档案整理工作方案

2017年归档文件整理工作方案

年度归档文件整理工作就是档案资政服务的基础,也就是档案管理工作资源建设的核心组成部分,为了更好地做好年度归档文件整理工作,根据《归档文件整理规则》与市档案局相关工作要求,特制定本方案如下:

一、指导思想

按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则,强化组织领导,加强业务知识学习,严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管与利用的目的,在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。

二、时间要求

归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31日前归档文件目录按标准打印完毕,原生电子文件与电子档案目录报市档案局。

三、工作标准

(一)文件材料的收集工作

文件材料的收集就是归档工作的起点,直接决定归档的质量,务必高度重视,认真负责。只有及时广泛收集,才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关的各种红头文件,黑头文件、会议材料、各种会议记录;重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告;工作计划、总结、小结;规章制度(规定)、干部(职工)登记表、花名册、各类统计报表(组织、人事、工资、业务报表等);协议、合同等收集齐全、完整,确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等,集中移交市档案局。

(二)文件材料的整理工作

1、档案员要按照《归档文件整理规则》与国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,认真指导各单位归档文件整理工作。

2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如:电业局(按件整理,划分为永久、长期、短期3个保管期限,按机构分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各组要按其标准指导她们进行整理。

3、乡镇(街道办事处)按党群与行政两个机构(问题)进行分类、整理,划分为永久与定期2个保管期限。

4、市委、政府、市委办、政府办四个全宗,按十大类(问题)进行分类整理。市委、政府两个核心全宗永久整理成三套,定期为一套;市委办、政府办两个全宗永久整理为二套,定期为一套。

5、单位发文实行三套制:第一套带发文底稿。本级的文件要有草稿与拟稿单,上级下发的文件要有传阅单,特别就是一级单位,没有的要求补齐,签发签一起放在正文后,按文件级进行整理;第二套(即发文汇集)按不同发文字号顺序组卷整理。100页左右为一卷,用铅笔编写页号(编写位置:有字的正面右上角,反面左上角),加封面(用黑碳素笔按要求规范、准确填写)、归档文件目录、备考表,三孔一线用线绳装订。第三套作为挑选支农、惠农、劳动保障等涉及民生的现行政策性规定文件,作为本年度现行文件,各归档组整理后交征编股,充实全市现行文件中心内容。

6、双载体归档。为同步促进档案信息化建设,单位纸质文件及其定稿的原生原文电子版,务必按标准同步归档,确保准确无误。(按照发文字号顺序排列好报对应归档组做好保存备份)

7、归档工作要统一标准。档案员在指导单位工作人员保管期限划分与归档文件的排列、编号时,要与上年度务必保持标准一致。归档文件整理期限的划分一般为:本单位制发的文件、材料,重要的划分为永久,其她划为定期;上级业务部门与其她单位下发的文件,有本单位人事任免、表彰、处分的与针对本单位有工作指示的等划分为永久,对本单位须落实贯彻及有指导意义的划为定期。归档文件整理排列的顺序一般为:综合性工作、意见、总结、组织人事、纪检、宣教、单位业务、其她等,以利于今后检索利用。

8、装订要细致。即各种金属物要拆除掉,装订线要缝直,文件要平整,装订线要用剪子修剪整齐,不留线头,不要图省事,用手拽。

9、整理要规范。归档章要求盖在文件首页上方空白处正中,归档章要盖得清晰,严禁盖成“双眼皮”或模糊不清;归档章内项目填写要工整、准确、规范。

10、卷盒用铅笔书写。填写字迹要工整,端正,规范,清晰。

11、规范打印归档文件目录。以去年档案局馆出台的《归档文件目录打印标准》为指导,严格按照办公室统一设置的Excel栏目格式规范打印,打印好的电子版经检查合格后方可

出纸质目录。(注:发文汇集打印时要注意将件号改为顺序号,页数改为页号)

12、归档文件整理工作实行组长负责制。工作人员整理中遇到新的业务问题,要请示分管业务领导及时解决,不得自作主张,随意处置,以确保规范整理。

四、严肃法纪,责任到人

归档期间,工作人员严格执行归档文件整理标准,确保归档质量,办公室将采取多种形式不定期检查督导归档质量。档案员在规定时间内按要求规范指导完划分单位的归档文件整理任务。

五、协调跟进,搞好征集

归档伊始,档案工作人员注意与分管领导做好汇报,将领导办公室内的文件、资料及上一年征订的期刊、杂志、书籍、声像等及时征集进档案室,避免损毁、丢失的可能。