精品档案馆档案整理规范及要求
档案整理工作质量标准
档案整理工作质量标准档案整理是一项重要的工作，对于组织机构和个人而言，其质量直接关系到信息管理的效率和准确性。
为了确保档案整理工作的高质量，制定并遵守相应的工作标准是必要的。
本文将详细介绍档案整理工作质量标准的要求和内容。
一、档案整理前的准备工作在正式进行档案整理工作之前，有几项准备工作需要完成。
首先，要清楚明确所整理档案的范围和标准，包括档案的种类、数量、时间范围等，从而明确整理的目标和重点。
其次，要进行充分的调研和资料收集，对相关的组织机构、历史背景以及业务流程进行了解，以便更好地理解档案内容和背景信息。
最后，要制定详细的整理计划，明确工作步骤和时间节点，确保整理工作有序进行。
二、档案整理的质量标准要求1. 档案完整性档案整理工作的首要任务是确保档案的完整性。
完整的档案应包括相关文件的全部内容，不能有任何遗漏或缺失。
在整理过程中，要确保每一份文件都被正确归档，并采取措施防止文件遗失或混淆，例如使用标签或编号系统进行分类与标注。
2. 档案准确性准确性是档案品质的核心要求之一。
整理档案时，应仔细核对每一份文件的内容和相关信息的准确性。
文件上的文字、数字、日期等都应丝毫不差地反映实际情况，以确保档案的可信度和可靠性。
3. 档案顺序性整理档案时要注意保持文件的原始次序。
按照档案的时间顺序或其他规定顺序排列，不得随意调换或打乱文件的次序。
同时，在文件的分类和归档过程中，要使用一致的标准和方法，使得整个档案的结构和组织呈现一种合理的顺序性。
4. 档案保密性档案整理工作中涉及的文件和信息往往具有一定的保密性。
因此，在整理过程中要严格遵守相应的保密政策和法律法规，确保档案的保密性。
对于涉密档案，应采取相应的措施进行分类、标注和妥善保存，同时限制档案的访问权限，防止档案信息泄露或被未经授权的人员获取。
5. 档案保存和维护整理完成后的档案应妥善保存和维护。
所使用的存储介质和设备应符合国家相关标准，并定期进行检查和维护，确保档案的安全和可持续性。
档案整理工作规范
档案整理工作规范随着科技的发展，电子档案逐渐取代了纸质档案成为主流的档案存储方式。
然而，无论是电子档案还是纸质档案，其整理工作都至关重要。
档案整理工作的规范性不仅能够提高工作效率，还能确保档案的准确性和可持续性。
在这篇文章中，将探讨档案整理工作的规范，并提供一些实用的建议。
一、档案分类与归档1.分类标准档案应根据其内容和性质进行分类。
常见的分类标准包括部门、时间、主题等。
根据具体需求，也可以结合多个分类标准进行档案的细分。
2.档案编号为每个档案文件赋予唯一的编号是必要的。
编号可以按照一定的规则进行，比如按照时间顺序、部门序号等。
档案编号的作用是方便检索和管理，避免文件重复和混乱。
3.归档位置归档位置应当明确，方便后续的查找和使用。
可以建立档案库或者电子档案系统，将归档的档案按照一定的顺序组织起来。
确保每个档案都有明确的位置记录，避免档案丢失或混乱。
二、档案整理与保管1.档案整理流程档案整理应遵循一定的流程，以确保工作的规范性和连贯性。
一般的档案整理流程包括收集、审核、排序、整理、归档等环节。
每个环节都有具体的要求和工作方式，必须按照流程依次进行。
2.档案保管条件档案的保管条件至关重要，决定了档案的保存期限和有效性。
纸质档案需要存放在干燥、通风、光线较弱的环境中，避免受潮、受热和日晒。
电子档案需要定期备份，并在安全可靠的服务器上保存，以防数据丢失或损坏。
3.档案安全性档案是机构或个人的重要资产，必须保证其安全性。
制定档案安全管理制度，规定档案的查阅和借阅权限，避免档案被非法篡改或泄露。
定期检查档案的安全性，确保其完整和完好无损。
三、档案检索与借阅1.档案检索体系建立一套完善的档案检索体系，方便快速地查找所需的档案文件。
可以根据档案分类标准和编号规则来设计检索体系，确保准确性和高效性。
2.记录档案借阅对于需要借阅档案文件的人员，应有相应的登记和记录制度。
包括借阅人员的姓名、借阅时间、档案文件的名称等信息。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保管和利用各类档案信息。
规范的档案管理工作对于保护和利用档案资源具有重要意义。
本文将从五个大点出发，详细阐述档案管理工作的规范要求。
正文内容：1. 档案分类与整理1.1 清晰的分类标准：档案应按照一定的分类标准进行整理，例如按照机构、部门、时间等进行分类，以便于查找和利用。
1.2 完整的档案目录：每一个档案都应有一个完整的目录，记录档案的名称、编号、存放位置等信息，以便于管理和查询。
1.3 规范的整理方法：档案应按照一定的整理方法进行整理，例如按照文件的时间顺序或者主题进行整理，以确保档案的有序性和完整性。
2. 档案保管与存储2.1 安全的存储环境：档案应存放在安全、防火、防潮、防尘的环境中，避免因环境原因导致档案的损坏或者丢失。
2.2 合理的存储设施：档案应存放在专门的档案室或者柜子中，每一个档案都应有固定的存放位置，以便于管理和查找。
2.3 定期的检查与整理：定期对档案进行检查和整理，清除过期或者无效的档案，保持档案的更新和完整。
3. 档案检索与利用3.1 完善的检索系统：建立完善的档案检索系统，包括索引、目录、检索工具等，以便于快速准确地检索档案。
3.2 便捷的档案查阅：提供便捷的档案查阅服务，包括开放档案室、提供复印或者扫描服务等，方便用户快速获取所需档案信息。
3.3 合法的档案利用：档案利用应符合法律法规的规定，保护档案的隐私和机密性，同时鼓励合法的学术和研究利用。
4. 档案传递与交流4.1 完整的档案传递记录：档案传递过程中应有详细的记录，包括传递的时间、地点、责任人等信息，以确保档案的完整性和安全性。
4.2 安全的档案传递方式：档案传递应采取安全可靠的方式，例如使用密码、加密传输等，防止档案在传递过程中的丢失或者泄露。
4.3 高效的档案交流渠道：建立高效的档案交流渠道，包括内部交流和外部交流，促进档案资源的共享和利用。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
档案整理要求及流程
档案整理要求及流程档案整理要求及流程是指对机构或个人的文件和档案进行整理、分类、整顿和归档的一种管理方法。
整理档案的目的是为了方便查阅和使用，保证档案的完整性和可持续性。
档案整理的要求包括：1.信息准确：确保档案中的信息准确无误，包括文档的命名、编号、日期和内容等信息的准确性。
2.分类清晰：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，如按部门、按时间或按主题等分类。
3.整齐有序：确保档案的存放有序、整齐，不混乱，方便查阅。
4.安全可靠：保护档案的安全性，防止丢失、毁损或泄露。
5.规范统一：遵守统一的档案整理规范，设立统一的标识和命名规则，确保档案整理的一致性。
档案整理的流程可以分为以下几个步骤：1.准备工作：了解档案整理的目的和要求，制定整理计划，准备所需的工具和设备。
2.收集档案：收集需要整理的档案材料，包括纸质和电子档案。
3.分类归档：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，设立统一的分类标识和命名规则。
4.整理整顿：检查档案的完整性和准确性，进行整理整顿，清除冗余和重复的文件。
5.编号归档：为每个档案文件进行编号，并按照规定的分类标识和命名规则进行归档。
6.存储保管：将归档好的档案文件进行存储和保管，保证档案的安全性和可持续性。
7.档案查阅和管理：建立档案查阅和管理制度，确保档案的可查阅性和使用性。
8.定期维护：定期对档案进行维护，包括清理档案、更新档案和转存档案等工作。
总之，档案整理要求和流程是为了保证档案的准确性、整齐性和安全性，方便查阅和使用。
通过规范的整理流程可以提高档案管理的效率和质量。
档案馆档案规范及要求
档案馆档案规范及要求一、档案分类和归档规范：1.按照国家规定的档案分类标准对档案进行分类，包括机关档案、企事业档案、个人（家族）档案等。
2.档案要依据各自的分类顺序、编号、名称等进行排序和归档，确保档案的有序性和易查性。
3.对于机关档案，要按照机关组织结构和工作职能，建立档案分类目录，并及时更新和调整。
二、档案编目规范：2.编目要按照一定的格式和规范进行，确保编目的一致性和准确性。
3.档案编目还要注明档案的年限、保管期限等重要信息，方便档案的管理和保管。
三、档案装潢和保存规范：1.档案要用符合国家标准的装订材料进行装潢，比如优质的护纸、硬质封皮、钢圈或螺旋装订等。
2.档案室要具备适宜的环境条件，包括控制温湿度、防潮防尘、防火防盗等措施，确保档案的安全保存。
3.档案要按照规定的保管期限进行定期检查和整理，对于严重受损或过期的档案及时进行修复或销毁。
四、档案利用和服务规范：1.档案馆要建立完善的档案检索系统，提供方便快捷的档案查询和利用服务。
3.档案馆要制定档案借阅和复制的规章制度，保护档案的安全性和完整性，同时提供方便快捷的借阅和复制服务。
五、档案管理和安全规范：1.档案馆要制定档案管理的组织机构和管理制度，明确档案馆负责人和工作人员的职责和权限。
2.对于档案的借阅、复制和移交等操作要进行登记和备案，确保档案管理的工作过程可追溯。
3.档案馆要加强安全保卫工作，包括对未授权人员的禁止进入、防止档案丢失和损坏的防范措施。
总之，档案馆的档案规范及要求体现了档案管理的科学性、规范性和安全性，在实践中要严格执行，确保档案的完整性和可利用性，为社会和公众提供高质量的档案服务。
档案整理、装订要求
一、整理
1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。
2、文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一297mm×210mm（A4），卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一，裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。
3、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（白。
4、整理资料过程中不能出现铅笔和蓝色油笔，统一用黑色签字笔。施工日志要手写，不能机打。
二、装订
1、案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订，图纸不装订。
2、档案组卷装订要求：案卷厚度为20－30mm、装订采用塑料封条打孔装订。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保存和利用各类档案信息。
为了确保档案管理工作的准确性和高效性，制定一套规范是必要的。
本文将详细阐述档案管理工作规范的内容和要求。
一、档案分类与整理1.1 档案分类原则：档案应根据其性质、用途和形式进行分类，以便于查找和管理。
常见的分类原则包括按机构、按时间、按主题等。
1.2 档案整理方法：档案整理应遵循一定的方法和流程，包括收集、鉴定、登记、编目、装订等环节。
整理过程中要注意保持档案的完整性和可读性。
1.3 档案归档规定：档案归档时应按照分类原则和整理方法进行，同时要求标注清晰的档案编号、题名、日期等信息，以便于快速查找和利用。
二、档案存储与保管2.1 存储环境要求：档案应存放在干燥、通风、无尘、无虫害的环境中，避免阳光直射和高温潮湿。
同时，要做好防火和防盗措施，确保档案的安全性。
2.2 存储设备选择：选择适合档案存储的设备，如钢制文件柜、档案柜、密集架等。
设备要符合防潮、防火、防尘、防虫等要求，同时要便于档案的存取和管理。
2.3 存储管理措施：对档案进行定期检查和维护，确保其完好无损。
同时，要制定存储管理制度，明确档案的借阅、调度和销毁等程序，做到有序管理。
三、档案检索与利用3.1 检索工具的建立：建立完善的档案检索工具，如目录、索引、数据库等，以便于快速准确地查找所需档案。
检索工具要定期更新和维护，确保信息的及时性和准确性。
3.2 档案利用的权限控制：档案利用应遵循权限控制原则，确保档案信息的安全性和保密性。
对于不同级别的用户，要设定相应的权限和审批流程，避免非法使用和泄露。
3.3 档案利用的规范要求：档案利用应符合法律法规和相关规定，不得用于违法犯罪活动。
同时，要合理利用档案资源，提高工作效率和服务质量。
四、档案保管期限与销毁4.1 保管期限的确定：根据相关规定和档案的价值，确定档案的保管期限，包括永久保管、定期保管和限期保管等。
档案整理的管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的档案整理、保管、鉴定、销毁等各项工作。
第三条档案整理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏。
（三）安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。
（四）有效性原则：提高档案利用效率，确保档案在需要时能够迅速、准确、方便地提供。
第二章档案整理范围第四条档案整理范围包括但不限于以下内容：（一）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿等。
（二）科技档案：包括设计图纸、技术文件、实验报告、科研成果等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等。
（四）电子档案：包括电子邮件、电子文件、数据库等。
（五）实物档案：包括实物、模型、标本等。
第三章档案整理程序第五条档案整理程序分为以下几个阶段：（一）收集：按照档案整理范围，收集相关档案材料。
（二）鉴定：对收集到的档案材料进行鉴定，确定其保存价值。
（三）分类：根据档案的性质、内容和用途，对档案进行分类。
（四）编目：对分类后的档案进行编目，建立档案目录。
（五）整理：对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。
（六）归档：将整理好的档案按照规定归档。
第四章档案整理要求第六条档案整理应满足以下要求：（一）档案材料应按照时间顺序排列，保持原貌。
（二）档案材料应按照类别、级别、内容等特征进行分类。
（三）档案目录应详细、准确，包括档案名称、档号、卷号、件号、页数、保管期限等信息。
（四）档案材料应使用规范的书写、绘图工具，确保档案材料的清晰、易读。
（五）档案材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾等自然灾害和人为损坏。
第五章档案保管与利用第七条档案保管应满足以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等设施。
档案整理规范
档案整理规范档案整理是一项重要的工作，它涉及到对信息和文件的组织、分类和管理。
一个好的档案整理规范可以保证档案的安全性、可读性和可检索性。
本文将介绍一些档案整理的基本规范，以帮助您正确地进行档案整理工作。
一、建立清晰的档案分类体系档案分类是档案整理工作的基础。
在建立档案分类体系时，我们应该考虑到档案的内容和用途，并根据其特征进行分类。
一般来说，可以按照机构、部门、时间或主题等进行分类。
建立清晰的分类体系可以方便档案的管理和检索，并减少文件丢失或混乱的可能性。
二、制定统一的档案命名规范档案命名规范可以保证档案的标识唯一性和一致性。
在命名档案时，可以采用机构名称、档案类型、日期等要素，以确保档案的识别和查找。
此外，还应注意使用简洁明了的命名方式，避免使用过长或复杂的名称，以免增加档案管理的困难。
三、规范档案的存储和保管档案的存储和保管是档案整理的重要环节。
首先，应选择合适的存储介质，如纸质文件、光盘或电子数据库等，根据档案的性质和用途进行选择。
其次，应确保档案的安全性和可读性，避免受到湿气、热、光等因素的损害。
最后，应对档案进行定期的检查和维护，确保其完整性和完好性。
四、建立档案的索引和目录档案的索引和目录是方便检索和管理档案的重要工具。
在建立档案索引和目录时，可以按照档案的分类体系和内容特征进行编制，采用具体的关键词或代码进行标识。
索引和目录的建立可以极大地提高档案检索的效率和准确性。
五、定期清理和归档档案定期清理和归档档案是档案整理工作的重要环节。
通过清理过期和无用的档案，可以减少存储空间的占用，提高档案检索的速度和准确性。
同时，归档档案也是档案整理的一项重要任务。
归档可以将档案按照一定的时间顺序进行整理和存档，方便后续的查找和使用。
总结：档案整理规范对于保证档案的安全性、可读性和可检索性非常重要。
通过建立清晰的档案分类体系、制定统一的档案命名规范、规范档案的存储和保管、建立档案的索引和目录以及定期清理和归档档案，可以有效地管理和利用档案资源。
业务档案整理要求及标准
业务档案整理要求及标准业务档案整理要求及标准一、目录清晰1.档案目录应清晰、完整，按照档案的内容和顺序逐一列出。
2.目录应包括档案编号、标题、日期、存放位置等信息。
3.目录应按照档案分类进行编排，方便查找和检索。
二、分类准确1.档案分类应准确、清晰，按照档案的内容和特点进行分类。
2.分类标准应统一，避免出现交叉和重复。
3.分类结果应符合档案管理的要求，方便后续的整理、查找和使用。
三、整理规范1.档案应按照其内容、特点、重要性等因素进行整理。
2.档案应按照其形成时间、顺序进行排列。
3.档案应进行必要的修裱、去污、除尘等处理，确保档案的完整性和安全性。
4.整理好的档案应符合档案管理的要求，方便后续的查找和使用。
四、标签齐全1.每份档案都应贴有标签，标签应包括档案编号、标题、日期、存放位置等信息。
2.标签应清晰、易读，方便查找和使用。
3.标签应按照档案管理的要求进行设计和制作。
五、存储安全1.档案存储应选择适当的存储设备和方法，确保档案的完整性和安全性。
2.存储设备应定期进行检查和维护，确保其正常运转。
3.存储环境应满足温度、湿度、光照等要求，避免对档案造成损害。
六、备份完备1.重要档案应进行备份，防止因原始档案丢失或损坏而造成不可挽回的损失。
2.备份方式可以是电子版、纸质版或缩微胶片等形式。
3.备份应存储在安全的地方，防止被非法获取或篡改。
4.对于电子版的备份，应定期进行检查和维护，确保其可用性和完整性。
七、交接记录1.任何人员需要借阅或查阅档案时，都应有详细的交接记录。
2.交接记录应包括交接时间、交接人、交接内容等信息。
3.交接记录应保存完好，方便后续的追踪和管理。
4.对于电子版的档案，还应记录查阅或下载的时间和人员信息。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是组织和管理各种类型的档案文件的过程，它对于任何组织或者机构来说都至关重要。
规范的档案管理工作能够确保档案的安全性、完整性和可访问性。
本文将详细介绍档案管理工作规范的五个方面。
一、档案存储规范：1.1 档案存储位置：档案应存放在专门的档案室或者档案库中，确保存储环境符合标准，如温湿度、光照等。
1.2 档案存放方式：档案应按照文件类型、时间顺序等进行分类并标识，采用合适的存放方式，如文件夹、盒子等，以便于查找和管理。
1.3 档案存储安全性：档案室应设有专门的安全措施，如门禁系统、监控摄像等，确保档案的安全性和保密性。
二、档案整理规范：2.1 文件排序：对于每一个文件夹或者盒子内的文件，应按照文件编号、文件标题或者其他标识进行排序，以便于查找和归档。
2.2 文件标识：每一个文件应有清晰的标识，包括文件编号、文件标题、创建日期等信息，以便于追溯和管理。
2.3 文件归档：对于再也不需要频繁访问的文件，应及时进行归档，并标注归档日期和归档位置，以便于管理和存储空间的合理利用。
三、档案检索规范：3.1 档案检索系统：建立完善的档案检索系统，包括档案目录、索引、数据库等，以便于快速准确地检索所需档案。
3.2 档案查询方式：提供多种查询方式，如关键词搜索、按日期范围检索等，以满足不同用户的需求。
3.3 档案借阅管理：对于需要借阅档案的人员，应建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期等信息，并设定借阅期限和归还要求。
四、档案保护规范：4.1 防火措施：档案室应配备灭火设备，并进行定期检查和维护，确保档案的安全性。
4.2 防潮防虫措施：采取适当的防潮、防虫措施，如湿度控制、使用防虫剂等，保护档案免受湿气和虫害的侵害。
4.3 数据备份：对于电子档案，应定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或者损坏。
五、档案销毁规范：5.1 销毁程序：建立档案销毁程序，包括审批流程、销毁方式等，确保档案的合法性和安全性。
档案馆规范
档案馆规范档案馆规范为了保证档案馆工作的正常运行，维护档案的完整性和安全性，保护文化遗产的珍贵性，特制定以下档案馆规范：一、入馆规定1. 凡有意进入档案馆的人员，必须持有效证件，进行身份验证。
2. 未经授权的人员不得进入档案馆，未经批准的个人拍摄、录音、录像等行为禁止。
3. 在档案馆内禁止吸烟、饮食，不得携带危险物品进入。
4. 档案馆内交流时请保持安静，手机应设置为静音或关闭。
二、档案保存规定1. 档案由专业人员负责鉴定、整理、保管。
禁止私自调动、拆解、更改档案。
2. 档案保存环境要求温度、湿度适宜，确保防火、防水、防虫等措施到位。
3. 档案应按照一定目录、编号、分类进行整理、存放，并定期进行检查、维护。
4. 档案馆应建立健全的防火、防盗、防灾应急预案，加强安全管理。
三、参观规定1. 档案馆开放时间为每周一至周五上午9点至下午5点，不对外受理节假日申请参观。
2. 参观人员应按时按序入馆，不得擅自脱队、随意触摸档案。
3. 参观时需遵守导游、工作人员的引导和安排，不得独自进入禁区。
4. 参观者应保持相对安静，不得嘈杂、拍打档案柜台。
四、研究规定1. 研究者需提前预约，凭有效证件入馆，并接受档案馆工作人员的指导。
2. 研究者在档案馆内使用档案时必须遵守相关规定，不得私自取走、损坏档案资料。
3. 研究者应尊重档案内容，不得利用档案从事非法活动，不得侵犯他人权利。
五、工作规范1. 档案馆工作人员应经过专业培训和资格认证，责任心和服务意识强。
2. 工作人员应礼貌待人，迅速、准确地完成参观、咨询、检索等服务工作。
3. 工作人员需保守档案秘密，不得泄露机密或个人隐私。
4. 工作人员需保持办公环境整洁，不得随意将档案资料丢弃或凌乱放置。
六、违规处理1. 对于擅自调动、拆解、更改档案等违规行为，档案馆将依法追究法律责任。
2. 对于违反参观规定的行为，档案馆有权制止并要求违规者立即离开。
3. 对于违反研究规定的行为，档案馆有权取消其研究资格，并追究法律责任。
档案资料收集整理要求
档案资料收集整理要求
档案资料收集整理的要求主要包括以下几点：
1. 完整性：确保档案资料齐全，没有遗漏，特别是重要的文件和资料，必须保证其完整性。
2. 准确性：档案资料必须真实反映当时的情况，时间、地点、人物等信息要准确无误。
3. 规范性：档案资料的整理必须按照一定的规范和标准进行，如分类、编号、装订等，以便于管理和查询。
4. 安全性：档案资料必须妥善保管，防止丢失、损坏或被篡改。
同时，要确保档案资料的安全保密。
5. 可追溯性：档案资料必须能够追溯到其来源和历史记录，以便对其真实性和完整性进行验证。
6. 效率性：在保证档案资料质量的前提下，要尽可能提高整理和归档的效率，以满足时效性的要求。
7. 标准化：档案资料的收集、整理、归档等过程必须遵循统一的标准和规范，以便于统一管理和利用。
8. 系统性：档案资料的分类、排序、组织等必须按照一定的系统性和逻辑性进行，以便于查询和利用。
9. 合法性：档案资料的收集、整理和利用必须符合相关法律法规的规定，如知识产权保护、隐私保护等。
总之，档案资料收集整理是一项重要的工作，需要认真对待，确保档案的质量和安全性。
同时，随着信息技术的发展，还需要不断改进和完善档案资料的管理方式和方法，以满足时代的需求。
档案馆档案整理规范及要求模板
档案馆档案整理规范及要求郑州市项目档案整理规范及要求第一部分: 总体要求第二部分: 建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分: 项目档案分类第四部分: 项目档案整理第一部分: 总体要求一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号: 郑州市建设项目竣工验收规定( 第五、六、七、十四、十五条)2、专项验收制度: 《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度 : 《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度 : 《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建( 使用) 单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理, 对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求, 明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、工程代建( 使用) 单位要对项目档案工作采取有效措施, 制定可行的规章制度, 实行领导负责制, 确定负责领导、部门及档案工作人员, 制定可行的规章制度, 对工程档案实行统一管理, 对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查, 确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况, 审核签认竣工文件; 并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建( 使用) 单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多, 数量大, 应配备专人, 对施工各阶段档案材料进行收集, 整理, 按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范, 及时向代建( 使用) 单位移交。
6、参建各单位在档案向代建( 使用) 单位移交前, 要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施, 保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求归档: 指文件的形成单位完成工作任务后, 将形成的文件整理立卷后, 按规定向有关单位移交。
档案馆归档资料整理、立卷、装订要求内容
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。
例如：天富房地产开发公司51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在1#楼，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在1＃楼(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。
6、工程文件的纸应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章示例如下80竣工图1550施工单位7编制人 审核人 7 技术负责人编制日期7 监理单位 7总监 现场监理72020 2020竣工图章尺寸为：50mm ×80mm竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
档案整理与归档的要求
档案整理与归档的要求档案是组织和个人重要信息的载体，是历史的见证和文化的传承。
为了保障档案的完整性、可靠性、安全性，需要对档案进行整理与归档。
下面我们就来了解一下档案整理与归档的要求。
一、整理要求1.标准化：采用国家规定的档案编研标准进行整理，确保档案的内容格式、编号、题名等标准化。
2.保密性：对于涉及个人隐私、国家机密等重要信息的档案，要严格保密，遵守相关法律法规。
3.分类：根据档案的性质、用途、来源等特点，进行分类整理，使档案的结构清晰、分类明确。
4.清晰明了：整理过程中要注意标注档案的重要信息，如起止时间、档案编号、题名等，使其易于查阅。
5.修补：如档案有缺页、污损等情况，应进行修补，以保证档案的完整性和可读性。
二、归档要求1.存放环境：档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的环境中，避免阳光直射、高温、潮湿等情况。
2.存放位置：档案应存放在专门的档案室中，禁止存放在通道、楼梯间等易受外部干扰的位置。
3.存放方式：档案应按照分类整理的要求，采用专门的档案柜、卷宗架等设备进行存放，以便查阅和管理。
4.档案柜：档案柜应采用防火、防盗、防潮、防尘等特殊设计，确保档案的安全性。
5.访问权限：档案管理部门应建立档案使用制度，明确档案的查阅和借阅权限，避免档案的滥用和误用。
三、档案管理要求1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度，明确档案的收集、整理、归档、借阅等流程，确保管理的规范性和科学性。
2.档案管理部门应建立档案检索系统，方便用户查阅和使用档案。
3.档案管理部门应定期进行档案保护和修复，确保档案的完整性和可读性。
4.档案管理部门应定期进行档案借阅情况的统计和分析，以便完善档案管理制度和服务质量。
档案整理与归档是档案工作的重要环节，需要遵守一系列的要求和规范，以保证档案的安全、完整、可靠。
同时，档案管理部门应加强档案的管理和服务，提高档案的使用效益，促进档案的传承和发展。
档案整理规范及要求
档案整理规范及要求为了进一步加强我镇各中小学及幼儿园和成教中心的档案建设和管理工作，确保我镇高标准通过山东省教育工作示范市验收，特制定本档案整理规范及要求，望各单位遵照执行。
一、档案建设原则教育工作档案的建立必须坚持完整性、真实性、准确性的原则。
1、首先做到“四个统一”，即统一档案盒；统一档案标签；统一档案索引（包括档案总索引、盒内目录、卷内目录）;统一卷宗格式。
2、档案内容要严格按照《省教育工作示范市自评汇总表》中的评估要点来整理，每个评估要点尽量做到有三项内容验证：⑴、有文件。
包括上级和本单位制定的规章制度、通知、计划、细则及方案等。
⑵、有过程性资料。
包括组织领导、实施方案、检查记录、活动资料、图片录像。
⑶、有结果。
包括评比结果、本级和上级的表彰奖励资料、现场照片、讲话稿、荣誉证书等。
二、档案编排和填写标准（一）材料内容编排1、所有装订入盒的档案，除原始材料外，必须用A4纸打印。
2、单项材料标题分两行，第一行为单位名称如：“汶南镇第一初级中学”，第二行为具体的材料名称，如“养成教育活动实施方案”。
题目一律用二号宋体并加粗居中，行间距以30磅为宜。
3、正文一般用4号宋体，首行缩进2字符，段前段后0行，小标题要加加粗突出，行间距以25—30磅为宜，（表格18磅），默认字距，页脚居中标注“1”、“2”“3”格式页码。
4、材料要有时间落款，单位名称落款。
5、打印方向：除表格外一律用竖向打印。
6、卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。
7、每一卷材料要按照一定的顺序编排好，并做到纸张整齐划一。
（二）档案目录总索引设置详见《汶南镇学校创建示范市档案总索引》，按照此格式并根据本单位实际情况、办学特色进行内容调整和补充。
（三）档案盒标签设置1、档案盒统一用顺盛文具DC89型号档案盒。
2、档案盒左侧面标签已统一制定并下发至****************，请各单位下载后到文印社印制。
3、档案盒正面标签如下设置：注意：标签打印时使用黑体五号，第一行加粗，标签大小自定，纸张选择使用190克名片纸。
档案馆档案室档案管理制度
一、总则第一条为了加强档案馆档案室档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于档案馆档案室的所有档案管理工作。
第三条档案室应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的合法、合规。
（二）集中统一管理：各类档案应集中存放在档案室，实行统一管理。
（三）安全保密：加强档案的安全保护，防止档案丢失、损毁和泄密。
（四）规范操作：严格执行档案管理程序，确保档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节规范有序。
二、档案收集第四条档案收集范围：（一）国家、地方、企事业单位、社会组织等产生的各类档案资料。
（二）档案馆征集的珍贵、稀有、重要的档案资料。
（三）档案馆根据工作需要，与其他单位交换、接收的档案资料。
第五条档案收集方式：（一）档案室工作人员主动收集。
（二）通过征集、交换、接收等方式收集。
（三）与相关部门、单位建立档案收集协作机制。
三、档案整理第六条档案整理原则：（一）按年度、门类、保管期限等分类整理。
（二）保持档案的原始状态，不得随意拆散、剪裁。
（三）档案标题、摘要、页码等信息填写准确、完整。
第七条档案整理程序：（一）对收集到的档案进行分类、鉴定、归档。
（二）对整理好的档案进行编号、编目、上架。
（三）建立档案目录、卡片等检索工具。
四、档案保管第八条档案保管原则：（一）确保档案的完整、准确、安全。
（二）根据档案特性，采取相应的保管措施。
（三）定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
第九条档案保管措施：（一）档案室应保持通风、干燥、防潮、防虫、防霉。
（二）档案柜应使用防火、防盗、防潮、防尘材料制作。
（三）档案室工作人员应定期对档案进行整理、清洁、消毒。
五、档案利用第十条档案利用原则：（一）依法公开，保护档案所有者权益。
（二）满足社会需求，提高档案利用率。
（三）加强档案保密，防止档案泄露。
第十一条档案利用程序：（一）查阅者提出查阅申请，填写查阅登记表。
关于档案室管理档案要求
关于档案室管理档案要求档案室是一个组织或机构中非常重要的部门，负责管理和保存各种档案。
档案的管理要求对于保护档案的完整性、安全性和可访问性至关重要。
本文将介绍档案室管理档案的要求，以确保档案的有效管理和保护。
1. 档案分类和整理为了方便档案的查找和管理，首先需要对档案进行分类和整理。
根据档案的性质和用途，可以将档案分为不同的类别，并建立相应的分类系统。
在整理档案时，要确保每个档案都有唯一的标识符，并按照一定的顺序进行编号或命名。
2. 档案存储和保护档案室应提供适当的存储条件，以确保档案的安全和完整。
首先，档案室应有足够的储存空间，以容纳所有的档案。
其次，档案室应控制温度和湿度，防止档案受潮或发霉。
此外，还需要防火措施，如安装灭火设备和定期进行消防检查。
对于重要的档案，可以考虑使用专门的防火柜或防火库存储。
此外，还应制定档案保护和灾难恢复计划，以防止档案意外损坏或丢失。
3. 档案的访问与利用档案室管理档案的另一个重要方面是确保档案的访问与利用。
档案的访问应该是有序和受控的，只有经过授权的人员才能访问档案。
可以通过制定访问规则和权限管理系统来实现档案的访问控制。
对于一些敏感或机密的档案，还可以设置更高的安全级别，并采取额外的保护措施，如密码保护或指纹识别等。
4. 档案的保密性和完整性档案管理要求对档案的保密性和完整性进行有效管理。
首先，档案室应建立保密制度，确保档案中的敏感信息不被泄露。
其次，档案室应有完善的备份措施，以防止档案的意外损坏或丢失。
定期的备份和检查是确保档案完整性的重要步骤。
此外，还应制定档案的保管期限和销毁规定，以确保档案的及时处理和更新。
5. 档案的数字化管理随着信息技术的发展，数字化管理已成为档案管理的一个重要方向。
通过数字化管理，可以提高档案的检索和利用效率，减少纸质档案的占用空间。
数字化管理还可以增强档案的安全性和可持续性。
需要注意的是，在数字化管理过程中，要确保数字档案的安全和完整性，防止数据丢失或被篡改。
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郑州市项目档案整理规范及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。
如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。
1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
齐全：齐全是对整体而言。
对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。
完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。
准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。
系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。
2、归档的文件应为原件。
确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。
3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。
5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。
不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。
四、归档时间1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。
2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。
3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。
5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。
设备开条箱文件即时归档。
设备文件由代建单位负责收集、整理。
五、归档份数1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。
在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。
本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。
并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
七、归档手续档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表一、工程准备阶段二、监理文件三、施工文件1、建筑安装工程（1）土建部分（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（3）室外工程2、市政基础设施工程四、竣工图五、竣工验收文件建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分项目档案分类常用的分类方法为：工程性质----工程项目分类法。
如：一级：基建档案二级：综合类生产建筑办公生活建筑辅助生活建筑三级：综合：基建综合管理房地产权证人防工程天然气工程生产建筑：一车间二车间三车间办公生活建筑：办公楼家属楼食堂招待所第四部分项目档案整理一、整理程序1、组卷→2、卷内文件排列→3、拟写案卷标题→4、复查定卷→5、编页号→6、填写卷内文件目录→7、填写卷内备考表→8、填写案卷封面→9、案卷装订→10、案卷排列与档号编制→11、填写卷盒、装盒排架→12、编制检索工具一、组卷案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
案卷构成：卷皮+卷内目录+文件+封底（一）组卷：就是按照一定的原则和方法，把一组有联系的文件，以卷为单位组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
（二）组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。
2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3、卷厚适度。
一般不超过40mm，文字材料为150-200页左右，图纸为50-100页左右。
4、案卷内不应有重份文件。
5、价值（保管期限）大体相同。
（三）组卷方法基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷（1）问题组卷法：文字表格类：按问题（专业）组卷。
如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。
（2）专业组卷法竣工图类：按专业组卷。
即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。
（3）阶段组卷法按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。
（阶段组卷法）（4）子项组卷法：按单项工程组卷，即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。
二、卷内文件排列：（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。
（二）方法：1、按阶段（或工序）排列——在组1卷的情况下。
（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。
（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：（1）整体上按时间（工作程序进度）。
（2）正文在前、底稿在后。
（3）正文在前、附件在后。
（4）批复在前、请示在后。
（5）原件在前、复印件在后。
3、图纸按图号排列。
4、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。
5、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。
三、拟写案卷标题（一）基建档案标题拟写方法：1、文字材料类：前期文件“三段式”：责任者关于问题的名称例：市政府、电业局关于市电业局110千伏碧沙变电站征地责任者问题的请示、批复、会议纪要名称2、表格、图纸材料类：（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称（2）项目名称+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表项目名称子项分部表格名称例2：教学楼（电气）竣工图项目名称专业图纸名称例3：教学楼隐蔽工程记录项目名称表格名称（二）设备档案标题拟写方法：型号+设备仪器名称+文件名称例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单型号名称文件名称四、复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。
复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。
五、编制卷内文件页号1、编号范围：（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。
（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。
2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。
3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。
1、序号：即顺序号。
序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。
2、文件编号（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。
（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。
（3）许可证：填证号。
3、责任者：（1）以落款盖章为准，填写文件的直接形成单位；（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
（4）责任者可填写规范通用的简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸的全称。
5、日期：文件或图纸的形成日期。
格式为20020612（8位数）。
6、页号：填每份文件的首尾号。
说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。