Excle的VLOOKUP函数和数据透视在数据分析中神奇运用

VLOOKUP函数及数据透视在数据分析中神奇运用EXCEL是我们日常工作中经常需要用到的一个数据工作薄，但是，就是这个看似简单的数据工作软件，却蕴含着许多意想不到、方便实用的强大功能。

每次我学会了里面某一个函数或者某个功能的用法后，都会发自内心地感慨一句：噢，原来这些看似平常的东西还可以这样用，真是太神奇，太棒了。

在工作中，我们会通过用EXCEL对一些数据做分析，有时候单单就数据统计要花费不少时间，统计结束想要查看结果，那么多的数据看了又累，用筛选功能可能还可以方便些。

但是，当你学会VLOOKUP和透视，既保证了准确率，又会使工作变得更加轻松。

VLOOKUP函数有着强大的数据查找并且具有一一对应功能，当数据量大、工作表较多时，学会VLOOKUP函数来解决这些难题，往往效果会更好。

既然VLOOKUP 函数有着这种令人意想不到的强大功能，那么就让我们首先了解一下它所需要掌握4种语法格式：
VLOOKUP（lookup_Value,table_array,col_index_num,range_lookup）搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行列号，再进一步返回选定单元格的值。

Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。

Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。

Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。

可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。

Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。

Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num
为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。

如果 col_index_num 小于1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!；如果col_index_num 大于table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。

Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。

为了使大家不用想的那么抽象，下面通过举例给大家说明一下：
比如：1、一个小时后将举行会议，可是突然要求在300个人员名单，加入人员工号。

且注意的是：人员信息表和人员工号两个表，姓名排序不一致，这个将如何实现呢？如图a、图b：
图a图b 首先在需要插入工号表里点击菜单里面选择函数，弹出的对话框里选择VLOOKUP函数。

然后以姓名为查找的数值，在另一个人员编号表上选择查找的区域。

如：图1，图2.
图1
图2 其中，“人员编号！B:D”是说明在一个工作薄，多个表中表名为”人员编号”中查找的区域B列到D列。

Col_index_num 2：查找的对象为“人员编号”表里选择区域的第二列。

如图3
最后完成：如图4
图4
这样在数量大的时候，就可以达到省时省力的效果，也避免手工录入出现的手误，既保证了准确性，又加快了工作的效率。

数据分析里经常会出现需要多个数据对比，甚至还要多个工作薄数据引用，
那么这个用VLOOKUP将怎样实现呢？下面介绍这个VLOOKUP用法，就会实现出来。

比如：2、领导要求尽快做出一个数据对比表，上面有几个月的销量以及几个月的门店级别对比。

时间短且需要实现的内容较多，这个将怎么实现呢？
首先，首先在表里插入需要的空白列，并插入VLOOKUP函数，然后以门店为查找的数值，打开需要查找工作薄选择需要查找的区域。

销量插入如图5、图6、图7所示。

图5 其次，在函数参数窗口上面输入填写的数值。

图6
图7
10的销量插入同9月操作。

如图8
图8
门店级别插入:如图9、图10、图11、图12
图9图10 其中：图11‘[目标销量.xls]9月’是查找在另一个名称为“目标销量”的工作薄中，表名为“目标销量”的B列到D列区域。

图11最后,完成操作。

如图12
图12 完成以后出现#N/A和0,这时查看一下，这就说明是这个数值在查找对象有差异，或者根本没有这个数值等多种原因。

就拿本例来说，#N/A查找原因为：查找的对象里面没有那个店面,0为false：查找对象里面没有。

调整一下就OK 了。

在EXCEL中涉及到一一对应的查找，不知不觉就会想到VLOOKUP函数，VLOOKUP的神奇应用可以使海量数据查找在短时间内准确轻松的完成。

提到EXCEL很多人就立刻想到数据透视表，数据透视表在EXCEL中运用比较广泛，使这些让人头疼的海量数据可以用简洁的方式体现出来。

在数据透视表中，可以实现筛选、分类汇总、求和、求平均值等多种操作，并且，它会在不动源数据表的同时，自动生成另一个汇总的表。

下面通过举例给大家说明一下数据透视表在EXCEL中应用：
比如：1、某个人的编号是不是唯一的？这个用数据透视表就一目了然。

首先，选择数据里面的数据透视表和数据透视图，选择下一步，弹出选定数据源区域对话框，输入或者选定需要透视的区域。

再点击下一步，选择布局。

将弹出数据透视表和数据透视图向导对话框，将右边的字段按钮拖到左边的图上，即可构造数据透视表，点击确定就完成了。

数据透视表完成：从图标汇总可以看出有10002两个，也就说明这两个数字出现两次，不是唯一的。

在汇总的2上面双击，就会生成一个工作表，表中有编号是10002的2个人的信息。

比如：2、在做奖金时候，表里有姓名，门店级别，目标销量，门店总销量，提成奖金，达成率等，而需要的是，每个门店级别的人平均销量是多少？平均奖金是多少？
首先，选择数据里面的数据透视表和数据透视图，选择需要的区域，然后点击下一步选择布局。

在数据透视表和数据透视图向导窗口的右侧，门店级别和姓名拖到布局图的行列里面，个人实际销量和实发费用拖到数据里面。

当布局时候，特别注意的是：左边的个人实际销量和实发费用拖进去数据里后，单击数据里的个人实际销量和实发费用，把数据透视表字段里面计数改为平均值，透视出来的效果就会出现它们的平均值了。

最后需要门店级别的个人平均销量和平均奖金的统计结果就可以清晰的表现出来。

我们日常工作中处理数据的时候比较多，学会数据透视功能，将会对我们有很大的帮助。

数据透视的神奇可以使一张冗繁，杂乱的表格在短时间内，变成简洁、美观的表。

VLOOKUP函数和数据透视表，在EXCEL工作薄中应用很多，面对海量的数据时，尝试用这两个函数，可以为我们工作减少很多时间和烦恼。

而我只说到功能的一部分，如果有兴趣，可以参照这方面的书籍，希望大家都可以利用这种简单快捷的方式，使我们的工作更加轻松有效。

周蓉
2009-11-30。