商务会议和谈判礼仪培训课件

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④ 发言完毕,应向听众表示谢意,然后退下主席台回到原 座位。
2.自由发言人的礼仪 ① 注意发言顺序、遵守发言秩序,不可争抢发言;
② 发言时,应口齿清晰、观点鲜明、内容简短。
注意:
① 无论是正式发言人还是自由发言人,对于主持人或其他 与会者就发言内容所进行的提问,都应礼貌作答,对于不能回 答的问题,应机智而礼貌地说明理由;
整理仪容仪表:修饰容貌并整理着装,使自己的仪容仪表 符合礼仪规范;
落实接待计划:成立接待小组,根据客方抵达己方所在地 的具体时间、地点,全面落实接待计划。
(二)客方的谈判准备
告知情况:明确告诉主方谈判目的、活动要求、谈判人员 人数及组成、抵达谈判地点的时间、交通方式、食宿标准、离 开时间等,以便主方安排接待工作和拟定谈判日程;
(3)发言者席位
发言者席位简称发言席,其常规位置有如下两种:① 在主 席团的右前方(如左图所示);② 在主席团的正前方(如右图 所示)。
2.群众席的座次
(1)单位式排列
单位式排列又可以分为以下两种方式:① 以群众席面向主 席台的视角为基准,从前往后进行横向排列(如左图所示); ② 以同样的视角为基准,从左到右进行纵向排列(如右图所 示)。
(2)自由式排列 即不进行统一安排,由与会者自由择座。
(二)小型会议的座次礼仪
1.面门设座 即以面对会议室正门的中间位置为尊位,再根据右座尊于
左座的原则,在尊位两侧由近及远地依次设座的方式。
(1)无主客之分的座次排列
若与会者中没有客人,则直接在面对会议室正门的位置上, 按照中间为尊、右座尊于左座的原则安排座次(如左图所示)。
⑤ 若想在谈判时向阿拉伯人赠礼,则应:初次见面一般不 送礼;不能给阿拉伯人的妻子送礼;礼品的价值不能低;不能 送带有动物形象、女人形象、六角形图案的礼品;不能送酒。
⑥ 阿拉伯人崇尚情谊,若谈判中遇其亲友来访,他们可能 抛下谈判去陪伴亲友,直至亲友离去才继续谈判。
案例分析——小杨另谋高就的原因
小杨是代表长荣公司出席研讨会的,他的个人形象代表着 长荣公司的形象,他赴会迟到、打破花盆和会场响起手机铃声 的行为,都是不符合商务会议礼仪的,这些行为令长荣公司的 商务形象在会场上众多商界知名人士和新闻界人士的面前受损。 由此可知,长荣公司的老总一定对助理小杨深感失望,最终让 小杨另谋高就了。
人员发言时使用,其他谈判人员一律面对主席位、背门而坐。 2.自由式
即不安排固定的座次,而由各方谈判人员自由就座。
四、商务谈判的会谈礼仪
谈判人员除了应遵循表情、言谈礼仪规则外,还应遵循以 下礼仪规则:
善于倾听:在谈判的过程中,应善于倾听谈判对手的讲话, 以表示对谈判对手的尊重,同时便于自己准确把握其谈判需求 或思想。
2.依景设座
即以背靠着会议室内主要景致(如字画、讲台等)的位置 为尊位,再按照右座尊于左座的原则,在尊位两侧由近及远地 依次设座的方式。
3.自由择座
即不安排固定的座次,而由与会者自由地选择座位就座。
三、商务会议人员的礼仪
(一)主持人礼仪
1.仪态礼仪 站立主持时,应保持合乎礼仪的站姿,右手持稿、左臂自
灵活处理:若谈判过程中出现冷场,则应当机立断暂停谈 判或者暂时转移话题,稍作休息后再继续进行,切勿让冷场时 间持续过长。
五、涉外谈判中的礼仪
1.与美国人谈判的礼仪规范 ① 美国人喜欢直接、坦率地表达观点,不喜欢兜圈子。 ② 美国人时间观念很强,注重工作效率。 ③ 美国人非常重视律师和合同的作用。
2.与英国人谈判的礼仪规范 ① 英国人比较注重谈判对手的身份、地位。 ② 在谈判中称呼英国谈判人员时,不要直接称呼其名字。 ③ 在谈判中,切忌谈论英国皇室及其成员。
然下垂或者双手持稿齐于胸前。 坐姿主持时,应坐正挺直,双臂前伸,双手轻按于桌沿。 在主持会议的过程中,切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅
动作。
2.言谈礼仪 主持会议时,应当口齿清楚、发音准确,并简明扼要地表
述会议事项。
在会议进行的过程中,不可与会场上的人员寒暄、闲谈。
3.主持礼仪 ① 不得随意变动议程顺序,严格把握会议的起止时间,不
④ 会议进行时,不要随意走动或出入。若确实需要暂离 座席,则应轻手轻脚地进行;若需要长时间离席或提前退场, 则应说明理由并表示歉意,征得同意后方可离开。
⑤ 讨论时,不要打断他人的讲话;与他人出现意见分歧时, 不要急于争辩,而应先虚心倾听,再以理说服。
⑥ 想要发言时,应先理清思路并做好心理准备,然后按会 议允许的方式(如举手示意、目光示意等)向主持人提出;
随意拖延或提前; ② 引导与会者积极讨论或发言,给予礼貌的提醒; ③ 就发言内容进行提问并评价,对发言人表示肯定或感谢; ④ 根据会议性质适当地调节会议气氛; ⑤ 安排会间休息时间,并明确休息时间的具体长度; ⑥ 对会议情况作简单的总结,并宣读会议达成的决议; ⑦ 对为会议提供了帮助的人和协助组织会议的工作人员表
研讨会结束后,长荣公司老总就让小杨另谋高就了。
问题:试分析,长荣公司老总让小杨另谋高就的原因是什么?
任务一 掌握商务会议礼仪
会议礼仪是指会议召开前、会议过程中、会议结束后应遵 守的礼节和仪式。
一、会议概述
(一)会议的要素
1.与会者 2.主持人
主持人可以分为以下两种:① 当然的主持人,即由商务 组织的章程或者法律法规决定的主持人;② 临时的主持人, 即由与会者推选或协商产生的主持人。
二、商务会议的座次礼仪
在商务会议礼仪中,大型会议和小型会议的座次礼仪规范 性较强,而中型会议的座次则可根据具体情况参照大型会议或 小型会议的座次礼仪进行安排。
(一)大型会议的座次礼仪
大型会议的会场上通常应分设主席台和群众席。
1.主席台的座次 大型会议的主席台上一般应设有主席团座位、主持人座位
和发言者席位,它们均面向群众席。
4.与阿拉伯人谈判的礼仪规范
① 与阿拉伯人谈判时,女性谈判人员不要主动要求与阿拉 伯人握手。
② 与阿拉伯人谈判时,应尽量避开斋月(伊斯兰历的9 月)。
③ 阿拉伯人热衷于讨价还价。在谈判时,应有理有据地与 之讨价还价,这样有利于谈判的成功。
④ 阿拉伯人不欣赏抽象的文字说明,而重视可视性强、形 象直观的图文资料。
项目四 商务会议和谈判礼仪
任务一 掌握商务会议礼仪 任务二 掌握商务谈判礼仪
案例导入——研讨会上的“明星”
长荣公司被邀请参加一个研讨会,这次研讨会将有很多商 界知名人士及新闻界人士参加。长荣公司的老总特别安排他很 器重的助理小杨作为公司代表去参加。
会议当天,小杨睡过了头,等他赶到现场时,会议已经进 行了20分钟。他急急忙忙地推开会议室大门,不小心碰倒了会 议室门口的花盆,花盆倒地发出一声脆响,这让他一下子成了 会场上的焦点。刚坐下不久,小杨的手机铃声响起,肃静的会 场上播放起了摇篮曲!这次,小杨简直成了研讨会上的“明 星”。
示感谢。
(二)发言者礼仪
1.正式发言人的礼仪
① 走上主席台时,应步态自然,并体现出自信的风度;
② 走上主席台后,首先应面向群众席,扫视全场,与在座 的听众进行目光交流,然后诚恳、恭敬地向听众鞠躬或点头致 意,稍后便可开始发言;
③ 发言时,应口齿清晰、发音准确,简明扼要地表述发言 内容,若是书面发言,则还应时而抬头扫视会场,切勿旁若无 人地低头念稿;
3.与日本人谈判的礼仪规范 ① 谈判时,日本人习惯于与在座的所有人一一交换名片。
② 由于日本人通常认为年轻的谈判人员不具有决策权,与 年轻的谈判人员谈判是浪费时间和有失尊严的。
③ 谈判时,尽量不要带律师、会计师和其他职业顾问,否 则将被视为不友好。
④ 不要在谈判过程中偷偷增加人数,也不要中途更换谈判 人员,否则将被视为缺乏诚意。
1.根据参加谈判的业务方数量的不同
双边谈判:是指只有两方利益代表参与的谈判。这种谈判 涉及的利益关系比较明确、具体,谈判议题也相对简单。
多边谈判:是指至少有三方利益代表参与的谈判。这种谈 判涉及的人员较多、利益关系复杂,谈判的难度较大。在谈判 的过程中,通常需要就某些特定的问题进行一些双边谈判。
2.根据谈判地点的不同
准时赴会:通常应在约定时间的5分钟前达到约定地点。
三、商务谈判的座次礼仪
(一)双边谈判的座次
一般情况下,根据谈判桌的摆放方向的不同,双边谈判的 座次可分为以下两种。
1.横桌式(如下图所示)
2.竖桌式(如下图所示)
(二)多边谈判的座次安排
1.主席式 即在面对谈判室正门的位置设置一个主席位,供各方谈判
主座谈判:又称主场谈判,是指在自己所在地(自己居住 的国家、城市或区域)组织的谈判,在自己所在地参与谈判的 人员称为主方。
客座谈判:又称客场谈判,是指在他方利益代表所在地组 织的谈判,赴往他方利益代表所在地参与谈判的人员称为客方。
二、商务谈判准备
(一)主方的谈判准备
拟定接待计划:了解客方的谈判人员名单、各谈判人员的 基本信息及客方的食宿要求等信息,然后据此确定接待规格并 拟定接待计划;
3.议题 4.名称 5.时间
会议的时间通常具有三种含义:① 会议召开的时间;② 会 议需要的时间;③ 每次会议的时间限度。
6.地点 地点是指会议召开的地区和会场的具体地址。
会议地点的选择通常受经济、文化、交通、地区特征、环 境、会场设施等因素的影响。
(二)会议的基本流程
一般而言,会议的基本流程包括会前准备、会中组织和会 后收尾三个阶段。
② 对于提问人的批评或建议,应当认真听取,即便批评或 建议是不恰当的,也不应失态。
(三)与会者礼仪
① 按时到会,并按会议组织者安排的座次入座。
② 保持会场安静,做到关闭手机或将手机调为静音、不 拨打或接听手机、不大声喧哗、不交头接耳等。
③ 保持得体的仪态,切勿做出不雅行为,如打哈欠、伸 懒腰、打瞌睡、掏耳挖鼻、挠头打嗝等。
(1)主席团座次
按照国际惯例,主席团的座次排列应符合以下规则:以主 席台面向群众席的视角为基准,前排尊于后排、中间尊于两侧、 右侧尊于左侧。
具体来说,主席团的座次排列又有单数和双数之分。
每排人数为单数时的座次排列 每排人数为双数时的座次排列
(2)主持人座位
主持人的座位通常可按如下方式安排:① 主席团前排座位 的正中央;② 主席团前排座位的两侧;③ 按其具体身份排座, 但应安排在主席团座位的前排。
1.会前准备 (1)确定会议议题和名称 (2)成立会务组 (3)确定与会人员名单 (4)确定会议地点 (5)安排会议议程和日程
(6)拟发会议通知 (7)准备会议材料 (8)准备会场设备和会议用品 (9)布置会场
2.会中组织 (1)做好接待工作 (2)组织签到 (3)做好现场记录 (4)做好会间服务 3.会后收尾 (1)整理会议资料 (2)馈赠礼品或组织摄影 (3)协助与会者返程
确定谈判人员:根据客方各谈判人员的具体情况,确定己 方谈判人员的名单,并确保双方谈判人员的人数、身份和职位 对等;
拟定谈判日ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ:了解客方的意图根据其意图和己方的实际 情况拟定出日程安排表,并将其发送给客方,以征询意见,待 客方确认后再打印出来,以便分发给各方谈判人员;
布置谈判会场:选择环境幽雅的会场,并恰当地布置会场;
若会议桌斜对着会议室正门,则可以在远离会议室正门的 一侧依次设座(如右图所示)。
(2)有主客之分的座次
将客人安排在面向正门的座位上,将主人安排在背向正门 的座位上,再将双方的领导人安排在各方位置的相对尊位上 (即居中位置),各方成员则按照右座尊于左座的原则,在尊 位两侧由近及远地依次排开(如下图所示)。
⑦ 他人发言时,应认真倾听,并用笔、纸记下与自己工作 相关的内容。
⑧ 当他人发言结束时,应向发言者致以热烈的掌声,以表 赞赏和感谢。
任务二 掌握商务谈判礼仪
一、商务谈判概述
(一)商务谈判的概念
商务谈判是业务各方为了实现各自的经济目的,而就相互 之间的权利、义务进行洽谈、协商的活动过程。
(二)商务谈判的分类
适当提问:谈判时,应针对谈判对手的发言适时地提问; 切勿在气氛比较冷淡、紧张时或他人发言时进行;应当避免与 谈判主题无关、涉及他人隐私、暴露自己弱点或含有敌意的内 容;提问还应当掌握一定的节奏。
清晰表达:谈判时,应当清晰地表达自己的思想或观点, 表达时应避免使用生硬的词汇和语气强烈的句式。
冷静辩论:辩论时,应本着求大同存小异的原则,心平气 和地进行。即使与谈判对手之间存在较大分歧,也应对其以礼 相待,切勿因情急而表现得言辞激烈、怒气冲冲,甚至对谈判 对手进行人身攻击。
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