建设项目档案管理系统

基建期档案管理工作

项目档案管理是工程质量管理的重要组成部分，项目竣工档案齐全、完整、系统、规范直接反映了工程管理水平，一旦工程实体形成，见证工程实体质量的是档案。《重大建设项目档案验收办法》明确规定，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。因此我们必须重视工程档案工作。工程项目档案是工程项目建设过程中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。工程项目文件是指工程全过程中形成的文字、图表、声像等各种形式的全部文件。总而言之档案就是历史的再现。

工程档案管理应从宏观管理和微观指导入手。宏观管理决定高度，充分体现档案工作的管理性，宏观管理是指建设单位按照《档案法》的规定，实行统一领导、分级管理的原则，以及国家和行业有关项目档案管理的规定，设置专门的档案管理机构;配备专职档案管理人员，要求保持档案人员稳定，在项目建设期间不得随意更换（写入合同以便考核）;制定覆盖本项目各类文件档案的统一管理制度和业务规范标准，建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成积累和归档情况等进行考核;配置能满足项目档案管理、档案实体安全保管和利用需求的设施设备，并应采用计算机及软件管理。宏观管理需要工作思路和协调能力。微观指导决定深度，充分体现档案工作的专业性，微观指导需要专业

知识、经验积累，指导中先宏观把脉，再微观深入。

档案部门应加强宣传引导，提升建设项目档案认知度，强化单位和人员档案意识。档案工作要融入工程中，我们不要把档案和工程分隔开，档案资料的收集整理是实体工程的一部分，档案工作不单单是档案室的工作，对工程进行审查，实体和档案是一体的，不看材料你能了解工程吗？

工程项目档案的整理主要由收集、分类、整理与归档、汇总整理与移交四个环节构成。

一、项目文件收集

1、收集范围

1.1各参建单位以项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。

1.2各参建单位主要项目文件归档范围及归档责任单位见附录A。

2收集时间

2.1项目文件须与项目建设同步收集。

2.2前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，在文件办理完毕或阶段性工作完成后半个月内收集、归档。

2.3设备仪器及物资文件，在开箱验收后三日内收集登记。

2.4施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位在单

位工程完工后及时收集，并在45天内移交建设单位。

2.5监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，在工作完成后及时收集，并在一个半月内移交建设单位。

3、收集份数

3.1项目文件收集一式二份，一套正本（原件）、一套副本。电子版光盘三套。

3.2本工程项目在城建规划范围内，须按《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328-2014的规定将归档范围另增加一份正本，由各参建单位移交到建设单位向城建档案馆移交。

4、质量要求

4.1项目文件必须齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。

4.2项目文件为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位在复印件上表明原件出处并加盖公章。

4.3项目文件应必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁。工程常用表格使用监理表式。

4.4书写字迹工整，清晰可辨，必须用碳素黑墨水或黑色签字水笔，签名必须手写。

4.5纸张要求为70g/㎡及以上的胶版印刷纸或复印纸，采用A4型纸（210㎜×297㎜），大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘帖在符合要求的A4纸上,粘贴

时原件下边及右边与白纸对齐。

4.6报审材料及附件页边距统一要求，上下左右分别为：20、20、25、15mm，正文一般使用宋体小四，特殊情况根据实际可使用宋体五号。

4.7竣工资料组卷时，按专业、系统划分，再按单位工程组成卷册。

4.8用于记录的专业施工与验收表格式文件，要符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。

4.9声像资料包括录（音）像资料和照片资料。录像资料由录音带和盒内目录两部分组成。盒内目录包括：内容、时间、地点、摄像者等。照片资料由照片和文字说明二部分组成。文字说明要求简短、完整、明了，一般不超过200个字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。照片拍摄部位及数量按照《国电电力普兰店热电有限公司工程声像档案策划方案》的要求执行。

4.10若在案卷质量上建设单位与监理单位要求不一，要求参建单位按高标准编制。

二、分类原则

1、项目档案分类以建设项目全部归档文件为对象，依据参建各方在项目建设中的职能，按文件的来源结合档案形成阶段、专业性质、特点，保持项目档案的成套与系统以及档案

的形成规律和有机联系。

2、分类需具有概括性、包容性，并保持相对的稳定性。

3、具体的分类内容陈参见附录A。

三、整理：按已定的原则进行分类后，对其进行排列、组合、编目、装订（装盒）及著录等活动。

项目文件应由文件形成单位整理。由多个单位分包的单位（单项）工程，由分包单位对各自承建范围内形成的文件进行整理，由发包单位汇总整理。整理责任单位参见附录A。

1、项目文件整理，根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限。保管期限分为永久和定期两种。

1）永久保存文件。凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件，列为永久保管。

2）定期保存文件。凡是反映项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项目文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。

2、项目文件保管单位及保管期限划分参照附录A。

3、项目文件整理，卷内文件不得有重复，附件共用时应在备考中说明。

四、归档：归档是指有关部门和个人将收集、整理完毕的案卷向档案部门移交的过程。归档则是指项目设计、施工、监