公司-员工请款报销管理制度

沈阳市**家具有限公司员工请款报销制度

文件类别：总办类

文件编号：ZB-2015-09-002

文件版次：A/0

编写日期：2015年11月10日

生效日期：2015年11月15日

机密等级：公示机密

合计页数：共5页

编制：

审核：

批准：

**公司员请款、报销管理制度

一、目的：

为适应企业发展，加强内部管理，做到请款、报销规范化，特此制定本制度。

二、目标：

通过简化、明晰请款、报销流程，进一步规范公司款项支付和报销审批权限和审批程序，从而加强公司制度化建设。

三、适用范围：

沈阳市**家具有限公司各部门。

四、具体要求：

（一）签批流程

经办人在原始单据上按要求填写清楚事由和金额等内容并由经办人签字——报部门负责人审批签字——会计签字（对请款金额和书写内容进行审核）——总经办负责人签字——总经理签批（单笔500元以上）——财务总监签字——出纳付款。

总经理签批的事项，在特殊情况下，财务部负责人要以图片形式请示总经理，总经理可授权财务部门负责人代为执行，事后补签。

（二）项目

1.备用金制度

（1）备用金申请：

食堂采购员备用金额度是2000元。生产零星采购员备用金额度是10000元。采购内勤备用金额度是1000元。

（2）备用金核销：

使用备用金人员，在工作岗位异动或离职时，须要把经手的代办事项交代清楚，形成书面报告，并结清备用金。财务部方可在岗位异动表或离职单上相应位置签字同意。

2.原材料采购请款、报销

（1）请款：经办人到本公司财务部领取请款单，请款单内容应填列完整，如为申请采购原材料、固定资产请款，还应标注发票取得日期，并向财务部门提供手续完备的采购合同（新客户必备材料），经会计审核后，逐级签批。

材料采购单笔超5000元，要提前1天报请财务部门，单笔超过10000元，提前2天报请财务部门。财务部门做好资金预算。单笔采购：指一张付款申请单，可包括几种材料。

（2）报账

采购人员及时将所购材料及时入库，及时到财务室报销，月末零星采购，做到当月采购，当月入库，当月报销。特殊情况，月末未能到财务报销，应将未报销的材料整理成未报销说明，送交财务部门负责人。避免影响财务室核算工作。

采购人员应在请款时承诺的时限内，将取得增值税专用发票送交财务报账处理。

须要质检部门出具检验合格单的，报账时，要附检验合格单

3差旅费请款、报销

（1）出差人员填写出差申请表，依据现行的人事部行政表格----出差申请表。逐项填写清楚，进入签批流程。

（2）差旅费报销单填列

报销单项目食宿补助费用栏次由财务人员核定。其他内容由出差人员按照发生内容自行填写，其中：出差出发到达时间要求精确至时点，报销单填列的内容应与取得原始票据一致，并同时在原始凭证粘贴单上分类填列。如有取得的手撕客运发票，应在票据背面标明出发到达时间及地点，发生的乘车行为应与提供的票据类型、内容相符。

（3）销售部差旅费报销标准及计算方法，依据现行制度执行。

交通工具:

市内接送客户，可以乘坐出租车，但是，需要提前申请，得到允许后，方可执行。

出差人员除公司派车及乘飞机以外，应选择乘坐火车、客运汽车及其它公共交通工具出行。

除以下几种原因，出差人员乘坐出租车费用公司不予报销。a、目的地偏远或时间不适合，无可供选择公共交通工具；b、接送及会见客户等紧急情况；c、其它经领导审批可以乘坐出租车的情形，并且内贸业务员在外地出差期间，每座城市给予50元的打车补助标准，此补助要凭打车票报销。

4.资产采购报销规定

（1）固定资产报销

报销时如为采购设备，所附凭据应包括发票、采购合同、验收合格手续、存放地点、管理责任人内容。

（2）低值易耗品及零星采购报销

报销时所附单据内容应包括体现商品明细的发票、验收人签字，如为入库商品，应有保管员签字的入库单。有验收合格单的，附合格单，没有验收单的生产性低耗品，生产厂长要签字。

（3）报销凭据要求

如采购供应商为一般纳税人，采购人员取得发票类型为增值税专用发票，若发票明细标注“详见清单”，则发票后附清单应为税务系统提供的统一印制增值税发票清单。如在从经常发生业务小规模纳税人供应商处采购或金额较大，应取得税务局代开增值税专用发票。

5招待费请款、报销规定：

招待费报销实行事前申请制度，批准人为总经理。并在行政部负责人处备案，可以是总经理书面签批形式，也可是聊天记录打印的图片形式。并注明宴请对象，作陪人员名单。备案表由行政部设计。

财务部初审时，报销人要填写报销单，附件有发票、备案表等。初审合格后，逐级签批，最后出纳核销。

6.其他费用请款、报销规定

临时请款、报销规定按照签批总流程进行。

（三）报销单粘贴及填列

经办人粘贴报销单时应按照实际发生内容分类在凭证粘贴纸上粘贴并填列。票据整理、粘贴要求：

分开需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据。原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、专项经费等等，应按照类别分别粘贴，把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起。

粘贴票据的范围大小：应在费用报销单据大小范围内进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多的凭证，应用和费用报销单据同样大小的结实的白纸（使用过

的纸一颗，外露部分应保持洁白），先进行粘贴，然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面。（粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围）。

粘贴要求：原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角，从装订线（粘贴单左侧2公分为主）开始粘贴，将票据向右均匀排开横向粘贴，注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间厚四周薄，凭证装订起来不整齐的现象；粘贴的原始发票单据即附件必须在费用报销凭证的大小范围之内。对于粘贴比费用报销单据大的原始发票单据及附件，粘贴位置也应在票据左上角，单据上边和左边与费用报销单对齐，超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内。

（四）报账时限

所有人员在公司规定的时限内报账。

（1）差旅费借款在出差返程后3个工作日内报帐，市内办事和办公用品购置一般在当天、最迟不超过第三个工作日报帐。

（2）固定资产购置在实物验收、安装完毕后7个工作日内报帐。

（3）每月末财务部门向行政部提供员工账面借款余额明细，如无合理原因超期未报账，实行从工资缓发制度。

（4）如确因特殊工作原因不能及时报帐的，需在时限内经总经办负责人签批后书面告知财务部门。可以延期一周或下次与出差报销时限内同时报账，否则超期未报账（尤其不得跨年度报销费用），视为作自动放弃处理，不再报销该费用。对给公司造成损失的，承担相应责任。

（5）手续不全的，要在一周内补全手续，否则，工资缓发。

五、过程监督：

1、连续三次有采购发票应交未及时送交财务，对采购人员和采购部门负责人分别予以100元罚款。一、二次以微信或QQ等形式予以工作警告。

2、保管员在接到采购物资时，未能收到送货清单，采购部门应在三日内提供送货清单或者复印件。保管员要通知采购内勤，并做好记录，一个月内出现三次不及时提供送货清单或者复印件的，通知财务，财务有权对采购负责人进行处罚。

六、实施日期：