项目文档管理办法

项目档案管理办法

一、总则

(一)为了加强项目档案的管理工作，维护项目档案的完整和安全，

进一步规范项目档案日常管理流程，制定本办法。

(二)项目档案是指在项目进展的整个过程中产生的包括非电子文

件、文本文件、声音文件、图形文件、多媒体文件等项目有关的文件资料。

(三)项目档案管理工作由档案管理人员负责，其主要职责是收集、

整理、归档项目资料，并定期向项目经理汇报档案管理情况。

(四)项目中的非电子文件在归档的同时，原则上可以转换成电子文

件的需备份电子版，在内容、相关说明和描述上保持一致。

(五)项目组成员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人

或项目经理整理后报文档管理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。

(六)项目档案分为项目管理文件、技术文件、商务文件，各类的收

集范围见附表。

(七)建立档案索引目录，便于文件拷贝和查看。

二、文件收集

(一)收集范围：非电子文件、文本文件、影音文件、图形文件、多

媒体文件等项目进展过程中的所有文件。

(二)收集要求：

1.记录了重要文件的主要修改过程，有参考价值的电子文件应被

保留。当正式文件是纸质时，由档案管理员进行电子文件的转

换工作。

2.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之

间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采

取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式

和属性。

三、文件归档

(一)归档时间：项目管理文件和商务文件一周归档一次。技术文件

两周归档一次。特殊情况，根据项目需要调整归档时间。

(二)归档要求：

1.有效性和完整性鉴定。归档前由档案管理人员对文件的有效性

和完整性进行鉴定，查看文件是否破损、内容是否完整。

2.文件分类。归档前对电子文件进行分类，有必要时对文件重新

命名，参考附表归纳到所属类别。

3.纸质文件按照类别归档，以标签形式注明类别，及时锁入安全

柜中。

4.文件分类后按照档案索引目录存入相应的文件夹。