电子档案管理系统基本功能规定
电子档案管理系统通用功能要求
电子档案管理系统通用功能要求
1、文件管理功能：支持数据的存储、管理、查找和归档，同时支持文件系统的网络
和分布在不同服务器上的管理；
2、安全性功能：多级用户权限管理、主从签名机制，支持部分归档文档的多层次加密；
3、备份功能：支持本地备份功能，可以定期、自动进行文档的备份与恢复；
4、共享功能：支持不同的系统间的文档共享，支持跨IDE网络的文档传输；
5、审核功能：支持全流程文档审核管理，允许单用户或组文档审核功能；
6、报表功能：支持电子档案管理系统所涉及的文档内容分析，支持用户查看和打印
报表；
7、系统改进功能：支持程序校验机制，及定期改进更新程序；
8、报警提示功能：支持文件有效期及文件状态的监控，可以以邮件或短信的方式发
出报警信息；
9、其它功能：支持对文档的检索、排版、编辑、打印和影像处理等功能；
10、系统性能调优和容灾功能：支持系统水平扩展，提供及时和可靠的数据恢复能力；
11、其他特色功能：可以根据特定的应用场景，通过API和其它开发框架来实现个性
化的高级功能。
公司电子文件归档与电子档案管理规定
公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。
第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。
第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。
第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。
第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。
第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。
电子档案管理系统
摘要随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。
电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要,它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。
本文主要对电子档案管理系统的基本理论以及应用平台框架结构、总体设计、详细设计和相关实现技术等进行了阐述和探讨。
系统包括用户管理、部门管理、档案管理、档案库管理、档案检索和借阅管理等功能。
用户可以方便的对档案进行添加、删除、修改、查询、借阅和转存等操作。
该系统采用MyEclipse作为其前台开发工具和操作平台，后台采用SQL Server 2000数据库，并且采用JavaBean及JSP相关技术，涉及到的工具主要有JBuilder、Tomcat、Weblogic等。
关键词: Myeclipse,JSP，JavaBean，电子档案,信息化AbstractElectronic records management system is necessary for the Information Construction of Enterprises,it can greatly enhance the processing efficiency of the file,it also can process and search the information of files efficiently.Key words:目录第1章绪论 ............................................................................... 错误！未定义书签。
1.1 课题研究的意义和目的 .............................................. 错误！未定义书签。
1.2 国内外研究现状和应用前景 ...................................... 错误！未定义书签。
电子档案管理系统使用说明书
电子档案管理系统使用说明书一、安装用户不许要在案装任何软件，只需要安装默认的IE浏览器，在浏览器地址中输入http://202.192.157.21，即可进入电子档案管理系统页面。
二、使用说明业务部门必须使用管理员给定的权限登陆系统，用户须在登陆界面中输入用户名和密码，才能进入相应系统进行处理。
用户登录界面如下：图1在用户没有登陆之前，选择左边的按钮没有任何动作，在整个操作中，可以单击图标，隐藏做框架，或单击图标，取消隐藏。
用户登陆后，出现的界面如下：图2在顶端，显示有登陆者的姓名，用户可以选择的3个功能和左边框架的3个按钮功能一样，目的是增加用户的可操作性，可以选择电子著录单，签收单，和退出系统。
还可以根据不同条件，查询所需的电子著录单的详细信息。
关于图2中的查询条件的输入，输入数据的有效范围，正题名的文本框中，输入的字符长度不能超过255个字符，也就是不能超过127个汉字。
分类号文本框中的字符长度不能超过6个，不能出现汉字，只能是英文字母和数字的组合前两位必须是英文字母，后两位或四位是数字，例如：JX11或JX1113。
文件形成时间文本框中，只能输入年，月，格式为年/月，例如：2002/10，保管期限中选择索要查询的保管期限即可。
可以只选择一种查询条件进行查询，在需要查询的文本框中输入查询条件，单击“查询”按钮即可，查询结果将显示在“查询”按钮下面的表中。
图2中有两个功能按钮，分别是创建著录单和生成签收单，用户必须先创建著录单后才可以生成签收单。
创建著录单：图2创建著录单的界面如上，其中为了档案标识号唯一，标识号由系统自动生成，且标志号唯一，归档单位和归档单位代码是系统根据登陆者从据库中获得，著录单创建人是登陆者。
用户需要填写的内容有以下部分：1）立卷年度，格式要求只能填四位数字，如：2002；2）文件形成时间和结束日期，如：2003年5月2号应该填写为：2003-5-2；3）实体分类号，可以手工输入，如JX1112或JX11，也可以由系统获得，从下拉列表中选择实体所属的类别，然后点“获取”按钮即可。
电子档案管理系统基本功能规定
国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知档办发〔2017〕3号各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2017年12月15日电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》
浙江 ：将“档案＂纳入公共文化服务保障地方法规
近 日 ，浙 江省十 二届 人 大常委会 第 四十五 次会议 审议 通过 了《浙江省 公 共文 化 服务保 障条例 》（以下简称《条例 》），并将 “档 案 ”纳 入公共 文化 服务保 障地 方法 规 ，这为《基本 公共 文化服 务实 施标 准》的 出台提供 了基本 依据 。有助于 改善档 案 馆 功能和 馆网布局 ，强化 基层 档案室 职能 ，为推进 档 案公共服 务标准 化 、规 范化 、 均 等化 ，推进 档案 文化建设 起到 法治 引领作 用。《条 例》规定 ，将 “历史 传承 ”纳入 基 层综 合文化 服务 中心职 能 ，为基 层档 案室在 文化 中心 平 台发挥 功能 确定 了法 律 地位 ；将综 合档 案 馆纳入 公 共文 化设 施范 畴 ，其 建设 纳入 公共 服 务标 准体 系 ， 系各级政 府应 履行 的法定 职责 ；将 数 字档 案馆 系统 纳入 数字 文化建设 范畴 。建设 力度更有 保 障 ，网络服 务能 力成 为检 测档 案馆 公共 文化服 务能 力 的重 要指 标 ；各 级 政府应 当依 托综 合档 案馆等 提供 流动 文化服 务 ，促 进优 质文化 资源 向基 层流 动 等 。
湖南 ：首批 １ ２项档 案文献入选省档 案文献 遗产名录
湖 南省 档案局 馆前 不久 召开湖 南省 档 案文献遗 产评选 工作 座谈 会。经 过专 家组评 选 ，长 沙马王堆 汉墓 帛书 、第 一次 国 内 革 命 战 争 时期 湖 南 工 农 武 装 斗 争 档 案 、长沙 走马 楼三 国吴 简等 １２项档 案文 献入选 《湖 南省档 案文献 遗产 名录》（第 一 批 ）。此 次会议介 绍 了首 届湖南省 档案 文 献遗 产评 选 工 作 的 申报 和评 审情 况 ． 向 人 选 的 档 案 文 献 保 管 单 位 颁 发 了证 书 。与会人 员还就 湖南 省档 案文献 遗产 的 评 选 宣 传 和 开 发 利 用 工 作 进 行 了 深 入 交 流 。
数字化智慧档案管理系统
通知公告：档案管理员进行 消息发布
快捷方式：快速进入到常用 的功能模块中
消息提醒：集中展示与当前 档案大数据：用显户示有当关前的全消宗息和提醒 下所有已归档档案的相关统 计信息
档案检索
跨了找库解的检不情索多况库库意索：，内，字条适需检对段件用要索案检于大：卷索对范可、，档围以文或案查指件者专布定进配题的档行置库档案任检浏案览专档布：题案列查库出看浏档已览案经：项发，按分档页案查库阅分
档案管理员 各部门人员将档案移交到档案部门，档案管理员接进行著录
（只有一人）
归档；
部门应用
档案部门
录入人员 各部门人员将纸质档案移交到档案部门，由档案人员进行整
档案管理员
理、著录、归档；档案部门内部进行审核、归档流程；
跨部门应用 (集中整理)
档案部门 其它部门
跨部门应用 (分散整理)
档案部门 其它部门
支持档案年报模板的导入和在 线填报。
提供年报相关的辅助统计，包 括当前单位下各个全宗、各个 档案类型的库存案卷、文件、 电子文件总数、电子文件总容 量等。
日志管理
日志是记录用户对档案系统的操作、数据维护和利用的情系况统，日日志志是分是为记系录统用日户志对、档档案案系维统
护日志和应用日志三种。
的操作情况，包括登录、查询、修
档案管理员 兼职档案员 录入人员
各部门兼职档案员著审核，档案管理员审核后进行接收或打回，然后
分类、整理、组卷（盒）、归档；
档案管理员 兼职档案员 录入人员
各部门兼职档案员著录本部门的档案信息，并进行分类、整 理、组卷（盒），然后移交给档案管理员进行审核，档案管
• 原文浏览/附件下载 • 按时间统计 • 按检索人统计 • 按文件统计
学生电子档案管理制度
一、总则第一条为了加强学生电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条学生电子档案是指以电子形式存储、管理的，反映学生在校期间学习、生活、思想、健康等方面信息的档案资料。
第三条学生电子档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、可追溯性原则。
二、管理职责第四条学生电子档案管理实行校、院（系）两级管理。
第五条校档案馆负责全校学生电子档案的统一管理，制定学生电子档案管理制度，组织、协调、监督、检查学生电子档案管理工作。
第六条院（系）负责本学院（系）学生电子档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保电子档案的完整、准确、安全。
第七条各相关部门应积极配合校档案馆和院（系）开展学生电子档案管理工作。
三、电子档案收集与整理第八条学生电子档案收集范围：1. 学生基本信息：学籍信息、身份证号码、家庭住址、联系方式等。
2. 学生学籍信息：入学登记表、成绩单、毕业证书、学位证书等。
3. 学生奖惩信息：获奖证书、处分决定、优秀学生干部评选结果等。
4. 学生思想道德素质：入党积极分子培养考察材料、思想汇报、社会实践报告等。
5. 学生身心健康：体检报告、心理咨询记录等。
6. 学生其他重要信息：学生资助信息、学生社团活动记录等。
第九条学生电子档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的电子档案进行分类整理。
2. 对整理后的电子档案进行编号、编目，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 对电子档案进行备份，确保档案的安全。
四、电子档案归档与保管第十条学生电子档案归档时间：1. 学生入学时，归档其基本信息、学籍信息等。
2. 学生在校期间，根据实际情况，定期归档其奖惩信息、思想道德素质、身心健康等信息。
3. 学生毕业时，归档其毕业证书、学位证书等。
第十一条学生电子档案保管要求：1. 采用安全可靠的电子存储设备，确保档案数据的完整性和安全性。
《我国电子档案管理系统功能相关标准研究》
《我国电子档案管理系统功能相关标准研究》一、引言随着信息化和数字化时代的来临，电子档案的快速发展和普及已经深入到各行各业。
而其中，电子档案管理系统的功能和相关标准就显得尤为重要。
对于我国来说，构建一个完善的电子档案管理系统不仅有助于提高档案管理的效率，还能为各行业提供更加便捷、安全的档案管理服务。
本文将就我国电子档案管理系统的功能及相关标准进行深入研究。
二、电子档案管理系统的基本功能电子档案管理系统应具备的基本功能主要包括以下几个方面：1. 档案数据存储功能：系统应能够有效地存储和管理各类电子档案数据，确保数据的安全性和完整性。
2. 检索与查询功能：通过关键词、时间等条件，实现档案的快速检索和查询，提高工作效率。
3. 权限管理功能：系统应具备完善的权限管理功能，确保不同用户只能访问其有权查看的档案。
4. 数据分析与统计功能：对档案数据进行统计分析，为决策提供数据支持。
5. 系统维护与更新功能：定期对系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和安全性。
三、电子档案管理系统相关标准研究为确保电子档案管理系统的正常运作和有效管理，制定一系列相关标准显得尤为重要。
以下是我国电子档案管理系统相关标准研究的主要内容：1. 数据格式标准：规定电子档案的数据格式，确保不同系统之间的数据交换和共享。
2. 数据安全标准：制定数据加密、访问控制等安全措施，保障电子档案的安全性和保密性。
3. 操作规范标准：明确系统操作流程和规范，确保用户能够正确、高效地使用系统。
4. 维护与更新标准：规定系统的维护和更新周期，确保系统的稳定性和安全性。
5. 互操作性标准：确保不同电子档案管理系统之间的互操作性，便于数据交换和共享。
四、我国电子档案管理系统的应用与发展我国电子档案管理系统的应用已经渗透到各个领域，为各行业提供了便捷、安全的档案管理服务。
未来，我国电子档案管理系统将朝着更加智能化、高效化的方向发展，进一步优化系统的功能和性能，提高用户体验。
档案管理系统流程及功能
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它可以帮助用户有效地存储、检索、管理和保护档案信息。
电子档案存储与管理规范标准
电子档案存储与管理规范标准第一章电子档案存储与管理概述 (3)1.1 电子档案的定义与特点 (3)1.1.1 电子档案的定义 (3)1.1.2 电子档案的特点 (3)1.1.3 保障信息安全 (3)1.1.4 提高档案利用率 (4)1.1.5 降低档案管理成本 (4)1.1.6 适应现代信息技术发展趋势 (4)1.1.7 促进档案资源整合 (4)第二章电子档案存储系统要求 (4)1.1.8 存储设备 (4)1.1.9 服务器设备 (4)1.1.10 备份设备 (4)1.1.11 其他硬件设备 (5)1.1.12 操作系统 (5)1.1.13 数据库管理系统 (5)1.1.14 电子档案管理系统 (5)1.1.15 数据安全 (5)1.1.16 网络安全 (6)1.1.17 身份认证与权限管理 (6)1.1.18 环境安全 (6)第三章电子档案分类与编码 (6)1.1.19 电子档案分类的必要性 (6)1.1.20 电子档案分类体系构成 (6)1.1.21 电子档案分类体系的特点 (7)1.1.22 电子档案编码的必要性 (7)1.1.23 电子档案编码规则构成 (7)1.1.24 电子档案编码规则的特点 (8)第四章电子档案收集与整理 (8)1.1.25 电子档案收集的重要性 (8)1.1.26 电子档案收集的原则 (8)1.1.27 电子档案收集的方法 (8)1.1.28 电子档案整理的意义 (8)1.1.29 电子档案整理的原则 (9)1.1.30 电子档案整理的方法 (9)第五章电子档案著录与标识 (9)1.1.31 概述 (9)1.1.32 著录内容详述 (9)1.1.33 概述 (10)1.1.34 标识规则详述 (10)第六章电子档案存储介质与格式 (11)1.1.36 光盘存储 (11)1.1.37 网络存储 (11)1.1.38 云存储 (11)1.1.39 文本格式 (12)1.1.40 图像格式 (12)1.1.41 PDF格式 (12)1.1.42 XML格式 (12)1.1.43 数据库格式 (12)第七章电子档案备份与恢复 (13)1.1.44 备份策略概述 (13)1.1.45 备份实施步骤 (13)1.1.46 恢复策略概述 (13)1.1.47 恢复实施步骤 (14)第八章电子档案安全管理 (14)1.1.48 制定安全管理方针 (14)1.1.49 建立安全管理制度 (14)1.1.50 实施安全风险管理 (15)1.1.51 开展安全监测与预警 (15)1.1.52 物理安全防护 (15)1.1.53 网络安全防护 (15)1.1.54 数据安全防护 (15)1.1.55 权限管理 (16)1.1.56 应急响应与恢复 (16)第九章电子档案利用与共享 (16)1.1.57 引言 (16)1.1.58 电子档案利用原则 (16)1.1.59 电子档案利用范围 (17)1.1.60 电子档案利用方式 (17)1.1.61 引言 (17)1.1.62 电子档案共享原则 (17)1.1.63 电子档案共享模式 (17)1.1.64 电子档案共享保障措施 (18)第十章电子档案维护与更新 (18)1.1.65 电子档案的安全存储 (18)1.1.66 电子档案的访问控制 (18)1.1.67 电子档案的维护与保养 (19)1.1.68 更新原则 (19)1.1.69 更新流程 (19)1.1.70 更新注意事项 (19)第十一章电子档案审计与监督 (19)1.1.71 审计内容 (20)1.1.72 审计方法 (20)1.1.73 监督管理 (20)第十二章电子档案存储与管理培训与宣传 (21)1.1.75 培训目的 (21)1.1.76 培训内容 (21)1.1.77 培训方法 (21)1.1.78 宣传对象 (21)1.1.79 宣传内容 (22)1.1.80 宣传推广策略 (22)第一章电子档案存储与管理概述信息技术的飞速发展，电子档案作为一种新型的档案形式，已经逐渐取代了传统的纸质档案。
电子档案管理系统基本功能规定
电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
电子档案管理系统
电子档案管理系统电子档案管理系统⒈引言⑴目的本文档旨在介绍电子档案管理系统的设计和实施，提供详细的说明和指导，以便于使用者对该系统有一个全面的了解和操作。
⑵背景传统的档案管理方式存在着很多问题，如存储空间占用大、检索效率低、易于遗失等。
为了解决这些问题，电子档案管理系统应运而生。
该系统将档案转化为电子格式，并提供了便捷的检索、归档和共享功能，有效提高了档案管理的效率和安全性。
⒉功能需求⑴用户管理该系统应支持多级用户权限管理，包括管理员、普通用户和访客。
管理员具有最高权限，可以设置用户账户和权限。
⑵档案用户可以通过系统界面将纸质档案扫描，或者直接电子文档或图片。
系统应支持各种常见文档格式，并对档案进行压缩和加密。
⑶档案索引和分类系统应提供灵活的档案索引和分类方式，以便于用户对档案进行分类和检索。
用户可以根据档案的关键词、日期、类型等进行搜索。
⑷档案检索系统提供了高效的档案检索功能，用户可以根据各种条件进行检索，如档案名称、作者、文件类型等。
搜索结果应显示匹配的档案列表，并支持按照相关度、时间等进行排序。
⑸档案归档用户可以将相关档案进行归档，以便于管理和检索。
系统应提供方便快捷的归档功能，允许用户将档案分门别类地存储。
⑹档案共享系统支持档案的共享功能，用户可以将档案分享给其他用户或部门。
共享可以是只读或编辑权限，以控制档案的访问和修改。
⑺安全性和权限控制系统应具备较高的安全性和权限控制机制，确保只有授权用户才能访问和修改档案。
系统应提供用户登录验证、数据加密、访问日志等安全功能。
⒊技术要求⑴硬件环境系统可以在常见的服务器和客户端设备上运行，要求服务器具备足够的存储空间和处理能力。
⑵软件环境系统采用基于WEB的架构，需要运行在常见的操作系统上，如Windows、Linux等。
系统使用的开发语言为Java，并使用MySQL作为数据库。
⑶系统性能系统需要具备较高的性能，能够支持大量用户并同时进行档案的、检索和共享操作。
公司员工电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工电子档案管理，规范档案工作，提高档案管理效率，确保档案信息安全，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工电子档案的管理工作。
第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实、准确、完整、规范原则；（三）安全保密原则；（四）便于利用原则。
第二章电子档案的收集与整理第四条公司员工电子档案包括以下内容：（一）员工个人基本信息；（二）员工任职、离职、调动等人事变动情况；（三）员工培训、考核、奖惩等情况；（四）员工薪酬、福利待遇等情况；（五）员工劳动合同、保密协议等相关文件；（六）其他与员工相关的电子文件。
第五条电子档案的收集应确保以下要求：（一）收集的电子档案必须真实、准确、完整；（二）收集的电子档案格式应统一，便于存储和查阅；（三）收集的电子档案应定期备份，确保档案安全。
第六条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按档案类别、时间顺序等进行整理；（二）编制档案目录，方便查阅；（三）对电子档案进行分类、编号、命名，确保档案的唯一性。
第三章电子档案的存储与保管第七条公司设立电子档案存储系统，负责电子档案的存储和保管。
第八条电子档案存储系统应具备以下功能：（一）支持多种文件格式存储；（二）具备数据加密、访问控制等功能，确保档案安全；（三）具备数据备份、恢复功能，防止数据丢失；（四）具备档案检索、统计、分析等功能，便于利用。
第九条电子档案的保管应遵循以下要求：（一）定期检查电子档案存储系统，确保系统正常运行；（二）对电子档案进行定期备份，确保档案安全；（三）对电子档案进行分类、编号、命名，确保档案的唯一性；（四）对电子档案进行定期整理，确保档案的整洁和有序。
第四章电子档案的利用与查询第十条公司员工电子档案的利用应遵循以下要求：（一）查阅电子档案应办理相关手续，确保档案安全；（二）查阅电子档案应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密；（三）查阅电子档案应确保档案的完整性和准确性。
电子档案管理系统
• 实时监控：对电子档案管理系统的运行进行实时监控，发现异常情况 • 日志分析：对电子档案管理系统的日志进行分析，查找潜在的安全风险 • 预警机制：建立预警机制，对潜在的安全风险进行预警，提前采取措施防范
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电子档案的利用与服务
电子档案利用的原则与方式
电子档案利用的原则
• 合法合规：遵守相关法律法规，合法利用电子档案 • 尊重知识产权：尊重电子档案的知识产权，遵守著作权法等相关规定 • 保护隐私：在利用电子档案时，保护个人隐私和商业秘密
电子档案管理系统优化
• 功能优化：根据用户反馈，优化电子档案管理系统的功能和性能 • 用户体验优化：优化用户界面，提高电子档案管理系统的易用性 • 技术支持：提供持续的技术支持，保障电子档案管理系统的正常运行和优化升级
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电子档案管理系统实施的过程与方法
电子档案管理系统实施的过程
• 需求分析：充分分析用户需求，制定实施计划 • 系统选型：根据需求分析结果，选择合适的电子档案管理系统 • 系统部署：在用户环境中部署电子档案管理系统，进行测试和调试 • 系统培训：对用户进行电子档案管理系统的培训，提高用户使用能力 • 系统运维：对电子档案管理系统进行日常运维，保障系统的正常运行
电子档案与传统档案的比较
电子档案与传统档案的相同点
• 都是对信息的记录和保存 • 都需要遵守一定的归档制度和管理规定
电子档案与传统档案的不同点
• 形式不同：电子档案以电子形式存在，传统档案以纸质形式存在 • 存储方式不同：电子档案可以通过计算机进行存储，传统档案需要物理空间存放 • 检索方式不同：电子档案可以通过关键词、分类等方式检索，传统档案需要人工查找 • 传输方式不同：电子档案可以通过网络进行传输，传统档案需要物理介质传输 • 保护方式不同：电子档案需要采用加密、权限控制等技术保护，传统档案可以通过密封、 防潮等措施保护
山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知
山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】山东省人力资源和社会保障厅•【公布日期】2021.03.16•【字号】鲁人社字〔2021〕34号•【施行日期】2021.04.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知鲁人社字〔2021〕34号各市人力资源社会保障局，省厅各处室、直属单位：《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）》（鲁人社规〔2019〕2号）（以下简称《办法》）印发以来，为我省各级人力资源社会保障部门网上政务服务提供了有力支撑。
《办法》已于2021年2月28日有效期届满。
根据《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）要求，省厅对《办法》进行了修订完善。
现将修订后的《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
山东省人力资源和社会保障厅2021年3月16日山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法第一章总则第一条为规范我省人社业务电子档案管理，为网上政务服务提供支撑，制定本办法。
第二条本办法适用于人力资源社会保障部门、申请人（含公民、法人、其他组织）在业务处理过程中产生的电子文件归档与电子档案管理（涉密档案除外）。
第三条电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第四条人力资源社会保障部门办理公民、法人和其他组织的申请事项时，可以通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，不再另行要求申请人提供内容相同的证明文件。
第五条电子文件归档和电子档案管理工作分工如下:（一）各级人力资源社会保障部门办公室负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，指导业务部门提出业务系统电子文件归档功能要求;负责电子档案的保密管理，指导业务部门做好电子文件归档等工作；负责电子档案归档和管理工作的督导检查。
电子档案管理系统基本功能规定
电子档案管理系统基本功能规定
1.电子档案管理系统基本功能包括：
（1）档案信息管理：可以根据不同的功能划分为档案录入、档案检索、档案修改、档案删除等功能。
（2）档案定位：可以根据档案索引等信息定位档案，有效地方便档
案的统一查询、定位与管理。
（3）档案查阅：可以根据索引信息查阅档案内容，并可进行档案数
据报表总结与打印等功能。
（4）档案借阅：可以实现档案借阅，对档案进行审核，并跟踪档案
流转情况。
（5）催办功能：可以实现对档案审核催办，在档案催办过程中自动
发出催办信息，提高审核效率。
（6）档案统计：可以实现档案各类统计，可以根据档案归档的情况，比较档案的使用量，对档案的使用情况进行数据统计。
（7）档案记录管理：可以实现档案记录的查看、维护与备份等功能，可以追溯档案的各种状态，提升档案的管理效率。
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电子档案管理系统基本功能规定
第一章总则
第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求
第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业
务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收
第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进
行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
第六章档案利用
第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支
持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为
和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
第十章附则
第四十四条本规定由国家档案局负责解释。
第四十五条本规定自公布之日起实施。
2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。
抄送：各副省级市档案局、馆，解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。
国家档案局办公室秘书处
2017年12月29日印发。