“九段秘书”组织会议注意事项

“九段秘书”组织会议
一段：发通知。

用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。

二段：抓落实。

通知发了后，再打一通电话确认。

三段：重检查。

发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。

对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。

四段：勤准备。

前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。

并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。

五段：细准备。

前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。

六段：做记录。

前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。

七段：定责任。

整理好记录并发给相关人员。

将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。

八段：追结果。

下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。

九段：做流程。

将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。