公文小常识

公文小常识

一、常用的公文种类（有14种）

（一）决议：经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。（二）决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。（三）公告：向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。（四）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。（五）通知：发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

（六）通报：表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。

（七）报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

（八）请示：向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

（九）批复：答复下级机关的请示事项，用“批复”。

（十）条例：用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。

（十一）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

（十二）意见：对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。（十三）函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

（十四）会议纪要：记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。

我行最常见（用）的有8种，分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。在上行文、平行文、下行文中用得最多。

上行文：上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所报（发）送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。比如，支行所报送省行的报告和请示就是上行文。

平行文：平行文就是指同级机关（部门）或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。比如，省行各部门之间，我行与各二级分（支）行之间，及我行与南昌市各区（县）政府都是平级平行单位。上述这些部门或行之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用“函”来行文。

下行文：下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如，省行所发到我行的文件就是下行文，洪都行下发至所辖各网点的行文也是下行文，一般常用的通知、通报、批复等。

二、公文格式

（一）公文一般由眉首、正文、文尾（版记）三部分组成

1.眉首部分：包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线（红线）与正文部分隔开（1）发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。

（2）发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。

（3）向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号

的同行右端。

（4）紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。

（5）秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。（如我们常见的：中国建设银行南昌洪都支行文件）

2.正文部分：一般包括标题、主送机关、内容、附件等

（1）公文标题：一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其它标点符号。（系统内上行文标题中不需要标注发文单位）

（2）【特别要我们注意的，也是我们日常行文中最容易出错的是】

●正文内容的结构层次序数（符号）依次为：“一、”“(一)”“1.”“（1）”，这是我行公文用得最多的数字符号（模式），也是正确的用法。但其中较为容易混淆的是：“1.”【是实心圆点“1.”，而非“1、”顿号或“1。”句号】；“（1）”【是双括弧（1），而非单括弧1）】。

●若是规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。如我行的《精细化经营管理操作规则》采取的就是这种结构层次。

●我行上报省行的文件中以业务文件居多，涉及的数据较多，原则上，内容中的金额单位要一致，超过亿元的金额要写成****亿

元，而非****个亿或****亿（这是口语化的叫法）；不足“亿元”的要写成****万元（或精确到万元），而非****万或****元。

●附件名称后不加标点符号；不用书名号括入；不引文号。附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

●“请示”类文件必须标识联系人姓名和电话，用3号彩虹粗仿宋，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。如：（联系人：×××电话：××××××）。

（3）成文日期。成文日期以领导签发日期为准。并与附注必须在同一页面上。【说明：如果成文日期排在最后一行过页时,应适当调整行距,在加行距时，必须保证下页首行显示正文内容】（4）公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。

3.文尾（版记）部分，包括主题词、抄送栏、印发机关及日期等项

（1）主题词：置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。为提高请示事项办理时效，主题词中类别词的选择应与事项承办部门相对应。

（2）抄送栏：在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。

（3）印发机关及日期栏：在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

（二）公文文字排版（从左至右横写，横排）

1.公文用纸为A4型，采用word编辑公文, 页面设置:上下边距各3.3厘米、左右边距各

2.7厘米。页眉为0，页角为2.6厘米。

2.建设银行公文统一使用彩虹字体，一般每面排22行，每行排28个字。正文用3号彩虹粗仿宋，大标题用2号彩虹小标宋，正文中的一级标题应使用3号彩虹黑体（排版时注意不能沉底），二级标题用彩虹粗仿宋加重。

3.公文标题置于红色反线下空2行，用2号彩虹小标宋，可分一行或多行居中排布【注：第1行最多18个字】；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题过长时可适当变通，但必须保证首页显示正文。

4.主送机关置于标题下空1行，左侧顶格用3号彩虹粗仿宋标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。【注：主送不允许写个人，可放在抄送栏；像一些处分类的公文需发到个人，可将个人名字放在抄送】

5.公文正文置于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，字体为3号彩虹粗仿宋，行距不能小于最小值28号。数字(小数点用半角标识)、年份用阿拉伯数码标识，不能回行。【注：正文内容一般情况下不将表格列入】

6.附件置于正文下空1行左空2字用3号彩虹粗仿标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××）。

三、公文签阅处理意见

（一）各部门作为文件主要承办部门，部门负责人（主要负责人）根据文件内容等情况签署文件阅处意见：