秘书守则

秘书守则

一、严格遵守公司各项规章制度，并按以下要求完成工作。

二、工作时间: 早8:00 晚6:00 中午休息12:00-13:30

三、每日清扫总经理房间及前台：

1.擦拭窗台、办公桌椅、饮水机、冰柜、茶几桌、沙发等；

2.开空调，开窗通风；

3.削好铅笔，检查办公用品是否齐备。

4.及时更换饮水机的饮用水和空气净化器的水。

四、接打电话：

1.来电敬语：“您好！”“请稍候”“对不起，他外出办事，请问哪位找×

×？”“方便的话请留言帮您转达，或拨打××手机”“对不起他（她）正在开会，不方便接听，请问可否转达”“××正在通话，可否稍后再拔,或请留电话，方便时回电给您？

2.如有找总经理的电话，问清对方是哪里“请问您是哪位”，如果是做

推销或做宣传的，可直接拒绝或记录，不必转接。如果是总经理的朋友或业主等与其讲“请稍等，我看一下总经理是否在办公室”，然后用分机拨打电话给总经理，讲清是谁后，按总经理要求是否转接。

3.外拨：“您好，请问是××先生/女士吗？××将与您通话，请稍候，

转接分机。

五、来客：

1.“您好，请问找哪位？是否有预约，您请坐稍等片刻。”

2.通知当事人有人找，是否方便见面。

3.“不好意思，××正在开会（见客人），请稍等一下。”

4.“请问您喝茶还是喝白水，温水还是冰水？”“您请慢用”。

5.客人离开时主动开门，“您请慢走，再见”将客人用过的水杯收走。

六、收、发文件存档

1.接收到的文件要扫描到电脑，并分类编号存电子版文档，对应做电子

版目录。

2.收集公司员工所发出的所有文件，并分类编号存电子版文档。对应做

电子版目录。

七、下班注意事项：

关闭房间所有灯具、空调、空气净化器，并锁好门窗。

八、订票：

1.填好订票申请表。

2.向订票公司查询是否有票。

3.确认后请票务公司出票。

4.票送到后填写差旅表，核查姓名、航班、时间、票价（票面、实收）。

5.核对无误后写收条，请领票人签字。

6.如机票未能按时使用，将一年内转签，保留好原票据，转签时贴转

签条及时通知票务中心。

九、名片：

请申请人填好申请表，领导签字后，将内容传真给印刷厂，让其将印版回传，确认后印制。名片送来后核查无误后，签收付款，请领用人领用并签字，保管好申请表。

十、邮件：

1.外发：打电话通知快递公司来取件，填好单据，保留付款方存条，

以便结算。

2.接收：核查收件人，签收，保留票据，转交收件人。如由我方付款

需与收件人沟通过付款，索要发票。

十一、其他：

1.打印文件，协助其他同事工作，及时提醒总经理应做的事物。

2.24 小时开手机，随身携带总经理常用电话本。