“九段秘书”组织会议注意事项
九段秘书工作法 荣玲
四段秘书才基本算是称职！
五段秘书
5
细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给不会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书
6
做记录
做好详细 会议记录
有时还需做 录音备份
6
7
七段秘书
发记录
将会议记录
发给不会人员
7
八段秘书
8
定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
段秘书
工作法
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
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2
3
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7
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一到九段秘书给出了丌同的答案
一段秘书
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发通知
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
二段秘书
2
抓ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ实
确认下明 天的会议 好的
不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 没本领 不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 不负责任 不讲原则 不敬客户 不负责任 不讲原则 不负责任 负二段 难当重任 负五段 不赚钱 负四段 不得尊重 负三段 难带团队
不守纪
无信仰
无信仰
不自觉
负一段 难成核心
任何任务都会得到结果，但结果与结果又 大有不同。所以，执行力是决定企业成败的 关键。员工的工作方式会决定企业的整体执 行力，当员工做到“九段”时，企业的执行 力就可以得到最大化体现。秘书或员工从一 段做到九段，自己的职业生涯也会实现质的 飞跃。
九段秘书
一找准目标所有的目标，所有的的努力都需要完成目标来检测。
九段秘书与一段秘书最大的差别，一段秘书单纯的完成了领导交代的任务—开会，而九段秘书不仅仅完成了开会这个任务，还把握了会议的结果充分传达到位，将会以达成了结果并保证传达到每一位参会者，并将会议形成流程。
而我通常在接受领导交办的任务时，往往只看到任务的本身，而没有思考完成任务的细节和流程，最后自以为圆满的完成了任务，但领导看了往往是摇头叹息，总觉得我得不到任务的要领。
二工作的延伸一项工作或任务的圆满完成需要很多部门的自持与配合。
必须要考虑全面，系统性的分析问题。
而我往往缺的就是这一点，过高的估计自己的能力而忽略了与他人的合作。
三精细化工作细节决定成败任何事件的发生都有其诱因，而这些诱因往往是一些被忽略的细节一次次积累而成的，当几个细节积累在一起发生了重叠，事故的发生也就成了必然。
感谢公司给了我这次学习的机会，在以后的工作中，作为公司管理人员的我必须做到以下几点；一必须要有良好的执行力和强烈的责任心，做每件具体事情的时候，务必要精确到《九段秘书》的标准首先明确这件事情的目标，做好详细的准备方案，落实执行下去，检查再检查用一颗高度的责任心去对待，并且善于总结勤奋学习。
二要有良好的工作态度，积极主动的工作态度，是做好工作的前提，工作不仅是按班就部的完成，更要去积极去的获取相关的信息，展延思路，并去主动承担完善事前事中事后工作。
以后的工作中将自己的工作以周报的形式记录，认真的做好周计划和月计划，并定期把自己从事的每一项工作内容，工作流程，注意事项形成总结，在此过程中，也能提升自身对工作的理解，在与老总的沟通中了解自己工作中的不足之处。
从而能看出作书面总结的重要性。
以上是我的几点心得体会，在以后的工作中努力学习，力争跟得上公司的发展，争取做一个合格的管理人员。
在我们的日常工作中，有80%的工作因为执行不到位而没有达到预期效果。
多数人都在认真做事并且每天忙碌、多数管理者都非常乐意按照上司制定的策略来走，但事实却是，同一个策略交到10个人手上，就会有10种不同的结果。
九段秘书的工作
秘书的工作
一位培训师出了一道题，总经理想在次日上午九点开一个会议，要求秘书安排通知到所有参会的人员，秘书自己也要参加会议并做记录。
下面是一段到九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段了？
一段秘书的做法：在小黑板上写一个开会的通知，写完话，她开始准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：发出通知后，再次确认，确保每个人都被及时通知到。
三段秘书的做法：发出通知，落实到人后，第二天会在会前30分钟再次提醒大家，又临时有急事不能参加会议的人，立即向总经理汇报，保证总经理在会前悉知缺席情况。
四段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知后，去试一试开会要用的设备是否正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议，以防别人占用。
五段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备。
做完这些后，她还去了解了会议的内容，之后她准备了相关资料，打印后发给与会成员。
六段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：前面工作都做好后，她在会后整理好会议记录交给总经理，并把整理好的资料发给与会人员，目的是督促大家把会议的内容落实下去。
八段秘书的做法：她额外做的工作是“定责任”，即将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理和当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：会把八段秘书的工作编写成流程，让其他及之后的秘书都能达到八段秘书的水平。
九段秘书——提升工作效率的方法
九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事情中，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
你可以有无数伟大的构想，但提供底线结果，这是最基本的要求：一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况（也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间）。
四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。
九段秘书
六段秘书的做法
做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
八段秘书的做法
定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
定责任——依据活动记录及总结的书面材料对相关的部门或人作出相应的对策，对于表现好的给予通报表扬及一定的物质奖励，对于表现差的通报批评希望能改正。并将结果上报给公司领导供其管理参考。
勤准备——做好了以上工作后，检查发放给6s活动小组的检查表是否有错误，各项标准是否合理，发放的书写工具是否书写正常，检查小组成员是否能及时到位。
五段秘书的做法
细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵）。
九段秘书ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ做法
做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系！
作流程——通过本次活动的拟定、实践、总结的整个工程中将其分为久个步骤，并附有详细的细则说明，形成了比较完整的活动规范体系，为以后这样的活动提供范本。
九段秘书——提升工作效率的方法【优质】
九段秘书——提升工作效率的方法【优质】九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事情中～什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员～然后秘书自己也参加会议来做服务～这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
你可以有无数伟大的构想～但提供底线结果～这是最基本的要求:一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况(也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间)。
四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。
六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系～从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。
2024年九段秘书高效会议管理课件pptx
度和稳定性，确保满足会议需求
助参会人员熟悉网络使用和设备
。
操作。
2024/2/29
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2024/2/29
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高效沟通与协作技巧
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有效倾听和表达观点方法论述
有效倾听
积极倾听他人的观点和意 见，理解他人的立场和需 要，不打断对方讲话，给
予反馈和总结。
2024/2/29
清晰表达
明确表达自己的观点和意 见，避免模棱两可和含糊 不清的表达，使用简单明
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编写详细会议纪要或报告
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在会议过程中，详细记录会议讨论的重点 、结论、决定等。 整理会议记录，编写成纪要或报告，确保 内容完整、准确。 根据需要，将纪要或报告分发给相关人员 ，并跟进执行情况。
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确保信息准确无误，便于查阅
对整理的资料和编写 的纪要或报告进行反 复核对，确保信息准 确无误。
达成共识
在充分讨论和交流的基础 上，促进团队成员达成共 识和一致意见，确保团队 目标和任务的顺利实现。
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资料整理与记录要点
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汇总并整理关键信息资料
收集会议相关文件、资料，包括会议议程 、讲稿、背景资料等。
对收集到的信息进行分类、筛选，整理出 关键信息点。
将整理后的资料制作成资料汇编，方便参 会人员查阅。
九段秘书高效会议管理课件 pptx
2024/2/29
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CONTENTS
• 会议概述与目标 • 前期筹备与规划 • 现场布置与设备准备 • 高效沟通与协作技巧 • 资料整理与记录要点 • 跟进评估与持续改进
九段秘书
模拟测试：总经理要秘书安排会议一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
•三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
•五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
•七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
•九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！•商业关系的本质就是一种结果，或者叫利益交换关系，或者叫买卖关系。
•功劳是价值，苦劳却不是价值。
•睡觉没有价值，睡着才有价值，睡觉但睡不着叫什么？叫失眠。
失眠不仅没价值，而且还是一种病。
九段秘书大法
参考下“九段秘书”的说法，大家对照下，看看你是几段：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
案例分享-九段秘书
案例分享九段秘书例：会议安排一段秘书的做法：发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。
七段秘书的做法：定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。
八段秘书的做法：追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。
工作任务与效果------九段秘书的做法
工作任务与效果------九段秘书的做法任务:总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议。
下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，与参会的每个人再次确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常。
并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么总经理的议题是什么然后征求总经理意见，是否给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音给经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员）。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系!有人说这是任务与结果的差别，工作效果不能令人满意关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。
九段秘书
这个会，有结果！
六段秘书的做法：做记录
会议开完了，就完了吗？
会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部 门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人详细地 记录下来（在得到允许的情况下，做一个录音备份） 。
七段秘书的做法：发记录
会后整理好会议记录、会议纪要或录音，请总经理过目， 然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人 员，要求他们按照执行。
三段秘书的做法：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者 参与，立即汇报给总经理。 保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的 人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法： 勤准备
开会要准备什么？ 会场是不是要预定好，不要让别人占用？ 在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议. 会场大小、桌椅数量合适吗？ 需求音响的话，好用吗？
九段秘书
你，要做哪一段？
请问你是几段？你的结果值多少钱？
一段秘书的做法：发通知 二段秘书的做法：抓落实 三段秘书的做法：重检查 四段秘书的做法：勤准备 五段秘书的做法：细准备 六段秘书的做法：做记录 七段秘书的做法：发记录 八段秘书的做法：定责任 九段秘书的做法：做流程 ６００元 ８００元 １０００元 １５００元 ２０００元 ３０００元 ５０００元 １００００元 ３００００元
八段秘书的做法： 定责任
将会议上确定的计划和安排，一对一地落实到相关责 任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总 经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情 况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程
最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想，如果我一时 不在公司，我调离现在的岗位，或者我离开了公司，或 者有新的同事代替我现在的工作了，那么，我的做法如 何能够成为团队的执行呢？ 只有把上述过程写出来，发出来，共享出来，让任何一 个秘书都可以根据这个标准化的流程，把会议服务的结 果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！ 复 制团队是九段秘书的标志。
九段秘书
发通知，落实到人，会前通 知，测试设ห้องสมุดไป่ตู้，还先了解这个 会议的主题和性质是什么？领 五段秘书 细准备 导的议题是什么？然后给参会 者发过去与这个议题相关的资 料，供他们参考。
发通知，落实到人，会前通 知，测试设备，了解会议性 质？提供相关会议资料，还应 该在会议过程中详细做好会议 六段秘书 做记录 记录（在得到允许的情况下， 做一个录音备份），整理好会 议记录并把记录发给相关人员 。
九段秘书
工作内容 秘书段位 要点 组织会议 具体做法 要点 接待来宾 具体做法 要点 文件资料存档 具体做法
首先会用电子邮件发个会议通 知,通知开会的相关人员之后再 确认来宾身份，并告知老总， 被动接受文件资料，并对文件 一段秘书 发通知 及告知 接文件 准备好相关会议用品,并参加会 等待老总过来亲自接待。 资料进行简单存放。 议。 做好来宾信息登记工作，及时 发通知之后,再打一通电话给参 告知老总后，安排来宾到接待 接受文件资料之后，将文件按 二段秘书 抓落实 加会议的相关人等确认,确保每 懂礼貌 室就座，主动给来宾倒上一杯 分类别 部门分类存放，并标明日期等 人被及时通知到。 水，确认老总是否能及时过 基本信息。 来，并告知来宾。 发通知，落实到人后，第二天 在会前30分钟提醒参会者，确 定有没有变动，对临时有急事 三段秘书 重检查 不能参加会议的人，立即汇报 给领导知悉缺席会议者的情 况，也给领导确定缺席者是否 必须参加会议留下时间。 做好来宾登记，安排接待室就 座，及时通知老总，主动倒上 一杯水，及时确认老总是否能 接受文件资料之后，分类存 注形象 及时过来，以上都做到之后， 留凭据 放，标明基本信息，并妥善保 还很注重整个过程中保持微笑 留各类原始单据 、注意与来宾的礼节性沟通， 确保给来宾留下良好第一印象
九段秘书工作方法
阳光积极、直接面对、接纳
工作礼仪
用别人喜欢听的句式来说话
• 句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾 •同 • • 事：“这台复印机的质量太差了，才买 回来几天就不能用了，你们秘书 是不是专买不合格产品阿？”
• 行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 • 是你我也会这么想，让我们一起来 • 看看，有什么办法能够补救吧。
事例（会议组织）
• 一段秘书 • 发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关 会议用品，并参加会议。
事例（会议组织）
• 二段秘书 • 抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个 人被及时通知到。
事例（会议组织）
• 三段秘书 • 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会 者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立 即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理 确定缺席的人是否必须参加会议留下时间
事例（会议组织）
• 四段秘书 • 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的 投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会 议室明天几点到几点有会议。
事例（会议组织）
• 五段秘书 • 细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先 了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发 去过去与这个议题相关的资料，供他们参考
同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”
与上司沟通的注意事项（一）
领导的眼睛
久久不眨眼盯着你看： 他想知道更多，继续 友好、坦率，偶尔眨眨眼睛： 对你评价高，想鼓励你 不抬头，不看人： 不良征兆，轻视，走为上 向室内凝视，并不时微微点头： 糟糕信号，领导希望员工完全服从 眼睛眨个不停： 对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会
九段秘书工作法晨会流程
九段秘书工作法晨会流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!九段秘书工作法晨会流程一、会前准备阶段。
在召开九段秘书工作法晨会之前，需要做好充分的准备工作。
九段秘书高效会议管理
我们
——九段秘书 集团办
请问法师 该做的都做了 人员通知了 资料也发了 精神传达了 怎么？？？ 工资不涨呢？
开会
你你通通知知所所有有人人了了吗吗
你会议室准备好了吗 你把材料下发了吗
设
结
想 应到40人 应到40人 果
实到40人 实到20人
如果实到人数少了 是你的问题 还是参会人的问题呢
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安全在于心细，事故出在麻痹。21.2.1021.2.1012:16:4812:16:48Februar y 10, 2021
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加强自身建设，增强个人的休养。2021年2月 10日下 午12时 16分21.2.1021.2.10
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扩展市场，开发未来，实现现在。2021年2月 10日星 期三下 午12时 16分48秒12:16:4821.2.10
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天生我材必有用，千金散尽还复来。12:16:4812:16:4812:162/10/2021 12:16:48 PM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。21.2.1012:16:4812:16Feb-2110- Feb-21
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。12:16:4812:16:4812:16Wednesday, February 10, 2021
为了让你更明白
举个实例
请看视频
设想 场景一
陈总，老 大说下午 开会
发通知 发通知 发通知
小李，投影仪怎么 打不开！！
老大，我不知道。。。
老大，我忘带了！
戴主任！ 拉回去好好训训！
场景二
会议室、投影仪、话 筒全部准备好了，老 大，请指示！
会议主题就是学习中旭培 训中的职业化和责任！
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“九段秘书”组织会议
一段：发通知。
用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。
二段：抓落实。
通知发了后，再打一通电话确认。
三段：重检查。
发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。
对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。
四段：勤准备。
前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。
并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。
五段：细准备。
前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。
六段：做记录。
前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。
七段：定责任。
整理好记录并发给相关人员。
将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。
八段：追结果。
下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。
九段：做流程。
将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。