综合档案归档管理规定(416)

武汉凯迪控股投资有限公司Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd

综合档案归档管理规定

编号：KDKG/PK-102

版本：A/0

2009年12 月31日发布2009年12 月31日实施武汉凯迪控股投资有限公司发布

目录

1 目的 (1)

2 范围 (1)

3 定义 (1)

4 职责 (1)

5 程序 (1)

5.1 综合档案类目设置 (1)

5.2 综合档案形成与收集 (2)

5.3 综合档案整理 (2)

5.4 综合档案归档 (3)

6 相关文件 (4)

7 记录 (4)

综合档案归档资料分类标准 (5)

1 目的

为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。

2 范围

本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及各系列公司（以下简称系列公司）综合档案的归档、立卷、整理工作。

3 定义

综合档案：是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资和党、政、工、团工作等方面档案。

4 职责

4.1 综合档案管理员

a) 负责依据国家及行业综合档案相关法规、标准，结合公司实际情况制定、完善综合档案分类标准；

b) 负责对归档工作进行指导和监督，督促各部门按规定及时办理归档移交手续。

c) 负责控股及各系列公司科技档案的验收、立卷、排架、编目等全过程工作。

d) 负责对异地公司/各电厂档案管理的培训、指导及监督检查工作。

4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门

a) 负责按本规定要求完成本部门（项目）业务所涉及档案资料的收集和归档工作。

b) 部门（项目）负责人是本部门（项目）档案资料归档完整性、及时性的第一责任人。

c) 各部门（项目）应指定一名专、兼职档案管理员负责文件资料的搜集和归档，并对其归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责。

5.程序

5.1 综合档案类目设置

5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分10大类，其中：0至5大类为综合档案，6至9大类为科技档案。综合档案一级类目包括：

0 党群工作档案

1 行政管理档案

2 经营管理档案

3 生产技术管理档案

4 会计档案

5 人事档案

5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对0至5大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。

5.2 综合档案形成与收集

5.2.1 综合档案是公司档案的重要组成部分，各职能部门应严格按照综合档案归档范围进行过程资料的收集和保管。

5.2.2 综合档案管理员应积极跟踪档案形成过程，主动指导、督促各部门做好文件材料的整理，并按时归档。

5.3 综合档案整理

5.3.1归档要求

a）各部门资料管理人员应按附表《综合档案归档资料分类标准》对文件资料进行分类、组卷，保证文件资料的完整性和系统性。

b）归档文件材料原则上应为原件，作为凭证作用的必须为原件，对外来文件无原件的，以最初接收的文件视为原件。

c）归档文件材料应字迹清楚，签字盖章手续完备，文件载体和书写材料应达到永久性保存的要求，书写不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水。

d）文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

e）归档文件材料主要以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文可为一件。

f）密不可分的文件材料可装订在一起，排列一般正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。

g）归档文件采用“保管期限—年度—问题”分类法进行分类，即先将文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。

5.3.2 案卷编目

a）立卷后，每个案卷内应附有卷内目录（见KDKG/PG101-03）、卷内备考表（见KDKG/PG101-04）和案卷脊背，案卷封面不做填写。

b）卷内目录、卷内备考表应采用A4幅面（长×宽为297mm×210mm）70g以上白色书写纸制作。案卷脊背用A4纸打印后粘贴。

c) 档案编号执行《档案编号管理规定》（KDKG/PK-104）。

5.3.3页号的编写

卷（件）内文件必须使用HB铅笔或打码机在有书写内容的页面编号，页号从“1”开始。单面书写的文件页号在右上角；双面书写文件的页号，正面在右下角，背面在左下角。卷内目录、备考表不编写页号。

5.3.4 案卷装订

装订应统一在左侧，用棉线或不锈钢钉，同时保证整齐、牢固，装订时要剔除金属物，然后装入档案盒。

5.3.5 案卷装具

采用国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度为20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20-30mm。文件资料一般使用硬式档案盒，蓝图一般使用档案袋，卷盒、卷夹应采用无酸产品。

5.4 综合档案归档流程

5.4.1 各部门专、兼职资料员负责过程档案的日常收集、整理，参照附表“综合档案归档分类标准”所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时、完整。

5.4.2各部门专、兼职资料员按照附表“综合档案分类标准”要求及时归档，填写“归档文件材料移交清单”（见KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后，将归档资料、“归档文件移交清单”（电子版、纸质版各1份），移交信息中心档案管理部。

5.4.3 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料，完成归档验收工作。

5.4.4信息中心档案管理员进行案卷整理、排架，编制“档案检索目录”，“档案检索目录”表式附后。

5.4.5 综合档案一般于次年一季度归档，公司资质、荣誉证书等实物档案及重要申报材料即时归档，归档时间、责任人执行“附表《综合档案分类标准》”。

5.4.6归档部门按照《保密法》及有关规章制度的要求，对需划密的文件材料，填写“归档文件密级登记表”（KDKG/PG102-01），注明密级、保密期限，连同归档文件一同交档案管理部。

6 相关文件

6.1《档案管理程序》