如何回复不礼貌的电子邮件

如何回复不礼貌的电子邮件

11月2013

我们知道，阅读攻击性的评论比听到这样的评论实际上对我们影响更大。这一点与作为办公沟通主要形式的电子邮件密切相关。有趣的是，尽管电子邮件作为一种消息传递工具具有快速高效的特点，但是这种精密的消息传递形式也有些许缺陷。

例如，由于缺乏人在说话时的感情和面部表情，电子邮件给人的感觉可能是缺乏活力、生硬和简短草率。而且当这种不礼貌是有意为之时，产生的影响甚至会更糟。我们中想必有很多人都经历过令人不快的电子邮件吧？这种邮件不仅让人的心情很难平复，而且经常让您的一整天蒙上阴影。重要的是冷静地分析电子邮件，确定对方是否故意采用这种不礼貌的行为。

如果觉得对方故意为之，可以想办法处理这种问题。

让我们看一下如何处理。

不要立即回复

受到不礼貌电子邮件的攻击是一件正常的事；或许回击也是如此。但通常等一会再回复会最好。可以换个角度想一下，让您的怒气平静下来，尽量不要老去想它。

这样做应该有助于您做出礼貌的回复。说不定发信人也会觉得有点草率，没等您提起这件事就主动回信道歉呢。如果您应到受到指责，这样做还有助于您改正错误。如果是您的过错，您应当首先进行自我检讨。

当然，不礼貌行为在任何时候都是不对的，但是弄清楚自己的问题将会防止事情变得更糟。

创建一个标准的回复模板

搞清楚电子邮件对您不礼貌的原因可能会耗费您的精力。让自己节省时间和避免恼火的办法是用一个事先准备好的模板回复邮件，让发信人知道自己的不礼貌言语，告诉对方只有说话客气您才会考虑他的邮件。下面是一个示例：

我愿意听取别人的意见，除非他们在谈话时采用恶意的方式。我觉得你刚才的邮件就存在这种情况，如果你愿意采用更好的方式重新发一次邮件，我会非常高兴地与你沟通。

这样做应该会给对方一点缓冲，或许甚至能得到对方的道歉。最起码这样可以避免毫无意义的一味相互攻击。

如果对方没有回复，可以等事情平息后再说。然后或许再接着发送一封邮件，善意地提醒他们您仍然希望能沟通一下。

需要重点说明的是，对于实际情形、文化或其针对的人而言，这样的一个模板不见得总是合适的，而且其本身可能被看成是不礼貌的电子邮件！在决定发送该模板前应考虑好，请记住关键是写信的语气不要带个人色彩，但要注意礼貌。这就将我们引入了下一个问题…

以德报怨

有时候，单凭有礼貌这一点就能打消对您的攻击，即便您没有觉得自己的态度有多好。首先，应尽量理解他们的不满并加以认可。最好试着去解决它，如果您无法解决，应解释您为什么不能。采用理性的言辞可以起到很大作用，可以使不礼貌邮件的发件人认识到自己

做的有多过分。

如果对方继续用不礼貌的言辞，您可能真的碰到问题了。但是在将问题激化之前，可以先退一步考虑问题，或者彻底走出来。下一条将解释怎样做。

让一位头脑冷静的朋友帮忙回复

直接进行书面沟通的问题是很难做到不掺杂个人情绪。可以通过寻求局外人的意见和回复来让自己摆脱这种情况。

当然，关键是要公正客观，因为您要向不了解情况的第三方叙述情况。让他们代写一封公正的回复邮件，然后根据需要进行修改并发出。这样做也会有助于您换个角度思考问题，使您找到解决问题的正确办法。

当无法说服对方时

应明白这样一点，就是没有礼貌的人总是有的，以此让自己的心情平复。并且我们都有不顺的时候。根据您所面临的事务，决定在不讲礼貌的人身上浪费精力是否值得。确保您已尽全力解决问题，但如果没有进展，不妨继续处理其他事情。如果该电子邮件让您感受到压力，不妨休息片刻，或者让自己想些其他的事情。最好是忘掉它。

毕竟还有更好的人值得您关注。