如何组织高效会议 ppt课件

员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
9.确定出席人员
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
少于5人
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如何高效开会-会议组织者
只在必要时召集
开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本 是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？
如果你是唯一做决策的人…
明确会议议题
拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间
会议时间、地点
Eg.合适的时间 Eg.封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在“上海厅”
Smart原则
明确几个角色
会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人
参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提 前收集建议，以便做更充分的准备
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题
参会者发言跑题 犹豫不决
信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议
参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见
参会者之间争论 参会者与会议主持争论
参会者注意力不集中 会议主持未能总结会议成果 未能遵守对事不对人，进行人身攻击
无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 会议超出预定时间
10
上午10-12点和下午2-4点是比较适合开会的时段。
合
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
适 的
上午8-9点之间
上午9-10点 之间
上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
尊重别人 减少与议题无关的争辩和讨论
保证中立态度
如何高效开会-会议主持
主持人的失败表现
听完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题
引导双方攻击你 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议
换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪
如何高效开会-会议主持
主持人沟通技巧
会议效率不高的原因-会后
无会议记录或记录不详细 记录与实际讨论不符 无对决议事项的跟踪
不能对会议成败得失进行检讨
会议效率不高的原因-按角色
会议组织者
会议主持
参会人
发现问题等于解决了问题 的一半
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如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
参会人选择不当 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律
会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会）
开会通知内容欠周详 会议地点不当
会议场地设备欠佳 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议议案堆积过多
会议效率不高的原因-会中
如何组织高效会议
如何组织高效会议
会议效率不高的原因及建议方案
会议效率不高的原因
会前、会中、会后 角色
如何高效开会
会议组织者、会议主持、参会人、会议记录
案例
会议效率不高的原因-会前
欠缺会议目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议
欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人Baidu Nhomakorabea相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知
如何高效开会-会议主持
主持人的守则与责任
按照议程进行，勇于挑战权威 营造和谐气氛
正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法
沟通漏斗
沟通金三角：换位思考
参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提 前收集建议，以便做更充分的准备
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人
少于30人
越多越好
无限制
最好限制7人以内，且是奇数
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
Smart原则
明确几个角色
会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人