主持会议的原则与技巧

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主持会议的原则与技巧

主持会议的原则与技巧我国各行各业的各级领导者,都要主持或大或小、或高或低领导层次的会议。

会议主持人是会议进程的实际领导者,他是否善于主持、引导会议的进程,对于会议效果的优化、会议效率的高低,都将具有关键性的作用。

尽管会议进程无定式,要求会议主持人就具体情况灵活作出具体的反应,但仍然有一些基本的原则必须遵守,有一些技巧可供采用。

(一)主持会议的一般原则1.以实现目标为中心引导会议的原则对任何一项领导工作来说,目的都是最重要的,而工作方式、方法是为实现目的服务的,是可以随机变化、灵活多样的。

会议活动的目的,集中地通过会议目标表现出来。

主持会议,须紧紧围绕着会议目标引导会议,实现会议目标。

会议目标首先表现在会议议题上。

会议议题,即是会议要解决的问题、会议要讨论的主题。

会议议题本身就蕴含着会议讨论问题的畴、性质和方向。

以实现会议目标为中心,引导会议活动,就要求会议主持人与参加会议人员充分了解议题,在会议讨论过程中始终围绕议题,对议题的讨论务求有结论。

会议目标的实现,要靠会议主持人对会议进程的引导。

会议目标本身并不包括解决问题的最后办法,但要求会议终结时得出解决这些问题的办法。

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会议主持人要引导与会人员尽可能把相关情况都摆出来,把对这些情况的分析、认识统一起来,把解决问题的可能的办法都提出来,经过讨论,得到优化的解决问题的办法。

会议本身,就意味着情况、思想的交流与观点、做法的争论。

会议主持人要缜密地注视这种交流、争论的方向和程度,当方向偏离目标时予以纠偏,当讨论出现可能向着目标深化的时机时,抓住时机,深入下去,一步一步地去接近和实现目标。

会议目标在会议活动中最后表现为会议的决定或结论。

会议主持人必须高度注意会议最后的决定或结论,用心体察这一结论是否与原订会议目标的实质相一致。

2.会议的主持人与普通一员角色统一的原则会议主持人,既是会议进程的领导者,又是普通一员。

会议主持人如果把自己等同于出席会议人员,就会放弃引导会议进程去实现目标的重要责任;会议主持人又必须把自己置于普通一员的地位,平等地对待、尊重出席会议人员,才能引导他们与自己合作,共同完成会议任务。

会议主持人是会议进程的领导者,他应有团结到会人员一起议事的魅力,应能象磁石吸引铁粉那样把与会人员吸引在自己的周围,把与会人员的思想吸引到会议议题的讨论上来。

会议主持人既要有自己的意见和引导会议的意图,又不能以任何方式表现出非要与会人员同意、附和自己意见不可的意思;会议主持人既要恰当地对偏离议题的现象进行干预,又要放开让大家讨论,

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让人把话说完;会议主持人既要对干扰会议正常进行的言行进行必要的劝解和制止,对显然错误的、片面极端的意见进行恰到好处的解释,又要认真地,耐心地听取与会人员发表的各种意见,包括与自己意见相同的、不完全相同的、完全反对自己的意见。

会议主持人往往具有某一领导职务,处于某种领导地位。

这种地位要求他们时刻注意自己也是会议的普通一员,在会议过程中不以自己的地位压人,不以自己的观点强加于人,不以自己的意见代替多数人的意见,坚持群言堂,避免一言堂。

3.严格按会议规则主持会议的原则会议规则,是会议活动的法规,不得随意违反。

如果违反了,将造成与会人员的强烈不满。

即使会议勉强进行,其结果也难以得到确认。

4.节约时间的原则节约时间,既是提高会议效率的重要条件,又是保证会议的良好气氛、使会议正常进行的要求。

如果会上有一个发言者嗦嗦一讲就是半小时,一小时,既无新意,又不沾议题之边,必然使与会者感到索然无味,不愿再听,而去想别的、干别的,可能使整个会议处于瘫痪无效状态。

因此,会议主持人必须设法保持会议的正常气氛和较快的处理问题的节奏。

为了节约时间,会议主持人要选用适用的、高效的会议方法,要尽可能运用会前准备好的文字材料去介绍背景情况,要避免琐事的纠缠而浪费时间,要对言不及义、唠唠叨叨的发言者示意简练些,要适

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时终止无法得出结论的争论。

(二)主持会议的一般过程与要求 1.说明会议议题会议主持人在会议开始,须简要说明议题讨论的必要性、有关的背景情况、议题涵的要点和议题讨论要达到的目的。

必要时,要具体阐释开会将采取的方法、为什么要采用这种方法以及这种方法的具体要求。

主持会议人须知,说明会议议题的目的,除了明确会议将要讨论什么问题以外,重点是引起与会者对议题的重视和兴趣,引导大家讨论的方向、角度、侧重点。

会议主持人在说明会议议题时,态度、语气要客观,不夹杂个人的好恶亲疏之情,不可将自己的已成之见揉合在议题说明中一起和盘托出,不可对会议准备期间了解到的与会人对议题的态度亮底,更不可驳斥这些意见中与自己看法不同的意见。

以免影响会议的正常讨论和与会者的正常发言。

如果有必要介绍一些基层干部、群众对议题的反映,也要把议题说明本身与这种介绍严格分开。

2.引导会议讨论进程会议主持人在会议进程中要负责维持会议秩序,交待会议秘书去提醒与会人员按时到会,会议讨论时提醒与会人员不说小话,不阅文读报,不搞副业,在较长时间的会间要适当休息。

会议主持人要注意会议有良好的气氛与时间的节奏。

会议主持人要密切注意讨论的方向,将离题的节外生枝的讨论引

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回到议题上来。

会议主持人要注意议题讨论的深化,在重复性意见和具有新意的意见之间鼓励后者发言,在多数人意见相同时,鼓励少数持不同意见的人发言。

要注意讨论的分歧之点,善于把相隔多人、相隔较长时间的分歧意见的要点归纳起来,把本来不太明确的意见分歧的实质突出明朗化,引导与会人员对这些有可能使问题讨论深入下去的分歧点进行争论,以求得问题研究的深入和更好解决。

会议主持人要注意议题发言人的面,可以客气地请沉默者表态。

会议主持人要适时地提出会议进一步讨论的要求。

比如,当会议议题讨论一段时间后,如情况已明,提醒大家不要再重复已有情况的说明;当会议时间已经不多时,提出抓紧时间作简明发言的要求;当会议议题涉及的重点问题尚未讨论透彻时,集中题目,请大家就这些重点问题作进一步分析,发表意见;当会议目的已经达到时,适时地终止讨论,转换议题。

3.作出会议结论作会议结论,须注意以下几点。

(1)要总结与会者多数人的意见,不能以个人的意见代替会议的意见。

例如,有一个领导人主持开会,他总是最后发言,说:大家都说了,看法都很好(其实有重大的、实质性分歧),我觉得这件事情应当这么看应当这么做说完他的个人意见后,问大家: 这个问题就这样了吧?会

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