如何组织高效会议 ppt课件
合集下载
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议培训课件(PPT 45张)
高效会议
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
高效的现场会议组织ppt课件
.
15
为反对而反对：
◇ 引导他全面周到的思考，而非先一味地反对。 ◇ 请他提出建设性意见及具体对策。
牢骚与抱怨：
◇ 适度同情，适当宣泄，帮其分析原因。 ◇ 及时转入会议主题。 ◇ 会后不忘善后工作，不可草草了事。
.
16
三、现场会议必须注重后续追踪
◆ 结束会议前一定要清楚告之后续追踪的方式，
1、包括谁该负责；
问题：有时领导会成为会议的第一！
8、合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首 先使与会者收益。
问题：不该、不配参加会议的人太多！
.
8
9、清晰而明确的沟通
清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是 一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如 何在最短的时间内了解这一切呢？
.
4
一、现场会议管理的十个要素
1、必须确立明确的目标
为什么开会、目的、解决什么问题。
沟通传达信息、达成协议与解决问题、资源共享、监 督员工、协调矛盾、开发创意、动员激励士气、巩固权威 地位。
对任何一个公司而言，要想让会议开得有价值，必须 要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者 相应的价值，并且能回报投资。
.
2
管理中的会议：
计划—必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划； 组织—必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系； 指挥—必须通过开会，才能进行具体的任务布置； 协调—必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差； 控制—也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。
.
3
现场管理会议要：
● 讲究会议成本。 ● 注重会议召开的时机。 ※ 重要的、紧急的议题 ※ 需要集思广益的 ※ 无法私下协商的
如何召开高效会议PPT模板
不感觉厌烦、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议组织方法ppt课件
日本的会议革日命本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由
此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实 际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点 在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。
因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。
议题明确
第一节
ppt课件完整
27
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
2
第 27 页
要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使 用，确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避 免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思 广益，积极发掘更多创意。
ppt课件完整
31
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
第 31 页
6
合
上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
2
第一章
会议概述
ppt课件完整
第2 页
3
正文 . 第一章
01
会
议
概 述
什 么
是
会
议
第一节
会议是一种群体沟通的方式。
第 3页
此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实 际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点 在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。
因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。
议题明确
第一节
ppt课件完整
27
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
2
第 27 页
要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使 用，确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避 免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思 广益，积极发掘更多创意。
ppt课件完整
31
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
第 31 页
6
合
上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
2
第一章
会议概述
ppt课件完整
第2 页
3
正文 . 第一章
01
会
议
概 述
什 么
是
会
议
第一节
会议是一种群体沟通的方式。
第 3页
高效会议技巧ppt
创造一个开放、包容 的氛围，让每个人都 有机会发表意见。
有效的时间管理
设定明确的会议时间和时长， 避免会议拖延和浪费时间。
在会议过程中合理分配时间， 确保每个议题都有足够的时间 讨论。
及时总结和归纳讨论内容，确 保会议成果得到有效落实。
避免会议中的常见误区
避免无意义的争论和偏离主题的 情况发生。
高效会议技巧
汇报人：可编辑 2023-12-23
目录
CONTENTS
• 会议准备 • 会议过程管理 • 会议后跟进 • 提高会议效率的技巧 • 高效会议的
会议目的
确保会议有明确的议题和目标， 避免无效讨论和浪费时间。
提前通知
提前通知参会人员会议主题，以 便他们准备相关资料和思考。
高效的行业研讨会案例
总结词
主题明确、专家发言、交流互动
详细描述
某行业研讨会以主题发言和互动讨论的方式进行，会议主题明确，邀请了行业内的专家进行主题演讲，同时安排 了自由讨论时间，与会者可以与专家和其他参会人员进行深入交流和互动，提高了会议的效率和质量。
高效的团队建设活动案例
总结词
团队协作、创新思维、有效沟通
积极互动
与会人员应积极参与讨论和互动，提 出建设性意见和建议。这有助于激发 团队的创新思维，提高会议效果。
03 会议后跟进
整理会议纪要
01
02
03
总结会议内容
在会议结束后，尽快整理 会议纪要，将会议讨论的 重点、达成的决议和分配 的任务进行总结。
明确责任人
在会议纪要中明确每项任 务的负责人和完成时间， 确保责任到人，避免任务 遗漏。
避免过度依赖某个人或某个团队 的观点和建议。
避免在会议中处理无关紧要的事 务，确保集中精力解决重要问题
如何组织高效会议PPT课件
上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况
做会议开场
系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
《高效会议组织技巧》ppt课件
inmeeting
2、有个共同的议程 有个明确目的的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。 可以思索求到达什么样的目的。
inmeeting
3、提早 3 天发送约请和相关必读内容 虽然这能够是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽 能够小的本钱。 千万不要让会议变成“大家尽能够得先了解文档中的内 容，然后必需提交相应的作业〞等这种情况。
inmeeting
赞赏您的倾听！
inmeeting
4、准时开场 会议准时开场的这种情况发生的几率有多少？该死，实践情况是几乎没有。 他能够会说，部分的情况能够是由于 Outlook 等程序能够没有设置足够的提示时间的问 题。当然纯粹依托软件是不靠谱的，甚至我建议他可以运用便签等“土方法〞。 同时 22 分钟的时间对于个人而言，也可以当作是做个缓冲休憩时间。
inmeeting
7、同时制止带手机 理由与6一样
inmeeting
8、留意！记录一切的话题相关的反响 假设是个会议，那必定有个人会担当组织者的角色， 记录一切应该留意的点。 同时，反响中能够会有支线等情况发生，他应该防止 这些话题不会离会议本身的议题太远。
inmeeting
9、尽能够快的发送会议记录 22 分钟并不长，但他应该尽能够快的发送相关的会议记录，组织并方案下个会议。
inmeeting
5、站着开会 温馨的椅子会让人“变懒〞，而同时站着开会能提示大家目的是不是需求阐明或者补充。 同时，他需求坚持他的观念，如有必要请坚持沉默，将它留到会议外去单独处置。
inmeeting
6、不要带笔记本，但记得带纸笔 假设他承诺会议会在 22 中之内搞定，那么 就没有必要带其他无关的物品。 我甚至以为带上这些东西他将反复他中学时 的覆辙 — 看起来他在开会，而其实他的心曾 经飞往他处。 纸和笔会让他的头脑清醒，也有利于分工： 一个人讨论问题，另外一个人记录。
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会议效率不高的原因-会后
无会议记录或记录不详细 记录与实际讨论不符 无对决议事项的跟踪
不能对会议成败得失进行检讨
会议效率不高的原因-按角色
会议组织者
会议主持
参会人
发现问题等于解决了问题 的一半
7
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
少于5人
9
如何高效开会-会议组织者
只在必要时召集
开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本 是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？
如果你是唯一做决策的人…
明确会议议题
拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间
会议时间、地点
Eg.合适的时间 Eg.封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在“上海厅”
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
9.确定出席人员
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
参会人选择不当 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律
会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会）
开会通知内容欠周详 会议地点不当
会议场地设备欠佳 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议议案堆积过多
会议效率不高的原因-会中
Smart原则
明确几个角色
会议主持：需要会参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提 前收集建议，以便做更充分的准备
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
尊重别人 减少与议题无关的争辩和讨论
保证中立态度
如何高效开会-会议主持
主持人的失败表现
听完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题
引导双方攻击你 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议
换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪
如何高效开会-会议主持
主持人沟通技巧
沟通漏斗
沟通金三角：换位思考
参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提 前收集建议，以便做更充分的准备
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人
少于30人
越多越好
无限制
最好限制7人以内，且是奇数
讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题
参会者发言跑题 犹豫不决
信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议
参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见
参会者之间争论 参会者与会议主持争论
参会者注意力不集中 会议主持未能总结会议成果 未能遵守对事不对人，进行人身攻击
无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 会议超出预定时间
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…
Smart原则
明确几个角色
会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人的相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知
如何高效开会-会议主持
主持人的守则与责任
按照议程进行，勇于挑战权威 营造和谐气氛
正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法
如何组织高效会议
如何组织高效会议
会议效率不高的原因及建议方案
会议效率不高的原因
会前、会中、会后 角色
如何高效开会
会议组织者、会议主持、参会人、会议记录
案例
会议效率不高的原因-会前
欠缺会议目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议
欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当
10
上午10-12点和下午2-4点是比较适合开会的时段。
合
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
适 的
上午8-9点之间
上午9-10点 之间
上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。