8 书面沟通
书面沟通名词解释
书面沟通名词解释
书面沟通是指通过书写方式进行的交流和传达信息的一种方式。
书面沟通包括但不限于电子邮件、信函、报告、备忘录、文件、公告、宣传材料等。
它是一种精准和形式化的沟通方式，可以让人们在不同的时间和地点进行交流，同时也能够记录下来以备查阅。
与口头交流相比，书面沟通具有以下优势：
1.明确：书面沟通可以更准确地表达信息，避免了口头交流中可能出现的误解、失忆和歧义等问题。
2.永久：书面沟通可以记录下来以备查阅，而且可以长期保存，以备后续需要。
3.便于传播：书面沟通可以随时复制、转发和传播，适合传递广泛的信息。
4.规范：书面沟通遵循一定的格式和规范，使得信息更易于理解和组织。
但是，书面沟通也存在一些缺点，比如不能传达情感和语气等非语言因素，有些信息需要通过口头交流来更好地表达。
在商业、学术和官方场合，书面沟通被广泛应用。
在企业中，书面沟通通常用于
沟通工作计划、报告工作成果、发送备忘录、通知员工变更等。
在学术界，书面沟通是发布学术论文、写作研究报告、答辩论文等的必备方式。
在政府机关和公共事业中，书面沟通也是发布公告、通知、法规文件等的主要方式。
第八章：书面沟通技巧文件
沟通方法：书面语言技巧知识要点：1．书面沟通的优缺点；2.书面沟通的种类；3.书面沟通的主要障碍。
技能要求：1．掌握求职简历的写作技巧；2. 掌握书信的基本结构和写作技巧；3. 掌握电子邮件使用礼仪。
一、书面沟通概述书面沟通，就是用书面文字作表达方式，进行信息传递与思想交流的沟通形式。
如企业处理日常事务时常使用信函、计划书、报告、合同协议等方式。
（一）书面沟通的优缺点1.书面沟通的优点（1）书面沟通可供阅读，可长期保留，并可作为法律证据（2）书面沟通可使下属放开思想，避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突（3）书面沟通的内容易于复制，有利于大规模地传播（4）书面沟通讲究逻辑性和严密性，说理性更强（5）书面沟通可以反复推敲、修改，直到满意为止2.书面沟通的缺点（1）书面沟通耗费时间较长（2）容易产生沟通障碍（3）信息反馈速度较慢（4）无法运用情景和非语言要素（二）书面沟通的种类按照不同的标准，从不同的角度可以将书面沟通划分为不同的类型。
1.按照书面沟通的主体与客体分类，可分为写作和阅读。
2.按照书面沟通所用的文体分类，常用的书面文体大致可分为六类：（1）行政公文（2）计划类文书（3）报告类文书（4）法律性文书（5）新闻性文书（6）日常事务类文书二、常用文书沟通方法与技巧（一）求职简历的写作方法作为应聘者，简历是你和招聘方沟通的第一通道，往往是招聘单位了解你的第一个途径。
1．简历写给谁看雇主的需要：（1）要方便招聘人员阅读：简历一定要从招聘者的角度来设计，让对方能够快速获得明确的信息。
（2)有针对性：好的简历，必须具有针对性，雇主希望了解的内容详尽充实，雇主不需要的内容简单省略。
2．简历写作的礼仪要求礼貌用语；开头问候结尾祝颂；详略得当；语言客观平实；格式恰当；篇幅宜短；精心编排打印。
3．自我评价用事实说话：对于自己的优点，应该通过具体的事例来证明、来体现，而不应当自我夸耀。
不要自我中心主义：把以“我”开头的句子，省略掉主语，或把主语隐含于句子之中，使用主语隐化的句子可以避免自夸之嫌。
书面沟通技巧写出清晰简洁的文字
书面沟通技巧写出清晰简洁的文字书面沟通技巧：写出清晰简洁的文字书面沟通是我们日常工作和生活中经常用到的一种沟通方式。
无论是写邮件、发公告还是撰写报告，清晰简洁的文字都能帮助信息准确传达，并提高文章的可读性。
本文将介绍一些书面沟通的技巧，帮助您写出清晰简洁的文字。
一、明确表达目标在书面沟通中，明确表达目标非常重要。
在开始写作之前，确定您的写作目的是什么，想要传达给读者什么信息。
让目标明确可以帮助您有针对性地组织和展开您的论述，确保文章内容紧密相关，不偏离主题。
二、适当拆分段落拆分段落是书面沟通中的一个重要技巧。
长篇大论的段落不仅会让读者感到疲倦，也容易让读者迷失在内容之中。
将内容适当拆分成几个段落，每个段落讨论一个主题，能让读者更好地理解和消化信息。
同时，使用段落标题可以更好地引导读者，让他们更快地获取信息。
三、遵循逻辑顺序书面沟通中，逻辑顺序对于文章的表达非常重要。
遵循逻辑顺序能让读者更容易理解文章的内容。
在写作时，可以按照时间顺序、因果关系、问题解决等方式组织文章的结构。
同时，在每个段落内部也应该保持逻辑连贯，确保每一个观点都能清晰地被表达。
四、简化句子结构简化句子结构可以帮助您写出更清晰简洁的文字。
过长的句子会让读者感到困惑，容易出现歧义。
尽量使用简单直接的句子结构，避免过多的修饰语和从句。
同时，注意使用简洁的词汇和短语，不要使用过于复杂和冗长的词汇，让读者更容易理解您要表达的意思。
五、避免专业术语和行业黑话在书面沟通中，尽量避免使用过多的专业术语和行业黑话。
如果必须使用专业术语，应该在文章中给出相应的解释，确保读者能够理解。
如果读者不属于同行业人士，过多的术语和黑话会让他们感到困惑，降低信息的传递效果。
六、认真审校在完成写作之后，一定要认真审校文章。
检查语法错误、拼写错误和标点符号的使用是否准确。
如果可能，可以请他人帮助审校，找出文章中可能存在的问题。
经过认真审校的文章更能体现出作者的专业性和严谨性，同时也能提高读者对文章内容的信任度。
名词解释书面沟通
名词解释书面沟通
书面沟通是通过书面形式进行交流和传达信息的一种方式。
它是一种以文字为主要工具，通过书信、报告、备忘录、公告、邮件、短信等形式进行沟通的方法。
书面沟通具有许多优点。
首先，书面沟通能够记录下来，便于查阅和核对。
与口头交流相比，书面沟通能够确保信息准确无误地传达给接收者，并且可以作为凭证在需要时进行回顾和审核。
其次，书面沟通可以避免误解和歧义。
书面形式的交流可以更加仔细地选择措辞和表达方式，避免因口误、语速等原因引起的误解。
此外，书面沟通还可以克服时间和空间的限制。
通过书面方式进行交流，不受时间和地点的限制，可以方便地跨越时空与他人进行沟通。
在书面沟通中，要注重语言的准确性和简洁性。
准确的表达可以避免引起误解，而简洁的表达则可以提高信息的传达效率。
同时，还应注意文体和格式的选择。
根据不同的场合和目的，选择合适的文体和格式，例如正式文体、半正式文体或非正式文体，以及信函格式、报告格式等。
在现代社会，随着电子邮件、短信和社交媒体的普及，书面沟通已经成为人们日常生活中不可或缺的一部分。
然而，书面沟通也面临一些挑战，如缺乏非语言信息和即时反馈等。
因此，在书面沟通中，我们
需要更加仔细地选择和使用词语，以确保信息得到准确传达。
总之，书面沟通是一种重要的交流方式，它具有记录、准确、简洁和克服时间空间限制等优点。
在进行书面沟通时，我们需要注重语言的准确性和简洁性，并选择合适的文体和格式。
通过良好的书面沟通，可以有效地传达信息，促进有效的交流和合作。
书面沟通技能(PPT51张)
尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划 非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持 和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5 月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他 在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成 功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研 讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的 话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年8月7日
卓冠祺管理咨询公司
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1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。 2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。 3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。 4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！ 5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。 6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！ 7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！ 8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。 9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。 10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，那是命运。我们要学会在幸运青睐自己的时候学会感恩，在命运磨练自己的时候学会坚韧。这既是对自己的尊重，也是对自己的负责。 11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。 12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。 13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。 14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过......但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。 15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。 16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。 17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。 18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。 19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。 20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其 实都是祝愿。
书面沟通
*报告包括三个部分,即报告简介（前言）、报告正文和 报告结尾（总结）。
（四）、商务报告的撰写
*基本程序:确定目标、拟定提纲、搜集资料、写作报告 初稿、编辑修改报告、确定终稿等步骤。
*注意事项
第三节 其他商务文书写作
备忘录意指任何一种能够帮助记忆,简单说明主题与 相关事件的图片、文字或语音资料
备忘录
公司备忘录的主要内容包括：第一，备忘录形成经过;第二， 双方讨论的主要问题;第三，形成共识的问题;第四，存在分 歧的问题;第五，各方的责任;第六，双方当事人的签字。
第三节 其他商务文书写作
电子邮件
思考与练习
1.什么是书面沟通？书面沟通具有哪些优缺点？ 2.书面沟通的基本原则是什么？ 3.商务信函的基本特点与要求是什么？ 4. 商务信函的主要类型？ 5.商务报告有哪些主要类型？
第二章 书面沟通
人际沟通与交流分为语言和非语言两种，在沟通过程中人 们通常以语言沟通为主，以非语言沟通为辅。语言沟通 与交流又分为口头和书面两种，其中口头沟通与交流的 运用更为广泛，更受人们的重视，但我们决不能忽视书 面沟通的作用和效果。
目前，相对于口头语言沟通来说，书面沟通的形式发展 迅猛。它从单一的文件发展出多种多样的形式，包括报纸 、文案、杂志、书籍、信件、报告、板报、标语、电子邮 件、传真、手机短信息、电视、电脑屏幕上的文字说明、 通知以及标志等等。由于书面材料的可复制、可保存、可 查阅等特点，在科层制度复杂的正式企业组织中，大量的 沟通都依赖于书面沟通。书面沟通的规则性更强，写作往 往比说话更让人觉得难以下手，因而，了解书面沟通的技 巧显得十分必要。
一、书面沟通的含义和特点
─书面沟通的含义 ─书面沟通的特点
书面沟通的技巧
书面沟通的技巧
书面沟通是我们日常生活中不可避免的一部分。
不论是在职场、
学校、还是个人生活中，我们都需要使用书面沟通来传递信息、表达
观点和向他人提出请求。
以下是一些书面沟通的技巧：
1. 知道你的受众。
在开始书面沟通之前，你需要了解你的读者是谁。
这将有助于你选择合适的语气、词汇和写作风格。
2. 简明扼要。
在写作时，要尽量避免冗长的句子和复杂的词汇。
让你的信息易于理解和消化。
3. 重点突出。
使用粗体、斜体或下划线来强调你想要传达的信息，让读者更容易注意到你的重点。
4. 避免错别字和语法错误。
错别字和语法错误可能会严重影响读
者对你的信任和专业能力，因此务必在发送任何书面文本之前进行仔
细的校对。
5. 考虑格式。
选择适合你的文档格式，并确保使用正确的排版、
标点和格式。
这将有助于使你的文档更加专业和易于阅读。
6. 给予积极回应。
在接收到他人的书面沟通之后，及时给予积极
的反馈和回应。
这不仅可以提高你与他人的交流质量，还可以促进你
们之间的良好关系。
7. 确保你的信息准确无误。
在书面沟通中传递正确和准确的信息是非常重要的。
在写作之前，确保你对相关信息有足够的了解，并在书面文本发送之前再次核对。
总之，良好的书面沟通技巧可以帮助你更好地与他人交流和建立良好的关系。
践行这些书面沟通技巧，会使你的信息更易于理解、更具影响力，并提高你在个人生活和职业生涯中的成功率。
书面沟通的重要性与技巧
书面沟通的重要性与技巧概述：书面沟通是人们在工作和生活中广泛使用的一种沟通方式。
与口头沟通相比，书面沟通更为正式、准确，并且有更长久的记录效果。
本文将探讨书面沟通在现代社会中的重要性以及如何提高书面沟通的技巧。
一、书面沟通的重要性1. 信息传递的准确性：书面沟通可以保证信息的准确性和清晰度，减少了语言和口头表达可能带来的歧义。
这对于商业合作、工作任务的交流以及日常生活中的信息沟通都至关重要。
2. 沟通效率的提高：书面沟通允许信息在一定的时间和空间之内被传递，可以避免受时差、空间距离等因素的限制。
同时，接收者可以在适当的时间和地点阅读和回复信息，提高了沟通的效率。
3. 记录和备份：书面沟通具有长久的记录效果，可以作为证据和依据用于后续的沟通和决策。
书面文档可以被保存、备份和检索，更加方便管理与查看。
二、提高书面沟通的技巧1. 语言准确性：书面沟通要求使用准确、简洁的语言表达意思，避免使用模糊、含糊不清的词语或句式。
遵循语法规则，注意标点符号的使用，可以提高表达的清晰度和可读性。
2. 结构和逻辑性：书面沟通需要具有良好的结构和逻辑性，使读者能够迅速理解信息的主题和内容。
可以使用段落来划分主题，采用递进、因果等逻辑关系来组织内容。
3. 选择适当的格式：根据不同的目的和受众，选择适当的格式来书写文档。
例如，商务信函需要包含信头、称谓和署名等要素，报告或提案可能需要使用标题、目录等信息组织结构。
4. 注意语气和措辞：根据沟通的背景和目标，选择适当的语气和措辞。
要避免使用负面或冲突的语言，注意礼貌和尊重，使文档更加专业和有效。
5. 仔细检查和校对：在发送之前，仔细检查文档的内容和格式。
确保没有拼写错误、语法错误或其他的疏漏。
可以请他人帮助审查文档，以避免可能的错误和遗漏。
结论：书面沟通在现代社会中具有重要的作用，通过提高书面沟通的技巧可以更好地传递信息、提高沟通效率，并且产生更长久的记录效果。
在日常工作和生活中，我们应该重视书面沟通的能力，不断提升自己的表达技巧，以便更好地与他人进行沟通和交流。
书面沟通基本认知
书面沟通基本认知
1. 书面沟通的优点
可以使写作人能够从容地表达 自己的意思，词语可以经过仔细推敲、 不断修改，直到满意表达出个人风格。
书面沟通基本认知
2. 书面沟通的缺点
书面沟通的间接性给其造成了一些缺点和 不足：发文者的语气、强调重点、表达特色， 以及发文的目的经常被信息接收者忽略而使理 解有误；信息及其含义会随着信息内容所描述 的情况，以及发文和收文时的部门而有所变更。
书面沟通基本认知
2. 电子邮件
电子邮件一般遵循备忘录的格式，它是通 过采用软件或服务器程序来实现沟通的。电子 邮件既可作为组织内部的书面沟通媒介，也可 作为组织外部的书面沟通渠道。
书面沟通基本认知
3. 商务信函
商务信函主要作为组织外部信息传递的方式。信 函应该写在印有组织抬头的信笺上，通常使用质量较 好的纸张。
书面沟通基本认知
三、 书面沟通的基本形式
根据不同的形式，书面沟通可以分为备忘录、电 子邮件、商务信函、建议书、报告和摘要等。根据不 同的用途，书面沟通又可分为内部的和外部的。
备忘录
电子邮件
商务信函
书面沟通基本认知
1. 备忘录
备忘录是组织内部信息传递的方式，它可 以写在空白纸上，而不一定要写在印有组织抬 头的信笺上。备忘录均比较简明扼要，较长的 信息应采用附件的形式。
项目
书面沟通基本认知
书面沟通基本认知
书面沟通是以文字为媒介的信 息传递，其形式主要包括文件、报告、 信件、书面合同等。书面沟通，一般 不受场地的限制，通常在解决较简单 的问题或发布信息时采用。
书面沟通基本认知
一、 书面沟通的特点
书面沟通技能
书面沟通技能书面沟通是一种通过书面方式进行信息传递与交流的技能，它在当今社会中具有重要的意义。
良好的书面沟通能力不仅有助于提高个人在学术、工作和生活中的表达能力，还能提升人际关系、拓宽人际交往领域，对个人的发展具有积极的影响。
本文将就书面沟通技能进行细致的分析和总结。
首先，良好的书面沟通需要有清晰明确的目标。
在进行书面沟通之前，要明确自己的目的和意图，决定所要传达的信息。
只有明确了目标，才能更好地展开写作。
在确定目标之后，就要根据目标对信息进行分类和梳理，将其精炼成简洁明了的语言，以满足读者的需求。
其次，书面沟通中需要注意语言的精确性和准确性。
书面沟通是通过文字表达思想和想法，所以文字的准确与否直接影响到信息的传达效果。
在书面表达中，要使用准确、简练的语言，避免使用模糊、含糊不清的词汇和表达方式，以保证读者能够准确理解所传达的信息，并能完整接收到信息。
第三，书面沟通中需要注意信息的层次结构和逻辑性。
一个好的文章要有一个清晰的层次结构，使读者能够迅速理解文章的主题和框架。
同时，文章应该有一定的逻辑性，使得读者能够顺畅地读下去，并能够理解作者要表达的观点，逻辑关系的合理性对于传达信息起着至关重要的作用。
第四，书面沟通中要注意节奏和节制。
优秀的文章一般都会有一定的节奏感，通过合理的段落分隔和句子构造，使得文章有一种自然流畅的感觉。
同时，要注意节制，在书面沟通中不要过多地使用修饰词和冗长的句子，以免给读者带来疲劳感。
第五，要善于利用丰富多样的修辞手法和写作技巧。
修辞手法和写作技巧是书面沟通中的一把利器，它们可以使文章更富有感染力和趣味性。
例如，巧妙地运用比喻、夸张和反问等修辞手法，可以使文章更加生动有趣，引起读者的共鸣和兴趣。
最后，要注重语法和拼写的正确性。
语法和拼写是书面沟通中的基本要求，它们对于确保信息传达的准确性和流畅性必不可少。
在书面沟通中，要注重语法和拼写的规范性，避免常见的语法错误和拼写错误，以保证文章的质量和可读性。
书面沟通基本知识(ppt 49页)
第二章 书面沟通
（二）商务报告的语言特点
• 客观公正、明确真实、逻辑紧凑、简明扼要、严谨规 范
（三）商务报道的基本结构
• 报告包括三个部分,即报告简介（前言）、报告正文和 报告结尾（总结）。
（四）商务报告的撰写
• 基本程序:确定目标、拟定提纲、搜集资料、写作报告 初稿、编辑修改报告、确定终稿等步骤。 • 注意事项
• 商务信函的要求
─ 结构完整而简洁 ─ 内容正确而无误 ─ 语气友好而诚恳 ─ 礼节规范而自然 ─ 格式讲究而规范
（二）商务信函的基本结构
• 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档 号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束 语、落款、时间九个部分。
（三）商务信函的主要类型
• 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。 ─ 从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包 括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、 慰问信、求职信、备忘便条等。 ─ 从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务 信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信函 和劝说性信函。
第二章 书面沟通
第二章 书面沟通
1
2 3
书面沟通概述 商务信函与商务报告 其他商务文书的写作
2
第一节
书面沟通概述
一、书面沟通的含义和特点
─ ─ ─ ─ 书面沟通的含义 书面沟通的特点 书面沟通的基本原则 书面沟通的基本类型
二、书面沟通的基本原则和基本类型
一、书面沟通的含义和特点
（一）书面沟通的含义
二、商务报告
(一)商务报告的常见类型与基本形式 • 商务报告的常见类型
─ 按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报告和短篇 报告等。 ─ 按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查报告、 事故报告、建议报告、可行性报告等。 ─ 按写作用途，分为临时报告、行动报告、状态或进 展报告和总结报告。 ─ 按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 ─ 按照报告的格式特征，分为信函式报告和纲要式报 告等。 ─ 按照报告的使用范围，分为公开报告和内部报告等。 ─ 按照报告内容的紧迫性，分为日常报告、特殊报告 和紧急报告。
沟通技巧8——商务书面沟通
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商务书面沟通
❖ 一、认识商务书面沟通
❖ 书面沟通是以文字为媒体的信息传递交流，是一种比口头沟通更加严 谨的沟通形式。主要包括文件、报告、信件、书面合同等。书面沟通 比较经济，在组织内部及组织之间应用非常广泛。
❖（一） 书面沟通的特点
❖ 1.书面沟通具有准确性、权威性。 ❖ 2.书面沟通具有较强的规范性、书面语言强调规范性。 ❖ 3.书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。
❖ 5、发文日期
❖ 公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于 公文的末尾、发文单位的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文 日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签 发的日期为准。 经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期 为准。如2017年3月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空 4个字，发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。
❖ 13、附件
❖ 这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附 件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考 材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附 件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
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商务书面沟通
❖ 14、印章
❖ 除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文单位的印章 。印章距正文2mm―4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时 ，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字 时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
行绘制。每一种文书体格式模板要标出标题。文 书内容中关键的地方要用文字标出。末尾标注小 组名。板贴展示。 ❖ 执行条件：参考教学和教材，网络搜索，讨论设 计，分组执行。 ❖ 评价内容：格式，页面布局，关键字词提示。
书面沟通
书面沟通(管理写作)的特点;面沟通是指以书面或电子作为载体,主要运用文字进行的信息传递过程.书面沟通的优点:息易于记录和永久保存,不在沟通现场的受众能得到真实的信息;息传递速度快;送前可以进行细致地考虑和检查;口头表达采用更为精确的用词书面沟通的缺点耗时,缺乏反馈书面沟通的技巧不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。
参考读者的具体要求或指令.除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈自己的感受。
不要告诉读者他们将会如何感受或反应.涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我” . 涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。
•主要形式：商务信函内部信函工作报告书面沟通之一：商务信函的策略直接信函的类型直接策略(信函) 间接策略(信函) 拒绝询问拒绝赔索说服型涵•询问和请求对询问和请求的积极回答索赔•对索赔要求的积极回复拒绝信函的写作:举例尊敬的马先生：您好！首先非常感谢您购买我们的产品，也非常理解您急切地希望我们对产品进行维修。
另外，我们也想告诉您，也许您没有注意到我们的产品保修期是3个月，而您是去年5月份购买的。
尽管如此，我们仍然愿意为您提供方便优质的服务，但需按保修期外的标准适当收费。
我们衷心希望您的问题尽快得到解决，让您能够尽情地享受我们的产品给您带来的快乐。
张岚公司服务部经理2010年6月11日书面沟通之二：工作报告●工作计划述职报告管理写作的过程：1（1）收集材料文献材料第一手调查材料2组织观点观点分组选择观点和素材归纳标题论据和结论编排3提炼材料概括主要观点选择论证材料快速说服对方惜字如金4起草文稿电脑写作一气呵成避免边改边写不拘泥写作顺序5修改文稿注意时间间隔层次性修改写作的格式问题●格式与内容同等重要●使用突出显示功能字体变化字号大小●使用退进式格式设计●使用图和表–正文字号与表格字号–正文行距与表格行距●使用附件–保持正文的简洁–适应不同需求的读者倾听中的障碍：环境因素1干扰信息传递过程；消减、歪曲信号；影响沟通者的心境2环境三因素封闭性氛围对应关系环境类型特征及倾听障碍源：倾听者因素•生理差异缺乏意愿心理定势假装专心急于发言语义问题•选择倾向身体欠佳目光交流不得体消极的身体语言太注重讲话方式•太注重个人外表情绪智力（情商，EI）：又称为情感智力或情感智慧。
书面沟通
（3）书面沟通的内容易于复制，有利于大 规模的传播。书面沟通样，包括报纸、 杂志、书籍、信件、报告、电子邮件、传 真、通知等。广泛的载体形式使得书面语 可以不受时空限制，从一地转到另一地。 而且，只要载体上所印制或储存的文字及 其他信息符号能够保存，内容就可以长期 保存下来。
书面沟通
人际沟通与交流分为语言和非语言两种， 在沟通过程中人们通常以语言沟通为主， 以非语言沟通为辅。语言沟通与交流又分 为口头和书面两种，其中口头沟通与交流 的运用更为广泛，更受人们的重视，但我 们决不能忽视书面沟通的作用和效果。
目前，相对于口头语言沟通来说，书面沟通的 形式发展迅猛。它从单一的文件发展出多种多样的 形式，包括报纸、文案、杂志、书籍、信件、报告、 板报、标语、电子邮件、传真、手机短信息、电视、 电脑屏幕上的文字说明、通知以及标志等等。由于 书面材料的可复制、可保存、可查阅等特点，在科 层制度复杂的正式企业组织中，大量的沟通都依赖 于书面沟通。书面沟通的规则性更强，写作往往比 说话更让人觉得难以下手，因而，了解书面沟通的 技巧显得十分必要。 通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点， 明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写作规 范和要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧。
（2）容易产生沟通的障碍。由于人们知识 水平、社会观念的差异，不同的人对相同 的信息所理解的程度是不一样的。因此， 对于书面文字传递的信息，接收者有时不 能真正理解传递者的本意，从而造成沟通 障碍。此外，传递者在写作过程中使用有 歧义的语言，或者词不达意，也会造成双 方对信息理解的不同，产生沟通障碍。
（5）书面沟通可以反复推敲、修改，直到满意为 止。由于口头表达大多都是即时性的，不会给表 达者很多的时间思考、准备。说话者一旦话已出 口，则很难收回，尤其是当话语有损于对方时， 即使重新表达自己的意思也无法消除之前造成的 不良效果。而书面沟通则不同，人们在进行书面 沟通时，时间一般是比较充实的，可以对自己要 表达的思想和观点进行反复推敲、修改，这样不 仅可以避免口头表达时因个人情绪冲动而产生的 不利影响，而且还能够表达口头语言无法表达的 内容和观点，如个人情感及内心感受等。也正因 为如此，书面沟通才具有口头沟通不可替代的作 用。
书面沟通PPT课件
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（二）、商务信函的基本结构
※ 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、 结束语、落款、时间九个部分。
（三）、商务信函的主要类型
※ 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。 ─从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包
括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。 ─从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信
函和劝说性信函。
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肯定性信函
第9页/共21页
负面性信函
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说明性信21页
第一节. 书面沟通概述
一、书面沟通的含义和特点
─书面沟通的含义 ─书面沟通的特点
二、书面沟通的基本原则和基本类型
─书面沟通的基本原则 ─书面沟通的基本类型
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一、书面沟通的含义和特点
（一）书面沟通的含义
─书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮件、通知、规章等书面形式进行的信息传递和交 流。
（二）书面沟通的特点
─优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性 ─缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要求比较高
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二、书面沟通的基本原则和基本类型
（一）书面沟通的基本原则
─主题突出 ─思路清晰 ─表达简洁 ─信息正确 ─换位思考
（二）书面沟通的基本类型
通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点和含义，明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写 作规范和要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧掌握商务信函等常用沟通的基本方法与技巧；了解备忘 录及电子邮件等其他书面沟通类型。
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更加个性化
优 可以进行回顾
成本较低
点
便于存档保管以便日后查证 在发送信息前可以进行细致的考虑和检查
可以根据语言和非语言的反馈，及时进行 改正和调整
耗时
反馈有限且缓慢
缺 点
缺乏有助于理解的非语言暗示 有时人们不愿意阅读书面的东西 你无法了解你所写的内容是被人阅读
说话时较难进行快速思考 话一出口就很难收回 有时难以控制时间
3 全面了解主题
为了充分传递信息，书面沟通者必须 全面了解有关主题，做到言之有物，避免 充斥陈词滥调的官样文章，已实现有效沟 通
非语言沟通与语言沟通的关系
— *—
书面沟通 非语言沟通
4 进行换位思考
换位思考是达到有效沟通的根本。书面沟 通所传递的信息必然是满足接受者的需要，而 不仅仅是满足发送者的需要。撰写者应当站在 读者的角度，重视读者的意愿，维护读者的自 尊心。
采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少
采用纸质的方式进行沟通。
非语言沟通的定义
— *—
书面沟通 语言沟通
管理
信息
“听 者时
”、 “间读 “写
“说 ”1001%9 ”22
”59 %
%
% 非语言沟通的定义
— *—
书面沟通 非言沟通
书面沟通的重要性
信息
• 很多管理工作都是通过书
面沟通进行的。正如美国
管理学家克莱姆和史尼德
指出的，管理者将他们
89%的时间花在与沟通有
关活动的事务上，其中
59%花在“听”和“说”
上，19%花在“读”上，
22%花在“写”上。因此，
管理者必须精通书面沟通
非语言沟通技的能定义。
— *—
书面沟通
书面非沟语通言沟通
口头沟通
适合传达事实和意义
适合表达感觉和感情
适合传达复杂或困难的信息
非语言沟通
作之比较 商务写作
一般写作
较为严谨、正式
较为宽松、非正式
平辅直叙
多有修饰
读者针对性强
读者多层面
一般应用第一人称或第二人称
运用变换人称
负有一定法律责任 非语言沟通与语言沟通的关系
通常无须负法律责任
— *—
第二节 THE SECOND SECTION
2 书面沟通应该遵循的原则 • 思路清晰 • 写作目的明确 • 全面了解主题 • 进行换位思考 — *—
切勿左思右想。和别人交流时要有主见，敢于发表自己的观点，等等。 总之，做任何事，要试着让自己变得果断，自主。渐渐地，你就会看到 自己的变化。其次，坚持学习。比如说多读书，尤其是去读一些思维性 比较强的书籍(类似推理类和科学类的)，慢慢培养自己的逻辑思维能力。 这需要长时间的思考问题，长时间的学习。最后，适当的参加一些体育 锻炼。适当的运动可以帮助调节脑神经，促进新陈代谢，不仅对健康有 好处，对思维也有很好的帮助。
定义
• 书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括
文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为
媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、
开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通
方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这
种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采
用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时
288Байду номын сангаас0元。
•
然而在法庭上，被告农业公司在承认欠黄先生工程款28800元的同时，提出此欠
款已由当时经手人会计乔女士偿还了，并为黄先生出具了还款证明，“还欠黄某工程
款28800元”中的还字应读为huán，故不同意黄先生的诉讼请求。
•
顺义法院认为：原告为被告承建养猪舍工程，被告应按约定给付工程款。被告为
第八章 书面沟通
2015年10月13日
学习目标 LEARNING GOALS
1
了解书面沟通的特点
2
明确书面沟通的基本形式
3
识别商务信函的种类
4
掌握商务信函的写作技巧
5
把握书面沟通的语气
— *—
6
克服书面沟通的心理障碍
引导案例
“还”字多音惹纷争
•
2000年4月，黄先生承建北京某农业发展有限公司养猪舍七栋，承包工程款总计
非语言沟通与语言沟通的关系
— *—
书面沟通 非语言沟通
2 写作目的明确
从撰写者的角度上看，书面沟通的主要目 的包括提出问题、给出定义、提供解释、说明 情况、说服他人，因而撰写者必须明确自己如 何展开内容，需要传达什么信息，将信息传的 给谁以及希望获得什么结果。
非语言沟通与语言沟通的关系
— *—
书面沟通 非语言沟通
原告出具的证明，应视为欠款证明，法院对原告的请求应予支持；被告辩称此证明为
还款证明，未提供相关证据证实，法院不予采信。最终判决被告北京某农业公司给付— * —
原告黄先生工程款28800元；案件受理费1162元由被告负担。
第一节 THE FIRST SECTION
1 书面沟通的特点
— *—
书面沟通
8．4万元。双方约定工程开工时，农业公司应首付黄先生总工程款的70％即58800元，
但农业公司却只给付黄先生3万元，其余款额一直未付。2002年4月7日，农业公司由
其会计乔女士签名为黄先生出具一张写有“还欠黄某工程款28800元”的证明，并盖
有公司财务专用章。黄先生依此欠据将农业公司告上法庭，要求立即给付工程款
书面沟通 非语言沟通
1 思维清晰
思维能力是各种沟通技能的基础，也是书面沟 通能力强弱的衡量标准。优秀的管理者特征之 一就是思路清晰、思维敏捷。尤其是在管理层， 只有思维清晰的前提下，才能实现有效沟通。
非语言沟通与语言沟通的关系
— *—
书面沟通
非语言沟通
解决的方法是： 首先，需要做一些积极的自我调整。比如说做决定时要毅然决然，
但广告登出时，却将一学期收费5000元误写为一年收费5000元。随即报名者
纷纷涌来。这一书写差错造成了很严重的后果。尽管校方做出了解释，但仍
然有许多人投诉，使得这一纠纷持续了三年。
上述案例告诉我们，管理过程中的书面沟通与一般的写作是迥然不同的。
非语言沟通与语言沟通的关系
— *—
商书面沟通务写作与一般写
非语言沟通与语言沟通的关系
— *—
第三节 THE THIRD SECTION
容易带有过多的个人色彩而影响信息的可 靠性
非语言沟通与语言沟通的关系
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书面沟通
•
案例分析 非语言沟通
上海曾经发生过这样一起办学广告纠纷：有一个中外和作办学的项目，涉及
收费标准的问题。以前一直写一学年收费10000元，由于一部分学生一次性缴
费有困难，因而校方考虑，在新的一学年里将收费改为一学期收费5000元。