论档案管理的重要性

论档案管理的重要性

为转作风提效率，大兴调研之风，切实为推进集团发展进程，为打造千亿企业助力。根据集团运行中的实际情况进行调查研究，发现档案管理是具有巨大改进空间的一项工作。遂将集团档案管理现状及可行办法简述之。

一、现存问题

1.目前没有配备专属的档案管理室，致使档案管理工作的硬件设备无法满足当前需求。档案资料储存空间狭小，堆积在某个部门的文件柜里，造成存储胡乱，查找不便。

2.目前集团没有形成完整的管理体系。不同的资料分散在不同部门和子公司；资料的内容单一，基本是纸质档案。但其实集团业务范围广大，涉及房地产开发，项目施工和资产租赁和基金投资等等。其中资料形式也不仅限于纸质文件，还包括重要会议录音、图片等。目前并没有将所有资料进行整理归档，也没有对纸质、音频、影像资料分门别类。例如，偶然提起某天的的会议有音频为证时却找不到音频资料了。

3.档案管理意识薄弱，没有专人专职管理档案。目前是职员兼职管理档案，没有明确档案管理的直接负责人。员工在需要做好本职工作的同时，他们没有足够的精力投入到企业档案管理工作中去。有时不清楚档案管理工作的具体要

素、内容和原则等，这就经常导致档案管理工作中的交接、收集和划分资料事宜无法达标。有时借档人员没有及时归还档案，或监管档案的员工没有及时把资料归档，这些工作纰漏造成档案资料遗失。有时没有及时更新资料，导致后期工作无法推进，工作效率低下。如最近需要使用时才发现集团房地产开发资质证过期。

4.档案归档分类不规范。集团成立之初，规模尚在成形，职员兼职管理档案资料尚可完成工作。但如今集团已发展壮大为国内城投百强企业，业务范围广，子公司多，在建和已建项目繁多，资料量也相应增加很多，没有及时对资料进行分类和归档会造成存放混乱局面。

5.资料移交无明确规范要求。加之人员流动性大，而档案管理这项工作具有长期性和延续性，在资料移交、工作交接方面没有明确的要求。久而久之，甚至造成重要证照遗失。

二、解决措施

1.完善基础配套设施，扩大资料存储空间。合理利用办公区域，设立专门的档案室存放资料，增加档案架，档案柜等物品。从而实现资料有序存储第一步。

2.提高相关管理人员的专业素养，对相关人员的进行培训，增强档案管理能力和提升服务意识。在提高档案管理效能的过程中，定期对管理人员进行教育培训，是不可或缺的重要环节。教育培训的内容，除了包括档案管理基础知识以

外，同时还包括专业的档案管理技能，且管理人员还需要具备一定的专业素质以及综合素质。开展定期培训的目的，主要是让管理人员能够顺应世界多元化以及时代的发展，使其能够在管理档案的过程中，将管理的内容以及形式等，不断向多元化的形式和内容转变。并且要对各种档案资料做好整理和检查工作。另外增强管理人员的专业管理素质，就需要培养其一定的道德素养，使其能够在档案管理中做到全身心投入，并兼顾好工作以及生活中的各项事宜。

3.档案管理制度化，让员工做到有章可循、依章办事。建立严格的制度规章，夯实档案管理的各项基础工作，如明确档案移交程序，确保移交资料的完整性。同时在档案管理方面，不断对档案管理机构进行优化设置，在结合能力范围以及实际情况的前提下，对档案管理信息化加强建设，建设一定的数字档案室或者电子档案室，使得档案管理能够达到更高的效能。

4.做好集团整体资料梳理，明确各类档案保管分工，把档案分门别类保存，使各部门及子公司员工明确查找方向，查找方便快捷。在企业档案中有许多档案基础比较好且具备全目录的案卷，对这些案卷应该直接进行全目录标引。还有一些形式比较特殊的档案，可以通过计算机程序录入相关项目、时间等信息，然后进行分类编号，以便于今后的使用。

5.加大人力投入，实行专人专管档案，把管理职责落实到人。在明确工作职责的前提下，员工要提升自身责任感，做好常规的资料收集整理工作。对没有及时归还的档案要及时催还，同时做好资料录入登记，随时更新重要资质证照。

6.常用资料由部门和子公司进行备份，实行多人保管。经常使用的资料可由常用部门备份，便可减少查找资料的次数，也可以防一方遗失可由他人提供资料，提高工作效率。

7.号召并监督所有员工参与档案管理工作。《企业档案工作规范》是国家档案局于2009年编制颁布的行业标准，里面明确要求企业的所有员工都有义务参与企业档案管理的工作。因此，在进行档案管理时，除了专门负责管理档案工作的员工之外，其他员工也需要参与到档案管理的工作中去，这是每个企业员工的义务和权利。一方面全体员工的参与可以保障档案资料的完整与齐全；另一方面档案管理的工作事关每个员工利益，参与其中正是为自己谋利。只有得到全体员工的集体重视和参与，企业档案管理工作才能够顺利通畅地进行。

档案的管理要以集团的利益为根本，实现档案信息的有效利用。档案资源蕴含潜在的巨大价值，只有通过大家的钻研和积极有效利用，才能充分地发挥档案的价值。在集团飞速发展的今日，实现档案管理的规范化、有序化发展为档案信息的有效利用提供了途径和保障。