关于相关费用的界定和要求

【财税解读】关于相关费用的界定和要求︱天明

摘要：对于成本费用项目，会计和税务虽然没有做相关严格的限定，但相关法律条文还是做了相关定义的，本文把一些容易理解错误的费用给出分析

公司在经营时，各种费用还是名目挺多的，为了保证公司财务会计核算便利、内部管理会计分析口径一致性，以及规避税务风险，强烈建议每个公司对成本费用项目进行严格界定。费用界定要依公司经营的特点，公司内外管理制度，以及国家法律相关要求。

在此作者谈一下本人在实际工作的一些想法和理解。

成本费用界定主要原则：

（一）、实质重于形式原则

成本费用依其产生的实质来判断；

（二）、相关性原则

成本费用是否与生产经营活动产生的销售收入直接相关；

（三）、合理性原则

成本费用发生是否合理，是否符合常规商业实质（包含是否符合法律法规的要求）

一、会议费

定义：公司为举办会议或参加会议而产生的住宿、交通、用餐、场地租赁、会议材料费等相关费用。

1、公司举办会议的场所类型分为三种：租用酒店、租用非酒店的场所、公司办公室

2、公司举办会议伴随会议而发生的费用分为：住宿费、交通费、机票款、餐费、场地租赁费、礼品费、娱乐费用等，视具体情况而定计入会议费、差旅费、业务招待费、应付福利费、广告宣传费。

2.1住宿费：因举办会议而为参加会议的客人或员工提供住宿的费用，一并计入会议费；

2.2交通费（含机票款）：办举办会议为参加会议的客人或员工提供交通工具租用车辆、打的、乘坐交通工具而产生交通费用（特殊情况乘坐飞机的机票），一并计入会议费；

2.3餐费：因举办会议而为参加会议的客人或员工提供商务用餐费用计入会议费，总经理以业务相关负责人在会议场所之外招待客人的大额餐费应列入业务招待费。

2.4场地租赁费：举办会议场所租赁费计入会议费；

2.5会议材料费：为举办会议而消耗的会议材料，比如笔、会场展示材料、发放给参加会议的客人的相关文件或宣传资料等各种材料费用；

2.6礼品费：举办会议而为参加会议的客人或员工提供的礼品，分为两种情况：具有业务宣传性质且客人能取得使用价值的礼品，比如印有公司商标的杯子计入广告宣传费（此处详细见广告宣传费说明）；

与会议内容无直接关系、不具有业务宣传性质、客人能取得使用价值的礼品计入业务招待费（详细界定见广告宣传费、业务招待费界定说明）；同时应考虑代扣代缴个人所得税。

3、公司内部员工为参加外部单位（包含集团内部的关联公司）而产生的，且举办方要求公司承担的各类费用计入会议费；不是举办方要求承担的交通费、住宿费、餐费等相关费用计入差旅费（此处详细见差旅费说明）；

4、会议组织部门依公司各项管理流程对举办的会议进行审批，依会议的组织材料实施，不准超标准列支相关费用。会议费报销时审批时，应附会议费的证明材料作为报销附件，并在审核后附凭证后留存，会议费证明材料应包括但不限于以下材料：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证、会议的审批文件等。

5、公司组织大型会议时，发生的费用项目和金额都较多，要求报销费用时，分项目进行列示；最后一笔报销入账时，会议组织部门应将所有费用，做成一张明细表附最后一笔报销凭证后，标明所有费用报销时间、费用项目、费用金额、报销记账凭证号（财务部费用会计审核并标注记账凭证号）。

二、职工福利费

定义：福利费是指企业为职工提供的除职工工资、奖金、津贴、纳入工资总额管理的补贴、职工教育经费、社会保险费和补充养老保险费（年金）、补充医疗保险费及住房公积金以外的福利待遇支出。

福利费可分为：工作餐费、部门活动经费、职工防暑降温费等；

1、工作餐费是因加班、市内公干因需用餐而产生的餐费计入职工福利费，报销时应将餐费性质、用餐人员或人数（如用餐人员较多可只标明部分人员名单）、用餐时间等情况标注清楚；出差过程中产生的用餐费用按报销标准计入差旅费；

2、工作餐费标准依公司相关标准执行，原则上控制在公司的标准内；如果无标准，税务可怀疑或认定公司滥发个人福利，以餐费冲工资来规避工资个税。

3、部门活动经费是根据公司相关管理制度，经相关领导事前批准可以组织部门或公司全体员工的集体活动，产生的费用计入职工福利费；报销时附相关证明材料，包含但不限于活动时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证、活动的审批文件等。（工会组织的相关活动经工会相关流程列入到工会的单独账中。）

4、职工防暑降温费是依国家相关要求产生的防暑降温费用，如为发放的货币并入职工工资（应合并到工资一并代扣代缴个人所得税），如为实物计入职工福利费；

5、交通费补助、通讯费补助是依据公司对特定岗位的员工，支付相关交通费、通讯费，如果发放现金计入工资总额核算（应代扣代缴个人所得税）；如果为报销相关票据（要求为公司抬头发票）计入交通费、通讯费。

三、餐费

1、公司用餐分为三类：工作用餐、公司活动用餐、出差中用餐或伙食补助、招待客户用餐。

2、工作用餐、公司活动用餐是属于福利性质的餐费，依职工福利费规定报销；

3、出差中用餐或伙食补助，依差旅费相关规定及公司的相关标准报销并计入差旅费；但差旅中伙食补助最好凭发票报销，中国税务机关查税还是重发票。

4、招待客户用餐，依业务招待费规定计入业务招待费。

四、业务招待费

定义：按照一般商业常规，与生产经营活动相关的，招待客户、客户单位的员工及其家人，产生的用餐、住宿、交通、娱乐、礼品赠送而发生的支出。

1、公司住地城市、公司长驻外地办事处或部门以及公司员工出差外地，宴请客户、客户单位的员工及其家人的用餐、娱乐等消费，计入业务招待费；

2、公司请客户到公司住地城市或长驻外地办事处，发生的城市间交通费、住宿费，一并计入业务招待费；

3、公司为招待客户、客户单位的员工及其家人，而赠送的礼品的使用价值远大业务宣传性质，计入业务招待费，比如赠送一个印有公司LOGO的苹果电脑；如果赠送礼品本身具有业务宣传性质（对于客人来说可能具有使用价值，也可能不具有使用价值），比如印有公司商标的杯子或笔等，计入广告宣传费。特别提醒，依财税[2011]50号规定，赠送客户礼品（主要作用具有宣传性质的礼品除外）应代扣代缴个人所得税。

五、广告宣传费

定义：广告宣传费是指商品经营者或者服务提供者承担费用，通过一定媒介和形式直接或者间接地介绍自己所推销的商品或者所提供的服务的商业广告，发生的费用；通过媒体发布的广告是广告费，未通过媒体发布的广告是业务宣传费。依《广告法》和相关实施条例，广告宣传费的类别分为以下几类：

（1）利用报纸、期刊、图书、名录等刊登广告。

（2）利用广播、电视、电影、录像、幻灯等播映广告。

（3）利用街道、广场、机场、车站、码头等的建筑物或空间设置路牌、霓虹灯、电子显示牌、橱窗、灯箱、墙壁等广告。

（4）利用影剧院、体育场（馆）、文化馆、展览馆、宾馆、饭店、游乐场、商场等场所内外设置、张贴广告。

（5）利用车、船、飞机等交通工具设置、绘制、张贴广告。

（6）通过邮局邮寄各类广告宣传品。

（7）利用馈赠实物进行广告宣传。

（8）利用其他媒介和形式刊播、设置、张贴广告。