施工现场文件管理规定

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目录

1. 目的

2. 适用范围

3. 职责

4. 规定内容

5. 附加说明

1.目的

为使本项目的施工现场文件管理工作规范化、标准化，进一步地明确文件编号方式、施工现场文件的收/发程序，保证业主、承包商和施工分承包商以及其他相关单位之间的信息流通及时、准确，在全面、简捷、适用的原则基础上，特制定本规定。

2.适用范围

本管理规定只适用于安徽华塑100万吨PVC项目一期工程电石装置项目施工现场的文件管理。

3.职责

3.1 项目经理负责提供必要的资源保证，以便本管理规定有效执行。

3.2 施工经理负责对本管理规定的执行进行指导。

3.3 工程项目部现场人员应了解、熟悉、执行本规定。

3.4 工程项目部现场文书/项目秘书负责施工现场文件管理的具体工作。

4.规定内容

4.1 文件范围

在工程项目现场建设过程中形成的具有保存价值的各种图纸、表格、文件、来往函件/传真（包括电子文件）、附有说明的照片、录像等文件资料。

4.2 文件编号方式

4.2.1本节规定了工程项目部施工现场内部形成以及向有关方面所发出文件的编号方式。

4.2.2 一般编号方式

200917-文件分类编码-文件内容编码-文件接受方编码-文件流水号

4.2.2.1 200917：为本项目项目代号。

4.2.2.2 XC：代表现场。

4.2.2.3 文件分类编码：

▪HY：代表会议，包括工程项目部内部会议、生产调度会、各类专题会议等由现场工程项目部主持的所有会议；

▪CZ：代表传真；

▪FW：代表发文；

▪TZ：代表通知；

▪Mail：代表电子文档；

▪ZH：代表综合/其它。

4.2.2.4 文件内容编码

▪ZL：代表质量类；

▪JD：代表进度类；

▪FY：代表费用类；

▪HSE：代表职业安全健康和环境保护类；

▪CL：代表材料类；

▪BG：代表工程变更类；

▪ZH：代表综合/其它。

4.2.2.5 文件接受方编码

▪ECEC：代表公司总部；

▪h：代表业主单位（华塑公司）；

▪ZJ：代表工程所在地方政府质量监督站；

▪QT：代表其他单位；

▪现场项目部内部留存文件及通发文件可省略文件接受方编码。

4.2.2.6 文件流水号：均从001开始。

4.2.3 施工过程管理用表编号方式

4.2.3.1施工过程管理用表详见附表。

4.2.3.2编号方式

200340-施工用表表号-施工分承包商编码-单位工程编号-流水号

▪施工用表表号为表头代号（例如：A1、A2等）；

▪单位工程编号由工程项目部与业主、施工分承包商商定或用工号代号。根据所用表格情况，该编号可以省略；

▪其余同前述规定。

4.2.4 现场设计修改联络签编号方式

专业-工号-联络签流水号

4.2.5 施工管理日志编号方式

200340XC-日志-流水号

施工管理日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，成册后交现场文书/项目秘书归档。

4.2.6 施工晴雨表编号方式

200340XC-晴雨表-年份-月份

晴雨表由工程管理组负责逐日填写，每月一张，下月初交现场文书/项目秘书归档。

4.2.7 影像资料编号方式

200340XC-文件分类编码-文件内容编码-摄制年月日

编码规定同前述。

影像资料除去编号外，应附有简要说明。

4.3 文件的传递

4.3.1外来文件接收与发放

外来的文件、传真、资料原则上应由现场文书/项目秘书统一接收并登记，各职能组接收后应交现场文书/项目秘书登记，由现场文书/项目秘书交施工经理/项目经理阅处，按施工经理/项目经理的意见进行分发和保管。

4.3.2外发文件的管理

各职能组需外发的文件、传真、资料等，经施工经理/项目经理批准后由现场文书/项目秘书统一编号外发和保管。

4.3.3内部文件传递

需内部传递的文件，由各职能组提出，经施工经理/项目经理批准后由现场文书/项目秘书统一编号发放和保管。

4.3.4 施工现场图纸的管理

除按合同规定向有关方提供的施工图纸外，工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由现场文书/项目秘书统一编目保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报施工经理/项目经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。

4.3.5 各类文件均应详细登记文件名称、编号、收发人、收发数量、日期及相关事项。

4.3.6 文件的标识

文件在传递之前必须进行有效标识，文件标识按照《文件标识规定》执行。外发文件必须加盖工程项目部公章，或根据需要加盖标识章，如：“供审查”、“供参考”、“有效”等。

4.4 文件的使用与保管

现场文书/项目秘书负责对整个项目现场文件进行收集和保管，在对文件有效标识后，进行分类编目，并在归档前负责文件的借阅使用和保管。

文件资料的归档按《技术档案管理制度》执行。

项目资料均属保密范围，任何个人或单位未经允许不得复制。

施工经理要不定期对文件的管理情况进行检查，发现问题及时纠正。

4.5 文件的书写格式

4.5.1 一般要求

文件的书写力求标准化、规范化，要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁用铅笔书写。汉字、符号、单位的使用与书写必须符合国家标准，保证工作质量。需要传递和/或外发的书面文件，原则上应使用计算机打印，尽量避免使用手写稿直接传递。所有须传递或外发的文件、表格应采用Word、Excel或项目合同规定的软件打印，所有图纸应采用CAD软件绘制。