办公用品管理标准
Q/GCL/RD
中科协鑫（苏州）工业研究院有限公司企业标准
Q/GCL/RD 20611--2011
办公用品管理标准
中科协鑫（苏州）工业研究院有限公司2011-04-10发布 2011-04-20实施
1 范围
本标准规定了中科协鑫（苏州）工业研究院有限公司（以下简称工研院）办公用品管理的职责、管理内容与方法、报告和记录。
本标准适用于工研究院有限公司办公用品管理工作。
2 管理职责
2.1 院长工作部负责所有办公用品（含计算机类办公用品）的归口管理工作，负责制定办公用品配置标准，并负责办公用品的申购计划、采购、领用、保管、维修、回收、报废等一系列管理工作。
2.2 财经管理部负责办公用品年度预算费用核定工作，并监督预算费用使用情况，对超出情况进行考核。
2.3 各部门负责提出办公用品年度预算费用，月度申购计划、日常申购计划，并督促工作人员保管好领用的用品，当工作人员离职时负责收回。
3 管理内容与方法
3.1 办公用品的分类
3.1.1 一般消耗类办公用品：单位价格在100元以下的，如纸张、笔、订书机、墨水、笔记本、信笺等。
3.1.2 低值易耗类办公用品：单位价格在100元及以上的，如办公桌椅、电话机、柜、家具、计算器、工具等。
3.1.3 固定资产类办公用品：单位价值在2000元以上的，如台式电脑、便携式电脑、打印机、高级相机、摄像机等。 3.2 办公用品预算
3.2.1 每年底由财经管理部牵头，会同院长工作部根据《预算管理制度》和定编人数核定并下达各部门全年办公费用定额。
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3.2.2 下达各部门的办公用品年度费用定额，各部门应控制使用，不得随意超支。如确因工作任务增加导致费用超支，应申请追加预算，经财经管理部同意并报经公司领导批准后执行。
3.2.3 凡低值易耗类、固定资产类办公用品，各部门在编制年度办公用品预算时要列出详细项目清单，报财经管理部组织审核，列入年度预算。
3.3 办公用品配置
3.3.1院长工作部应根据现有岗位，制定各岗位办公用品配置标准，报院长办公会讨论通过后执行。
3.3.2 常用办公文具用品（水性笔、剪刀、固体胶、订书机、订书钉、回形针、大头针、文件夹、文件架、笔筒、便签纸、会议记录本、普通计算器等）和计算机及辅助设备在员工入职时一次性配置到位，此后消耗类办公文具用品执行每月定额标准。
3.3.3 各部门可根据工作需要配置无线上网卡，无线上网卡由网管负责保管，出差人员可经过批准到网管处领用，出差返回后归还网管处。
3.3.4 员工岗位配置标准以外的办公用品，确因需要，由员工个人提出申请报告，经院长工作部门负责人同意，列入该部门年度预算相关费用。
3.4 办公用品申购计划
3.4.1一般消耗类办公用品各部门应根据“办公文具用品主要品种表”中规定的品种于每月25日前向院长工作部工作人员提出申购计划，经院长工作部审核后，进行采购。
3.4.2 低值易耗类办公用品按年度预算执行，各部门应在每月25日办公用品申购计划中一并提出进行采购。年度预算项目中没有的，应按预算流程办理预算追加手续后方可进行采购。
3.4.3 固定资产类办公用品，由各部门提出专门申购单，年度预算中已经批准的，经本部门负责人签名，可进行采购。年度预算中未列出的，应按预算流程办理预算追加手续后方可进行采购。
3.4.4 个人配置的特殊办公用品，如计算机、U盘、无线网卡等，按有关配置标准，由个人提出申购计划，经本部门负责人同意报院长工作部网管进行采购，费用列入部门预算，超出预算需办理预算追加审批手续。
3.5办公用品的采购
3.5.1所有办公用品都由固定人员统一采购和管理。
3.5.2严格采购审批制度。
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3.5.3采购工作要科学、合理，增强透明度。货比三家，讲价压价，努力达到货真价实，物美价廉。
3.5.4批量购入的办公用品应即时入库存储。
3.5.5开大型会议或举办活动需申请办公用品，由会议或活动负责人填写《办公用品请购单》，并提前一天通知办公用品管理人员进行准备；
3.5.6申购电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、文件柜等固定资产填写《固定资产购置申请表》。
3.5.7办公用品的申领，应结合实际需要，慎重申领，节约使用。
3.5.8库存办公用品的种类和数量要合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3.5.9批量购入的办公用品应即时入库存储。
3.5.10办公用品管理人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。
3.6 办公用品的领用
3.6.1 单位价值在100元以内的一般消耗性办公用品领用，使用人可直接到前台领用，领用时由前台办理领用登记手续。
3.6.2 单位价值在100元以上的低值易耗类、固定资产类（含计算机类办公用品）办公用品领用，由使用人填写领用单，经部门总经理签名后到总裁工作部办理领用，领用时必须记入个人登记卡中，更换时，实行以旧换新制度。
3.6.3领取时，领取人须在《办公用品领用单》上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。
3.6.4大件贵重物品领取后，应建立物品台帐，明确责任人。
3.6.5如有新职员加入，待新职员到公司报到后，在院长工作部领取统一标准的办公用品，并在《员工办公用品领用表》中签字确认。
3.7 办公用品的保管、收回
3.7.1加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用。
3.7.2库房内物品要摆放合理，做到整齐、美观，定期进行办公用品的清点。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
3.7.3办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不许将办公用品随意丢弃废置。
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3.7.4精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
3.7.5办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。要充
分发挥各种办公用品的最大使用效率。
3.7.6办公用品的保管：办公用品领用后，由领用人妥善保管。计算器、打孔机、订书机、笔筒等耐用品，原则上遗失不补。如领用人因工作调动或辞职等
原因离开公司，须归还办公用品管理员处。
3.7.7员工调出或离开工研院时，院长工作部应按登记内容收回所领用的办公
用品，如有短缺，则按物品折旧情况进行赔偿。
3.8 办公用品的维修、使用
3.8.1凡发现计算机有故障时，使用人必须立即交付网管进行维修，不得私自
拆卸维修，否则，因此造成的一切后果，由当事人全权负责。
3.8.2院长工作部负责办公设备和用具如复印机、传真机、打印机、投影仪、电子白版、各种音频、视频设备等的统一维修、保养管理和联系维修商的工作，并建立维修记录。
3.8.3维修商的选择必须根据相关维修商的营业证照、信誉度、维修人员技能、响应速度、报价是否合理等因素进行选择，每次签署维修保养合同以一年期限
为宜，在维修公司的服务质量得到认可的前提下，才能按年份续签合同。
3.8.4所有办公设备的使用应严格按照使用说明书，不得随意使用，遇到故障，应及时与院长工作部联系，严禁私自拆装，若造成损坏，则应赔偿相应损失。
4 检查与考核
4.1 主管此业务的领导或上级领导，依据第2条的职责和第3条的内容进行业务责任人和分管责任人进行检查、监督，对过错提出纠正或纠正措施，并对其实施验证。
4.2 考核主管部门依据第2条的职责和第3条的内容分别对此业务的责任人和分管责任人进行考核。
5 规定与表格
5.1 常用文具卫生用品目录Q/GCL/RD 21111/GD-01-A
5.2 办公用品配置标准Q/GCL/RD 21111/GD-02-A
5.3 办公用品申购计划表Q/GCL/RD 21111/BG-01-A
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5.4 办公用品请购单Q/GCL/RD 21111/BG-02-A
5.5 办公用品入库台帐Q/GCL/RD 21111/BG-03-A
5.6 办公用品领用登记簿 Q/GCL/RD 21111/BG-04-A
5.7 办公设备保管维护台帐Q/GCL/RD 21111/BG-05-A
6 附录
6.1 附录A1、2 Q/GCL/RD 21111/GD-01、02
6.2 附录B1～5 Q/GCL/RD 21111/BG-01～05
附加说明
本标准由工研院标准化管理机构负责提出。
本标准由院长工作部负责起草或修改。
本标准主要起草人、修订人：孙 星
审 核：金建安
审 定：标准化领导小组
批 准：徐 军
本标准由院长工作部负责解释。
本标准于二○一一年四月十日第一次发布，二○一一年四月二十日实施。
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附录A1(标准的附录)
常用文具卫生用品目录
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序号 物品名称 序号 物品名称
1 软面抄 35 橡皮筋
2 硬面抄 36 复写纸
3 练习本 37 订书机
4 笔记本 38 双面胶带
5 会议记录本 39 订书钉
6 便笺纸（大、中、小） 40 印台、印油
7 稿纸 41 回形针
8 剪刀 42 大头针
9 小刀 43 塑料夹
10 裁纸刀 44 塑料面盆
11 手电筒 45 水瓶
12 灯泡 46 档案袋
13 文件袋 47 固体胶
14 台历 48 资料夹
15 电池（#1、#5、#7） 49 挂锁
16 透明胶带 50 复印纸
17 签字笔 51 毛巾
18 水性笔 52 抹布
19 园珠笔 53 扫把
20 笔芯（7种） 54 拖把
21 三角板 55 衣架
22 直尺（塑料尺、钢尺） 56 肥皂盒
23 记号笔 57 卷纸
24 绘图铅笔 58 一次性茶杯
25 红兰铅笔 59 纸篓
26 白板擦 60 垃圾袋
27 黑板擦 61 组合文件架
28 水彩笔 62 粉笔（白色、彩色）
29 毛笔（大、中、小） 63 取钉器
30 橡皮 64 刮纸刀
31 信封 65 组合文具盒
32 墨水（碳素、蓝黑） 66 透明胶带纸
33 墨汁 67 簸箕
34 软盘 68
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附录A2(标准的附录)
办公用品配置标准 Q/GCL/RD 21111/GD-02-A
序号 人 员 常用办公文具
（消耗类）
配备计算机及辅助设备
标准
其他
1 执行院长 80元/月内 笔记本电脑、台式电脑、无线上网卡、U盘、打
印机、传真机
2 副院长 80元/月内 笔记本电脑、无线上网
卡、U盘
10000元以内
3 部门经理、
副经理
40元/月内
笔记本电脑、无线上网
卡、U盘
8000元以内
4 业务经理、
主管
20元/月
笔记本电脑、U盘 可配笔记本电
脑，5000元
5 普通员工 10元/月 台式电脑、U盘
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附录B-1(标准的附录)
中科协鑫（苏州）工业研究院有限公司
办公用品申购计划表
Q/GCL/RD 21111/BG-01-A 2010年 月
序号 品名 型号/规格 数量 申购部门 备注 制表： 审核： 审批：
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附录B-2(标准的附录)
办公用品申购单
Q/GCL/RD 21111/BG-02-A NO.
日期 申请人申请人所在部门
申购物品名称 规格/型号 预算金额
申请理由
审核 审批 备注
办公用品申购单
Q/GCL/RD 21111/BG-02-A NO.
日期 申请人申请人所在部门
申购物品名称 规格/型号 预算金额
申请理由
审核 审批 备注
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附录B-3(标准的附录)
办公用品入库台帐
Q/GCL/RD 21111/BG-03-A NO.
序号 品名 型号/规格 数量单价 总价 备注 制表： 审核： 日期：
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附录B-4(标准的附录)
办公用品领用登记簿
Q/GCL/RD 21111/BG-04-A NO.
日期 品名 型号/规格 数量 领用人签字 备注
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附录B-5(标准的附录)
办公设备保管维护台帐
Q/GCL/RD 21111/BG-05-A NO.
序号 设备名称 型号/
规格
数量供应商放置地点
使用人/保
管人签字
定期维
护期限
管理员签字： 日期：