日常计划管理

5.留有余地。安排领导的时间要留有余地， 不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。
6.适当保密。领导的计划安排，一般都是自 制成一览表的形式。计划表给领导一份，给 秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室 和司机一份。不过，给科室和司机的计划表， 内容不能太详细以防泄密。
7，事先同意。 在安排领导的计划时，无论 是一般的工作还是重要的工作，都要事先得 到领导的同意。
三 、精心编制计划表
种类： 1.全年重要活动计划表； 2.季度主要活动计划表； 3.月度主要活动计划表； 4.一周活动安排表； 5.日志表
[案例] 王总一周活动安排表
日 12.08 期 周一
12.09 周二
12.10 周三
12.11 周四
12.12 周五
12.13 周 周六 日
பைடு நூலகம்
上 10-11时每 全天主持 10时去计 10时去商 全天主持 继续昨 休
6. 领导私人活动的安排。在西方国家，包括 日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安 排。比如何时去休假，替领导安排好接待领 导私人亲朋的日程表等。
二、计划安排的基本要求
1.统筹兼顾。所谓统筹兼顾，就是安排日常 活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾 领导的实际情况。 2.安排规范.就是根据组织领导的分工，明确 规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免 出现随意性，注重实效，克服形式主义。 3.效率原则。计划的安排要体现效率原则。
休
间 深圳新大公 专家共进 育馆看 店宴请咨
息
司客人
晚餐
CBA赛 询团专家
备 假日酒店2 19:30公 注 楼云天阁 司小餐厅
全体领导 中层一把 慰问3时
同去检查 手以上人 出发两
(基建部) 员
辆车
参见P65页安排表 分析讨论计划安排注意事项
四、计划安排注意事项
1.计划表编写以记叙、说明为主要表达方式， 不加评论，不作过多分析，简洁而且具体，
4.突出重点。采用ABCD法则,对完成中心工作 有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以 保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲 于奔命，力戒形式主义。
A是指先做重要而紧急的任务；
再做重要而不紧急的任务，即 B类事务（花大 部分时间和精力）；
后做紧急而不重要的工作，即 C类事务；
再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安 排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间， 合理分配精力，完成工作任务。
周例会 12 项目论证 委谈项目 业银行谈 会议研究 天会议 息
时检查公司 座谈会 立项事宜 项目融资 下年经营 重点是
午 防火
新项目
下 3:30听项目 (同上)
论证汇报
午
3:30支部 3:30检查 决策及新 小渠子 休
生活(六楼) 公司新大 上项目问 乡慰问 息
楼内装修 题
贫困户
晚 19时宴请 与论证组 19:30体 金花大酒
6.在制定计划表的过程中，应养成谦虚细心 的习惯，事不论大小，都要认真去检查核 对。然后再请领导审核，这样一方面减少 错误，另一方面也提高工作效率。
7.对已经处理完的工作，一般应注明结果， 对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重 要内容，也帮助领导随时掌握信息。
训练一：
根据提示制订一份总经理周工作计划表 （1）12月1-5日，宣传部要开展“爱我公司，共谋
2.使人一目了然。 3.月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤 其是后两者。因为环境随时变化，领导要根据 不同的情况做出一定的改变，所以编写要留有 余地。
4.所有的计划安排都应按领导的意思去办。经领 导审核通过打印成表并送给相关部门，同时要 留有备份。
5.活动与活动之间要有一定的空隙时间， 以避免一些时间冲突。
发展”系列活动； （2）营销部在12月5日、6日举办广东地区贸易促
进会； （3）12月4日10:00，原定的公司各部门工作汇报
会将如期举行 （4）公司总经理罗有福将在12月3日14:00会见三
古集团副总经理魏大华先生； （5）12月4日，新员工入职仪式，总经理给新员工
讲话 （6）12月1日参加防艾赞助活动
在日志上记录事情的时候应该注意的问题：
1.记载时间、联系人姓名、地点以及其它有关内
容，要尽可能简单而全面；
2.一天的活动安排，应按时间先后记载； 3.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的 准备工作，如：为会议和约会准备好文件和档案材 料； 4.每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有 项目是否都已处理，所有约会是否都已赴约。 另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时， 要互相协调配合。
3. 参加各类会议。各类组织都会经常举行不 同类型的会议，领导部署重要的任务，或听 取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。
4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业 家都注重及时了解本组织的生产、营销、资 产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市 场分析、产品分析、资产分析等过程。
5. 组织的各类重大活动的安排。
注意事项：
1.领导与秘书都要去参加的活动要记 录在相同的时间内 2.秘书单独的活动，只有安排在领导 的空余时间，或者单独活动的时间内。 见P65页示例
练习：P65训练2
六 、日程安排的落实
落实方法： a.电话→文书(重要会见、会谈的预定计划)； b.提前一二天再次联系落实； c.秘书定期与领导者核对日程； d.月末、周末给领导送日程表，每天早晨核
秘书日常事务工作之一就是做好组织的 时间安排，包括计划安排、约会安排和旅行 安排，其中帮助领导安排好时间就是本节要 谈的，主要内容就是做好计划安排.
一、计划的内容
秘书计划的内容是把领导或组织每月、每周、每天 的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。
领导或组织计划安排一般涉及以下内容： 1. 各种接待、约会。包括接待或会见本单位员 工、外单位来宾和国外的来宾。 2. 商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领 导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和 参观学习。
训练二：P65，训练5
五、日志的系统
日志是根据周计划表写出的一天时间内组织 领导活动计划，一般分为两种类型：即纵横 两种方式，所谓纵，是以时间为线索，上班 开始到下班为止，整个过程中什么时间应做 什么事，按照顺序排列，属于领导必做的作 为主线，安排的时间应在领导精力很好时。 所谓横，是指事务。每一项事务都应该设定 处理所需要的时间，将一些重要的事务工作 马上安排让领导完成.