特殊载体档案管理讲课稿.doc

特殊载体档案管理

一、特殊载体档案的定义

二、管理职责

三、声像档案管理

声像资料归档范围

声像档案的质量要求

声像档案的整理

声像档案的归档

声像档案的保管

四、实物档案管理

实物档案的归档范围

实物的质量要求

实物档案的整理

实物档案的归档

实物档案的保管

一、特殊载体档案的定义

特殊载体档案包括声像档案（照片档案、音像档案）、实物档案。

声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录。声像档案种类比较多，但在一般机关、团体、企事业单位，常见

的主要有照片、录音、录像档案。

实物档案是机关、团体、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。常见的主要有奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗、题词、纪念品。

二、管理职责

1、特殊载体档案应由档案部门集中统一保管。

2、特殊载体档案的形成（拍摄、录制）和收集、整理（编写文字说明）、归档由承办单位（主办部门）负责，档案部门对此进行指导、监督和检查。

3、公司所属单位各职能科（室）应将其职责范围内形成或收集的特殊载体档案移交到档案室。

三、声像档案管理

（一）声像资料归档范围

链接归档范围表

（二）声像档案质量要求

1、归档的照片、录音、录像是非数码形式的，执行吉化**公司企业标准Q／CNPCJH24801.10-2003《特殊载体档案管理标准》。

2、归档的照片、录音、录像是数码形式的。

数码形式即：照片、录音、录像由数码设备产生，以数字形式保存和传输。

2.1、照片、录音、录像信息存储介质要求是光盘，均要求刻录到一次写入型光盘，CD或DVD，一式三份归档。

一次写入型光盘，这种光盘的特点是盘片本身未经过信息的刻入，用户使用时可以进行一次性的写入操作，已经写入信息的部分，以后就只能读出信息，记录的信息不能抹去重写，只能把未记录的部分补记在剩余的空白处。CD-R DVD±R

2.2、应使用档案级光盘作为归档光盘。

档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。

2.3、所有光盘里的内容按不同文件类别分别组织存储，建立若干相应的文件夹（一个事件对应一个文件夹），不得杂乱无章地将文件全部放在根目录下，文件夹必须用汉字名，以利于将来的检索。

2.4.文件格式要求：

2.4.1根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》中推荐的图像数据格式，要求归档的数码照片必须采用JPEG或TIFF格式，否则必须转换成上述格式。

2.4.2利用数码摄像机获取的数字视频文件，归档格式为MPEG 或AVI。否则必须转换成上述格式之一，数据传输率不应低于4Mb ／s。

2.4.3数码声音文件，归档格式为WAV或MP3，否则必须转换成上述格式之一，采样标准选用44.1kHz，对于DVD中的声音采样标准选用48kHz。

2.5.拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的精度应不低于600dpi。要求选用300万像素以上的相机。

2.6.重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号。

2.7.录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际相符。

2.8.录像、照片要突出主题，录像画面要清晰、连续，录音要声音清楚，照片要画面清晰、色彩纯正。

（三）声像档案档案的整理

声像档案的整理应遵循事件发生的先后顺序，保持画面和图像的有机联系；有利于保管；便于为利用者提供服务的整理原则。

1.数码照片档案的整理

1.1数码照片的整理、编写文字说明应由拍摄者或承办单位负责。

1.2鉴定：对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。

1.3数码照片文件的存储

1.3.1以事件为存储单位，一个事件建立一个文件夹，每一个事件的照片存储在一个文件夹内。

1.3.2文件夹的命名：要用简洁易懂的汉字完整准确的反应该事件的主题。

1.3.3照片文件名的命名：同一事件数码照片放在一个文件夹下，按时间流水，数码相机自动形成的照片文件名，必须更改为本文件夹缩写名＋文件夹下的流水号作为照片文件名，原数码相机自动形成的照片文件名的扩展名保留。例如：原DSC0384.JPEG 应改为“文件夹所写+流水号.JPEG”。

链接实例

1.4数码照片文字说明的编写

1.4.1数码照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物；

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

地点：被拍摄物所在的具体地点

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

1.4.2数码照片文字说明的编写要求以张为单位，利用吉化公司综合档案管理系统软件（单机版）进行编写，录入数码照片档号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、盘号、全宗号、年度、归档单位、归档时间、载体类型、全文标识、互见号等著录

项。

链接系统卡片式录入界面

档号:全宗号+年度+载体类型编号+光盘号+照片流水号结构形式为：

全宗号：上级档案馆给立档单位编制的代号，为3位，如吉化**公司香兰素厂为“091”；

年度：照片归档的年度，为4位阿拉伯数字；

载体类型编号：《吉化**公司特殊载体档案管理标》规定的载体类型编号，光盘编号为Y4；

光盘号：在全宗年度内的流水号，为2位阿拉伯数字；

照片流水号：在该张光盘内的流水号，为4位阿拉伯数字；

档号编制：编制档号时向档案部门申请，由档案部门统一给出档号，拍摄者或承办单位负责编写。

照片题名: 简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括时间、人物、事由、背景等要素。一般不超过100个汉字。

拍摄时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字按年月日顺序表示，年月日之间用短－分开，如：2019-01-25。

盘号：在全宗年度内的流水号，2位。

年度：照片形成的年度

归档单位：归档单位的名称。