传真机使用管理规定

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通讯工具管理制度(大全)

通讯工具管理制度（大全）一、引言随着信息技术的飞速发展，通讯工具已成为现代社会不可或缺的重要工具。

为了规范通讯工具的管理和使用，确保信息安全，提高工作效率，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有员工及合作伙伴，包括但不限于手机、固定电话、传真机、计算机、网络等通讯工具。

三、管理原则1.统一管理：公司对所有通讯工具进行统一规划、统一采购、统一分配、统一维护。

2.分级负责：公司设立通讯工具管理小组，负责制定、监督、执行本制度。

各部门负责人负责本部门通讯工具的管理和使用。

3.安全保密：加强通讯工具的信息安全，确保国家机密、商业秘密和个人隐私不受泄露。

4.合理使用：合理规划通讯工具的使用，提高工作效率，降低通讯成本。

1.通讯工具采购：公司通讯工具管理小组负责制定采购计划，经审批后，由采购部门统一采购。

2.通讯工具分配：通讯工具管理小组根据各部门实际需求，合理分配通讯工具，并做好登记。

3.通讯工具更换：通讯工具损坏或无法满足工作需求时，由使用人提出申请，经部门负责人审批后，报通讯工具管理小组统一更换。

五、通讯工具使用与管理1.通讯工具使用：公司员工应合理使用通讯工具，确保通讯工具安全、高效运行。

禁止使用通讯工具进行非法活动，如传播不良信息、侵犯他人隐私等。

2.通讯工具保管：员工应妥善保管通讯工具，防止丢失、损坏或被盗用。

如发现通讯工具丢失或损坏，应立即向通讯工具管理小组报告。

3.通讯工具维修：通讯工具出现故障时，使用人应及时报告通讯工具管理小组，由专业人员维修。

禁止私自拆卸、维修通讯工具。

4.通讯费用报销：员工因工作需要产生的通讯费用，应按照公司规定报销。

报销时应提供真实、完整的通讯费用凭证。

1.保密意识：公司员工应加强通讯工具信息安全意识，不得泄露国家机密、商业秘密和个人隐私。

2.信息加密：涉及重要信息的通讯工具，应采取加密措施，确保信息传输安全。

3.防病毒措施：定期对通讯工具进行病毒查杀，防止病毒侵害。

公司企业办公设备管理规定

办公设备管理制度1.0、目的为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备,使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用,并进一步提高员工的计算机应用水平,把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程,特制定本制度.2.0、范围计算机等办公设备,包括计算机及附属设备、网络设施、机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备.3.0、职责3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养.3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作.3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作.3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门,负责本制度的编制、培训及落实执行工作.3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行.4.0、作业内容4.1、相关作业流程图和责任人、配合人.详见流程图4.2、流程图相关事项说明4.2.1、办公设备请购4.2.1.1、办公设备请购,由使用人提出申请,填写“计算机等办公设备请购单”,经部门部长审核确认后提交信息管理课若同一部门多个员工均须请购,则由部门汇总、部长签字,统一提交信息管理课.信息管理课根据具体情况进行审核,填写意见包括预计费用,依照审批权限报主管领导审批.在信息管理课课长审核权限之内的,由课长确认签字直接安排采购若有库存货,则直接按领用程序领用；在信息管理课长审核权限之外的,报主管领导审批后,由信息管理课安排采购若有库存货,则直接按领用程序领用.采购审批权限参照财务审批制度.4.2.2、办公设备入库、验收4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续,信息管理课负责设备质量的验收,验收合格后,保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库.4.2.3、办公设备领用与配置4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用,不得挪于非工作之外其它用途.员工领用、配置标准依照岗位职务说明书中办公设备配置要求,填写“计算机等办公设备领用单”,按照财务审批制度审批权限要求进行审批后,到信息管理课领用.4.2.2.2、机、传真机的领用与配置,各部门根据实际工作需要,确定要安装、及须增加的机和传真机.安装内线须填写“、传真服务联系单”,由本部门部长签字后,提交到信息管理课直接安排人员安装.安装长途、传真,须填写“、传真服务联系单”,由本部门部长、分管总监签字,提交人力资源总监审核,报总裁批准后,交信息管理课负责办理.4.2.3、办公设备使用与维护4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管,除电脑工程师外,任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点.若出现人事变动调岗、离职等,办公设备交接参照公司员工异动、移交管理制度执行.4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态.4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情,禁止在计算机上安装各种游戏.违反者按公司奖惩管理制度执行,信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查,并对违纪行为作出处罚建议,交主管部门执行.4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时,须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后,才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络.4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的IP地址,以免影响网络上其他计算机的正常工作.4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码,以免被他人给破坏.4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定,电脑信息属公司机密,不得向公司外部人员泄露.4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备,若经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿.4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时,不得强行切断电源进行关机,应按操作规范进行关机.4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级,不具备操作资格者,须经事先培训上岗参见员工培训管理制度.非计算机使用人不得上机操作,如有发现或造成计算机无法正常使用者,按制度处罚外,一切后果自负.4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作,坚持做到数据双备份,重要文件资料可以备份到软盘.如有特殊要求,可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存.4.2.3.1.12、打印机的日常使用中,色带、墨合用完需及时更换,更换时须严格按操作说明操作.4.2.3.2、机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护4.2.3.2.1、以上办公设备操作,详见使用说明书,出现故障须叫专业人员维修.4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏,经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿.4.2.4、办公设备的维修4.2.4.1、计算机及附设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时,使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课,信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修.修好后,使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认.4.2.4.2、其它办公设备的维修：一般异常,由信息管理课技术人员排除,填写“维修记录表”；若涉及更换配件,使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修,信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修,修好后,使用人须在“维修服务联系单”确认、签字.4.2.4.3、所有办公设备,在保修期内,参照设备保修协议执行,保修期外,由信息管理课依实际情况安排相关技术人员可以外请,涉及费用须事先上报核准进行维修.4.2.5、办公设备的报废认定与处理4.2.5.1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品,由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的,设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”,交信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置.4.2.5.2、资材管理部确认无误后,填写“待报废物品入库单”入库.资材管理部出售或报废处理物品时,须填写“报废物品处理确认单”.附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,进行出售或报废处理.4.2.5.3、资材管理部出售或报废处理的办公设备,其现金上交财务部入帐,同时,财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐.5、本制度相关支持文件及表单1、财务审批制度2、采购物资验收入库管理制度3、员工异动、移交管理制度4、公司奖惩管理制度5、员工培训管理制度6、办公设备操作说明书7、设备保修协议8、报废物品处理管理制度9、计算机相关操作教材6、记录与表式1、计算机等办公设备申请单2、计算机等办公设备入库单3、报废物品入库单4、报废物品出库单5、维修服务联系单6、计算机等办公设备领用单7、计算机等办公设备报废单8、计算机维修记录单。

传真机使用管理规定

传真机使用管理规定1.引言传真机作为一种重要的办公设备，广泛应用于各个行业和领域。

为了规范传真机的使用和管理，维护正常的办公秩序，特制定本传真机使用管理规定。

2.传真机的使用权限2.1传真机的使用权限仅限于公司授权的员工，员工应严格遵守公司规定的工作流程和文件传输规定。

2.2未经授权或外部人员不得使用公司的传真机，以防止信息泄露和非法使用的风险。

3.传真机的使用目的3.1传真机的主要用途是传输文件和文档，提高办公效率和工作效果。

3.2传真机不得用于发送非工作相关的文件，如个人文件、广告宣传等，以保证传真机的正常使用和工作秩序。

4.传真机的使用流程4.1使用传真机前，员工应按照公司规定的文件传输流程，准备好需要传输的文件和相关信息。

4.2员工应先核实接收方的传真号码，并确保准确无误，以免传错或发送至错误的接收方。

4.4在发送传真前，员工应检查传真机的纸张和墨盒，确保传真的质量和可读性。

4.5在传真文件发送后，员工应确认传真的发送成功，并记录传真的相关信息，以备后续查询和跟踪。

5.传真机的维护和保养5.1员工应做好传真机的日常维护工作，包括及时更换纸张、墨盒、清洁传真机的外壳和传输部件等。

5.2传真机出现故障或异常时，员工应及时上报相关责任人，并根据指示进行维修或维护。

5.3传真机的安装、拆卸和维修应由专业人员进行，不得擅自操作，以防止意外事故的发生。

6.传真机的信息安全6.1员工在使用传真机时，应确保文件内容的保密性，不得将机密文件传真给未经授权的个人或机构。

6.2在使用传真机发送机密文件时，员工应采取额外的防护措施，如加密传输、设置传真密码等。

6.3传真机接收到机密文件时，员工应确保文件的安全，并限制文件的复制、打印和分发，以防止泄密。

7.违规行为处罚7.1员工违反本规定的行为，视为违反公司纪律，将受到相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、开除等。

7.2严重违反法律法规和公司规定的传真机使用行为，将承担法律责任，并赔偿所引起的相关损失。

办公设备管理使用制度范文(三篇)

办公设备管理使用制度范文第一章总则第一条为规范公司办公设备的使用与管理，保证办公设备的正常运转和延长使用寿命，制定本办公设备管理使用制度。

第二条本制度适用于公司所有在册员工和借用办公设备的外来人员。

第三条公司办公设备包括计算机、打印机、复印机、传真机、电话等各类硬件设备，以及办公软件等。

第四条公司办公设备的使用原则是合理、规模、安全、经济。

第五条公司负责办公设备的购置、维修和报废。

第六条公司对办公设备的使用和管理应当遵循“公开、公平、公正、公道”的原则。

第七条公司对违反本制度的人员将依法追究责任。

第二章设备购置与配置第八条公司按照实际需要和经济状况，合理配置和购置办公设备。

第九条设备的采购须经过相关部门审核批准，并按照公司的采购程序进行。

第十条公司的设备配置应当以提高工作效率和服务质量为依据，确保设备的适用性和可靠性。

第十一条设备的采购和配置应当符合国家相关法律和法规的要求，不得购买和使用盗版、非法软件。

第十二条设备的采购和配置应当由专人负责，严禁滥用职权、违规操作。

第十三条公司应当定期对设备进行维护和保养，确保设备的正常运转和安全使用。

第三章设备使用和操作第十四条公司设备的使用应当严格按照操作规程和操作手册进行，不得随意拆卸和改装设备。

第十五条公司设备的使用人员应当接受相关培训，掌握设备的正确使用方法。

第十六条在使用公司设备时，应当注意保护设备的安全性和实用性，防止设备被人为损坏和滥用。

第十七条设备问题的处理应当及时，遇到故障应当立即报修，并配合维修人员进行修理。

第十八条设备的维修、保养等工作由专人负责，不得由非专业人员擅自操作。

第十九条在设备使用过程中，应当节约用电、用水、用纸等资源，提倡环境友好型的办公方式。

第四章设备保密与安全第二十条公司的办公设备应当严守商业机密，保护客户隐私，不得泄露公司和客户的保密信息。

第二十一条公司设备的密码和账号应当由专人负责，并定期进行更换和更新，确保设备的安全性。

电话传真管理规定制度格式

电话传真管理规定制度格
式
Final approval draft on November 22, 2020
太平洋商厦电话传真管理办法
一、为使公司电话、传真使用制度有章可循，特制定本管理办法。

二、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来
沟通一些须长时间通话的内容。

三、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事
项。

四、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。

五、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公
司每月将按国家电信规定收取相关的费用。

六、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。

七、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。

办公自动化设备使用管理规定

办公自动化设备使用管理规定一、引言随着科技的不断发展，办公自动化设备已成为现代企业提高工作效率、优化业务流程的重要工具。

然而，这些设备的使用和管理也带来了一系列新的问题。

为了规范公司内部员工使用办公自动化设备的行为，确保设备的正常运行，提高设备使用效率，特制定本《办公自动化设备使用管理规定》。

二、设备范围本规定所指的办公自动化设备包括但不限于计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、电话等。

三、使用原则1.合规性：使用办公自动化设备应遵守国家法律法规、公司内部规章制度，以及设备使用说明书中的相关规定。

2.安全性：使用设备时应确保设备的安全，禁止进行任何可能损坏设备或危害网络安全的行为。

3.效率性：员工应合理使用设备，提高工作效率，避免浪费公司资源。

4.保密性：处理公司机密信息时，应严格遵守保密规定，确保信息不泄露。

四、管理规定1. 设备采购与配置1.1 公司根据业务需求，统一采购和配置办公自动化设备。

1.2 员工因工作需要申请设备，需填写《办公自动化设备申请表》，经部门负责人审批后，由IT部门统一调配。

2. 设备使用与保养2.1 员工在使用设备前应接受相关培训，确保熟练掌握设备操作技能。

2.2 使用设备时，应遵循设备使用说明书中的规定，禁止随意拆卸、改装设备。

2.3 定期对设备进行保养和维护，确保设备的正常运行。

如发现设备故障，应及时报告IT部门并协助处理。

2.4 离职员工在办理离职手续时，需归还公司配备的办公自动化设备。

如设备损坏或丢失，应按照公司相关规定进行赔偿。

3. 设备安全与保密3.1 员工应设置复杂的密码保护设备，并定期更换密码。

禁止将密码泄露给他人。

3.2 处理机密信息时，应使用加密功能，确保信息在传输和存储过程中的安全。

3.3 禁止在设备上安装未经授权的软件，以防止病毒和恶意攻击。

3.4 员工在使用公共设备时，应注意保护个人隐私和公司机密，避免泄露敏感信息。

4. 违规处理与责任追究4.1 违反本规定的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处理。

设备设施管理规定

设备设施管理规定第一章总则第一条为了规范设备设施的管理，保障设备设施的正常使用，保障工作场所的安全和秩序，根据相关法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于所有使用、管理和维护设备设施的单位和个人。

第三条设备设施包括但不限于以下内容：1. 生产设备：指用于生产过程中的机器设备、工具设备等；2. 办公设备：指用于办公工作中的电脑、打印机、传真机等；3. 仓储设备：指用于存储物品的仓储设备、保管设备等；4. 交通设施：指用于交通运输的交通工具、交通信号设备等；5. 通信设备：指用于通信传输的电话、传真机、复印机等；6. 安防设备：指用于保障人员安全和防止失窃的安全设备、监控设备等。

第四条设备设施的使用、管理和维护应符合国家及相关部门的法律法规和标准，严格按照产品说明书和使用手册执行。

第五条设备设施的管理人员应具备相关专业知识和管理经验，并负责设备设施的日常运行、维护、维修和更新等工作。

第六条设备设施的管理人员应及时了解设备设施的使用情况和维护需求，定期进行检查和维护，并及时提交维修申请。

第七条设备设施的经费应纳入单位的预算，并按照合理的使用规划进行控制和管理。

第八条设备设施的维修由专业维修人员进行，禁止非授权人员擅自进行修理。

第九条设备设施的管理人员应定期进行培训和学习，不断提升自己的专业技能和管理水平。

第十条设备设施的遗失、损坏或故障应及时报告相关上级部门，并记录相关情况和处理过程。

第二章设备设施的购置和验收第十一条设备设施的购置应按照计划进行，明确需求、分类计划、编制采购方案、制定采购文件，并依法进行招标或竞争性谈判。

第十二条设备设施的验收应由具备相应资质的部门或人员进行，验收标准应符合国家及相关行业的规定和标准。

第十三条设备设施的验收应包括外观检查、功能测试、技术参数比对等内容，验收合格后方可投入使用。

第十四条设备设施的验收记录应详细记录验收过程和结果，由设备设施管理人员按照规定保存。

第三章设备设施的使用管理第十五条设备设施的使用应符合产品的使用说明和相关标准，并严格按照操作规程进行操作，确保设备设施的正常、安全、高效运行。

保密管理制度(复印机,传真机等)

保密管理制度根据《保密法》和《海南省保密法实施办法细则》以及有关保密工作规定，制定本制度。

一、保密室的标准。

保密室的设置应该在办公楼（二楼以上）高层，人员少过往的房间（最好是单独的），安全防范条件好，本市“三铁”（有铁门、铁窗、铁柜）。

有人专管，有安全保障。

室内有防火、报警设备。

二、保密员（含兼职）的条件1、热爱祖国，拥护共产党的领导，坚持党的基本路线，坚持四项基本原则的共产党员（或共青团员）。

2、忠诚老实，作风正派，遵纪守法。

3、忠于职守，爱岗敬业，保密观念强。

三、保密员岗位责任：1、认真学习，熟悉保密法规，严格地执行保密法规。

2、负责国家秘密载体（密件、密品）的管理。

认真登记造册，分类存放。

3、上级下发和本级产生的“三密”文件，资料要做到来龙去脉清楚。

分发、呈阅、借阅的要及时清退。

秘密级、机密级的每季度清核一次，绝密级的不准借出保密室。

4、做好文件、资料的完整归档工作。

每年终对上级下达的密件经请示不需退回的以及本级产生的密件都要做好归档（一般在次年四月份前）和销毁工作。

四、收文1、签收。

属邮电机要室送来的要核对信封机要号码。

属外部门送来的要清点份数。

属领导开会带回的密件也要清点份数，才能签收姓名、日期要详细登记。

属本级产生的密件也要登记好份数。

2、呈批送办。

收文后要及时呈请分管领导批示。

及时呈阅办理。

急件速办，一般件应在于24小时内处理完毕。

五、发文1、密件要坚持只发组织，不发个人的原则。

2、需要寄出的密件一定要到邮电局办好机要邮寄手续，不得以挂号或普通邮件寄出。

不能办理机要交寄的，要派车专程送达或通知收文单位派员领取。

六、登记1、分类设本。

密件、密品和一般件要分类设专本登记，不可混杂。

收文、借文和转文也要分设专本登记。

2、项目清楚。

对来文单位、文件号、收件信封号、总份数、密级、发往单位、签收人、日期等，每栏都要填写清楚，以便于今后泄密查处。

3、用于收发、借文、清退、销毁国家秘密文件、资料、密品的登记本（包括表格）用完后至少保存5年，绝密级、密码、密码电报的登记本用完后至少保存10年。

通讯设备管理制度模版

通讯设备管理制度模版一、目的与范围本制度的目的是确保公司内部通讯设备的合理使用和相关规范的执行。

适用范围为公司所有员工使用的通讯设备。

二、定义1. 通讯设备：指公司供员工使用的手机、电话、传真机、电脑、平板电脑以及其他可实现通讯功能的设备。

2. 员工：指公司全体雇员，包括劳动合同工、实习生等。

三、使用原则1. 通讯设备的使用应遵循合法、公平、公正、方便、高效的原则，不得以个人利益为目的进行滥用。

2. 员工在使用通讯设备时应遵守相关法律法规和公司规定，不得从事违法、违纪、违规行为。

四、设备领用和归还1. 员工在入职时可申请领用公司提供的通讯设备，并签署相关协议。

2. 通讯设备的领用需经上级主管审批，并进行登记备案。

3. 当员工离职或更换通讯设备时，应将设备归还公司，并进行交接手续。

4. 通讯设备的损坏、遗失或被盗，员工应及时报告并向公司承担相应责任。

五、使用规范1. 员工在使用通讯设备时应遵守公司的相关规定，不得超越其工作职责和权限范围。

如需超出权限的使用，需经上级主管批准。

2. 通讯设备的使用应遵循保密原则，不得将设备用于非法获取他人信息或泄漏公司内部敏感信息。

3. 员工不得私自更改或删除通讯设备上的软件、设置和文件，如有必要需要进行更改的，需征得相关部门的批准。

4. 员工在通讯设备上的通讯信息、文件等，应分类保存，并按规定进行备份和归档。

5. 员工应保障通讯设备的安全，避免将设备遗失、被盗或受损。

在设备离开工作场所时，应妥善保管，不得随意放置或外借给他人。

六、违规处理1. 如发现员工违反通讯设备管理制度的规定，公司将会采取相应的纪律处理措施，包括扣减奖金、记过、降职甚至辞退。

2. 如通讯设备被滥用、损坏、遗失或被盗，员工需承担相应的经济赔偿责任，并按公司规定受到纪律处分。

七、附则本制度的解释权归公司所有，并可根据需要进行修订。

修订后的制度将以内部公告的形式通知全体员工，并应立即执行。

以上为通讯设备管理制度模版，要求不含指定的分段语句。

使用规定及管理(3篇)

第1篇一、总则为了规范和加强本单位的内部管理，提高工作效率，保障单位资产的安全与合理使用，特制定本使用规定及管理规定。

本规定适用于本单位所有员工、临时工作人员以及外来人员。

二、使用范围1. 办公设备：包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、音响设备等。

2. 办公用品：包括纸张、文具、耗材、办公用品等。

3. 交通工具：包括汽车、摩托车、自行车等。

4. 通讯设备：包括电话、手机、网络设备等。

5. 会议室：包括会议室、培训室、接待室等。

6. 办公场所：包括办公室、会议室、休息室等。

三、使用原则1. 公平、合理原则：确保单位内部各类资源公平、合理分配。

2. 保密原则：保护单位机密，确保信息安全。

3. 节约原则：合理使用资源，降低成本，提高效益。

4. 维护原则：确保设备、设施正常运行，延长使用寿命。

5. 责任原则：明确使用责任，加强监督检查。

四、使用规定1. 办公设备使用（1）员工需在单位规定的工作时间内使用办公设备。

（2）使用电脑、打印机、复印机等设备时，应先征得管理员同意。

（3）爱护设备，不得随意拆卸、损坏设备。

（4）使用完毕后，及时关闭设备，节约用电。

2. 办公用品使用（1）办公用品需在单位规定的工作时间内使用。

（2）办公用品领用需填写领用单，经主管领导审批后领取。

（3）办公用品使用后，及时归位，不得随意丢弃。

（4）办公用品领用实行限额制度，超出限额部分需经主管领导审批。

3. 交通工具使用（1）单位交通工具仅供工作需要使用。

（2）使用交通工具需填写使用申请，经主管领导审批。

（3）驾驶人员需具备相应的驾驶资格，遵守交通规则。

（4）使用完毕后，及时归还，不得私自占用。

4. 通讯设备使用（1）通讯设备需在单位规定的工作时间内使用。

（2）使用手机、网络设备等通讯设备，需遵守国家相关法律法规。

（3）不得利用通讯设备从事违法活动。

（4）使用完毕后，及时关闭通讯设备，节约用电。

5. 会议室使用（1）会议室需在单位规定的工作时间内使用。

传真机使用管理规定

传真机使用管理规定
为了规范办公制度化，对传真机的使用做好监管，使各部门接收的资料更准确、完整、及时。

（一）权责。

1、传真机由前台处及电脑维护员负责管理。

2、若传真机发生故障，负责人员应立即关机，同时尽快联络维修公司来修理，待传真机完全修好后方可作业。

3、负责人员应担保复印纸张供应及墨盒、碳粉的更换，以使工作得以顺利进行。

4、传真机由电脑维护员负责更换墨盒。

（二）管理。

1、所有资料需传真时，由需传真人将资料交予前台处，再由前台统一负责发出。

2、需传真人交传真资料予前台时，必须带有发往传真号码、收件人，资料不全或缺少，前台有权不给予发出此份传真。

3、前台收到需发出文件后，进行登记并及时发出；发出文件后，除需发传真人特别要求外，其余的由前台负责确认文件发出情况。

4、前台仅此负责送回办公室交来的传真资料，其余的由前台通知前来拿取，并告知资料的发出情况。

5、前台收到传真后，进行登记，并即时通知收件人前来签收拿取。

6、对于前台已通知，但收件人逾时前来拿取而造成的责任，由收件人负责。

7、收到的传真，统一由前台部发出。

保密管理制度(复印机,传真机等)

保密管理制度根据《保密法》和《海南省保密法实施办法细则》以及有关保密工作规定，制定本制度。

一、保密室的标准。

保密室的设置应该在办公楼（二楼以上）高层，人员少过往的房间（最好是单独的），安全防范条件好，本市“三铁”（有铁门、铁窗、铁柜）。

有人专管，有安全保障。

室内有防火、报警设备。

二、保密员（含兼职）的条件1、热爱祖国，拥护共产党的领导，坚持党的基本路线，坚持四项基本原则的共产党员（或共青团员）。

2、忠诚老实，作风正派，遵纪守法。

3、忠于职守，爱岗敬业，保密观念强。

三、保密员岗位责任：1、认真学习，熟悉保密法规，严格地执行保密法规。

2、负责国家秘密载体（密件、密品）的管理。

认真登记造册，分类存放。

3、上级下发和本级产生的“三密”文件，资料要做到来龙去脉清楚。

分发、呈阅、借阅的要及时清退。

秘密级、机密级的每季度清核一次，绝密级的不准借出保密室。

4、做好文件、资料的完整归档工作。

每年终对上级下达的密件经请示不需退回的以及本级产生的密件都要做好归档（一般在次年四月份前）和销毁工作。

四、收文1、签收。

属邮电机要室送来的要核对信封机要号码。

属外部门送来的要清点份数。

属领导开会带回的密件也要清点份数，才能签收姓名、日期要详细登记。

属本级产生的密件也要登记好份数。

2、呈批送办。

收文后要及时呈请分管领导批示。

及时呈阅办理。

急件速办，一般件应在于24小时内处理完毕。

五、发文1、密件要坚持只发组织，不发个人的原则。

2、需要寄出的密件一定要到邮电局办好机要邮寄手续，不得以挂号或普通邮件寄出。

不能办理机要交寄的，要派车专程送达或通知收文单位派员领取。

六、登记1、分类设本。

密件、密品和一般件要分类设专本登记，不可混杂。

收文、借文和转文也要分设专本登记。

2、项目清楚。

对来文单位、文件号、收件信封号、总份数、密级、发往单位、签收人、日期等，每栏都要填写清楚，以便于今后泄密查处。

涉密通信及办公自动化设备管理规定

涉密通信及办公自动化设备管理规定Modified by JACK on the afternoon of December 26, 2020涉密通信及办公自动化设备管理制度[YHNB/B 20009-2016]第一条通信设备是指电话机、传真机、手机等设备。

第二条办公自动化设备是指复印机、打印机等设备。

第三条对涉密通信及办公自动化设备的管理原则是“业务谁主管，保密谁负责”的保密工作原则。

保密办进行监督、检查和指导。

第四条严禁在无保密措施的电话通讯中涉及国家秘密事项，严禁通过无任何保密措施的传真机传递国家秘密信息。

第五条需要传递国家秘密信息时，通过机要交通部门进行传递。

必要时，公司统一配置密码通信机和密码传真机。

（一）密码通信机和密码传真机必须存放在安全可靠的场所；（二）严格使用登记制度；（三）对密码通信机和密码传真机的密匙，须按绝密件管理，不用时，存放在密码保险柜中，严禁带出机要室；（四）对密码通信机和密码传真机传递国家秘密事项的，要符合规定，经过审批《传真机使用审批表》。

第六条各部门应将手机使用的保密管理作为保密工作的重要内容，落实手机使用安全保密措施。

第七条开展手机使用保密宣传教育，使涉密人员了解手机使用泄密隐患，增强手机使用保密意识，掌握手机使用保密常识。

第八条对涉密人员手机号、手机型号、手机串号、入网许可号、位置服务功能、互联网功能蓝牙功能、红外传输功能、录音功能、录像功能、拍照功能、媒体播放功能、存储功能等事项进行备案；必要时对重要涉密人员的手机进行安全检查。

第九条对涉密场所、涉密活动手机使用的保密管理情况进行指导、监督和检查。

第十条涉密人员使用手机应严格遵守国家有关保密规定，自觉履行保密义务，接受保密培训教育与监督管理。

第十一条不得在手机通话中涉及国家秘密，不得使用手机发送、存储、处理包括语音、文字、图像等有关涉密事项的信息；不得将手机与涉密信息系统连接，不得在办公场所使用手机上网。

第十二条不得使用未经入网许可的手机，不得使用开通位置服务功能和连接互联网的手机。

办公设备管理制度

办公设备管理制度行政制度办公设备管理制度为合理配备、使用、保管办公设备，提高其使用效率，保持其设备性能，有效控制费用开支，特制定本制度。

1.基本规定1.1办公设备包括为完成工作而购买的摄像机、照相机、移动硬盘等以及办公使用的计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、扫描仪、一体机、复合机等。

1.2为便于耗材管控与使用管理，减少设备配置数量，原则上公司应配置复合机或一体机（集传真、复印、打印、扫描为一体），尽量采用租赁方式，费用实行按张结算。

1.3配备个人使用的办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人为设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使用和完好负责。

在规定使用年限期间，因个人原因造成的办公设备毁损、灭失、被盗等，所造成的经济损失由个人负责。

1.4在办公设备规定使用年限期间，配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，跨机构调动办公设备上交公司。

1.5各种办公设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等维保工作由行政部门负责管理。

1.6在使用公共办公办设备时，应采取正确的方法。

2．计算机的管理2.1计算机性能标准根据各岗位和专业对计算机的性能要求不同，计算机的性能级别分为：2.1.1高级：在当前市场情况下的计算机新产品，具有稳定、卓越的性能表现，选择类型为品牌机；台式计算机配置价格控制在7000元以内；便携式计算机配置价格控制在10000元以内；2.1.2中级：在当前市场情况下的计算机主流产品，具有先进多媒体功能和稳定的性能，升级性强，选择类型为品牌机；台式计算机配置价格控制在5500元以内；便携式计算机配置价格控制在8000元以内；2.1.3普通：在当前市场情况下的计算机主流产品，具有稳定的性能，可以满足一般性办公文书处理的需要，选择类型为品牌机；台式计算机配置价格控制在4500元以内；具体计算机设备的配置性能，由网络管理员按照以上原则，根据市场情况制定《计算机设备配置表》，在确认购买时需确保购买品牌机的统一性，并向集团人事行政中心报备。

文控中心管理暂行规定

一、总则为使文控管理制度化，提高文件处理的质量和效率，特制定本暂行规定。

二、适用范围1.文控中心传真机、复印机、碎纸机的使用；2.文件的收发、处理、制作、发送、整理和保存。

三、职责文控中心直属于管理部，具体负责文件控制管理及文印设备的日常使用管理工作。

四、管理条例1.各部员工未经文控中心管理人员允许，不得随易进入文控中心；2.不得使用文控中心设备打印、复印、传真私人资料；3.文控中心管理人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

4.文控中心管理人员不得随意离开文控中心，确保文件控制的有效性。

五、工作事项1．传真收发1)文控中心将已收到的传真放在文控柜台的“收到传真”文件栏内，并及时通知相关人员领取。

2)各部需发送传真时，须先填写“传真发送登记表”，然后把需传真的文件放在“待传真资料”文件栏，并及时知会文控中心。

文控中心管理人员应随时检查“待传真资料”文件栏内是否有文件需要传真，以确保文件能及时、准确传送。

3)已传真文件，文控中心管理人员在文件上盖上“Faxed”后，经整理后放入“已传真资料”文件栏，各部应及时取回已传文件。

2．文件打印1)各部打印文件时必须选择默认“TOSHIBA”打印，以节约打印成本；如经文控中心告知“TOSHIBA”出现故障时可选择“CANON”进行打印。

2)文控中心管理人员应及时取出通过“TOSHIBA”打印的文件，放入“打印资料”文件栏，各相关人员应及时领取。

3．文件复印1)各部需复印资料直接将资料交由文件中心进行复印，并即时取回。

如所复印资料较多时，可由文控中心管理人员复印完后再通知其取回。

2)非正式文件，只允许使用回收的纸张。

4．电子邮件收发1)邮件接收：文控中心管理人员应随时检查公司Haicoly163和Haicoly21cn邮箱内是否有新邮件，并将邮件及时通过指定目录（\网上邻居\整个网络\Microsoft Windows Network\HC\IBMServer\ ）另存到相应的收件人目录下，并及时电话通知收件人查收。

办公室电器使用管理制度

办公室电器使用管理制度一、背景介绍：随着现代科技的快速发展，办公室电器设备在工作中变得越来越重要。

为了保障电器设备的正常使用和延长使用寿命，提高工作效率，并确保员工的安全和舒适，制定一套办公室电器使用管理制度势在必行。

二、适用范围：本制度适用于公司所有办公室及工作区域内的电器设备，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、空调等。

三、责任部门：1. 设备部门：负责对办公室电器设备进行定期检查、维护和维修。

2. 管理部门：负责监督和管理电器设备的使用情况、维修情况以及员工的遵守情况。

3. 员工：应遵守本制度的规定，并且正确、合理地使用电器设备。

四、具体规定：1. 设备选择和采购：a) 确保选择具有高质量和高性能的电器设备，并与供应商签订合同。

b) 采购符合国家和地方安全标准的电器设备。

2. 设备安装和维护：a) 所有电器设备必须由专业人员进行安装和调试。

b) 定期对电器设备进行检查和维护，确保其良好的工作状态。

3. 电器设备的使用原则：a) 每位员工在使用电器设备前需要接受相关培训，并理解操作手册中的安全操作规程。

b) 电器设备必须正常启动、关闭，不得强行开关电源。

c) 不得私自更改电器设备的设置和功能，如需调整需要向管理部门申请。

4. 电器设备的节能使用：a) 员工应意识到节约能源和资源的重要性，合理调整设备的使用时间和功率。

b) 办公室空调设备应根据实际需要合理调整温度，避免过度使用。

5. 电器设备的保养：a) 使用电器设备的员工应保持设备的清洁和整洁，确保正常的散热和通风。

b) 不得向电器设备中注入任何液体物质。

c) 长时间不用的电器设备应断开电源并及时清洁。

6. 异常情况和紧急处理：a) 发现设备故障或异常情况时，应及时向设备部门报告并停止使用。

b) 发生紧急情况如火灾、电气故障等，员工应按照预先制定的应急预案进行处理。

7. 违反规定的处理措施：a) 未经许可私自更改电器设备设置和功能的，将承担相应违约责任。

《打印机、复印机、传真机、扫描仪使用管理办法》

《打印机、复印机、传真机、扫描仪使用管理办法》本文旨在明确公司打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公设备的使用管理规定，规范设备的使用、保养、维修等环节，确保设备的正常运行，提高设备的使用效率。

本管理办法适用于公司内所有打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公设备的使用和管理。

设备管理部门：负责设备的采购、安装、调试、保养、维修、报废等管理工作，制定相关管理制度和操作规程，对使用人员进行培训和监督。

使用部门：负责设备的使用、日常保养和简单维修，按照设备操作规程正确使用设备，及时反馈设备故障信息。

维护人员：负责设备的定期保养、维修和故障排除，保证设备的正常运行。

设备购置：设备管理部门根据实际需要提出设备采购申请，进行调研和比价后确定供应商，签订采购合同。

设备到货后，由设备管理部门负责验收，并填写《设备验收报告》。

设备安装：设备管理部门负责设备的安装和调试，确保设备正常运行。

使用部门应协助配合安装工作。

设备使用：使用人员应按照设备操作规程正确使用设备，严禁私自拆卸、改装设备。

设备出现异常情况时，应立即停机并通知设备管理部门或维护人员。

设备保养：设备管理部门应定期对设备进行保养，包括清洁设备表面、更换耗材、检查安全装置等。

使用部门应协助配合保养工作。

设备维修：当设备出现故障时，维护人员应及时排除故障并做好记录。

对于无法修复的设备，应及时向设备管理部门报告，申请更换或报废。

设备报废：当设备达到使用寿命或无法修复时，由设备管理部门组织评估，确需报废的设备应填写《设备报废申请表》，经上级审批后进行报废处理。

费用承担：设备的购置费用、维护费用、更换费用等由公司承担。

使用人员应爱护设备，因使用不当造成设备损坏或丢失的，应由责任人承担相应费用。

使用人员应遵守本管理办法，违反规定者将视情节轻重给予警告、罚款等处理。

设备管理部门应对设备的采购、安装、调试、保养、维修、报废等环节进行监督和管理，确保各项工作的顺利进行。

公司将对本管理办法的执行情况进行定期检查和考核，并将结果作为部门和员工绩效考核的重要依据。

民政部办公厅印发《民政部办公厅关于密码电报、传真电报、传真机使用和管理的暂行规定》的通知-

民政部办公厅印发《民政部办公厅关于密码电报、传真电报、传真机使用和管理的暂行规定》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 民政部办公厅印发《民政部办公厅关于密码电报、传真电报、传真机使用和管理的暂行规定》的通知（1994年2月14日）各司（局）、各直属单位：根据中央办公厅《中央和国家机关密码电报使用和管理的规定》精神，结合我部实际，我们制订了《关于密码电报、传真电报、传真机使用和管理的暂行规定》，现印发你们，请遵照执行。

民政部办公厅关于密码电报、传真电报、传真机使用和管理的暂行规定第一条为加强密码电报、传真电报、传真机的使用和管理，根据中共中央办公厅的有关规定，结合我部实际，制定本规定。

第二条密码电报是指经密码加密后译发、传输的电报，包括经密码加密后译发、传输的文件、信息、资料等。

密码电报分为绝密、机密、秘密三级。

第三条传真电报主要是办理不涉及保密内容的紧急事项。

第四条密码电报、传真电报分为“特急”、“加急”、“平急”三种。

需要一两日内办理的紧密事项发特急电报；三至四日内办理的紧急事项发加急电报；时限稍缓的事项发平急电报。

十天以后要办事项一律不发电报。

第五条密码电报、传真电报的撰写。

（一）撰写电报稿应使用部机要室统一制发的专用电报纸，要求字迹清晰无误，内容简明扼要，各项栏目标注准确，用打印机或钢笔（黑墨水）书写。

（二）发电稿应标明“特急”、“加急”、“平急”。

密码电报应注明密级、保密期限。

要坚持“明来明复”“密来密复”的原则，严禁明密混用。

（三）发电报应有标题；发报日期按领导签发的日期填写；各司发电报应以“民政部”或“民政部办公厅”的名义。