内部沟通管理规定

内部沟通管理规定

一、目的

为确保各项信息的有效沟通和及时传递，提高企业工作的有效性和效率，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于金瀚房地产、各部门及各级人员之间的沟通管理。

三、批准和解释

★本制度由xxx房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；

★本制度由xxx房地产开发有限公司行政事务部负责解释。

四、控制要求

（一）内部沟通的策划

1、沟通的要求。内部沟通应至少做到以下方面：

a)沟通原则：公平、公正、透明、及时、有效；

b)沟通的内容和信息应准确，实事求是，不得弄虚作假、不得互相瞒骗；

c)参与沟通的人员应积极主动，具备良好的心态，对事不对人；

d)以改进工作和过程的有效性为目的，确保沟通的适宜成本，注意适用和实效。

2、沟通方式。沟通可采用以下方式：

a)单向沟通：信息单方面流动，没有回复要求，如通知、通告等；

b)双向沟通：信息双向传递，发出后有反馈或回复要求，如工作指示/计划、安排等；

c)多向沟通：立体信息网络，信息多向传递、反馈或回复，如会议、座谈、内部网络等。

3、沟通渠道。沟通渠道包括以下几种（但不局限于）：

a)公司例会、部门例会或小组会议、培训；

b)内部刊物、杂志；

c)公司内部传递和执行的各类文件；

d)告示栏、工作看板、生产看板等；

e)广播、电视等音像；

f)电子信箱、内部网络。

4、沟通组织

a)涉及整个集团公司的事务、信息等由集团公司行政事务部组织；

b)仅涉及项目或子公司的事务、信息由项目或子公司行政事务管理部门组织；

c)部门内部的沟通由各部门自行组织。

5、资源配置。集团公司为便于沟通的有效进行，将配置必要的相应资源：

a)明确各公司组织机构图、落实或安排各岗位负责人（必要时实行代理人制度）；

b)明确各岗位职责、权限及相互关系；

c)资金或计算机网络、通讯设施、运输工具等；

d)设施和工作场所；

e)咨询、辅导、培训等服务。

（二）自上而下的沟通

1、公司在一个经营年度内由总裁或其授权人主持召开公司各种例会及专题会议，讨论生产、经营、

服务、质量、顾客反馈等各方面的情况，及时采取相应的措施，以确保公司经营管理活动的正常运行。根据集团公司的具体情况，召开相应的例会：

a)每周一次总经理办公行政例会；

b)每周一次的部门工作会议；

c)每月一次的部门总结会议；

d)每半年一次的绩效考评总结会议；

e)每年一次的工作总结大会等。

2、召开会议时，要做好“会议记录”并编制“会议纪要”。

3、通常情况下各管理层次不得越级指挥。在紧急情况下总裁级管理人员可以越级指挥，但事中或事

后应向其直接上级告知。

4、在高层管理者须外出时，要对主管的事项进行交接，每个公司的高层管理者外出必须保留一名高

层管理者在司全面主持工作，必要时委托代理人全面主持工作。

5、为加强上下级间的信息沟通顺畅，可设定总裁接待日。

（三）自下而上的沟通

1、按公司组织机构图及岗位职责，在生产经营工作过程中，各级人员应按其职责逐级上报，在其直

接上级不在岗情况下可以越级上报，但对上报的事项在直接上级在岗时应口头汇报。

2、通过各种例会制度反映问题。各部门可在例会上报告本部门的运作情况及需解决的问题。

3、在紧急情况下（如安全事故、政府的紧急通知等），各级人员可以就近直接汇报高层管理者。

（四）部门内部的沟通

1、员工工作期间外出必须进行外出登记。

2、部门内各人员之间工作需协调时要直接沟通，未果时再提请直接上级协调处理。

（五）各部门之间的沟通

1、对于跨部门之间需要协调的工作，由双方共同的主管领导进行沟通和协调，若双方共同的主管领

导不在时，由部门经理直接沟通。

2、对于双方的直接上级不是同一领导时，对提交的问题直接提交总裁助理予以沟通和协调。

3、对涉及公司各部门的事务，由行政事务部以通知或张贴布告的形式告知各部门。对涉及专题事项

的工作，由各职能部门以部门名义发文进行沟通和协调。

4、公司定期或不定期召开会议，协调各部门之间的事项。

（六）沟通情况和结果的记录

1、对下列沟通情况、结果需进行记录，并形成相应的书面文件：

a)各类工作会议情况及会议结果。

b)各类工作安排及完成情况总结。

c)各级人员的意见、建议及投诉。

2、各类通告、通知、记录等的发放由发文部门做好相应的发放签收记录。

3、根据需要，将各类沟通情况和结果向主管领导汇报。

4、内部沟通的检查，由信息发出部门进行检查，对于部门之间的协调和沟通，由其共同的上级领导

或由总裁助理进行跟踪、督促和检查。检查发现存在的问题，责任部门要分析原因，采取改进措施。

（七）内部沟通评价

行政事务部要在每年末对整个年度的内部沟通情况进行总结，对沟通的结果进行有效性评

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2020年2月17日