合同管理系统项目规划书

项目编号: IT-201101002

合同管理系统

项目规划书

Version: 1.0

项目承担部门：IT 部

完成日期：2010-01-20

本文档使用部门：■主管领导■用户

撰写人：

审核人：

审批人：

目录

1 引言 (2)

1.1 1.2 1.3 1.4编写目的 (2)

项目名称 (2)

项目背景 (2)

参考资料 (2)

2 项目组织和资源 (2)

2.1 2.2 2.2人力资源 (2)

已有开发设施 (3)

须获取的资源 (3)

3 合同管理系统 (3)

3.1 3.2客户模块 (4)

合同模块 (5)

3.2.1新增合同 (5)

3.2.2合同变更（解除） (7)

3.3付款模块 (7)

4 档案管理系统 (8)

4.1 4.2 4.3

4.4

4.5 4.6

案库管理模块 (9)

案卷管理模块 (9)

文件管理模块 (10)

4.3.1增加文件 (11)

4.3.2档案销毁 (12)

案卷借阅模块 (12)

4.4.1申请借阅 (13)

4.4.2借阅审批 (13)

档案统计模块 (14)

档案销毁模块 (15)

5 附件 (15)

1

1 引言

1.1编写目的

为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。

1.2 项目名称

项目编号: IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》

1.3 项目背景

目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。

江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。

1.4 参考资料

◆经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》（项目编码：BT-LX-010000-03300003001-

004-201101）

◆《恒润基合同管理系统使用手册》（来自互联网）

2 项目组织和资源

2.1人力资源

2

2.2 已有开发设施

项目研发地点：；

所用设施：；

开发工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 2008

2.2 须获取的资源

◆需要人力资源部制作合同编码规则

◆需要行政部收集合同模板

3 合同管理系统

合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。

合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、

阶段名称完成期限工作内容负责部门阶段产品

系统开发

客户模块2010-12-25系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码合同模块2011-1-10系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码付款模块2011-1-29系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码系统测试2011-2-30模拟测试IT部测试报告合同模板导入2011-4-25收集合同模板、导入合同模板行政部合同模板组织培训2011-4-28组织关键用户培训IT部培训记录

3

3.1客户模块

客户信息是每个企业的宝贵财富。在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位

的基本信息。点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图：

1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立

时间、客户状态等客户信息；

2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息；

3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息；

4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料，

同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。

5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改；

6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。

4

1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该

客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息；

2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成

客户建立工作。

3.2合同模块

合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图：

1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息；

2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种；

3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息；

4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息；

5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资

料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料；

6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改；

7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。

3.2.1新增合同

因业务需要签订合同的，点击【增加】按钮，系统将自动提醒填写《合同签审表》：

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