第二课 审核是整合管理体系的保障笔记

一、第一课课程内容回顾

二、审核与审计的区别

审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以及确定满足审核准则的程度，所进行的系统的、独立的，形成文件的过程（ISO9001:2015）。

以内部名义进行的审核称之为内部审核（内审）。

审计：是一种独立、客观的保证与咨询过程，旨在增加价值以改进组织的运营。通过采用系统的规范方法，评价和改进组织的风险管理，控制其治理过程的有效性，帮助组织实现其目标（国际内部审计师协会）。

从定义中可以看出二者的区别有：

1、二者的诉求不同。审计强调的是为组织增加价值、改进组织的运营、帮助组织实现其目标，因此内部审核的力度比内部审计要弱得多；

2、因为上述因素，在内部审计工作中各相关方配合度要比内部审核时要高。

三、当前内部审核工作的现状浅析

1、内部审核员（内审员）和内部被审核方都不愿意参与审核活动。

在内部审核中，由于相关方很难感知到内部审核的价值所在（有时这是由于审核工作不够完善导致的），因此通常会选不太重要的人员（例如新进员工这样的成员）担任，导致大家对审核缺乏价值认同

感，审核员自身也不能获得价值认知，因此审核员和内部审核相关方都不愿意进行审核工作；

2、内部审核的被审核方在内审过程中往往有抵触情绪。

由于内部被审核方在内部审核整个过程中感知不到所带来的价值，因此会产生抵触情绪。

3、基于价值观念，选择弱化审核工作。

通常我们都有“如果不能创造价值，就只能降低成本。”基于上述原因，考虑到内部审核的成本因素，组织有意弱化体系管理相关的工作。

四、审核的成本和潜在收益分析

1、成本分析

①时间成本。包括内部审核人员及内部被审核方的时间等相关资源。

②人力成本。培养内部审核员（包括相关人员）的时间、精力、培训预算开销费用；

③整改成本。对审核过程中发现的不符合进行整改时，会产生相关成本，若涉及到工程类别的整改，会产生较多的成本消耗；

2、审核的潜在收益分析

①通过审核能促进绩效达成。整合管理体系以绩效为驱动，通过审核这一手段可对绩效是否达成进行检验；

②通过审核发现潜在的风险，便于采取适宜的措施规避潜在的风险。通过审核可以挖掘出组织的潜在风险，并对之前发现的潜在风险

是否得到了有效的控制，即所采取的规避风险的措施是否适宜、有效；

③、优化运营流程。流程管理是整合管理体系的基础，现有流程是否有利于实现组织运营目标？现有流程运作是否顺畅，是否有缺陷（例如流程不清晰、流程资源问题、流程接口问题等）？诸如此类的问题都可以通过组织的内部审核来进行识别，这是因为无论是内外部审核，都是站在组织运营的高度，以第三方旁观者的角度审视组织的内部流程。

④提升部门之间的协调力度。审核往往代表组织的利益，是以组织的名义进行的，在这个过程中往往需要各部门协调工作，因此可以提升部门间的协作程度，一定程度上消除部门之间的协同障碍。

⑤审核能帮助组织满足外部审核机构的要求。这是最常见的功能。

在实际工作中，若前四项潜在收益得不到明显的体现或是不能得到很好的提升，就只剩下第五项潜在收益，导致审核工作的收益大打折扣。

五、促成审核成功的方法

审核的成功与否，其中的一个重要标志就是能否为组织创造价值。依据审核的特点将审核工作分为审核前、审核中和审核三个部分，下面对这三个有机组成部分进行解析。

1、审核前：想清楚。具体而言就是要做好审核策划，明确审核需求，界定审核目标。

（1）采用二维矩阵法进行需求识别和确认。

在审核过程中，对审核结果关注的各方对审核结果的认同程度和

是很重要的，决定着审核质量的好坏（审核质量的好坏是由审核相关方对于审核的期望被满足的程度，而不是审核员自己的感受或认知），甚至是审核的成败，他们最希望在审核报告中看到哪方面的内容？对于审核结果的期望并不一致，有时甚至是相互冲突的，应该如何取舍？对于冲突的审核期望应该兼顾还是偏向其中的一方？若是选择偏向期望冲突的某一方，那该选择哪一方？

要顺利开展审核，就必须解决这些问题。

首先要考虑都有哪些相关方对这次审核感兴趣，可以列出可能对本次审核感兴趣的所有相关方，分别对他们的诉求进行拆解、分析，可以借助二维矩阵进行。

二维矩阵方法的做法是：以兴趣度为纵轴、以影响力为横轴画坐标，这个二维坐标系将相关方分成四个区域，每个区域代表特性不同的相关方。

其中，兴趣维度（纵坐标）表示相关方对审核感兴趣的程度，影响力维度（横坐标）表征相关方对于审核结果评判的影响程度（例如对于审核结果的好坏、审核能否成功产生影响）。

例如：在右上角区域的相关方，对于审核的兴趣和影响力都很强，通常组织内部体系管理员的直属上司或分管副总属于这个区域；

在右下角区域的相关方，影响力很强，但兴趣度不高，组织中的其他副总往往属于这一区域，例如分管设备或者后勤的副总，他们平常的一句话都会让人掂量掂量，但他们对于质量管理体系的兴趣度就不一定高。

位于左上角区域的相关方，他们对于审核的兴趣度很高，但影响力不大甚至没什么影响力，组织内部的意见领袖往往属于这一类别；

位于左下角区域的相关方，他们对于审核兴趣度很低，影响力也弱，组织内部的一线员工等基本属于这一类别，他们对于审核的认知可能仅限于群发的审核通知等文件而已，是典型的吃瓜群众。

当然，也可使用头脑风暴法或是根据经验确认出审核的相关方。

二维矩阵法对审核相关方的拆解如下图所示。

在审核策划时，要优先满足位于右上角区域内的审核相关方的期望和要求，以便获得审核必须的资源，并保证审核顺利地进行，最终保证审核的价值得以实现。

（2）移情图分析法识别相关方的需求

准确识别出相关方对于审核的期望或需求非常重要，但也比较困难，需要根据审核相关方的特点进行提炼加工。

例如，对于分管副总或是直属领导，可以从下列几个方面去考量：