PDCA原理在企业内部审核中的应用

2010年增刊（1）（4月）第28卷

1企业内部审核的作用

内部审核是现代企业管理的检查工具之一，是企

业对其自身的产品、过程或管理体系运行所进行的审核。其目的主要是帮助企业评价管理体系的绩效、有效性和符合性，对发现的问题及时修正改善，最终提升管理水平。审核过程中形成文件信息，其结果为企业采取措施提供参考依据。随着现代化科学方法的不断融入，体系管理中的持续改进思想逐步在企业管理中加以运用，增强了内部审核的效率和作用。

2企业在传统检查和考核中的常见问题

检查和考核是企业在自查自纠活动中不可缺少的

经常性基础工作，在企业管理中占有重要地位。但是，由于客观环境的改变和大量新材料、新设备、新工艺、新技术的应用，以及人为作用等因素的干扰，目前，审核工作的效果与企业日益增长的发展要求存在一定差距，在实际运作中也存在很多问题，主要体现如下：

1）对审核计划及方案缺乏完善的事前宏观策划、

事后评审和改进；

2）缺乏对企业现行管理性文件适用性的检查和

评价；

3）检查范围及核定方法设定、使用不科学，主观

因素较强；

4）审核人员水平参差不齐，在抽样、统计方法的

选择及分析、判断技巧方面存在偏差；

5）对发现问题及改进措施的实质性重视程度不足，

且缺乏有效的跟踪验证。

因此，要想充分发挥企业内部审核的作用，就不能将这项工作仅停留在与客观事实符合与否的肤浅层面上，而是应运用系统性管理方法将检查、审核上升到对有效性、达标性进行验证的层面，这样才能使企业在各项管理中存在的问题得到充分、正确的反映，从而加以纠正和改善，达到增强各项工作实际运行效果的目的[1]。

3运用PDCA 原理开展内部审核

PDCA 原理是系统性的过程管理方法原理，PDCA

为策划（Plan ）、实施（Do ）、检查（Check ）和改进（Action ）的英文单词缩写。

PDCA 原理具有普遍的适用性，将此原理应用于企

业内部审核过程，企业即可以此开展内部审核工作并循环往复，持续提高。具体过程见图1。

4内部审核方案

企业在审核前一般先进行策划，主要是对审核方

PDCA 原理在企业内部审核中的应用

焦航翀

（北京市市政一建设工程有限责任公司，北京

100083）

摘要：介绍了内部审核活动中方案的策划与实施、过程监视、检查和评审及持续改进等工作内容。结合PDCA 原理的应

用说明了各阶段工作的作用和效果，对发现的常见问题提出了改进建议。关键词：内部审核；PDCA 原理；应用中图分类号：F 239.45

文献标志码：B

文章编号：1009-7767（2010）S1-0345-03

Application of PDCA Principle in Internal Check of Enterprise

Jiao Hangchong

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案进行管理，以确保相应审核活动实施的有效性和一致性，保证审核结论的可靠性，便于对内部审核的过程进行监视、评审和改进[1]。

此阶段主要明确实施审核工作所要达到的目的，确定审核类型、范围及希望采取的审核方法，从而进一步识别并确定必需的资源，同时明确各方人员及职责。

1）审核目的和方法

企业应根据自身情况确定审核方案的目的，编制具有不同针对性的审核方案，以指导审核的策划和实施。一般考虑因素为：市场竞争形势和发展意图、体系认证的要求、所适用法律法规、顾客及合同要求、供方评审需要及企业目前存在的主要风险等。同时，还应考虑到体系标准、其他审核准则和要求及相关方关注点的影响，以便使审核工作的部署具有前瞻性[1]。

2）审核范围和程度

此项内容可变程度较大，主要受企业的规模、工作性质及业务流程复杂程度等多方面因素影响。审核范围应明确审核所覆盖部门和过程，并突出关键部门、岗位及相关过程和场所。其中，审核活动复杂性的确定要考虑工作程序、作业方法及所处客观环境条件；相似性的确定要考虑工作场所的规模、员工数量、工作量及管理体系实施方法等内容。审核活动的地点主要视工作场所的地理位置及基础设施分布情况而定。在审核时间和频次方面，企业可根据体系内不同生产、服务和管理过程的运转情况，灵活选择时间段对所有部门和工作要点进行一次或多次审核。对于既往问题较多、日常管理比较薄弱的部门和过程，在审核过程中应有所倾斜。特别是在企业的机构和产品实现工艺过程发生重大变化时，对涉及的关键性工作更应投入精力，着重审核。

3）选定审核方案管理人员

内审员是保持、提高管理体系运行效果和水平的中坚力量。企业应通过综合评价选择实施内部审核方案的管理人员，需确认其具备以下能力：①理解相应管理体系标准，了解审核原则；②具有较好的审核技术应用能力；③了解企业技术工艺及生产流程，具备一定的专业业务能力；④具备文案、统计分析等基础管理技能。

4）审核程序计划安排

内部审核方案的实施程序及计划应为所开展的活动规定路径，可详细体现为规定内审工作中每项活动的目的、范围、内容、执行人、执行时间、执行地点及方式等，并对资源需求、进度控制及记录要求进行确定，以利于合理安排审核活动。

5内部审核工作的实施

审核员应按照内审方案策划中的任务分配做好准备工作，提前熟悉体系文件和程序，与有关方沟通工作，协调行程，开展审核。

1）编制检查表及现场审核

检查表是现场审核前需要提前准备完成的重要工作文件。检查表的内容取决于被审核部门的工作范围、职能、审核方法及抽样方案，也决定了审核活动的思路及其有效性和效率[1]。审核人员在现场审核中应坚持尊重客观事实证据及体系标准与实际观察信息相核对的原则，灵活应用审核策略和技巧。例如，对于企业生产和服务的控制，采用顺向或逆向审核方法；对方针、职能的分配和落实、信息协调沟通及文件控制采用自上而下或自下而上的纵向审核策略；对采购、顾客满意度调查及数据分析方面采取对部门内活动全面审核策略；在资源管理、目标、过程的确认及过程和产品的监视和测量方面一般先确定审核重点，并随审核进度逐步确认[1]。同时，还要根据不同受审单位合理选择检查方法、抽样及统计技术。在首先考虑审核区域整体的基础上确定抽检关键部位和抽样数量，保证审核抽样的代表性，确保得出全面、正确和比较客观的审核结果。

2）审核发现和判断

通过对所收集和验证的信息进行整理、筛选、分析判断，就可得出审核发现。审核人员应遵循贴近、有效、关键、密切关联及同类合并原则[1]，根据审核准则进行共同评价，得出审核结论，并及时将审核发现，特别是不合格项与受审核方沟通、反馈，取得受审核单位、人员的理解和确认，以便提高审核工作的效率和效益。

3）纠正、预防和改进措施的提出及要求

对于内审中发现的问题，审核人员将视情况严重程度形成不合格项报告。对此，受审核区域的管理者应确保及时采取措施，进行纠正、预防和改进，以消除问题的产生原因及不良后果。同时，管理者要视情况跟踪验证相关措施的有效性，并对验证过程和结果进行报告。6内部审核的监视、检查和评审

对内部审核进行监视、检查和评审的目的就是确定审核方案的适宜性以及实施活动的符合性和有效性，并识别对审核活动进行纠正和预防的需要。一般从以下几个方面进行监视：①审核组在规定时间内利用可取得资源完成审核活动的能力；②企业生产、活动及服务中的关键过程接受审核的完整性和准确性；

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