特殊载体档案管理讲课稿.doc
特殊载体类档案管理制度
一、目的和意义为规范特殊载体类档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位形成的特殊载体类档案，包括但不限于以下类型：1. 光盘、磁盘、硬盘等存储介质档案；2. 电子文档、电子邮件、网络数据等电子档案；3. 影像、音频、视频等视听档案；4. 其他具有特殊载体的档案。
三、管理职责1. 档案管理部门负责特殊载体类档案的统一管理，制定相关管理制度，确保档案的完整、安全和有效利用。
2. 各部门负责本部门特殊载体类档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 特殊载体类档案的保管人负责档案的日常维护、修复和保护工作。
四、管理要求1. 收集与归档（1）各部门在收集特殊载体类档案时，应确保档案的完整性和准确性。
（2）特殊载体类档案的收集工作应遵循以下原则：a. 优先收集具有历史价值、现实意义和查考价值的档案；b. 优先收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案；c. 优先收集具有凭证价值的档案。
2. 整理与归档（1）特殊载体类档案的整理工作应遵循以下原则：a. 按照档案的类型、时间、内容等进行分类；b. 保持档案的原始顺序和完整性；c. 采用规范的档号、分类号等标识。
（2）特殊载体类档案的归档工作应遵循以下原则：a. 按照档案的保管期限和利用需求，进行定期归档；b. 确保档案的完整性和准确性；c. 档案归档后，应及时进行编号、编目和分类。
3. 保管与保护（1）特殊载体类档案的保管工作应遵循以下原则：a. 采用防尘、防潮、防磁、防火、防盗等措施，确保档案的物理安全；b. 对易损、易坏的特殊载体类档案，应采取复制、迁移等措施，确保档案的备份和恢复；c. 对数字化档案，应采取加密、备份等措施，确保档案的信息安全。
（2）特殊载体类档案的保护工作应遵循以下原则：a. 定期对特殊载体类档案进行检查，发现异常情况及时处理；b. 对损坏、丢失的特殊载体类档案，应及时进行修复、补充或更换；c. 对特殊载体类档案的修复、补充或更换，应保留原始档案。
项目六特殊载体档案管理课件
采取加密和安全措施，确保档案信息 不被非法获取和篡改。
特殊载体档案的数
04
字化管理
数字化管理的意义
便于长期保存
数字化管理可以减少对物理存储 空间的依赖，降低档案损坏和丢
失的风险。
提高检索效率
数字化档案可以通过关键词、日期 、主题等快速检索，提高档案的利 用率。
促进信息共享
数字化档案可以实现远程访问和信 息共享，促进档案价值的最大化。
整理原则与方法
整理原则
遵循档案分类、分级管理原则，确保档案的分类合理、标识清晰、易于查找。
整理方法
根、数字 化处理等。
档案的分类与编目
分类
根据档案的内容、时间、来源等因素进行分类，建立档案分类体系，便于查找和 管理。
编目
对档案进行编目，包括档号、题名、责任者、日期等，建立档案目录体系，便于 检索和利用。
特殊载体档案的保
03
管与维护
保管环境与设施
01
02
03
温度和湿度控制
特殊载体档案的保管需要 严格控制环境温度和湿度 ，以防止档案材料损坏和 信息丢失。
防尘和防有害气体
保持库房内清洁，防止灰 尘和其他有害物质对档案 造成损害。
防虫和防鼠
采取有效措施防止虫害和 鼠害，确保档案的完整性 。
维护要求与措施
光盘档案
包括CD、DVD等光盘介质， 用于记录和保存数据、文件等
资料。
特殊载体档案的重要性
历史价值
特殊载体档案是记录历 史的重要资料，具有不
可替代的历史价值。
文化价值
特殊载体档案是文化遗 产的重要组成部分，对 于传承和弘扬文化具有
重要意义。
法律价值
第十章 特殊载体档案管理
5.鉴定
6.保护
（1）保持适宜的温湿度 （2）磁带应卷绕平整 （3）磁带应定期复制与转绕 （4）磁带要竖放
（5）避开磁场
第二节 电子档案管理
一、电子文件与电子档案
随着信息传输技术、多媒体技术、数字库技术、
语音识别技术等的迅速发展，己经出现并形成了 数字化、网络化和信息化的大趋势，档案馆拥有 信息资源的形式，己不再只是“纸质文献”，而 是更利于采集、储存、保管、检索和开发利用交 流的数字化、虚拟化的电子文献。
8.定期清洗磁带，保持设备清洁。
9.磁带要定期倒带。 10.定期检查，对受损磁带及时修复。 11.正常保存的载体，10年复制一次。 12.建立电子档案的检测及保养卡。
六、电子档案的检索
1.应用WINDOWS的资源管理器功能 。
2.应用EXCEL查询电子文件 。
Hale Waihona Puke 七、电子档案的提供利用3.无病毒鉴定
五、电子档案的保管
1.实行电子档案与纸质档案统一归档，分库
保管。 2.电子档案一套封存，一套供用。 3.按保管单位顺序号排放，标签明确，以便 存取。 4.禁止来历不明的非法软件，以防病毒。 5.建立健全电子档案库房管理制度。 6.日常管理注意操作方法。
7.注意温湿度调控。
（5）本单位生产的各种名、特、优、新产品
和老字号门店特色的照片。 （6）本单位或本系统的劳模、先进人物及其 典型活动的照片。 （7）本单位历届领导班子成员的照片。 （8）本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物， 如奖状、锦旗、证书等的照片。 （9）其他具有保存价值的照片 。
3.照片档案的收集
档案管理基础(第12章 特殊载体档案的管理)
3. 电子档案的提供利用 （1）阅览 （2）借出 （3）复制 （4）在线阅览
3.各类实物档案的收集和保管 （1）收集 按年度，由单位的档案管理机构向各部门收集本年度的实物档案。 由移交部门编号并写清楚档案的时间、地点、责任者、事由及背景信 息等要素。 如果是证书类，要注明获奖的级别、颁奖单位等；如果是印章则要 注明印章中止或废止的时间、留取印模；如果是礼品档案，则要写明 活动或庆典的具体事由、赠送单位名称或个人姓名、获得的时间等。 （2）编号 对于实物档案来说，一般按照“年度——类别——件号”的编制 规则编号。如“2009——奖杯——001” （3）保管 证书类档案一般盛放在A4大小的档案袋内，封面上写清楚档号、 奖项名称、级别Байду номын сангаас获奖事由、获奖时间、颁奖单位、归档部门等信息。 有些奖杯、匾额、锦旗或礼品、字画等可以专门陈列于展览馆内供人 参观。
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
四、照片档案的管理 （一）收集 1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》 2.照片档案的归档范围 （1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片； （2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片； （3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片； （4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； （5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片； （6）外单位形成但经本单位选用的照片。 3.档案馆（室）接收照片档案的要求 （1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》 （2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。 同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。
档案管理基础(第12章 特殊载体档案的管理)-21页精选文档
第一节 照片档案的管理
一、照片的形成原理 1.照片的分类 从载体形态分，照片可以分为传统感光材质照片和数码照片两种。 从体裁分，照片可以分为新闻照片、单位活动照片、自然现象照片 及艺术照片等。 2.照片的成像原理 传统照片是将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。 数码照片是运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，是电 子文件。
第十二章 特殊载体档案的管理
本章概要
一、了解特殊载体档案的定义 特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、实物、
电子 工作活动的面貌，具有独特的价值。 二、了解特殊载体档案的组成内容
特殊载体档案主要包括：照片档案、录像档案、实物档案、电子 档案四种类型。 三、掌握特殊载体档案与纸质档案的区别 第一，载体类型不同，载体的制成材料不同。 第二，记录方式不同，是否能够直接记录档案信息，是否需要借助其 它先进的仪器设备的不同。 第三，读取方式不同，是否能够直接获取档案的内容信息不一样。
二、照片档案的构成 传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。 1.底片 底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻
拍底片两种。
2.照片 照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象， 是人们利用照片档案的主体。
3.文字说明 文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情 况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内 容具有重要的作用。
音像档案的适宜保管温度是15~25摄氏度，相对湿度是45%~60%。 （三）存放方式正确
正确的存放方式是竖立摆放。 （四）定期重绕和复制
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
档案管理课件 十 特殊载体档案
一、照片档案的管理
对已经确定类别的底片，要分别登记编目。底片目录的 内容主要包括：档案号、底片编号、主体内容、拍摄者、 拍摄时间、拍摄地点、底片数量、技术状况、来源、收 到日期、备注等。底片数量较多的单位，应设有总接收 登记薄，以便及时统计收入底片的总数量。
一、照片档案的管理
2.照片的整理。 （1）照片的分类及编号。对于照片档案不多的单位，通常 可以采用年度分类法或问题分类法。对于照片档案较多 的单位，则可以采用年度——问题或年度——拍摄者结 合的照片复式分类法。 （2）照片的编目。根据《照片档案管理规范》的要求，照 片档案的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、 摄影者、备注、参见号（参见号是指与本张照片有密切 联系的其他载体档案的档号）、册号、页号、组内张数、 分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、 类型、规格、档案馆代号、文字说明等。根据著录项目， 可将照片档案组成以下几种：基本目录、分类目录、主 题目录、摄影者目录等。
一、照片档案的管理
一、照片档案的管理
3.文字说明的内容及编写要求。文字说明的编写要综合运用 六要素（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者），概 括的揭示照片影像反映的全部信息；文字要简洁，语言要 通畅；一般不超过200字；用阿拉伯数字表示时间，年、 月、日间用“.”表示，如1953年3月2日写作1953.3.22。
一、照片档案的管理
④主题分类法，即根据底片所反映的主题进行分类。
⑤时间分类法，即按底片产生的时间顺序进行分类。 ⑥拍摄者分类法，即按照片的作者分类保存底片。
六种分类方法在具体运用时，可根据单位底片档案的具 体情况来选择。无论采用哪种方法，在分类保存底片时， 必须把建国前和建国后的底片分开、彩色底片和黑白底 片分开、机密底片和一般底片分开。还应注意底片设置 的类别层次不宜过多、过细，否则会造成整理工作复杂 化，不利用提供利用。
特殊载体档案整理
特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
特殊载体档案管理制度
第一章总则第一条为了加强特殊载体档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称特殊载体档案，是指以非纸质材料为载体的档案，包括但不限于缩微胶片、光盘、磁盘、磁带、电子文件等。
第三条特殊载体档案的管理应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）安全保密、规范操作；（三）技术保障、定期检查；（四）充分利用、持续更新。
第二章管理体制与职责第四条特殊载体档案管理工作由本单位档案管理部门负责，其他相关部门配合。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定特殊载体档案管理制度，并组织实施；（二）负责特殊载体档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）负责特殊载体档案的技术维护和设备管理；（四）组织开展特殊载体档案的鉴定、销毁工作；（五）负责特殊载体档案的安全保密工作。
第六条其他相关部门的职责：（一）按照职责分工，负责本部门形成的特殊载体档案的收集、整理、归档和利用；（二）配合档案管理部门开展特殊载体档案的管理工作；（三）对特殊载体档案进行保密审查。
第三章收集与整理第七条特殊载体档案的收集应遵循以下要求：（一）按照国家档案局制定的档案收集范围和标准，确定收集对象；（二）对收集到的特殊载体档案进行鉴定，确保其真实性和完整性；（三）对收集到的特殊载体档案进行分类、编号，建立档案目录。
第八条特殊载体档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案内容、形成时间、载体类型等要素进行分类；（二）对整理好的特殊载体档案进行编号、装订，制作档案目录；（三）对整理好的特殊载体档案进行质量检查。
第四章保管与利用第九条特殊载体档案的保管应遵循以下要求：（一）选择适宜的存储环境，确保档案的安全；（二）定期对特殊载体档案进行技术维护，确保其正常使用；（三）对特殊载体档案进行防盗、防火、防潮、防尘、防虫等保护措施；（四）建立特殊载体档案的保管记录，确保档案的完整。
特殊载体档案整理
特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
10特殊载体档案管理技能训练
⑴ 载体的物理保护：除应符合纸质档案的要求外 ，还应：归档载体应作防写处理；防止擦、划 、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放 ，且防止挤压；存放时应远离磁场、强热源， 并与有害气体隔离；环境温度选定范围为 17~20℃；相对湿度选定范围35%~45%。
B 电子档案归档还应收集的文件
〔1〕支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等 文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。
〔2〕数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化 、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝 文件档案。
〔3〕与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子 文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以 及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任 务书、操作手册等。
3〕整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整 理方案由档案部门统一决定。
4〕统一规定载体形式、质量要求。档案部门应对电子文件的载体质量、 规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向 档案部门移交，档案部门检查后归档保存。
5〕防病毒。推荐应用光盘归档，但无论是光盘还是软盘，都必须是不可 引导的非系统盘，以防带入病毒。
A 照片档案的构成与种类
目前的照片档案有两种：一种是用一般相 机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片 ；另一种是运用数字技术与光学技术相结合而 形成的照片，即我们通常说的数码相片。
声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质档 案的重要补充，是机关、企事业单位档案的重要组 成局部，也是党和国家的珍贵财富。
〔一〕形象生动
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特殊载体档案管理一、特殊载体档案的定义二、管理职责三、声像档案管理声像资料归档范围声像档案的质量要求声像档案的整理声像档案的归档声像档案的保管四、实物档案管理实物档案的归档范围实物的质量要求实物档案的整理实物档案的归档实物档案的保管一、特殊载体档案的定义特殊载体档案包括声像档案（照片档案、音像档案）、实物档案。
声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录。
声像档案种类比较多，但在一般机关、团体、企事业单位，常见的主要有照片、录音、录像档案。
实物档案是机关、团体、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
常见的主要有奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗、题词、纪念品。
二、管理职责1、特殊载体档案应由档案部门集中统一保管。
2、特殊载体档案的形成（拍摄、录制）和收集、整理（编写文字说明）、归档由承办单位（主办部门）负责，档案部门对此进行指导、监督和检查。
3、公司所属单位各职能科（室）应将其职责范围内形成或收集的特殊载体档案移交到档案室。
三、声像档案管理（一）声像资料归档范围链接归档范围表（二）声像档案质量要求1、归档的照片、录音、录像是非数码形式的，执行吉化**公司企业标准Q／CNPCJH24801.10-2003《特殊载体档案管理标准》。
2、归档的照片、录音、录像是数码形式的。
数码形式即：照片、录音、录像由数码设备产生，以数字形式保存和传输。
2.1、照片、录音、录像信息存储介质要求是光盘，均要求刻录到一次写入型光盘，CD或DVD，一式三份归档。
一次写入型光盘，这种光盘的特点是盘片本身未经过信息的刻入，用户使用时可以进行一次性的写入操作，已经写入信息的部分，以后就只能读出信息，记录的信息不能抹去重写，只能把未记录的部分补记在剩余的空白处。
CD-R DVD±R2.2、应使用档案级光盘作为归档光盘。
档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。
2.3、所有光盘里的内容按不同文件类别分别组织存储，建立若干相应的文件夹（一个事件对应一个文件夹），不得杂乱无章地将文件全部放在根目录下，文件夹必须用汉字名，以利于将来的检索。
2.4.文件格式要求：2.4.1根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》中推荐的图像数据格式，要求归档的数码照片必须采用JPEG或TIFF格式，否则必须转换成上述格式。
2.4.2利用数码摄像机获取的数字视频文件，归档格式为MPEG 或AVI。
否则必须转换成上述格式之一，数据传输率不应低于4Mb ／s。
2.4.3数码声音文件，归档格式为WAV或MP3，否则必须转换成上述格式之一，采样标准选用44.1kHz，对于DVD中的声音采样标准选用48kHz。
2.5.拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的精度应不低于600dpi。
要求选用300万像素以上的相机。
2.6.重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号。
2.7.录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际相符。
2.8.录像、照片要突出主题，录像画面要清晰、连续，录音要声音清楚，照片要画面清晰、色彩纯正。
（三）声像档案档案的整理声像档案的整理应遵循事件发生的先后顺序，保持画面和图像的有机联系；有利于保管；便于为利用者提供服务的整理原则。
1.数码照片档案的整理1.1数码照片的整理、编写文字说明应由拍摄者或承办单位负责。
1.2鉴定：对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。
1.3数码照片文件的存储1.3.1以事件为存储单位，一个事件建立一个文件夹，每一个事件的照片存储在一个文件夹内。
1.3.2文件夹的命名：要用简洁易懂的汉字完整准确的反应该事件的主题。
1.3.3照片文件名的命名：同一事件数码照片放在一个文件夹下，按时间流水，数码相机自动形成的照片文件名，必须更改为本文件夹缩写名＋文件夹下的流水号作为照片文件名，原数码相机自动形成的照片文件名的扩展名保留。
例如：原DSC0384.JPEG 应改为“文件夹所写+流水号.JPEG”。
链接实例1.4数码照片文字说明的编写1.4.1数码照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被拍摄物所在的具体地点人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
1.4.2数码照片文字说明的编写要求以张为单位，利用吉化公司综合档案管理系统软件（单机版）进行编写，录入数码照片档号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、盘号、全宗号、年度、归档单位、归档时间、载体类型、全文标识、互见号等著录项。
链接系统卡片式录入界面档号:全宗号+年度+载体类型编号+光盘号+照片流水号结构形式为：全宗号：上级档案馆给立档单位编制的代号，为3位，如吉化**公司香兰素厂为“091”；年度：照片归档的年度，为4位阿拉伯数字；载体类型编号：《吉化**公司特殊载体档案管理标》规定的载体类型编号，光盘编号为Y4；光盘号：在全宗年度内的流水号，为2位阿拉伯数字；照片流水号：在该张光盘内的流水号，为4位阿拉伯数字；档号编制：编制档号时向档案部门申请，由档案部门统一给出档号，拍摄者或承办单位负责编写。
照片题名: 简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括时间、人物、事由、背景等要素。
一般不超过100个汉字。
拍摄时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字按年月日顺序表示，年月日之间用短－分开，如：2019-01-25。
盘号：在全宗年度内的流水号，2位。
年度：照片形成的年度归档单位：归档单位的名称。
归档时间：照片档案移交时间，如2019-01-25载体类型：光盘全文标识：照片文件所在的路径（文件的位置），例：d: \002.JPG。
一般不超过50个汉字。
利用系统软件挂接功能进行录入，点击挂接功能键，选择照片文件，链接照片文件。
照片文件链接后，点击原文功能键即可查看照片文件。
互见号：与本张数码照片有联系的其他档案的档号。
上述著录项题名中涉及字母、阿拉伯数字、标点符号要用全角，其他著录项涉及字母、阿拉伯数字、标点符号要用半角。
1.5光盘的刻录1.5.1光盘数据刻录时，采用中速刻录，即CD-R光盘采用24-40倍速刻录速度，DVD R光盘采用8-12倍速刻录速度。
1.5.2光盘数据刻录应采用全盘一次刻完。
700MB容量的CD 光盘 ,大约可容纳300万像素的照片430张，4.7GB容量的DVD 光盘 ,大约可容纳300万像素的照片3100张。
1.5.3 光盘刻录内容包括：数码照片数据库、照片文件夹和光盘自述文件。
数码照片数据库：吉化公司综合档案管理系统（数码照片）目录数据库。
照片文件夹：存储与数据库链接的所有照片文件。
光盘自述文件：光盘自述文件的格式为TXT格式文件，内容有：起止档号、类别、全宗名称、归档年度、光盘内照片情况概述。
类别：数码照片。
全宗名称：立档单位全称或规范化简称。
照片情况概述：光盘共计存放哪几个主要事件的数码照片、数码照片张数。
1.6使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）在光盘标签面上书写“全宗号+年度+光盘号”做标识。
禁止在光盘标签面上粘贴标签。
1.7光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。
封面内容应包括全宗号、全宗名称、归档年度、光盘号、套别。
1.8利用软件打印出移交目录一式两份。
2.录音、录像档案的整理2.1录音、录像资料的整理、编写文字说明应由拍摄者或承办单位负责。
2.2录音、录像的整理以事件为单位。
在录音、录像时以事件为单位分段进行录制，对每个事件在录像时必须用语音把事由、时间、地点、背景人物等要素表达清楚。
在刻录光盘时，在每段录像前加文字说明，把事件的事由、时间、地点、背景人物、作者等要素表达清楚。
2.3应利用吉化公司综合档案管理系统，以事件为单位，录入录音、录像的档号、题名、录制时间、录制地点、录制者、盘号、全宗号、年度、归档单位、归档时间、载体类型、全文标识、互见号等著录项。
同数码照片的整理。
（四）声像档案的归档1、归档时间1、1、以往形成或收集的声像资料在6月末之前归档。
1、2、新形成或收集的声像资料，在每次活动结束后一个月内归档。
1、3、对一些非常重要声像资料，应及时整理、尽快归档。
2、归档的份数一式三份。
3、归档前检测归档前必须对光盘的质量检测，检测合格的方可归档。
检测不合格的光盘需报废。
重新刻录并检测合格后才可归档。
光盘盘面要清洁、无划痕，光盘数据无病毒，可读。
4、移交手续交接双方验收合格后，在档案移交清册上双方签字加盖单位公章，交接双方各保存一份（附件1声像档案移交封面、2照片文件移交目录、3音像文件移交目录）（五）声像档案的保管1.数码照片、录音、录像光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
套别用符号表示分别为：A、B、C。
2.光盘做防写处理。
避免擦、划、触摸记录涂层。
3.光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。
如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。
不要使用玻璃清洁剂或溶剂。
用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。
4.光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。
不得弯折，不得堆叠存放。
5.光盘的存放环境要远离强磁场并与有害**体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃—20℃，相对湿度应控制在35％－45％。
6.光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
四、实物档案管理（一）实物归档范围（二）实物质量要求1、归档的实物档案要保持整洁、无破损。
（三）、实物档案整理1、实物档案载体类型分为奖杯（S1）、奖状（S2）、奖牌(S3)、证书（S4）、锦旗（S5）、题词（S6）、其他（S7）七类。
以一件为保管单位，填写档案目录。
2、实物档案按实物载体类型，依其形成时间先后顺序排列，档号由“全宗号+年度+载体类型代号+件号全宗号：上级档案馆给立档单位编制的代号。
年度：实物档案归档的年度，为4位阿拉伯数字。
载体类型代号：填写实物档案的种类名称代号，如：如证书（S4）件号：按分类方式，每件实物档案的流水编号。
3、利用吉化公司综合档案管理系统软件（单机版）以件为单位进行编写，录入实物档案的档号、题名、制发单位（授奖单位）、制发时间（授奖时间）、全宗号、载体类型、获奖级别、归档单位、归档时间、全文标识、备注、互见号等著录项目。
档号：同上，题名：填写实物名。
制发单位（授奖单位）：填写实物制作、颁发单位。
制发时间（授奖时间）：填写实物制作、颁发时间。