五会计档案整理

五、会计档案整理

1、分类

会计档案大类代字为kj，分四个属类：

kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。

2、组卷

报表、其他类：一年或一套报表组一卷；

帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。

3、排列

按时间顺序排列。

4、编页号

凭证类不需编页码；

报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。

5、装订

帐簿、凭证类一般保留原装订；

报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：

单位名称＋时间＋会计材料名称

类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；

案卷号：同类同年度案卷排列流水号。

7、电脑著录

利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。

8、编制目录

会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。

9、装盒上架

装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。

上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架

附表1：会计档案目录

附表2：

会计档案目录

全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009

六、科技（基建）档案整理

基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。

一、归档范围

基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。

施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。

竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。

具体归档范围和保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》

二、归档要求

1、收集文件材料，及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。

2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。

3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4（297×210mm）规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。

4、归档时间：基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向档案管理部门移交，移交时双方办理交接手续。

三、整理方法与操作步骤

基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法，我们分别进行介绍。

（一）以件为单位装订整理方法

1、组卷

组卷，是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程，也就是把一个项目的全部文件材料，分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时，一般根据其成套性和阶段性的特点，结合考虑文件材料的种类，来确定案卷，并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容，基本格式为：项目名称＋阶段＋文件材料名称，如：×××镇政府办公楼项目报建、审批材料。

2、案卷和卷内文件材料的排列

（1）按项目依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。

（2）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。

（3）图文混合的案卷，要求文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。

3、编档号

档号一般由全宗号＋分类号＋项目号＋案卷号组成，具体由本单位档案分类编号方案确定。

例如：xx镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷，它的档号可编为：134-B1-1

4、编页号

每卷以件为单位编制页号，以有效内容的页面为一页；已有页号的文件可不再重新编写页号，卷内目录、卷内备案表不编写页号。

文字材料的编页号位置：正面编于右下角，背面编于左下角；图纸的页号在图标的右上角编写。编页号时建议采用打码机。

5、盖档号章

在每份文件的首页空白处加盖科技档号章，图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图，填写方法参见《卷内目录》中的相同项目。

6、目录及封面的填写

（1）填写《卷内目录》

《卷内目录》（见附表1）放在卷内科技文件材料之前，其主要项目的含义及填写要求如下：

①档号：参见编档号部分。

②序号：文件材料在案卷内排列件数的顺序号，每卷均从1开

始，用阿拉伯数字依次标注。

③文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号等。

④责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

⑤文件材料题名：填写文件材料的全称，如果原有标题不能反映材料内容（如“通知”、“报告”等），则应将文件内容归纳一个标题，用“[ ]”括起来，以便查找检索。

⑥日期：填写文件材料的形成日期。

⑦页数：应填写每件文件总页数。。

⑧备注：文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。

（2）填写案卷封面

案卷封面印制于档案盒的正表面（也可按照规定格式打印后粘帖），样式见附表2（虚线内为提示项，下同），其主要项目的含义及填写要求如下：

①档号：与《卷内目录》上的档号相同。

②案卷题名：即案卷标题，按照所拟好的案卷标题逐字抄录。

③立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。编制单位有两个以上时，选择1—2个主要的编制单位填写。

④起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。

⑤保管期限：填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。

⑥密级：依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

（3）填写备考表

备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及组卷提供使用过程中需要说明的问题。排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面，其主要项目及填写要求如下：

①说明：用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提