常见公文写作格式和文件排版格式

常见公文写作格式和文件排版

格式

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。

1．文种

全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"

通知"的"附件"行文。例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有"总结"、"计划"、"安排"、"要点"、"细则"等。三是"请示""报告"""函"混用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的，不需要回复；而请示是"向上级机关请求指示、批准"的，需要回复。有时也存在"请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将"函"用成"请示"，如"××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示"（给县财政局），应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。

2．纸张和排版

《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定，公文用纸可采用16开型（宽184mm×长260mm），也可采用国际标准A4型（宽210mm×长297mm）。国家机关公文用纸的采用A4型纸。

采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。正文用小三仿号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

采用16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：40mm±1mm”，订口（左白边）为：25mm±1mm，地脚（下白边）为：25mm±1mm”，翻口（右白边）为：20mm±1mm”。正文用小三号仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。

公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为4mm。

公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。

3．发文机关标识（文头）

又称“版头”，《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“××县档案局”，不必写为“××省××县档案局”或“××市××县档案局”。同级机关或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关，一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专用红色文头，打印“黑头”文件，严重影响了公文的严肃性。

4．发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“××发”，职能部门代字多为“××字”。二是“〔〕”不对，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住，六角括号（〔〕）可在word软件“插入

符号”中选取，不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5号误编为005号；四是加“第”字。如方发〔2006〕5号写为”方发〔2006〕第5号”

5．签发人

上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6．红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）。需要注意的是，党委的可在红色反线中间标★，政府序列不标★。

7．标题

标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况，一是机关内部使用的公文，标题中省略在落款处写机关名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个：一是不写发文机关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规