电子文档管理办法

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印刷厂 CTP电子文档管理规定

1.目的规范电子文档管理, 确保公司电子印刷文件的安全存放。

2.范围适用于公司设计、翻版和生产、打样电子文档的管理。

3.职责3.1电子文档库管理员负责电子文档库电子文档的管理和备份。

3.2制作师负责把检查无误的文档（原文档、转曲稿、小版文件）放入电子文档库并通知电子文档库管理员。

3.3电子文档管理员负责通知CTP拼版员从临时文件夹中调用电子文档进行拼版。

3.4工艺部经理负责监督印前车间印刷电子文档管理办法的日常运行和管理。

4.内容4.1电子文档的来源、分类与定义4.1.1文档来源主要分为三种：①ftp网上接收②移动硬盘，U盘拷贝③光盘（注：光盘都要有交接记录表）4.1.2电子文档可分为如下四种：原文档：指设计制作人员在相关设计软件中设计制作好的、经印制作师检查后确认可以用于打样或生产的、文字没有转曲的文档，命名为《客来原文件》转曲稿：指原文档中的文字转曲后的文档。

主要用来打小版文档。

小版文档：指从转曲稿中导出的PDF、EPS或PS文档，主要用于CTP拼版。

大版文档：指用小版文档在CTP中拼版后的拼版文档，命名为《大货文件》或者《打样文件》。

4.2电子文档的命名4.2.1营销中心在下达《销售订单》时，对印品的命名要有科学性，不可有重复或非常相似的名称出现。

4.2.2设计或制作人员在命名电子文档时要完全与营销中心命名一致。

4.2.3如出现一个工单中包含多款电子文档（例如玉叶解毒颗粒12gx15袋），电子文档无法和工单名称一致，则电子文档的命名可以选其中一个有代表性的电子文档名称命名，但必须在电子文档库清单中注明所有包含的电子文档名称。

4.3电子文档的检查4.3.1设计制作人员在设计制作完后，通知CTP工程师对电子文档进行检查，电子文档的检查包括：电子文档的制作是否规范、文字、图案、成品角线、啤图、叠印、印品名称、网角网线、出血位等。

4.3.2CTP工程师检查完后，由电子文档库管理员把电子文档（原文档、转曲稿、小版文档）放入临时文件夹。

公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

攀枝花市归档电子文件管理办法

攀枝花市归档电子文件管理办法（试行）1.总则1.1 为强化对电子文件的形成、积累、归档和保管的管理，根据《中华人民共和国档案法》及其相关法律法规和《国家信息化实施纲要》“统一规划、分级负责”的原则制定本办法。

1.2 本办法主要引用《纸质档案数字化技术规范》DA/31—2005相关的数字化技术标准和规范。

1.3 本办法所称归档文件电子文件是指与归档文件原貌一致或能反映归档文件主要内容的电子数据。

本办法所称归档电子文件数字化是指：采用数码设备对纸质归档文件进行数字化加工或采集及对已有的数字信息进行转化的过程。

1.4 归档文件数字化的总体要求是：全面采集归档文件的电子文件，对没有电子文件的立档单位所形成的具有永久和长期保管价值的归档文件进行全面数字化处理。

2. 归档文件电子数据的收集2.1 收集范围。

以各单位归档文件的收集范围作为电子文件的收集范围。

2.2 收集要求2.2.1 除与正式文件相对应的电子文件外，还应收集记录了重要文件的主要修改过程的修改稿和定槁。

2.2.2 以Pdf、Word、Excel、Wps等通用办公软件形成的电子文件，在收集时应保证电子文件信息的正确无误，如有其它特殊格式的电子公文，则应将该电子文件的元数据及背景信息一并收集。

2.2.3 通用办公软件产生的电子公文，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。

专用软件产生的电子公文，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.4 通过政务网或直属网收、发的公文，应保留加盖印章的正式电子文件。

未通过政务网或直属网进行收、发的公文，可保留与收、发的电子公文内容完全一致而未盖印章的电子文件。

2.2.5 立档单位形成永久、长期保管的归档文件中，没有电子文件的应采取扫描方式收集相应的电子文件。

2.2.5.1 扫描的页面范围扫描件的纸张大小，不应随意扩大白边范围，以减少存储容量。

2.2.5.2 页面字迹清晰、不带插图的，全部采用黒白二值模式进行扫描。

（有红头和红印章的文件，选择两个试点单位进行试点，分别按彩色和黒白的模式进行扫描）2.2.5.3 页面内字迹清晰度差或带有插图或页面为多色文字的，采用灰度模式扫描。

电子文档管理办法

电子文档管理办法随着信息技术的发展和普及，电子文档的使用在个人和企业中变得越来越普遍。

为了更好地管理和利用电子文档，以提高工作效率、保护信息安全，制定一套电子文档管理办法显得尤为重要。

本文将重点讨论电子文档管理的原则、步骤以及相关措施。

一、电子文档管理的原则1. 系统性原则：建立完整的电子文档管理体系，包括文档的分类、存储、检索与使用等方面，实现信息资源的合理利用。

2. 稳定性原则：确保电子文档存储和传输的稳定性，提供电子文档的可靠性和完整性。

3. 安全性原则：采取必要的措施保护电子文档的机密性，防止信息泄露和非法篡改。

4. 隐私保护原则：对于包含个人隐私的电子文档，要遵守相关法律法规，确保个人信息的保密性和安全性。

5. 长期保存原则：对于需要长期保存的电子文档，采用合适的存储介质和技术，保证文档的可读性和可访问性。

二、电子文档管理的步骤1. 文档分类：根据不同的功能和属性，对电子文档进行分类，建立有序的文件夹结构，便于文件的整理和查找。

2. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，以便快速识别和查找文件，同时避免文件重名和混淆。

3. 文件版本管理：对于经常修改和更新的电子文档，建立文件版本管理制度，确保信息的准确性和一致性。

4. 存储与备份：选择可靠的存储介质，将电子文档按照类别和重要程度进行备份，以防数据丢失或损坏。

5. 文件权限管理：根据员工职责和权限，设置不同的文件访问权限，确保信息的安全性和机密性。

6. 文档审批流程：建立文档审批流程，明确文档的发布、修改以及废弃的权限和程序，确保文档的合规性。

7. 文件归档与销毁：对于不再需要保留的电子文档，按照规定的时间和程序进行归档和销毁，以节约存储空间并确保信息安全。

三、电子文档管理的相关措施1. 电子文档管理系统：建立专门的电子文档管理系统，提供文档存储、检索和共享的功能，便于文件管理和协作。

2. 数据加密技术：采用数据加密技术，对敏感信息进行加密保护，防止数据泄露和非法访问。

文档管理办法-汇总

关于文档归档管理办法一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。

所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。

为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。

一、电子文档目录设置参照下面所述“二、文档分类”，并按照其顺序编制电子文档目录。

（根据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_”）二、电子文档分类本办法管理的文档资料既包括电子文档，也包括纸质文档资料。

电子文档资料可以按照以下方式分类：1、招标阶段文档2、监理依据（标准规范、招投标文件、合同文件、设计文件、监理规划、监理细则）3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或项目开发计划报审、设备报验等）4、监理指令（监理通知单、变更通知）5、报告（监理报告、监理月报等）6、工作往来文档（业务联系单及回复、工程支付、会议纪要）7、总结8、影像资料三、电子文档相关权限1、存放流程文件形成实时由各项目资料代管员收集整理，每月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。

在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整改。

2、权限设置日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行维护和管理；项目实施过程中，对应的项目资料代管人员有权对其权限内的文档进行读和写（取和存），操作前需征得有关方同意。

3、查询方式（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并获得有关方同意：属于本项目范围内的资料查阅应得到项目总监或项目资料代管员的同意，非本人所从事的项目的资料查阅、拷贝应得到信息工程部负责人同意。

（2）电子文档的查阅应在资料员（项目资料代管员或工程部资料员）的指导下在专用电脑上进行，电子文档资料的拷贝应由资料员亲自操作（包括事前的查毒杀毒）。

四、文件清单五、电子文件命名规则文件采用组合编码方式命名，文件的全名格式为：说明：1、一个完整的文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、和文件作者4个部分，通过经下划线“_”连接组合而成。

电子文档管理办法

电子文档管理办法1 目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。

2 适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。

本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。

3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1 电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。

4.2 受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。

5职责5.1 公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理。

5.2 各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。

5.3 各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。

5.4 各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。

5.5 计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。

6程序6.1 各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。

6.2 对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。

6.3 受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。

6.4 各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。

6.5 建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。

6.6 新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。

公司文档及文印管理制度

公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。

因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。

一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。

2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。

3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。

4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。

作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。

二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。

2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。

员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。

3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。

4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。

三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。

2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。

3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。

总结：。

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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电子文档管理办法

XX公司电子文档管理办法XX/XX0001-XX1.目的为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本。

2.职责2.1 XX部、XX部负责对此办法的修订及运行监督；2.2各部门负责本部门文件上报；2.3XX部负责对上报的文件进行归档。

3.电子文档类型3.1 需要生成书面形式，并按流程审批后加盖相应公章生效的：3.1.1管理类：财务报表、会计记账、原始凭证、员工工资福利明细、董事会及经理办公会的会议纪要及决议、红头文件、上行文、质量体系管理文件、各类批示、上级部门要求上报的书面资料；3.1.2生产类：库房领取料单、验收单、采购订单、产品超差让步单、物资临时需求申请单、产品试装单、产品质量追溯单、供应商评价档案、采购合同及协议、装车计划、入库计划、生产报表、月生产计划预报表、月生产计划调整通知单；3.1.3技术类：技术图纸、技术文件更改单、技术联系单；3.1.4销售类：代理商档案、销售合同及协议、各类发车单据；3.2可不打印，通过计算机网络实施电子版传递的电子文档：各种常项工作产生的电子文档。

4.电子文档的传递4.1电子文档需要加盖印章或领导签字的正式文件，应转换成电子印鉴的加密格式，按《电子签章使用管理办法》加盖相关领导电子签章，接收者在验证后打开1浏览使用，保证文件在传递的过程中不被篡改。

4.2技术文档的拷贝需要经过主管领导的审批方可进行传递。

4.3需要公示的管理类文件，公司外主管部门要求提供的，需要经过公司主管领导的审批方可打印发放，电子版用PDF格式在网上公示（例如：质量管理体系文件等），归口部门负责其正确性和有效性。

4.4其余电子文档的传递可使用OA或XX平台进行传递。

5电子文档的归档5.1 各部门的常项工作电子文档,统一保存在大共享上并需每周更新一次。

5.2 XX部定期对各部门上报的电子文档进行存储归档。

6 电子文档的更改6.1各部门的常项工作电子文档由部门自行更改。

电子文件管理办法

4.4电子文件的管理：
办公室
4.4.1电脑系统管理人员要每季度对服务器上的电子文件进行备份，其备份方式可视情况自行确定。
4.4.2服务器中的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时，要刻录光盘备份，并进行分类保管。
4.4.3对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。
4.4.4对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。
4.3.4电子文件不允许自行进行更改，必须由编制部门依照《文件控制程序》更改作业。
4.3.5发行部门需一年一次对电子文件有效性进行评审，如发现电子文件的错误，立即通知文件编制部门，并依照《文件控制程序》进行文件变更修订作业。
XX/QP-4.2-01
《文件控制程序》
XX/QP-4.2-02
《记录控制程序》
4.1.2文件发放部门在发放文件时，须将电子档案文件一起传到办公室处。
4.1.3电子文件编制要按照《文件控制程序》、《记录控制程序》的要求，要树立以“纸质文件为主、电子文件为辅”的原则。
XX/QP-4.2-01
《文件控制程序》
XX/QP-4.2-02
《记录控制程序》
4.2电子文件的审核：
技术部
质量部
4.3.2各部门可以通过公司电脑共享系统调出所需文件进行浏览，但不得自行打印使用﹔如工作需要确实要打印的﹐填写“文件补发申请表”进行申请。
4.3.3质量体系文件和资料、质量记录样式均以公司文件管理系统内的为有效受控版本，其它部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用，只能作为参考学习文件类型来使用之。
1目的:
为保证公司计算机网络安全和电子文件的运作，电子信息的传递顺利运行，提高工作法的规定适用于公司内部计算机媒体的电子文件、电子信息的管理。

公司电子文档管理办法

公司电子文档管理办法一、总则(一)为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

(二)本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

(三)本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

(四)本办法适用于本公司范围内的所有部门。

二、电子文件管理体系(一)行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

(二)为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）。

有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

(三)一般电子文件的分类：1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据。

三、电子文件的收集与保存(一)电子文件在形成、接收时就要制作备份。

在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。

如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

(二)对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

(三)电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

(四)文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。

归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。

外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。

内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

电子文件管理办法

中国华电集团公司电子文件管理办法（暂行）第一章总则第一条为加强中国华电集团公司（以下简称“集团公司"）电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率,依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。

第二章基本原则第三条电子文件处理应遵循以下原则：（一）最大效用原则。

公司系统文件处理采用电子文件方式。

(二)全程管理原则。

对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.（三）完整性原则。

电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何缺损.(四）可读性原则。

电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。

（五)安全保密原则。

电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国家和集团公司的有关安全保密规定.第三章职责第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。

系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。

信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门.第五条总经理工作部(办公室）职责:（一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。

(二）征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见.(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。

（四）负责使用人员的权限管理。

第六条信息技术部门的职责:(一）负责系统OA的运行维护,确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请.（三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题,制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范。

企业电子文档管理办法

电子文档管理办法1 总则1。

1 为了规范公司电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的公司电子档案管理体系,保障公司电子文件和电子档案的安全保管与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》及行标CJJ/T117—2007《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关法规，特制定本办法。

1.2 本办法适用于全公司范围内的电子文档管理。

1.3 公司电子文档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.1 电子文件:是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件.2。

2施工工程电子文件：在工程施工过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件.施工工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

2.3 归档电子文件：是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程.2.4 电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

2。

5 电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

2。

6 电子文件的真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

2。

7 电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8 电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

2。

9 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

电子文档密级管理制度

电子文档密级管理制度一、总则为了加强对机构重要信息安全的管理，保护国家机密及企业商业机密，提高信息安全意识，依据相关法律法规和国家标准，制定本电子文档密级管理制度。

二、适用范围本制度适用于机构内所有电子文档的创建、存储、传输和销毁过程中的密级管理工作。

三、密级分类根据信息的重要性、敏感程度和影响范围，电子文档可划分为以下四个密级：1. 机密：信息内容对国家安全、国家利益、社会稳定、公民合法权益等有重大影响的电子文档；2. 秘密：信息内容对机构的安全、财产、声誉等具有较大影响的电子文档；3. 机密：信息内容对机构的正常运作、经济利益等有一定影响的电子文档；4. 一般：除以上三个级别外的所有电子文档。

四、责任人1. 信息部门负责电子文档密级管理工作的组织、监督和执行；2. 所有员工都有保护机构信息安全的责任，应当严格遵守机密级别的规定，并按要求进行管理。

五、保密措施1. 机构内的电子文档必须在规定的环境下创建和存储，并严格限制访问权限；2. 电子文档的传输必须采取加密、传真等安全方式，确保信息传输的安全性；3. 电子文档的销毁必须按照规定的程序和方法进行，确保信息不被泄露。

六、管理流程1. 电子文档的密级标定应当根据文档的内容和重要性进行划分；2. 电子文档的创建、修改、存储必须按照规定的流程进行，确保信息的完整性和安全性；3. 电子文档的传输和交换必须进行安全控制，定期检查电子文档的安全性；4. 电子文档的销毁必须进行记录并负责与报告，确保信息的完全销毁。

七、违规处理1. 对于违反本制度的员工，机构将视情节轻重给予相应的处理，并追究其法律责任；2. 对于故意泄露机密信息或严重失职致使机密信息泄露的人员，将依法追究其刑事责任；3. 对于影响机构信息安全的行为，机构将根据相关规定进行处罚和处理。

八、附则本制度自颁布之日起生效，对于现有的电子文档，必须按照本制度要求进行重新审查和规范，确保信息安全。

以上便是关于电子文档密级管理制度的相关内容，希望能够对机构信息安全管理工作起到一定的指导作用。

公司文档管理制度及办法

公司文档管理制度及办法一、总则公司文档管理制度及办法旨在规范和规范公司内部文档的管理和使用，保障公司文档的安全性、完整性和可用性，提高公司工作效率和管理水平，保障公司各项业务的顺利进行。

本制度适用于公司内所有员工。

二、文档管理的范围和内容1. 文档的范围：公司内所有电子文档和纸质文档。

2. 文档的内容：公司内部各类文件、合同、协议、报告、备忘录、会议纪要、邮件等。

三、文档的分类和编号为了方便管理和检索，公司对文档进行了分类和编号设定。

1. 文档分类- 内部文件：公司内部文件管理，包括各部门工作计划、汇报、审批流程等。

- 合同协议：公司与外部单位签订的合同和协议管理。

- 报告备忘：各种工作报告、备忘录管理。

- 会议纪要：会议纪要管理。

2. 文档编号- 文档编号采用公司统一规定的编号体系，包括序号、日期和标识符。

- 各部门根据自身业务需要设定内部编号规定，但必须符合公司的编号规范。

四、文档管理的流程1. 文档的创建- 文档的创建责任人应当根据文档的性质、内容和用途确定文档的名称、编号和存储位置。

- 对涉及机密信息的文档，应当进行加密处理。

2. 文档的提交和归档- 文档的提交应当按照公司规定的流程进行，确保提交的文档符合规范。

- 对于需要归档的文档，应当按照公司规定的存档位置和方式进行归档管理。

3. 文档的存储和保管- 电子文档应当存储在公司规定的服务器上，并进行定期备份，确保文档的安全性和可用性。

- 纸质文档应当存放在公司规定的存储柜或档案室内，并进行定期整理和清点。

4. 文档的检索和利用- 文档的检索应当按照公司规定的检索规程进行，保证检索的准确性和高效性。

- 对于需要使用的文档，应当严格按照规定的程序和权限进行申请和利用。

五、文档管理的责任和监督1. 各部门负责人应当负责本部门文档管理工作，确保文档的完整性和安全性。

2. 公司文办或者指定的相关部门负责公司文档管理工作，监督和检查各部门的文档管理情况。

电子公文归档管理暂行办法-国家档案局令6【精选文档】

国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长毛福民2003年7月28日电子公文归档管理暂行办法第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配臵的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配臵足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设臵足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。