单位公司企业文件资料的日常管理制度

合集下载

文件与资料控制管理制度(3篇)

文件与资料控制管理制度(3篇)

文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理,规范文件与资料的收集、存储、使用和保护,提高管理效率和信息安全性,特制订本制度。

二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据,包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。

2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体,包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。

三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途,文件与资料分为以下几类:1. 机密文件与资料:包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。

2. 重要文件与资料:包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。

3. 一般文件与资料:包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。

四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料,并加密、压缩或打包处理。

2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理,并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。

3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储,并记录存储的位置和数量。

4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时,需向公司管理部门负责人提出申请,并经过审核后,方可领取使用。

使用完毕后,须及时归还。

5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时,须经过公司管理部门负责人的批准,并按照相关流程进行传递。

6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁,保证文件与资料的整洁和安全。

五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施,并限制访问权限。

2. 重要文件与资料应采取备份措施,确保数据安全。

3. 一般文件与资料应妥善保管,防止遗失和泄露。

4. 员工离职时,应归还所有文件与资料,并做好相关记录。

公司内部文件管理规章制度7篇

公司内部文件管理规章制度7篇

公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇:公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性,提高工作效率和协同性。

1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则,确保文件的合规性和可靠性。

1.3 文件管理应注重信息化手段的运用,提高文件管理的便捷性和可追溯性。

二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途,将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。

2.2 每个文件都应当有唯一的编号,方便检索和归档。

编号规则应明确,并按照统一标准执行。

三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成,并明确起草时间和文件目的。

3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行,确保文件的合规性和准确性。

3.3 多人参与起草或审核的文件,应进行审定并签字确认。

四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式,确保文件的可靠性和防护性。

4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行,确保文件的快速检索和长期保存。

第二篇:公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计,保护公司的合法权益。

1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承,提高公司的综合竞争力。

二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后,应根据文件的分类和重要性进行存档决策。

2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责,并填写相应的存档记录表。

2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息,便于管理和检索。

三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式,确保文件的安全和可访问性。

3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件,确保文件的完整性和保存性。

四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件,应加强保密措施,限制访问权限和外部传递。

4.2 内部文件的传递和借阅应记录,并确保文件的安全和追溯性。

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度1. 管理范围本文件资料管理制度适用于本公司内的所有部门和员工,包括公司所有的纸质文件资料、电子文件资料、电子邮件、聊天记录、备忘录等。

2. 文件资料分类及归档为了保证公司内部文件资料的顺利管理,本公司应设立专门的文件管理部门,实行电子文件与纸质文件并行的管理制度。

2.1. 文件归档将公司内部的文件资料按照不同的类型进行分类,并归档妥善保管。

具体步骤如下:1.按照文件类型进行分类,包括:办公文书类、合同类、协议类、财务类、人事类等。

2.在每个分类下,按照时间先后顺序进行归档。

最新的文件应当排在前面,逐步往后推。

2.2. 文件命名规范为了方便文件跟踪和检索,本公司应制定合理、简洁的文件命名规范。

具体要求如下:1.文件名应能够准确反映文件的内容,有助于文件的分类归档和检索。

2.文件名字母大小写应该规范一致,不含中文、特殊字符或空格。

3.对于涉及核心业务、机密等文件,文件名应更为明确、精准,避免泄露和风险。

4.文件名可以包含编号,但不应过于复杂,以免造成混淆。

2.3. 文件保管期限各类文件的保管期限应根据国家法律法规、行业规定、公司政策等标准进行界定。

具体要求如下:1.文件保管期限分为长期、中期、短期,应分类确定,以便于定期清理和销毁。

2.对于机密文件、重要文件和历史资料,应进行永久保管。

3.文件保管期限结束后,应根据保密级别和保管期限,将文件进行安全销毁。

3. 文件资料安全保密文件资料安全保密是公司保护企业利益的首要任务。

为了确保企业资产得以安全保密,本公司应对文件安全保密制定以下措施:1.文件资料安全责任制任何涉及重要机密文件的操作应设专人负责,保证操作过程安全可控。

2.文件授权管理制度管理员应根据员工职务权限等级对员工进行授权管理,禁止未经授权人员查看、采集、复制、移动、记录等任何行为。

3.电子文件安全加密对于重要机密文件,应进行加密存储,并设置文件访问密码,限制访问权限。

4.网络监控与防范提高企业安全意识教育,对公司网络进行加强监控,保证网络数据安全。

文件资料的日常管理制度

文件资料的日常管理制度

第一章总则第一条为加强文件资料的管理,确保文件资料的完整、安全、准确和高效利用,特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的文件资料管理工作,包括文件资料的收集、整理、保管、借阅、归档和销毁等环节。

第三条文件资料管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保文件资料的完整无缺,防止遗失、损坏或篡改。

2. 安全性原则:确保文件资料的安全,防止未经授权的访问和泄露。

3. 程序性原则:规范文件资料的管理流程,提高工作效率。

4. 可追溯性原则:建立文件资料的检索和追溯机制,便于查询和审计。

第二章文件资料的收集与整理第四条文件资料的收集:1. 各部门应按照工作需要,及时收集相关文件资料。

2. 收集的文件资料应真实、准确、完整,并符合国家法律法规和单位规章制度。

第五条文件资料的整理:1. 文件资料应按照类别、时间、编号等进行分类整理。

2. 整理后的文件资料应存放在专门的文件资料柜或档案室,并做好标识。

第三章文件资料的保管第六条文件资料的保管:1. 文件资料柜或档案室应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗等条件。

2. 文件资料的存放应有序,便于查阅和管理。

3. 定期对文件资料进行盘点,确保文件资料的完整和安全。

第四章文件资料的借阅第七条文件资料的借阅:1. 借阅文件资料需填写借阅登记表,明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息。

2. 借阅人需爱护文件资料,不得擅自涂改、损坏或丢失。

3. 借阅期限一般为一周,特殊情况可申请延长。

第五章文件资料的归档第八条文件资料的归档:1. 文件资料在完成工作任务后,应及时归档。

2. 归档的文件资料应按照规定进行分类、编号、装订。

3. 归档后的文件资料应按照档案管理制度进行保管。

第六章文件资料的销毁第九条文件资料的销毁:1. 文件资料达到保管期限或失去保存价值时,需进行销毁。

2. 销毁文件资料前,应编制销毁清单,经审批后进行销毁。

3. 销毁文件资料时,应确保信息的安全,防止泄露。

第七章附则第十条本制度由单位档案管理部门负责解释。

公司文件资料管理制度(通用7篇)

公司文件资料管理制度(通用7篇)

公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度随着社会不断地进步,我们每个人都可能会接触到制度,制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。

那么什么样的制度才是有效的呢?以下是小编整理的公司文件资料管理制度(通用7篇),仅供参考,希望能够帮助到大家。

公司文件资料管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。

结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义3.1文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。

随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门,负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件:公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。

公司文件资料管理制度范本

公司文件资料管理制度范本

一、总则为加强公司文件资料的管理,确保文件资料的安全、完整、准确和高效利用,提高公司管理水平和运营效率,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有文件资料的管理,包括但不限于以下类型:1. 公司规章制度、政策文件;2. 项目文件、合同文件;3. 技术文件、设计文件;4. 人力资源文件、财务文件;5. 日常办公文件、档案资料等。

三、文件资料管理职责1. 文件资料管理部门负责制定、修订和实施本制度,并对文件资料的管理工作进行监督和指导。

2. 各部门负责人对本部门文件资料的管理工作负责,确保文件资料的完整、准确和及时更新。

3. 所有员工应遵守本制度,积极配合文件资料管理部门的工作。

四、文件资料分类与编号1. 文件资料应按照内容、性质、用途等进行分类,并建立相应的分类体系。

2. 文件资料应按照编号规则进行编号,确保编号的唯一性和可追溯性。

五、文件资料收发与归档1. 文件资料的收发应遵循以下程序:a. 收到文件资料后,应进行登记、核对、签收;b. 根据文件资料的性质和用途,及时分发给相关部门或个人;c. 对重要文件资料,应进行登记备案,确保其安全。

2. 文件资料的归档应遵循以下要求:a. 归档文件资料应按照分类体系和编号规则进行整理;b. 归档文件资料应保持整洁、有序,便于查阅;c. 归档文件资料应定期进行清理和更新。

六、文件资料保管与保密1. 文件资料的保管应遵循以下原则:a. 物理保管:确保文件资料的安全存放,防止丢失、损坏;b. 电子保管:建立电子档案,确保电子文件资料的安全、完整和可恢复。

2. 文件资料的保密应遵循以下要求:a. 对涉及公司商业秘密、国家秘密等敏感信息的文件资料,应采取保密措施;b. 员工应遵守保密规定,不得泄露公司秘密。

七、文件资料利用与查询1. 文件资料的利用应遵循以下原则:a. 合法、合规、合理;b. 不得用于非法目的;c. 不得损害公司利益。

2. 文件资料的查询应遵循以下程序:a. 提出查询申请;b. 经审核批准;c. 查询结果应记录备案。

公司文件资料管理制度范文

公司文件资料管理制度范文

公司文件资料管理制度范文公司文件资料管理制度第一章总则第一条为规范和加强公司文件资料的管理,提高文件资料的利用效率和安全保密性,使公司文件资料管理工作具有规范性和科学性,特制订本管理制度。

第二条本制度适用于公司内所有部门、项目组和工作人员对公司文件资料的创建、收集、归档、保管、利用和销毁等方面的管理工作。

第三条公司文件资料是指公司在日常办公、项目实施和业务运营过程中形成的各类文件、档案、资料和数据等信息载体,包括纸质文件和电子文件。

第四条公司文件资料管理的原则是科学、合规、规范、安全、及时、便捷和高效。

第二章文件资料的创建和收集第五条公司各部门和项目组应按照工作需要将相关文件资料进行收集,确保收集的文件资料内容准确、完整、及时。

第六条公司文件资料的创建和收集应该根据文件的内容进行分类归类,并制定标准的文件命名规范。

第七条公司文件资料的创建应当遵循合规原则,确保文件内容真实、准确、完整、合法。

第八条重要文件资料的创建和收集应当及时备份至电子存储设备或云端服务器,以防止文件遗失和损坏。

第三章文件资料的归档和保管第九条公司文件资料的归档应当建立适当的档案分类和编号制度,确保文件的有序存放和方便检索。

第十条档案室应当定期对归档文件资料进行整理、清理和更新,及时清理和淘汰无用文件,确保档案室环境整洁和文件资料存储的空间充足。

第十一条对于涉及商业秘密和个人隐私的文件资料,应当采取专门的保密措施,确保文件资料的安全性和保密性。

第十二条重要文件资料的保管应该采取多重备份和加密措施,确保文件资料的安全性和可用性。

第四章文件资料的利用和传输第十三条公司文件资料的利用应当遵循合规原则,严格遵守文件资料的使用权限和保密制度。

第十四条公司文件资料的利用应当依据需要进行合理的提取和复制,避免浪费资源和造成数据泄露。

第十五条公司文件资料的传输应当采用安全可靠的通讯方式和加密手段,防止文件资料在传输过程中被篡改和泄露。

第五章文件资料的销毁和归档管理第十六条公司文件资料的销毁应当依据文件的保留期限和合规要求进行,不得随意销毁或私自保留。

公司文件管理制度范文(三篇)

公司文件管理制度范文(三篇)

公司文件管理制度范文第一章总则第一条为了规范公司文件管理工作,加强信息的收集、保存、利用与处置,提高办公效率和信息安全保障水平,制定本制度。

第二条公司文件管理制度适用于公司内所有的文件管理活动,包括文件的编制、传递、存储、利用、销毁等。

第三条公司文件管理的目标是保护重要信息的安全,提高工作效率,保证决策的准确性和实施性。

第四条文件管理工作坚持便捷、统一、规范原则,做到有章可循、方便查阅,在法、规、立、制、贯、彻上力求严肃。

第五条公司文件管理应遵循保密原则,文件的产生、流转、存储、调阅、删除等环节均应保证信息的机密性和完整性。

第二章文件管理的流程第六条公司文件管理流程包括文件的编制、传递、存储、利用和销毁等。

第七条文件编制流程包括全面搜集、审核、编制、印发和归档等环节。

第八条文件传递流程包括文件的传阅、传输、传达、传达和传输等环节。

第九条文件存储流程包括文件的归档、存储和保管等环节。

第十条文件利用流程包括文件的检索、查阅、复印、传真和转存等环节。

第十一条文件销毁流程包括文件的审核、报批、销毁和备案等环节。

第三章文件的编制第十二条文件的编制应明确内容,格式规范,以便核对,审查和启用。

第十三条文件应附有编号,方便查找和管理。

第十四条文件编制应遵循真实、全面、准确、可行的原则。

第十五条文件的编制应注意语言的准确、简洁、明了,排版规范,使用文字、图片、图表等展示内容。

第十六条文件编制的审核人应对文件进行审核,确保内容与事实相符。

第十七条文件的签发人应对文件的编制进行审议,确保文件的准确和合法。

第四章文件的传递第十八条文件传递应明确传递目标和方式,确保及时、准确、安全。

第十九条文件传递应明确传递的责任人和时间,并在传递记录上签字确认。

第二十条文件传递时应注意保密,防止文件泄露或被篡改。

第二十一条文件传递时,应尽量采用电子传递的方式,减少纸质文件的传递。

第五章文件的存储第二十二条文件的存储应具备防火、防水、防鼠蚁和防尘等设施。

公司资料管理制度6篇

公司资料管理制度6篇

公司资料管理制度公司资料管理制度6篇随着社会不断地进步,制度使用的频率越来越高,好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

拟起制度来就毫无头绪?以下是小编帮大家整理的公司资料管理制度,欢迎大家分享。

公司资料管理制度11、目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.45、工作程序和管理办法5.1文件的产生5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的'类别5.2.1受控文件a)内业资料;b)图纸资料;c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;e)与服务过程有关的合同协议;f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:75.3文件、资料目录的索引号x-x.x-xx文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码5.4文件、资料归档与管理5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度1. 介绍本公司文件资料管理制度旨在规范公司文件资料的管理和使用,确保公司文件的完整性、安全性和便于查阅。

所有公司员工都应遵守本制度。

2. 文件分类为了方便管理和检索,公司文件应根据内容和性质进行分类。

常见的分类包括但不限于:行政类文件、财务类文件、人力资源类文件、营销类文件等。

3. 文件命名规范为了便于查阅和识别,公司文件应采用统一的命名规范。

文件名应准确反映文件内容,并且具备可读性。

另外,文件名中应包含日期和版本号,以便跟踪文件的更新和修订。

4. 文件存储为了保护文件的安全,公司应建立合理的文件存储系统。

文件可以以电子形式或纸质形式存储。

电子文件可以保存在云端服务器或本地服务器中,并设立权限管理,以限制不同员工对文件的访问。

纸质文件应妥善保管,存放在指定的文件柜或文件柜中。

5. 文件备份为了防止文件丢失或损坏,公司应定期进行文件备份。

电子文件应定期备份至备份服务器或外部存储介质中。

纸质文件可以通过复印或扫描备份成电子文件。

6. 文件借阅和归还任何员工需要使用公司文件时,应填写文件借用申请单,并经过相应部门主管的批准。

被借阅的文件应在规定时间内归还。

借阅期限超过规定时间的,应事先提出延期申请并经批准。

7. 文件查阅和使用公司员工需要查阅公司文件时,应向所在部门申请,并在规定的时间和地点进行查阅。

在查阅过程中,应注意保护文件的完整性和机密性,并严禁任何形式的复制和外传。

8. 文件销毁公司文件的保管期限一般为一定时间后。

超过保管期限的文件应根据公司规定进行销毁。

电子文件应删除或彻底清除存储介质上的数据,使其无法恢复。

纸质文件应通过专业的文件销毁公司进行销毁,同时生成销毁记录和证明。

9. 保密与安全公司文件中可能包含涉及商业机密或个人隐私的信息。

为了保护这些信息的安全,公司应制定相应的保密制度,并对员工进行保密培训。

员工应妥善保管公司文件,避免外泄或被盗用。

10. 惩罚措施对于违反公司文件资料管理制度的行为,公司将采取相应的惩罚措施,包括但不限于批评教育、警告、停职、解雇等。

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度总则1. 目的为加强公司文书档案、音像资料的管理工作,保证文件资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。

2. 适用范围本办法适用于公司所有文件资料的管理。

3. 制定、修改、废除本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。

4. 管理权责综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。

作业规定1.文件资料的分类文件资料的分类公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。

公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。

文件资料的归类范围行政管理类①公司对内和对外已行文的管理体系文件(管理手册、程序文件、作业文件、记录文件);②部门内部文件(部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度);③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要;④公司各类证照资质及相关资料。

经营业务类①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料;②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等;③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。

技术资料类①基础资料(原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等);②项目资料(工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等);③受控的技术文件(与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等)。

人力资源类:劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。

财务会计类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

政府行业类:①政府下发至公司的各类文件;②企业执行的行业、地区、国家、国际标准;③与企业有关的法律事务的相关资料。

公司档案资料管理制度(5篇)

公司档案资料管理制度(5篇)

公司档案资料管理制度第一条为了规范公司档案资料管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理。

2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。

第三条归档制度1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合办公室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件;属于人力资源方面的资料,由综合办公室人力资源保存原件;属于工程建设方面的,由工程后勤部保存原件。

6、公司对外签订的经济合同,应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时,由经营管理部保存原件。

7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。

第四条档案资料保管制度1、公司要设立存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学,以便于查找。

3、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年终据此进行整理、剔除。

4、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

文件资料日常管理制度范本

文件资料日常管理制度范本

文件资料日常管理制度范本一、目的为了加强企业文件资料的管理,确保文件资料的准确性、完整性和及时性,提高工作效率,根据国家有关法律法规和企业实际情况,制定本制度。

二、适用范围本制度适用于企业内部各层级、各部门所有的文件资料管理活动。

三、管理职责1. 企业高层领导应高度重视文件资料的管理,明确文件资料管理的重要性,加强对文件资料管理工作的领导。

2. 企业设立专门的文件资料管理部门,负责企业文件资料的归档、保管、查询、统计等工作。

3. 各部门负责人对本部门的文件资料管理负责,确保部门文件资料的准确性、完整性和及时性。

4. 企业全体员工应积极参与文件资料的管理,按照本制度的要求,做好文件资料的收集、整理、归档等工作。

四、文件资料的收集与整理1. 企业各部门在开展业务活动过程中,应按照国家和企业的相关规定,及时收集和整理相关文件资料。

2. 各部门应建立健全文件资料的收集、整理、归档制度,明确文件资料的收集范围、整理标准和要求。

3. 文件资料收集应遵循完整性、准确性和及时性的原则,确保文件资料的质量和效率。

4. 各部门应指定专人负责文件资料的收集和整理工作,确保文件资料的及时性和准确性。

五、文件资料的归档与保管1. 企业文件资料归档应按照国家和企业的相关规定,遵循文件资料的分类、编号、命名等原则。

2. 企业文件资料管理部门应建立健全文件资料的归档制度,明确归档时间、归档要求等。

3. 各部门在文件资料归档时,应确保文件资料的完整性、准确性和及时性,不得迟延、遗漏或隐瞒。

4. 企业文件资料管理部门应负责文件资料的保管工作,确保文件资料的安全、保密和防火防盗等措施的落实。

六、文件资料的查询与使用1. 企业文件资料管理部门应建立健全文件资料的查询制度,提供方便、快捷的查询服务。

2. 企业员工在使用文件资料时,应遵循保密、合法、及时、准确的原则,不得泄露、篡改、损毁文件资料。

3. 企业员工在查询文件资料时,应按照文件资料的分类、编号、命名等原则,快速准确地找到所需资料。

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度第一章总则第一条为加强公司文件资料管理,保障文件资料的准确性、完整性、及时性和安全性,根据国家有关法律法规和公司实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及所属各单位(以下简称“各部门”)文件资料的管理工作。

第三条文件资料管理应遵循统一领导、分级负责、分类管理、流程控制、持续改进的原则。

第四条公司文件资料管理的主要任务是:制定和完善文件资料管理制度,确保文件资料的制定、发布、执行、监督、检查和修订等环节得到有效控制。

第二章文件资料的分类与编码第五条文件资料分为企业标准类、管理类、技术类、经济类、法规类和其他类。

(一)企业标准类:包括公司企业标准、产品标准、方法标准、安全标准等;(二)管理类:包括公司管理制度、工作规程、部门职责、岗位职责等;(三)技术类:包括设计文件、施工方案、技术规范、工艺流程等;(四)经济类:包括财务报表、经济合同、项目可行性研究报告、招投标文件等;(五)法规类:包括国家法律、法规、政策、行业标准、地方法规等;(六)其他类:包括人事档案、员工培训记录、荣誉证书、来访文件等。

第六条文件资料编码应遵循唯一性、稳定性、可扩展性原则,采用字母和数字组合的方式进行编制。

第三章文件资料的制定与发布第七条文件资料的制定应遵循合法性、合规性、实用性、简洁性原则。

(一)文件资料的制定应符合国家法律法规、行业标准及公司规章制度;(二)文件资料内容应具有实际操作性,便于执行和监督;(三)文件资料的文字应简洁明了,格式规范,层次清晰;(四)文件资料的制定应经过充分调研和论证,确保科学合理。

第八条文件资料发布应按照公司内部审批程序进行,审批通过后由公司法定代表人或授权人签发。

第四章文件资料的执行与监督第九条各部门应按照文件资料的要求进行工作,确保文件资料在实际操作中得到有效执行。

第十条文件资料的执行情况应进行定期检查和评估,对存在的问题及时进行整改。

第十一条各部门应设立文件资料管理员,负责文件资料的收集、整理、归档、保管和分发工作。

公司文件管理制度(3篇)

公司文件管理制度(3篇)

公司文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理工作,提高公司运营效率,保障公司信息安全,制定本制度。

第二条公司文件包括各类纸质文件和电子文件。

第三条文件管理的原则是:规范性、一致性、保密性、可查找性。

第四条文件管理部门负责公司文件的整理、存档、调阅和销毁工作。

第五条公司全体员工都有责任遵守文件管理制度,并做到文件积极归档和保密。

第二章纸质文件管理第六条公司纸质文件应按照文件分类标准进行整理、编号、归档。

第七条纸质文件的存放位置应统一,并设有相应的防火、防潮、防尘等保护措施。

第八条纸质文件的归档应按照档案分类标准和文件编号规范进行,并记录在档案目录中。

第九条纸质文件的调阅需要填写调阅申请表,并经过文件管理部门审核和记录。

第十条纸质文件的销毁应按照文件销毁程序进行,并有专门的销毁记录。

第三章电子文件管理第十一条公司电子文件应按照文件分类标准进行整理和命名,并建立相应的文件目录结构。

第十二条电子文件应进行备份和存储,确保文件的安全性和可恢复性。

第十三条电子文件的访问权限应根据岗位需求和职责进行设置,做到权限分级管理。

第十四条电子文件的调阅需要填写调阅申请表,并经过文件管理部门审核和记录。

第十五条电子文件的删除和销毁应按照文件删除程序进行,并有专门的销毁记录。

第四章保密管理第十六条公司文件中的秘密文件应进行特殊保密处理,只限于有关人员知悉和操作。

第十七条公司文件中的机密文件应按照机密级别进行存储和管理,并设置相应的访问权限。

第十八条公司员工在文件处理过程中应严格遵守保密规定,不得泄露机密信息。

第十九条依法保护知识产权,对于公司文件中的知识产权信息应加以保护和管理。

第五章其他规定第二十条加强对公司文件管理制度的宣传和培训,提高员工的意识和能力。

第二十一条对于违反公司文件管理制度的行为,将依据公司规章制度进行相应的处罚。

第二十二条本制度的解释权归公司所有,且有权根据实际情况进行修改和补充。

第二十三条本制度自发布之日起生效,废止以前的相关文件和制度。

单位文件资料管理制度

单位文件资料管理制度

单位文件资料管理制度第一章总则第一条为了规范单位文件资料的管理工作,建立完善的文件资料管理体系,提高单位的工作效率和服务质量,保障单位文件资料的安全性和完整性,根据国家相关法律法规和单位的实际情况,制定本文件资料管理制度。

第二条本制度适用于本单位内所有文件资料的管理和运用工作,包括电子文件、纸质文件等。

第三条文件资料管理的基本原则是全面管理、分类管理、规范管理、安全管理、便捷管理。

第四条所有单位工作人员都应当遵守本制度,并按照规定认真履行文件资料管理的责任。

第五条文件资料管理工作由文件资料管理部门统一管理,协助各部门做好文件资料的归档、整理、传输和运用等工作。

第六条文件资料管理部门应当每年定期对文件资料进行清点、整理,并定期向单位领导报告文件资料的管理情况。

第七条未经文件资料管理部门同意,任何单位工作人员不得私自销毁、外借、调剂文件资料。

第八条文件资料管理部门应当建立健全文件资料管理档案,依法依规定对文件资料进行归档和保存。

第二章文件资料管理的分类和归档第九条文件资料管理应当根据文件的性质和用途进行分类,分为行政文件、财务文件、人事文件等。

第十条归档工作由文件资料管理部门统一进行,按照文件的重要性和紧急程度进行归档。

第十一条文件归档时,应当做好文件编号、文件整理、文件封存等工作,确保文件的完整性和安全性。

第十二条文件资料管理部门应当建立文件资料借阅制度,对外借文件进行登记和监控,确保文件的安全使用。

第十三条文件资料管理部门应当建立文件备份制度,对重要文件进行定期备份和存档,以备不时之需。

第三章文件资料管理的传输和运用第十四条文件资料管理部门应当建立文件传输和运用的流程,保障文件的及时传阅和使用。

第十五条文件传输和运用时,应当遵循保密原则,确保文件的安全性和保密性。

第十六条文件资料管理部门应当建立文件查阅制度,对查阅文件的人员进行登记和审核,确保文件的合理使用。

第十七条文件资料管理部门应当定期组织文件资料的培训和交流活动,提高文件管理人员的专业水平和工作效率。

公司文件_资料管理制度

公司文件_资料管理制度

第一章总则第一条为加强公司文件资料的管理,确保文件资料的完整、准确、安全和有效利用,提高工作效率,根据国家有关法律法规和公司实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件资料的管理,包括但不限于公司规章制度、合同、会议记录、报告、信函、图纸、技术文件、档案等。

第三条文件资料管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保文件资料的完整性,防止丢失、损坏或篡改。

2. 准确性原则:保证文件资料内容的准确无误。

3. 安全性原则:采取必要措施,确保文件资料的安全,防止泄密和滥用。

4. 效率性原则:提高文件资料的管理效率,方便查阅和使用。

第二章文件资料的分类与归档第四条文件资料分为以下类别:1. 行政文件:公司规章制度、会议纪要、通知、通报等。

2. 合同文件:各类合同、协议、招投标文件等。

3. 技术文件:产品设计、施工方案、技术标准、操作规程等。

4. 财务文件:财务报表、审计报告、税务文件等。

5. 人力资源文件:员工档案、招聘文件、培训资料等。

第五条文件资料的归档应按照以下要求进行:1. 归档前应进行分类、整理,确保文件资料的系统性和条理性。

2. 归档时应注明文件资料名称、类别、归档时间、归档人等信息。

3. 归档文件资料应按照年度、类别、编号顺序排列。

第三章文件资料的借阅与使用第六条文件资料的借阅和使用应遵循以下规定:1. 借阅人需填写借阅单,明确借阅文件资料名称、用途、期限等信息。

2. 借阅人需遵守文件资料保密规定,不得擅自复制、传播或泄露文件资料内容。

3. 借阅文件资料应在规定期限内归还,如有损坏或丢失,应承担相应责任。

第四章文件资料的安全管理第七条文件资料的安全管理包括以下内容:1. 物理安全管理:文件资料存放处应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施。

2. 信息安全管理:对电子文件资料应采取加密、备份等措施,防止信息泄露和病毒感染。

3. 人员安全管理:对接触文件资料的人员进行保密教育和培训,提高其保密意识。

公司文件管理制度3篇

公司文件管理制度3篇

公司文件管理制度3篇在我们平常的日常里,大家渐渐认得到制度的紧要性,制度一经订立颁布,就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用,是他们行动的准则和依据。

一般制度是怎么订立的呢?我精心为伙伴们共享了公司文件管理制度3篇,希望能够给小伙伴们的写作带来肯定的启发。

公司文件管理制度篇一文件管理内容重要包含外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。

依照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理一、收文的管理与公文的签收1、公司全部文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。

在签收和拆封时,需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2、对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定,假如其中一项不对口应立刻报告上级部门并登记过错文件的文号。

二、公文的编号保管1、文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。

2、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管,不得个人保管,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

三、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由总经办主任或行政主管依据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办,紧要文件或急电应赶忙呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。

为避开文件积压误事一般应在当天阅签完。

2、一般性质的函、电邮、票据等可由总经办直接分转处理。

如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超出两天特殊情况例外。

四、文件的传阅与督办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场合,也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未转达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员,阅批文件一般不得超出两天阅后应签名以示负责。

公司文档资料管理制度

公司文档资料管理制度

公司文档资料管理制度一、总则1.1本制度是为了规范公司文档资料的管理,确保公司文档资料的完整、安全、有效、便捷的存储和使用,提高公司的工作效率和信息管理水平。

1.2适用范围:本制度适用于公司内所有部门和员工。

二、文档资料的分类2.1根据文件的性质和用途,将文档资料分为内部文档和外部文档。

2.1.1内部文档:包括公司内部的各种规章制度、会议纪要、工作报告、人事档案等资料。

2.1.2外部文档:包括合同、客户资料、市场调研报告等对外交流使用的文档。

2.2根据文件的保密等级,将文档资料分为机密文档、重要文档和一般文档。

2.2.1机密文档:包括公司的商业秘密、核心技术、战略计划等重要机密资料。

2.2.2重要文档:包括公司的合同、授权文件、财务报表等重要管理资料。

2.2.3一般文档:包括日常工作所生成的报告、备忘录等一般性文件。

三、文档资料的管理责任3.1公司领导层对文档资料的管理负总责,并指定专人负责实际管理工作。

3.2各部门主管负责本部门文档资料的管理,并指定文档管理的责任人。

3.3文档管理责任人负责具体文件的归档、数据备份和权限管理。

四、文档资料的归档与存储4.1内部文档应按部门和类别进行归档,归档时应注明文件名称、编码、版本号、日期等关键信息。

4.2内部文档归档后,应存储在公司的文档存储服务器中,确保存储安全和权限控制。

4.3外部文档应在收到后及时进行归档,存储在专门的外部文档存储区域,做好备份和安全控制。

4.4归档的文档应进行定期整理和检查,确保文档资料的完整和有效性。

五、文档资料的使用和管理5.1使用文档前,应先了解该文件的管理权限,遵守文件的使用规定。

5.2使用文档后,应及时归还或归档,确保文档的可追溯性。

5.3使用文档时,应按照文件的保密等级进行合理的保护,保证机密文档不外泄。

5.4文档管理责任人应定期向公司领导层报告文档管理情况,做好文件整理工作。

六、文档资料的销毁和备份6.1不再需要的文档应按照文件的保密等级进行销毁,确保信息不被他人获取。

  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

文档序号:XXGS-YXFA-001
版本编号:YXFA -20XX-001
XXX(单位)公司
文件资料的日常管理制度
编制部门:知丁
日期:年月日
文件资料的日常管理制度
一.文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。

资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装工程资料管理规程》的要求。

二.项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

三.文件涵盖的技术资料要求:
1.项目总工组织各专业工程师和资料员学习文件。

2.各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。

每月月底将本月技术资料移交项目资料员。

3.项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《北京市建筑安装工程资料管理规程》的标准来做。

如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。

四.为了加强项目管理,除了文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。

五.各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。

资料员进行分类归档。

知丁。

相关文档
最新文档