计分类账、总账、明细账等规定的类型进行分类，归档时，统一按照科目、时间、票据主体等要素分层，以便后续使用和查询。
并且，还应该根据档案实际量大小和编制要求，将档案整理折叠，以便收缩、存储。
三、整理档案资料整理财务档案要仔细核对各类文件内容，确保资料准确、真实，并且存在的资料必须能够清晰、完整地记录出来。
此外，还要注意去掉档案中的杂乱无章，把多余的资料分类归类，把不需要的文件及时销毁，把不该泄露的文件及时处理，确保档案的安全有效性。
四、登记保管登记保管档案时，要把档案的重要信息按照科目、时间、科室、票据号码等要素，记录在登记册里面，并且要定期比对登记册内容是否和实际情况一致，以及财务档案是否及时寄出，以确保档案的安全和有效。
五、保管档案各种财务档案要按照物品性质、时间顺序、存放地点等要素，放在档案柜里统一保管，并且要用数量核算表、报表、发票登记簿等，把档案的数量、类型及存放地点，都做好记录，再对档案进行全面清查，以确保档案的完整性。
六、定期检或在档案整理工作中，应该定期检查档案，以及定期更新档案。
档案的使用和更新应该有专门的部门负责，并且要定期进行查验，以确保档案的合法性和安全性。
经过上述介绍，可以看出，整理财务档案的步骤不仅复杂而且繁琐，做好档案整理工作，不仅需要精心准备，更要充分考虑到各种具体情况，以确保档案的准确、安全和正确。
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五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间＋会计材料名称类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。
8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录附表2：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
成套性和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。
施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。
竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。
具体归档范围和保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》二、归档要求1、收集文件材料，及时齐全完整。
基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。
2、科学组卷。
按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。
3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4（297×210mm）规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。
4、归档时间：基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向档案管理部门移交，移交时双方办理交接手续。
三、整理方法与操作步骤基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法，我们分别进行介绍。
（一）以件为单位装订整理方法1、组卷组卷，是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程，也就是把一个项目的全部文件材料，分成一个或多个案卷的过程。
基建档案组卷整理时，一般根据其成套性和阶段性的特点，结合考虑文件材料的种类，来确定案卷，并拟写案卷题名。
案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容，基本格式为：项目名称＋阶段＋文件材料名称，如：×××镇政府办公楼项目报建、审批材料。
2、案卷和卷内文件材料的排列（1）按项目依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
（2）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。
（3）图文混合的案卷，要求文字在前，图样在后。
有译文的外文资料译文在前，原文在后。
3、编档号档号一般由全宗号＋分类号＋项目号＋案卷号组成，具体由本单位档案分类编号方案确定。
例如：xx镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷，它的档号可编为：134-B1-14、编页号每卷以件为单位编制页号，以有效内容的页面为一页；已有页号的文件可不再重新编写页号，卷内目录、卷内备案表不编写页号。
文字材料的编页号位置：正面编于右下角，背面编于左下角；图纸的页号在图标的右上角编写。
编页号时建议采用打码机。
5、盖档号章在每份文件的首页空白处加盖科技档号章，图纸则盖于标题栏的右上角。
档号章式样如下图，填写方法参见《卷内目录》中的相同项目。
6、目录及封面的填写（1）填写《卷内目录》《卷内目录》（见附表1）放在卷内科技文件材料之前，其主要项目的含义及填写要求如下：①档号：参见编档号部分。
②序号：文件材料在案卷内排列件数的顺序号，每卷均从1开始，用阿拉伯数字依次标注。
③文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号等。
④责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。
⑤文件材料题名：填写文件材料的全称，如果原有标题不能反映材料内容（如“通知”、“报告”等），则应将文件内容归纳一个标题，用“[ ]”括起来，以便查找检索。
⑥日期：填写文件材料的形成日期。
⑦页数：应填写每件文件总页数。
⑧备注：文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。
（2）填写案卷封面案卷封面印制于档案盒的正表面（也可按照规定格式打印后粘帖），样式见附表2（虚线内为提示项，下同），其主要项目的含义及填写要求如下：①档号：与《卷内目录》上的档号相同。
②案卷题名：即案卷标题，按照所拟好的案卷标题逐字抄录。
③立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
编制单位有两个以上时，选择1—2个主要的编制单位填写。
④起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。
⑤保管期限：填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。
⑥密级：依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。
（3）填写备考表备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及组卷提供使用过程中需要说明的问题。
排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面，其主要项目及填写要求如下：①说明：用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的，以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。
②立卷人：应由立卷责任人签名。
③立卷日期：填写完成立卷的日期。
④检查人：应由案卷质量审核者签名。
⑤检查日期：填写审核的日期。
⑥互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。
⑦档号：同上（4）填写《案卷目录》《案卷目录》其样式见附表3，各项目的含义及填写要求如下：①序号，应填写登录案卷的流水顺序号。
②档号、案卷题名、保管期限，填写方法同上。
③总页数、应填写案卷内全部文件的页数之和。
④备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
注：使用档案管理软件的单位可将相关数据录入档案管理系统，自动生成相关档案目录和封面格式，并进行打印。
7、装盒、填写档案盒背脊（1）装盒装盒前要求对卷内每份文件材料单独装订，单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等，单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法，单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法，具体可参见文书档案单件归档时的装订方法。
成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。
案卷内图纸应按张折叠，以A4型大小为标准，折叠方法保持一致，折叠后标题栏露在右下角，尽量减少折痕，折好后依图号顺序排列。
装盒时只能是一盒一卷，在案卷的最前面放置一份《科技档案卷内目录》。
装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。
（3）填写档案盒背脊档案盒背脊主要有三个项目：保管期限、档号、案卷题名，具体样式见附表4。
三个项目的填写内容与案卷封面上相同。
8、制作档案目录档案目录装订顺序为：案卷目录＋卷内目录。
科技档案目录的封面和背脊均需制作标签，其样式可参见其他档案《档案目录》封面和背脊标签，各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。
科技档案目录一般要求制作一式两份，一份用于日常检索（用硬皮夹装订），一份用于备份（可用软牛皮纸装订作封面）。
（二）整卷装订方法具体步骤包括组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、目录及封面的填写、案卷装订、装盒和制作档案目录。
其中组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、填写和制作档案目录等环节的要求同不装订方法相同，不再赘述，其余操作步骤的具体要求如下：1、填写案卷封面、备考表装卷装订的基建档案案卷可采用软牛皮纸印制的封面，其主要项目的含义及填写要求与以件装订方法相同。
备考表一般印制在卷皮（封三），其主要项目及填写要求与以件装订方法相同。
2、案卷的装订装订的案卷要求去除文件上原有的金属物；以A4大小为标准，向左和向下取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，未留装订线的要补贴加边，图纸应按张折叠并留出装订位置，折叠后标题栏露在右下角，图纸能完全打开，不影响阅读和利用。
装订时的排列顺序为：案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件材料—封底（含备考表）。
装订时采用三孔一线的装订方法，装订文件左侧，要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。
3、装盒对于装订的案卷，装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷，也可以一盒多卷，装满为止。
但不同项目的案卷不能装在同一盒。
4、填写档案盒背脊、封面。
（1）一盒一卷背脊、封面填写内容与案卷封面上相同。
（2）一盒多卷档案盒背脊“保管期限”填写盒内案卷的最长保管期限，“档号”则填写分类号加案卷起止号（如第一个项目的第一至第三卷装于同一盒可填写：B1／1—３），案卷题名项可不填写，但为了查找方便，可将盒内每个案卷题名分别列于其上，如本身案卷题名很长，可将其简化为“工程项目名称＋阶段名称＋材料”。
档案盒封面除“档号”一栏之外，其他项目均可不填写。
附表1：科技档案卷内目录卷内目录附表2：科技档案案卷封面附表3：科技档案案卷目录案卷目录附表4：科技档案盒背脊七、计划生育档案归档整理办法一、定义计划生育档案是计划生育部门在办理计划生育业务过程中形成的具有查考、利用和保存价值的专门档案。
具有成套性、具体性（具体计生业务、针对具体计生对象）的特点。
计划生育管理部门形成的综合管理性文件、统计报表等归入文书档案。
二、分类根据计划生育业务类别，计生档案分为：计生服务证申领、独生子女证申领、计生节育奖申领、二孩生育指标审批、社会抚养费征收、收养申请人计生审查等六个属类。